Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích
Okružní 10. 370 České Budčjovice
Směrnice č.7/2008
o oběhu účetních dokladu
Článek 1 Úvodní ustanovení
(1) Vysoká škola technická a ekonomická (dále jen „VŠTE") v Českých Budějovicích je verejnou vysokou školou neuniverzitního typu; hospodařeni VŠTE a zacházeni s jejím majetkem se řídí příslušnými ustanoveními dle zákona č. 111/1998 Sb. o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (dále jen „zákon o vysokých školách"), ve zněni pozdějších předpisů. Z hlediska platných předpisů je jako celek účetní jednotkou účtující o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, dále o nákladech a výnosech a výsledku hospodařeni. Účetní období je kalendárni rok.
(2) VŠTE provádí hlavni a doplňkovou činnost. Jeji činnost je upravena zvláštními vnitřními předpisy, či normami VŠTE.
(3) Oběh a zpracování účetních dokladů na VŠTE vychází z obecně závazných právních předpisů (např. zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví (dále jen „zákon o účetnictví"), ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 504/2002 Sb.. kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů ve zněni pozdějších předpisů, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen „zákon o DPH"), ve znění pozdějších předpisů, atd.) a respektuje již vydané vnitřní předpisy VŠTE:
(4) Skutečnosti v časových a věcných souvislostech, které jsou předmětem účetnictví, tzn. účetní případy, dokládá VŠTE doklady ve smyslu § 6 zákona o účetnictví.
A. Druhy účetních dokladů
(1) Druhy účetních dokladů na VŠTE jsou:
a) objednávky,
b) faktury přijaté,
c) faktury vydané,
d) dobropisy, vrubopisy,
e) příjemky a výdejky,
Článek 2 Účetní doklady
f) převodky,
g) doklady o vyřazení,
h) doklady o vnitřním preúčtovaní a opravné účetní doklady,
i) příjmové a výdajové pokladni doklady, j) cestovní účty,
k) výplatní listiny mezd a jejich zúčtovací podklady,
I) výplatní listiny stipendii a jejich zúčtovací podklady,
m) smlouvy ,
n) dodací listy,
o) zálohové faktury,
p) ostatní.
B. Náležitosti účetních dokladů
(1) Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, kterými se prokazuje vécná, početní a formální správnost účetních případů podle účetních zápisů tak, aby byla splněna podmínka úplnosti, průkaznosti a správnosti a věcného zobrazeni skutečnosti. K tomu musí mít účetní doklady tyto náležitosti:
a) označení účetního dokladu,
b) obsah účetního případu a jeho účastníky,
c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádřeni množství,
d) okamžik vyhotoveni účetního dokladu,
e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d),
f) podpisový záznam osoby odpovědný za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
(2) Vzhledem k tomu, že VŠTE je plátce daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH"), je povinna zajistit dle zákona o DPH vedeni záznamů o přijatých a uskutečněných zdanitelných plněních a evidovat zvlášť přijaté a vystavené daňové doklady.
(3) Daňový doklad, pokud splňuje všechny stanovené náležitosti, je zároveň účetním dokladem.
C. Kontrola účetních dokladů
(1) Všechny účetní doklady musí být ověřeny po věcné a formálni stránce před jejich zaúčtováním.
(2) Věcná kontrola spočívá v přezkoušeni množství, ceny, sazeb a výše daně materiálu, zboží, hmotného a nehmotného majetku, prací a služeb včetně data vystavení dokladu a uskutečněni zdanitelného plnění a dále v posouzení, zda popsaná účetní operace není v rozporu s platnými předpisy.
(3) Kontrolu věcné správnosti účetních dokladů provádějí pověření zaměstnanci. Věcnou správnost potvrdí svým podpisem.
(4) Formální stránka kontroly spočívá v ověření, zda jednotlivé doklady mají všechny náležitosti podle výše uvedených ustanovení.
(5) Kontrolu správnosti formálni stránky a úplnosti provádějí pověření zaměstnanci ekonomického oddělení.
Článek 3
Zpracováni a oběh účetních dokladu
A. Zásoby
(1) Evidence zásob je způsobem „B".
(2) Skladová evidence je vedena v IS na skladových kartách dle příjemek a odpis je prováděn na skladových kartách dle výdejek.
(3) Stav zásob se zaúčtuje na základě fyzické a dokladové inventury k 31.12. běžného roku.
B. Příjem hotovosti
Při poskytování služeb za hotové se postupuje tak, že zaměstnanec pokladny vystaví příjmový pokladni doklad, který musí obsahovat:
- název a sídlo VŠTE v Českých Budějovicích, Okružní 10, 370 01 České Budějovice,
- IČ: 75081431,
- DIČ: CZ 75081431,
- datum zdanitelného plněni
- číslo SPP a předmět plněni,
- sazbu DPH, cenu celkem,
- razítko a podpis zaměstnance, který přijal hotovost,
- identifikace příjemce hotovosti.
