DoS č. 1 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
DODATEK č. 1 ke SMĚRNICI č. 6/2017
SYSTEMIZACE VNITŘNÍCH NOREM VŠTE
Datum vydání: 4. 5. 2020 Účinnost od: 4. 5. 2020 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE003830/2020 Počet stran: 3 Počet příloh: 5
Periodicita kontroly aktuálnosti normy Roční
Ruší normu Nadřízené
normy
Statut VŠTE (článek 21, 30)
Směrnice č. 6/2017 Systemizace vnitřních norem
Související normy Podřízené
normy Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Bc. Eva Plochová, v. r. Kancléř
Podpis: Podpis:
Ing. Zuzana Rowland, MBA, PhD., v. r.
Formálně ověřil: Bc. Eva Plochová, v. r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
prof. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v. r.
1
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Tímto dodatkem dochází ke změně směrnice č. 6/2017 Systemizace vnitřních norem
ze dne 1. 5. 2017 (č. j. VŠTE004488/2017)
(2) Dochází ke změně garanta normy na Kancléře.
(3) Jednotlivé články se mění a doplňují takto:
Článek 2
Vymezení pojmů
(3) Garantem vnitřní normy (dále jen „garant“) je pro účely této směrnice osoba, která
zodpovídá za věcnou správnost vnitřní normy a její aktualizace.
U vnitřních norem s celoškolní platností se jedná se zejména o:
f) „vedoucí kanceláře rektora“ nahrazuje „kancléř“,
g) doplňujeme „vedoucí úseků“.
(4) Osoby, účastnící se tvorby, schválení a úpravy vnitřních norem (dále jen „VN“):
b) kancléř – zodpovídá za normotvornou činnost na VŠTE,
d) pověřený pracovník Kanceláře rektora (dále jen KR) – pracovník pověřený kancléřem
k administraci VN.
Článek 3
Postup tvorby, schválení a úpravy vnitřní normy na VŠTE
(3) Po kompletním zpracování normy (algoritmus a textová část) odešle garant normu
pověřenému pracovníkovi KR.
(4) Pověřený pracovník KR vloží VN do Excellent Top Manager System (dále jen
„ETMS“) určeným osobám s žádostí o jejich vyjádření do určitého data, nejčastěji do
14 dní. O případném zkrácení kolečka může rozhodnout pouze kancléř.
(7) Pokud rektor odsouhlasil finální podobu VN, zajistí pověřený pracovník KR podpisy
na titulní straně (příloha č. 1) dokumentu a normu vydá.
(8) Pokud rektor nesouhlasí se zněním VN, je norma prostřednictvím pověřeného
pracovníka KR konzultována s garantem a vrácena garantovi k zapracování
připomínek.
(9) Pokud jsou v rámci kolečka vzneseny připomínky, pověřený pracovník KR
zapracuje připomínky formou komentářů a zašle vnitřní normu garantovi, který
vznesené připomínky zapracuje v režimu sledování změn do 14 dní od doručení.
2
(10)Po zapracování či vyjádření se k vzneseným připomínkám, odešle garant VN zpět
pověřenému pracovníkovi KR.
(11)Pověřený pracovník KR provede formální úpravu VN a postoupí ji rektorovi, který
schvaluje finální podobu VN.
(12)Pokud má rektor výhrady k podobě VN, vrací se norma zpět k pověřenému
pracovníkovi KR, který informuje garanta o vznesených připomínkách. Garant
normy zapracuje tyto připomínky. VN je následně předána zpět pověřenému
pracovníkovi KR, který postoupí VN rektorovi ke schválení.
(13)Pokud rektor odsouhlasil finální podobu VN, zajistí pověřený pracovník KR podpisy
na titulní straně (příloha č. 1) dokumentu a normu vydá.
(14)Přímým podřízeným rektora, kteří vznesli připomínky, je pověřeným pracovníkem
KR zaslán dokument obsahující vypořádání připomínek garantem. Na základě tohoto
dokumentu již není možné vznášet žádné další požadavky na změnu VN.
