Směrnice č. 8/2014 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
INTERNÍ AUDITY SYSTÉMU MANAGEMENTU KVALITY
Datum vydání: 2. 4. 2014 Účinnost od: 2. 4. 2014 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE003849/2014 Počet stran: 4 Počet příloh: 4
Informace
o změnách
Ruší
předpis Nadřízené
předpisy Statut VŠTE (článek 6)
Související předpisy
Směrnice č. 2/2009 Statut interního auditu Vysoké školy technické a ekonomické
v Českých Budějovicích (v plném rozsahu)
Opatření č. 6/2014 Neshodný produkt, neshoda, nápravná a preventivní opatření
(články 5, 6 a 7)
Podřízený předpis Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Ing. Pavel Rousek, Ph.D., v.r. Garant: Statutární zástupce rektora
Podpis: Podpis:
prof. Ing. Jan Váchal, CSc., v.r.
Formálně ověřil: Bc. Tomáš Bílek, v.r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
doc. Ing. Marek Vochozka, MBA,
Ph.D., v.r.
1
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Tato směrnice stanovuje závazný postup a povinnosti při plánování, realizaci
a dokumentování interních auditů systému managementu kvality na Vysoké škole
technické a ekonomické v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“).
(2) Tato směrnice vychází z požadavků norem ČSN EN ISO 9001:2009 Systémy
managementu kvality – Požadavky a ČSN EN ISO 19011 Směrnice pro auditování
systémů managementu.
Článek 2
Vymezení pojmů
(1) Systém managementu kvality (Quality Management System - QMS) – část
systému vedení a řízení školy týkající se kvality a odpovídající požadavkům normy
ČSN EN ISO 9001:2009.
(2) Audit - systematický a dokumentovaný proces ověřování objektivně získávaného
a vyhodnocovaného důkazu z auditů, kterým se určí, shoda systému managementu
kvality s kritérii auditu.
(3) Auditor - osoba provádějící audit.
(4) Auditní tým - jeden nebo více auditorů provádějící audit, v případě potřeby
podpořený technickými experty.
(5) Plán interních auditů – plán zahrnující interní audity naplánované na delší
(zpravidla roční) časové období.
(6) Program interního auditu – program jednotlivého interního auditu.
(7) Neshoda - nesplnění požadavku (např. požadavku daného normou ČSN EN ISO
9001:2009, vlastní dokumentací, zákonnými požadavky, požadavky na produkt,
atp.).
(8) Náprava – odstranění nedostatku nebo nežádoucí situace.
(9) Opatření k nápravě - opatření k odstranění příčiny zjištěné neshody nebo jiné
nežádoucí situace.
(10)Preventivní opatření - opatření k odstranění příčiny zjištěné potenciální neshody
nebo jiné nežádoucí potenciální situace.
2
Článek 3
Zodpovědnosti a pravomoci
(1) Odpovědnosti a pravomoci jsou stanoveny níže uvedenou tabulkou.
Funkce Činnosti
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Rektor P
Statutární
zástupce rektora
O O, P O, P
Vedoucí auditor O, P O, P O, P
Auditor P P
Vedoucí
auditovaného
útvaru
S
O - odpovídá, P - provádí, S - spolupracuje
Činnosti:
1. Pověření interních auditorů
2. Hodnocení interních auditorů
3. Zpracování plánu auditů
4. Zpracování programu auditu
5. Provedení auditu
6. Zpracování zprávy z auditu
Článek 4
Auditoři
(1) Interní auditoři jsou pověřeni rektorem na návrh statutárního zástupce rektora
(dále jen „SZR“).
(2) Interním auditorem se může stát kterýkoliv zaměstnanec školy, který splňuje dále
uvedené podmínky:
a) absolvoval školení interních auditorů nebo vyšší školení (např. výcvik auditorů
pro provádění auditů třetí stranou). Toto školení je prováděno při každé změně
normy ISO 9001 a ISO 19011, nejméně však jedenkrát za dva roky,
b)k provádění interních auditů byl pověřen rektorem.