C. Vnitřní preúčtovaní, opravy účetních záznamů
(1) Opravy v účetních záznamech nesměji vést k neúplnosti, neprúkaznost, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví. Opravy se musí provádět tak, aby bylo možno určit osobu odpovědnou za provedení každé opravy, okamžik jejího provedení a zajistit obsah opravovaného účetního záznamu před opravou, tak jeho obsah po opravě.
(2) Opravy v účetních záznamech se provádějí:
- opravným účetním zápisem se rozumí oprava zápisu, tj. nesprávný zápis se přeškrtne a doplní novým správným zápisem. Původní zápis musí zůstat čitelný. K opravenému zápisu připojí zaměstnanec, který opravu provedl datum a svůj podpis.
- Opravným účetním dokladem se rozumí oprava dokladu, tj. vyhotoví se nový účetní doklad, na základě kterého se opraví původní nesprávný účetní zápis.
- Stornem účetního dokladu se rozumí operace, při níž se původní doklad vystornuje a zaúčtuje se nový účetní doklad.
D. Pokladna
(1) Limity pokladních hotovostí jsou stanoveny podle potřeby VŠTE a podléhají schválení kvestorem VŠTE.
(2) Předmětem pokladních operaci jsou především:
- pohyby peněžní hotovosti, příjmy a výdaje,
- příjem a výdej cenin.
(3) Pokladna vede pokladni knihu na základě příjmových a výdajových dokladů. Vypláči případné zálohy na cestovné a doplatky cestovních náhrad dle příslušných předpisů a propláči drobné vydáni.
(4) Zaměstnanec pověřený vedením pokladny musí mít uzavřenou dohodu o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci vyúčtováni (dále jen „dohoda o odpovědnosti") a je povinen pravidelné dle potřeby (nejméně však 1x měsíčně) odsouhlasovat finanční hotovost s pokladní knihou. S podepsáním dohody o odpovědnosti musí být zajištěno, že přístup ke svěřeným hodnotám má pouze osoba, která tuto odpovědnost přezvala.
Článek 4
Úschova a archivace účetních dokladů
(1) Archivace účetních dokladů je upravena ve smyslu § 31 zákona o účetnictví a platným Spisovým a skartačnim řádem VŠTE. Účetní doklady se uschovávají a archivuji následujícím způsobem:
a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají,
b) mzdové listy nebo účetní písemnosti je nahrazující alespoň po dobu deseti let, následujících po roce, kterého se týkají; údaje z nich potřebné pro účely důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění po dobu dvaceti let následujících po roce, kterého se týkaji,
c) účetní doklady, účtové rozvrhy, účetní knihy (s výjimkou mzdových listů), odpisový plán, seznamy účetních knih. inventúrni soupisy po dobu péti let následujících po roce, kterého se týkaji,
d) projekčně programové dokumentace pro vedeni účetnictví, prostředky výpočetní a jiné techniky po dobu pěti let po roce, ve kterém byla naposledy použita,
e) doklady o výdajích a příjmech v hotovosti po dobu jednoho roku po provedení daňové revize,
f) inventární karty hmotného majetku, kromě zásob nebo účetní písemnosti, je nahrazující po dobu tří let následujících po vyřazeni tohoto majetku, pokud byla provedena v této lhůtě daňová revize, nebo po dobu jednoho roku po její provedeni,
g) seznamy číselných znaku nebo jiných symbolů a zkratek použitých v účetnictví po dobu, po kterou jsou uschovány účetní písemnosti, v nichž jich bylo použito.
Článek 5
Podpisové vzory podpisová oprávnění
(1) Podpisová práva ve vztahu k peněžním ústavům maji:
- rektor VŠTE,
- kvestor VŠTE.
(2) Účetní doklady mají právo podepisovat:
- rektor VŠTE, štatutár VŠTE,
- kvestor VŠTE, zodpovědný na rozpočet VŠTE,
- účetní VŠTE, zodpovědná za zaúčtováni a věcnou kontrolu dokladů.
Článek 6 Společná a závěrečná ustanovení
(1) Směrnice je závazná pro všechny součásti VŠTE.
(2) Směrnice nabývá planosti dnem jejiho podpisu rektorem a účinnosti dnem jejího zveřejněni na oficiálních internetových stránkách VŠTE, tj. třetím dnem od nabytí platnosti.
V Českých Budějovicích dne 12. prosince 2008.
Ing. Bc. Miroslav Krejča, C