Č. j. MSMT-11452/2018-5 VYSOKÁ ŠKOLA: VYSOKÁ ŠKOLA TECHNICKÁ A EKONOMICKÁ V ČESKÝCH BUDĚJOVICÍCH Rozvojový projekt na rok 2019 Formulář pro závěrečnou zprávu Program: Centralizovaný rozvojový program pro veřejné vysoké školy pro rok 2019 Tematické zaměření: c) elektronizace správní agendy vysoké školy (včetně přijímacího řízení a dokladů o průběžných i celkových výsledcích studia) h) plnění požadavků stanovených obecně závaznými právními předpisy nebo pokyny orgánů státní správy upravujících vnitřní organizaci a systémy vysokých škol Název projektu: Pokročilá elektronizace studijních a správních agend v prostředí vysokých škol se zřetelem k nové národní i evropské legislativě Období řešení projektu: I Od: 1.1.2019 Do: 31.12. 2019 Dotace (v tis. Kč) Celkem: V tom běžné finanční prostředky: V tom kapitálové finanční prostředky: Požadavek 260 260 0 Čerpáno 260 260 0 ZÁKLADNÍ INFORMACE Hlavní řešitel Kontaktní osoba Jméno: ing. Jaroslav Staněk, DiS. Ing. Michal Žemlička Podpis: $F "-- Fakulta/Součást Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích Adresa/Web: Okružní 10, 370 01 České Budějovice; www.vstecb.cz Okružní 10, 370 01 České Budějovice; www.vstecb.cz Telefon: +420 775 867 038 +420 775 867 037 E-mail: stanekPmail.vstecb.cz zemlicka (Smail.vstecb.cz Jméno rektora: prof. In [. Marek Vochozka, MBA, Ph.D. Podpis: íWf Datum: / [í s -d?- im Razítko školy: Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích Okružní 10 (8) 370 01 České Budějovice 1Č 75081431 D1ČCZ75081431 1 Č.j.MSMT-11452/2018-5 ZPRÁVA 0 PRŮBĚHU ŘEŠENÍ PROJEKTU Cíle projektu Uveďte předem stanovené cíle a u každého z nich uveďte, do jaké míry byl splněn, případně důvod, proč splněn nebyl. 1 Elektronizace studijních a souvisejících agend v informačních systémech škol a elektronické podepisování studijních dokumentů v různých fázích studia; příprava či realizace předávání do registrů ze správních agend a návrhy formátů dat. Cíl byt naplněn v plném rozsahu. V průběhu řešení projektu bylo zavedeno elektronické podepisování studijních agend v informačním systému. Nejprve byly vytipovány agendy, které bude vhodné do procesu zařadit, následně byli k agendám přiřazeni pracovníci, kteří agendy vyřizují. Z provedené přípravné fáze vyvstali 4 pracovníci, u kterých došlo ke zřízení el. podpisů, včetně nastavení příslušných procesů v IS. V první fázi došlo k odzkoušení nového procesu například u vyřizování stipendií sociálních/prospěchových/ubytovacích, uznávání předmětů atp. 2 Přístupnost internetových stránek a podpora mobilních zařízení pro studijní a související agendy v informačních systémech škol dle legislativy. Cíl byl naplněn v plném rozsahu. V průběhu řešení projektu došlo ke zpřístupnění webových stránek a informačních systémů školy dle zákona č. 365/2000 Sb. Současně došlo v rámci komplementárního projektu „Podpora digitalizace v prostředí VŠTE" k realizaci mobilní aplikace, která umožňuje uživatelům nejen přístup do IS, ale také do ostatních používaných systémů VŠTE. Aktivity tohoto projektu bylo zapotřebí v průběhu realizace s komplementárním projektem koordinovat. 3 Ochrana osobních údajů ve studijních a souvisejících informačních systémech, revize a nové implementace dle legislativy. Cíl byl naplněn v plném rozsahu. V průběhu řešení projektu došlo k opakované analýze přístupových práv do IS VŠTE, a to jak z pohledu faktického, tak i formálního. Z analýzy vzešly závěry a doporučení, která se týkají zejména formalizace celého procesu přidělování, změn a odebírání přístupových oprávnění. Proces je nastaven velice efektivně a byla nastavena procesní doporučení vedoucí k systémové optimalizaci. Plnění kontrolovatelných výstupů Uveďte stanovené kontrolovatelné výstupy projektu a do jaké míry byly splněny, případně důvod, proč splněny nebyly. 1 Analýza agendy vydávání a doručování oznámení a rozhodnutí studentům a dalším účastníkům vzdělávání VŠTE v prezenční a kombinované formě studia. Výstupem zpracované analýzy vydávání a doručování oznámení či rozhodnutí je změna/úprava tohoto procesu. Oznámení je považováno za doručené zveřejněním v úřadovně IS, rozhodnutí převzetím. U přijímacího řízení došlo k úpravě procesu, kdy nově není zasíláno uchazečům rozhodnutí o podmínečném přijetí, ale je při zápisu do studia vydáno pouze rozhodnutí o přijetí ke studiu, tomu předchází odeslání rozhodnutí o splnění podmínek prostřednictvím informačního systému spolu s pozvánkou k zápisu do studia. Tím je ulehčena jak práce příslušných pracovníků, tak dochází k významné úspoře financí a také času. 2 Procesní analýza cíle 1, definice potřeb a návrh požadavků kladených na agendy útvaru ředitele pro administraci studia ve studijním informačním systému. Výstupem je provedená analýza studijních agend v IS a z ní vyplývající další postupy pro plnohodnotné zavedení elektronického způsobu podepisování dokumentů. Tato analýza byla potřebná pro zavedení elektronických podpisů. 