Systém správy dokumentace

akreditované zkušební laboratoře
Bc.  Jan Randl, 4912

Úvod do problematiky
›Akreditace = oprávnění k provádění určité činnosti („Accredo“) ›Správa dokumentace = udržení
dokumentace aktuální a platné

Schéma systému



Plánovaný stav  systému
(vazby)


Plánovaný stav  systému
(oprávnění)


Současná funkce systému
SD 8 – přidání přístroje
› celkem provedeno:
›4 akce (přidání přístroje), 9 akcí úpravy souvisejících dokumentů = 13 akcí.
›13 akcí prováděných ručně

Plánovaná funkce systému
SD 8 – přidání přístroje
› celkem provedeno:
›5 akcí (přidání přístroje), 9 akcí úpravy souvisejících dokumentů = 13 akcí.
›5 akcí prováděných ručně, 9 akcí prováděných automaticky
Plánované přidání nového přístroje
Otevření souboru agendy SD8
Kopírování karty podobného přístroje
Editace karty
Ruční aktualizace karty přehledu
Automatická aktualizace pomocí makra:
•Přehled pro laboratoř (přidání a zařazení do seznamu)
•Seznam ověření (přidání jména do seznamu a jeho kontrola)
•Seznam přístrojů (přidání jména do seznamu a jeho kontrola)

Ukázka sytému – funkce SD8



Ukázka systému – přidání postroje



Otázky a odpovědi –
vedoucí práce
›Jak odhaduje obecně zkrácení času při navrženém systému práce s dokumenty?
›Podle provedeného testu zabrala testovaná situace – zavedení nového přístroje – cca 2:30 .
Zavedení při použití předchozího systému zabere 8  až 10 minut.
›Dá se v budoucnosti předpokládat i zpracování externí dokumentace obdobným způsobem jako interní
dokumentace?
›Ve stávajícím stádiu je již zpracován seznam zkušebních standardů a metodických pokynů pro
akreditační řízení
›

Otázky a odpovědi –
vedoucí práce
›Diplomant uvádí jako nevýhodu, že systém nedokáže skladovat historii dokumentů. Není možnost
zálohovat celý systém, alespoň do určité úrovně a po určitou dobu?
›V laboratoři byl zaveden postup, že při každé registrované změně se vytvoří kopie souboru a do
názvu se uvede datum a čas provedené změny. Aktuální dokument je vždy označen heslem “aktuální“.
›

Otázky a odpovědi –
vedoucí práce
›Dokázali by jste kvantifikovať ekonomický resp. iný prínos Vášho návrhu pre organizáciu (napr.
úspora času v práci zamestnancov)?
›Ekonomická úspora je minimální (jedná se pouze o náklady na tisk), zásadnější je však úspora času
o cca ¾ a především zavedení vyšší spolehlivosti díky propjení a snížení počtu prováděných operací.

Prostor pro dotazy
›
›
›
›Děkuji za pozornost