Upozornění:
Aplikace není součástí standardní nabídky, pokud o ni máte zájem,
kontaktujte prosím uživatelskou podporu na adrese vsteis@fi.muni.cz.
Aplikace je přístupná všem osobám přihlášeným do IS VŠTE a v ucelené
formě nabízí přehled předpisů, s kterými by měla být daná osoba
obeznámena. Své obeznámení s předpisy potvrdí tlačítkem „S obsahem
dokumentu jsem se seznámil/a a porozuměl/a jsem jeho obsahu“.
Obeznámení je možné potvrdit až po otevření konkrétního přiloženého
předpisu. Správce předpisu pak přehledně vidí, které osoby se již s
dokumenty seznámily a které své obeznámení dosud nepotvrdily. Všechny
relevantní předpisy, ať již přečtené či nepřečtené, zůstávají
uživatelům přístupné také pro pozdější prostudování.
Osobám, které se mají s předpisem seznámit, je zasílán upozorňující e-mail. Celkem jsou jedné osobě
odeslány maximálně tři upozorňující e-maily. Pokud daný uživatel ani tak nestihne potvrdit seznámení
s obsahem dokumentu, je na tuto skutečnost upozorněn správce daného předpisu. Ten může
obnovit zasílání upozorňujících e-mailů nebo podniknout jiné kroky k nápravě.
1 Správce má přehled o seznamování pracovníků s předpisem.
Aplikace využívá Skupiny osob v IS VŠTE. To znamená, že jakmile nastoupí například nový zaměstnanec, jsou mu automaticky zaslány všechny předpisy, se kterými se má seznámit dle příslušnosti k určité skupině osob. Obdobně v případě návratu ženy z mateřské dovolené jsou jí zaslány všechny předpisy, u kterých doposud nepotvrdila seznámení.
1 Správce nastavuje, které skupiny osob se mají s předpisem seznámit.
2 Každá skupina má vlastní lhůtu pro seznámení s předpisem.
Informační systém Seznamování s předpisy Správa předpisů Založit nové seznamování
Správce má právo do aplikace zařadit předpis, který je vložen kdekoliv v dokumentovém serveru IS VŠTE. Odkaz na soubor vkládá buď přímo formou URL nebo přes symbol lupy a vyhledáním v IS VŠTE.
1 Prostor pro vložení URL.
2 Vyhledání souboru v IS VŠTE.
Správce dále vybere skupinu nebo skupiny osob, které mají být s předpisem obeznámeny, a zadá
lhůtu pro potvrzení.
Pokud je správcem vyplněna anglická varianta předpisu, nabízí se tato verze defaultně uživatelům,
kteří mají přepnuto systém do anglického jazyka.
Systém každý den kontroluje, zda jsou všechny soubory obeznamovaným osobám přístupné. Pokud je zjištěn problém, je automatickým emailem informován správce daného předpisu, aby sjednal nápravu.
Může se stát, že soubor s předpisem byl vymazán nebo přesunut. Správce má v takovém případě dvě
možnosti řešení:
Předpis označí atributem „Vyřazeno“. Takový předpis se již nikomu nenabízí k potvrzení a
neobjevuje se obeznamovaným osobám ani v seznamu předpisů. Správci je předpis i se
seznamem obeznámených osob i nadále dostupný.
Změní soubor nebo umístění souboru a obeznamování bude pokračovat. Osoby, které již
dříve potvrdily seznámení s předpisem, již nemusí znovu potvrzovat.
Každá osoba, která má v aplikaci nějaký předpis k přečtení, dostane e-mail s upozorněním. Po
obeznamované osobě je požadováno předpis si prostudovat a potvrdit obeznámení s dokumentem.
To vše v lhůtě stanovené správcem předpisu.
Vždy se posílají maximálně 3 e-maily s výzvami. První zpráva se posílá při zavedení předpisu do
aplikace, druhá po uplynutí správcem stanovené lhůty pro nastudování předpisu (pouze v případě, že
obeznamovaný dosud přečtení nepotvrdil), třetí po uplynutí další stejné lhůty (pokud obeznamovaný
stále nepotvrdil). Pokud obeznamovaný nepotvrdí nastudování předpisu ani po uplynutí 3 lhůt, posílá
se informace správci, který předpis do aplikace zařadil. Správce má možnost ručně anulovat záznamy
o odeslání výzev, aby se rozesílání e-mailů s upozorněním opět opakovalo.
Pokud má obeznamovaná osoba v aplikaci více předpisů k přečtení, zasílá se výzva k obeznámení
s frekvencí nejkratší nastavené lhůty.
1 Ukázka e-mailu pro seznámení se dvěma předpisy. U každého předpisu je uvedena lhůta, do které se má zaměstnanec seznámit.
Systém každý den automaticky kontroluje, zda všichni správci mají aktivní
pracovní zařazení na škole. Pokud ne, je informována uživatelská podpora,
která bude iniciovat řešení vzniklého problému.