3 Úpravy agendy útvaru ředitele pro administraci studia o sběr potřebných dat pro možné^exporty statistických údajů MŠMT vysokými školami o účastnících a absolventech programů CŽV nebo mezinárodně uznávaných kurzech. Výstupem jsou nově zavedené hromadné výběry/dotazy v IS/prezentátor. 4 Implementace NAÚ formátu pro předávání akreditačních podkladů VŠTE. Byly připraveny požadavky pro úpravu interního manažerského systému ETMS, který obsahuje mj. modul akreditace. 5 Aktivní testování implementovaných změn v agendách útvaru ředitele pro administraci studia. Výše uvedené výstupy byly v průběhu roku 2019 průběžně testovány v dotčených agendách ředitele pro j 2 Č. j. MSMT-11452/2018-5 administraci studia. 6 Implementace procesu/workflow do konkrétní správní agendy zaměřené na oblast agend útvaru ředitele pro administraci studia v informačním systému VŠTE. Změny v procesech byly promítnuty do dotčených workflow. Osoby, které mají podpisové právo, spravují příslušné agendy v IS samy, případně mohou toto právo delegovat. 7 Realizovaná propojení informačního systému na externí systémy školy dle potřeby. Realizací komplementárního projektu „Podpora digitalizace v prostředí VŠTE" došlo k vytvoření školní aplikace pro chytrá mobilní zařízení. Pro tyto potřeby došlo k propojení IS v sekci přihláška a rozvrh. 8 Pořízení nového hardware/software pro účely implementace změněného workflow v agendách útvaru ředitele pro administraci studia. Pro potřeby projektu elektronizace správních agend byl člen realizačního týmu vybaven 1 ks NTB, vizte rozpočet. 9 Interní školení uživatelů v upravených agendách. Školení uživatelů na práci v agendách Útvaru ředitele pro administraci studia zprostředkovává jeden pověřený zaměstnanec, který zajišťuje průběžné zaškolování dotčených zaměstnanců. 10 Závěrečné zhodnocení projektu. Výstupy byly naplněny v plném rozsahu, realizace projektu výrazně přispěla k elektronizaci správních agend na VŠTE. Změny v řešení Pokud došlo v průběhu řešení ke změnám, uveďte je, vysvětlete příčinu, v případě, že jste žádali o jejich povolení MŠMT, uveďte č. j. vyřízení této žádosti. č. Jednotlivé změny (přidejte řádky podle potřeby) Zdůvodnění (případně č. j. vyřízení žádosti na MŠMT) 1 Přesun finančních prostředků mezi položkami. Rozpočet projektu byl vyčerpán v celé výši. Během řešení projektu došlo ke změnám ve struktuře čerpání přidělených finančních prostředků v souladu s vyhlášením CRP 2019. Navýšení položky 2.5 o 3,64 tis. Kč na úkor položky 2.4 z důvodu instalace kvalifikovaného elektronického certifikátu. Přehled o pokračujícím projektu Pokud se jedná o pokračující projekt, uveďte, od kdy se realizuje a kolik finančních prostředků již bylo vyčerpáno. V případě, že je plánováno pokračování projektu v dalších letech, uveďte výhled do budoucna. Rok realizace Čerpání finančních prostředků (souhrnný údaj) Poznámka (případně výhled do budoucna) - - - 3 Č. j. MSMT-11452/2018-5 Poznámka: V případě, že potřebujete sdělit další doplňující informace, uveďte je v příloze. Specifikace čerpání finanční dotace na řešení projektu (vyplnit za celý projekt) Přidělená dotace na řešení projektu -ukazatel 1 (v tis. Kč) Čerpání dotace (v tis. Kč) 1. Kapitálové finanční prostředky celkem 0 0 1.1 Dlouhodobý nehmotný majetek (SW, licence) 0 0 1.2 Samostatné věci movité (stroje, zařízení) 0 0 1.3 Ostatní technické zhodnocení 0 0 2. Běžné finanční prostředky celkem 260 260 Osobní náklady: 2.1 Mzdy (včetně pohyblivých složek) 0 0 2.2 Ostatní osobní náklady (odměny z dohod o pracovní činnosti, dohod o provedení práce, popř. i některé odměny hrazené na základě nepojmenovaných smluv uzavřených podle zákona § 1746 odst. 2 č. 89/2012 Sb., občanský zákoník) 230 230 2.3 Odvody pojistného na veřejné zdravotní pojištění a pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a příděly do sociálního fondu 0 0 Ostatní: 2.4 Materiální náklady (včetně drobného majetku) 30 26 2.5 Služby a náklady nevýrobní 0 4 2.6 Cestovní náhrady 0 0 2.7 Stipendia 0 0 3. Celkem běžné a kapitálové finanční prostředky 260 260 4 Č. j. MSMT-11452/2018-5 Bližší zdůvodnění čerpání v jednotlivých položkách (přidejte řádky podle potřeby) Číslo položky (viz předchozí tab.) Název výdaje a jeho zdůvodnění Částka (v tis. Kč) 2.2 Ostatní osobní náklady - mzdové náklady DPP za řešitelský tým projektu v období 1/2019 -12/2019 230 2.4 Materiální náklady (včetně drobného majetku) - pořízení 1 ks NTB DELL Latitude 5300 pro potřeby člena řešitelského týmu podílejícího se na projektu elektronizace správních agend 26 2.5 Služby a náklady nevýrobní - poměrná část nákladů na implementaci elektronického podpisu do agendy IS VŠTE 4 5