Směrnice č.
6/2017
Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
SYSTEMIZACE VNITŘNÍCH NOREM VŠTE
Datum vydání: 1. 5. 2017 Účinnost od: 1. 5. 2017 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE004488/2017 Počet stran: 6 Počet příloh: 6
Periodicita kontroly aktuálnosti normy Roční
Ruší normu Směrnice č. 4/2014 Systemizace vnitřních norem
Nadřízené normy Statut VŠTE (článek 26, 27)
Související normy Podřízené
normy Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Ing. Jaroslav Staněk, v.r.
Prorektor - statutární zástupce
rektora
Podpis: Podpis:
prof. Ing. Jan Váchal, CSc., v. r.
Formálně ověřil: Ing. Jaroslav Staněk, v.r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
doc. Ing. Marek Vochozka, MBA,
Ph.D., v. r.
1
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Cílem směrnice Systemizace vnitřních norem Vysoké školy technické a ekonomické
v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“) je stanovit systém:
a) vyhotovování a řízení vnitřních norem na úrovni VŠTE,
b) vyhotovování a řízení vnitřních norem a na úrovni ústavů,
c) přezkoumávání a schvalování vnitřních norem a
d) kompetencí v rámci vnitřních norem.
Článek 2
Vymezení pojmů
(1) Vnitřní předpisy VŠTE jsou vytvářeny v souladu s § 17 odst. 1 Zákona o vysokých
školách.
(2) Za vnitřní normy VŠTE se pro účely této směrnice považují takové vnitřní normy
VŠTE, jež jsou vymezeny v článku 26 odst. 2 Statutu VŠTE:
a) směrnice,
b) opatření rektora.
(3) Garantem vnitřní normy (dále jen „garant“) je pro účely této směrnice osoba, která
zodpovídá za věcnou správnost vnitřní normy a její aktualizace.
U vnitřních norem s celoškolní platností se jedná se zejména o:
a) rektora,
b) prorektory,
c) ředitele útvarů,
d) ředitele ústavů,
e) kvestora,
f) vedoucí kanceláře rektora.
U vnitřních norem s platností na jednotlivých ústavech se jedná zejména o:
a) ředitele ústavu,
b) zástupce ředitele ústavu pro výzkum, vývoj a tvůrčí činnost,
c) zástupce ředitele ústavu pro pedagogickou činnost,
d) tajemníka.
2
(4) Osoby účastnící se tvorby, schválení a úpravy vnitřních norem (dále jen „VN“):
a) rektor VŠTE (dále jen „rektor“) – provádí finální odsouhlasení VN VŠTE a dává
pokyn k vydání,
b) prorektor-statutární zástupce rektora – zodpovídá za normotvornou činnost
na VŠTE,
c) garant vnitřní normy – zodpovídá za vypracování a obsahovou stránku vnitřní
normy, soulad s obecně závaznými právními dokumenty a nadřazenými normami
VŠTE, aktualizaci vnitřní normy a v případě potřeby předkládá návrh na
aktualizaci,
d) pověřený pracovník Oddělení strategie, inovací a kvality - (dále jen „pověřený
pracovník OSIK“) – pracovník pověřený prorektorem - statutárním zástupcem
rektora k administraci VN.
Článek 3
Postup tvorby, schválení a úpravy vnitřní normy na VŠTE
(1) Iniciátory vzniku nových VN jsou vedoucí pracovníci VŠTE.
(2) Při tvorbě nové VN určí rektor garanta dle oblasti vznikající VN.
(3) Po kompletním zpracování normy (algoritmus a textová část) odešle garant normu
pověřenému pracovníkovi OSIK.
(4) Pověřený pracovník OSIK vloží VN do Excellent Top Manager System (dále jen
„ETMS“) určeným osobám s žádostí o jejich vyjádření do určitého data, nejčastěji do
14 dní. O případném zkrácení kolečka může rozhodnout pouze prorektor-statutární
zástupce rektora.
(5) Pokud není k zadanému úkolu po uplynutí termínu splnění vloženo vyjádření (důkaz)
je úkol ukončen jako nesplněný.
(6) Pokud žádný z oponentů nevyjádří připomínky, je VN po provedení formální úpravy
postoupena ve finální podobě rektorovi ke schválení.
(7) Pokud rektor odsouhlasil finální podobu VN, zajistí pověřený pracovník OSIK podpisy
na titulní straně (příloha č. 1) dokumentu a normu vydá.
(8) Pokud rektor nesouhlasí se zněním VN, je norma prostřednictvím pověřeného
pracovníka OSIK konzultována s garantem a vrácena garantovi k zapracování
připomínek.
(9) Pokud jsou v rámci kolečka vzneseny připomínky, pověřený pracovník OSIK
zapracuje připomínky formou komentářů a zašle vnitřní normu garantovi, který
vznesené připomínky zapracuje v režimu sledování změn do 14 dní od doručení.
3
(10)Po zapracování či vyjádření se k vzneseným připomínkám, odešle garant VN zpět
pověřenému pracovníkovi OSIK.
(11)Pověřený pracovník OSIK provede formální úpravu VN a postoupí ji rektorovi, který
schvaluje finální podobu VN.