Článek 4
Postup tvorby dodatku k VN na VŠTE
(1) Pokud garant vnitřní normy usoudí, že je potřeba platnou VN aktualizovat, nebo
v rámci periodických úkolů zjistí, že textová část normy nebo její přílohy obsahují
neaktuální informace, vyžádá si u pověřeného pracovníka KR editovatelnou verzi
dokumentu a upraví normu pomocí revizí a takto připravený dokument zašle zpět.
(2) Pověřený pracovník KR po konzultaci s kancléřem, zda je potřeba vydat novou VN a
starou zrušit nebo zda je potřeba vypracovat pouze dodatek k současné VN.
(3) Jestliže se bude jednat o rozsáhlé úpravy VN a pověřený pracovník KR po konzultaci
s kancléřem rozhodne, že je potřeba vypracovat novou VN bude postupováno dle
článku 3 s tím, že stávající norma bude zrušena příslušným zápisem v kolonce „Ruší
předpis“ na titulní straně nové VN.
(4) V případě tvorby dodatku ke stávající vnitřní normě pověřený pracovník KR
vypracuje dodatek k vnitřní normě.
Článek 5
Archivace a zveřejnění normy
(1) Originál výsledné vnitřní normy je uložen v kanceláři u pověřeného zaměstnance
KR. Elektronické kopie shodné s originálem dokumentu jsou vloženy
do Informačního systému VŠTE (dále jen „IS“) a do Finančního informačního
systému (dále jen „iFIS“).
(8) Za zveřejnění aktuálních platných norem, jejich dodatků či upravených příloh na
Úřední desce, je zodpovědný pověřený pracovník KR.
3
Článek 6
Uspořádání vnitřních norem na úřední desce VŠTE
(1) Na první pozici ve složce Vnitřní předpisy a normy se nachází „Kompletní přehled
vnitřních norem“. Tento dokument obsahuje názvy všech směrnic a opatření
rektora, které byly na VŠTE vydány (platné i zrušené).
c) Platné vnitřní normy s anglickou mutací jsou zapsány fialovým písmem.
Článek 7
Informační povinnost na VŠTE
(1) Byla-li vydána nová VN, určí pověřený pracovník KR podle rozdělovníku, kdo má být
s VN seznámen a rozešle informační e-mail o jejím vydání.
(2) Kancléř může rozhodnout o potvrzení seznámení s VN. V takovém případě rozešle
pracovník KR na příslušné útvary seznamy osob, které jsou VN dotčeny. Pověřený
pracovník příslušného útvaru zajistí podpisy u všech zaměstnanců dle seznamu
zaslaného KR. Potvrzení o seznámení s VN (příloha č. 4) musí být odevzdáno na KR
nejpozději 14 pracovní den od zaslání seznamu osob.
(3) V KR u pověřeného zaměstnance budou poté tato potvrzení archivována.
Článek 8
Aktualizace vnitřních norem na VSŤE
(2) Na titulní straně nově vydaných VN je uvedena periodicita přezkumu aktuálnosti
normy. Tato je stanovena po dohodě s garantem normy a to buď čtvrtletně,
půlročně či ročně. U VN účinných přede dnem účinnosti této normy bude periodicita
dodána průběžně a to buď při nejbližší aktualizaci či ručně pověřeným pracovníkem
KR.
(3) Pověřený pracovník KR vyzve prostřednictvím periodických úkolů v ETMS garanty
norem ke kontrole aktuálnosti vnitřních norem. Garant je povinen na základě této
výzvy vnitřní normu zkontrolovat, nejdříve však 1 měsíc před termínem ukončení
úkolu.
Přílohy:
Příloha č. 2 – Proces tvorby vnitřních norem na VŠTE
Příloha č. 4 – Potvrzení o seznámení s VN
Příloha č. 5 – Proces potvrzení o seznámení s VN na VŠTE
Příloha č. 6 – Proces průběhu kontroly aktualizace VN
Příloha č. 7 – Titulní strana VN v anglické mutaci