(3) Vedoucím auditorem se může stát auditor po absolvování minimálně jednoho
interního auditu pod dohledem zkušeného auditora (vedoucího auditora nebo
auditora externí organizace).
(4) Interními auditory společnosti mohou být také přizvaní externí auditoři, pokud
prokážou odpovídající kvalifikaci.
3
Článek5
Plán auditů QMS
(1) Plán auditů na období jednoho roku vypracovává SZR s ohledem na stav a důležitost
procesů tak, aby byl každý prvek normy na každém pracovišti prověřen, tam kde je
to relevantní, nejméně jednou za dva roky.
(2) Plán zpracovává na formuláři uvedeném v příloze č. 1 této směrnice. Plán auditů
QMS je součástí ročního plánu auditů prováděných dle zákona o finanční kontrole
podle interní směrnice Statut interního auditu VŠTE, plán schvaluje rektor.
(3) Kromě plánovaných auditů mohou být – na pokyn SZR - provedeny i mimořádné
audity, které mají za cíl ověření účinnosti stanovených nápravných či preventivních
opatření, funkčnosti systému po významných změnách popř. jiných skutečností. SZR
určí auditory a prvky, které mají být při auditu prověřeny, a toto sdělí formou
interního sdělení vedoucímu organizační jednotky, ve které má být mimořádný
audit proveden.
Článek 6
Realizace interního auditu QMS
(1) Audity jsou prováděny dle plánu auditů jmenovanými auditory. Konkrétní termín
auditu musí projednat vedoucí auditor s vedoucím auditovaného útvaru minimálně
jeden týden před vlastním provedením auditu. Dále zpracuje program auditu
vyplněním formuláře uvedeného v příloze č. 2. Program zašle elektronickou poštou
vedoucímu auditovaného útvaru a v kopii SZR.
(2) Audit připraví – informuje další členy auditního týmu o jejich úlohách a přidělených
tématech. Při přípravě na audit si auditoři prostudují dokumentaci popisující
činnost auditovaných a připraví si vhodné otázky.
(3) Audit zahajuje vedoucí auditor za účasti vedoucího auditovaného útvaru, přitom
uvede cíle auditu a ověří proveditelnost programu auditu. V průběhu auditu si
auditoři dělají záznamy o průběhu auditu, které jsou pak podkladem pro vytvoření
případného záznamu o neshodě a zprávy z auditu. Tyto záznamy uchovávají
přinejmenším po dobu jednoho roku.
(4) Audit na místě je ukončen projednáním výsledku auditu s vedoucím auditovaného
útvaru.
(5) Vedoucí auditor ve spolupráci s dalšími členy auditního týmu vyplní zprávu z auditu
(formulář uvedený v příloze č. 3) a vyplněný formulář předá vedoucímu
auditovaného útvaru, SZR a v kopii útvaru interního auditu VŠTE.
(6) Pokud byla zjištěna neshoda, vyplní auditor při zpracování zprávy záznam
o neshodě v souladu se směrnicí „Neshoda, nápravná a preventivní opatření“.
(7) Ke zjištěním z auditu, která nemají charakter neshody (tj. k jednotlivým dílčím
nedostatkům, které neohrožují funkčnost systému), zajistí vedoucí auditovaného
útvaru v nejkratší možné lhůtě nápravu (tj. odstranění nedostatku neprodleně nebo
ve stanovené lhůtě). Termín nápravy je uveden ve zprávě z auditu na formuláři
uvedeném v příloze č. 3.
4
(8) Kromě shody, neshody a dílčích zjištění mohou být formulovány „Příležitosti ke
zlepšení“, které jsou vyplněny do příslušného oddílu zprávy z auditu.
(9) Realizace interního auditu QMS je graficky znázorněn v příloze č. 4.
Přílohy:
Příloha č. 1 – Plán auditů - vzor
Příloha č. 2 - Program auditu - vzor
Příloha č. 3 – Zpráva z auditu – vzor
Příloha č. 4 – Grafické znázornění Realizace interního auditu QMS