(12)Pokud má rektor výhrady k podobě VN, vrací se norma zpět k pověřenému
pracovníkovi OSIK, který informuje garanta o vznesených připomínkách. Garant
normy zapracuje tyto připomínky. VN je následně předána zpět pověřenému
pracovníkovi OSIK, který postoupí VN rektorovi ke schválení.
(13)Pokud rektor odsouhlasil finální podobu VN, zajistí pověřený pracovník OSIK
podpisy na titulní straně (příloha č. 1) dokumentu a normu vydá.
(14)Přímí podřízení rektora, kteří vznesli připomínky, je pověřeným pracovníkem OSIK
zaslán dokument obsahující vypořádání připomínek garantem. Na základě tohoto
dokumentu již není možné vznášet žádné další požadavky na změnu VN.
(15)Proces tvorby VN je znázorněn v příloze č. 2.
Článek 4
Postup tvorby dodatku k VN na VŠTE
(1) Pokud garant vnitřní normy usoudí, že je potřeba platnou VN aktualizovat, vyžádá
si u pověřeného pracovníka OSIK editovatelnou verzi dokumentu a upraví normu
pomocí revizí a takto připravený dokument zašle zpět.
(2) Pověřený pracovník OSIK po konzultaci s prorektorem-statutárním zástupce
rektora rozhodne, zda je potřeba vydat novou VN a starou zrušit nebo zda je potřeba
vypracovat pouze dodatek k současné VN.
(3) Jestliže se bude jednat o rozsáhlé úpravy VN a pověřený pracovník OSIK po
konzultaci s prorektorem-statutárním zástupcem rektora rozhodne, že je potřeba
vypracovat novou VN bude postupováno dle článku 3 s tím, že stávající norma bude
zrušena příslušným zápisem v kolonce „Ruší předpis“ na titulní straně nové VN.
(4) V případě tvorby dodatku ke stávající vnitřní normě pověřený pracovník OSIK
vypracuje dodatek k vnitřní normě.
(5) Po vypracování dodatku bude postupováno stejně jako v článku 3.
(6) Postup tvorby dodatku je znázorněn v příloze č. 2.
4
Článek 5
Archivace a zveřejnění normy
(1) Originál výsledné vnitřní normy je uložen v kanceláři u pověřeného zaměstnance
OSIK. Elektronické kopie shodné s originálem dokumentu jsou vloženy
do Informačního systému VŠTE (dále jen „IS“) a do Finančního informačního
systému (dále jen „iFIS“).
(2) Pokud se jedná o úpravu stávající normy je do systému IS vloženo aktuální znění
vnitřní normy, přičemž jsou v systému IS a iFIS archivovány všechny dodatky.
(3) Následně je odeslán e-mail, ve kterém se zaměstnancům, kteří jsou stanoveni
v rozdělovníku, oznámí vydání nové VN s odkazy na příslušnou normu v IS.
Zaměstnancům, kteří pro výkon své práce nepotřebují počítač, tuto informaci
bezprostředně předá jejich vedoucí pracovník. Pracovníky podle předchozí věty
jsou:
a) údržbáři,
b) pracovníci menzy,
(4) Bude-li VN určena i studentům VŠTE, rozešle se jim rovněž informační
e-mail s webovým odkazem do IS na danou VN.
(5) V IS v dokumentovém serveru na Úřední desce jsou veškeré normy uloženy
ve složce Vnitřní předpisy a normy.
(6) Na Úřední desce v IS je zřízena složka „Normy vztahující se ke studiu“, kde jsou
prostřednictvím odkazů do složky umístěny normy vztahující se ke studiu na VŠTE.
(7) V IS na Úřední desce v dokumentovém serveru ve složce Vnitřní předpisy a normy
se na prvním místě nachází soubor s názvem „Kompletní přehled vnitřních
norem.pdf“, ve které je také možno normy vyhledávat a dohledat normy zrušené,
resp. platné v minulých obdobích.
(8) Za zveřejnění aktuálních platných norem, jejich dodatků či upravených příloh na
Úřední desce, je zodpovědný pověřený pracovník OSIK.
Článek 6
Uspořádání vnitřních norem na úřední desce VŠTE
(1) Na první pozici ve složce Vnitřní předpisy a normy se nachází „Kompletní přehled
vnitřních norem“. Tento dokument obsahuje názvy všech směrnic a opatření
rektora, které byly na VŠTE vydány (platné i zrušené).
a) Platné normy fungují jako hypertextové odkazy a umožňují při kliknutí
zrychlený přesun do složky s požadovanou normou.
5
b) Zrušené vnitřní normy jsou zapsány červeným písmem a u každé z nich
je uvedeno, jakou vnitřní normou byly zrušeny. Zároveň je zde uveden zeleným
písmem odkaz na novou vnitřní normu.
Přehled je průběžně aktualizován a to vždy po vydání nové vnitřní normy nebo dodatku.
(2) Na druhé pozici ve složce Vnitřní předpisy a normy se nacházejí „Harmonogramy
akademických roků.
(3) Pozice 2 až 99 jsou určeny pro vnitřní předpisy, kde Statut VŠTE jakožto nejvýše
postavený vnitřní předpis VŠTE je zařazen hned za Harmonogramy akademických
roků a následují na stejné úrovni ostatní vnitřní předpisy.
(4) Pozice 100 až 999 náleží platným směrnicím. Ty jsou uspořádány chronologicky
v pořadí, v jakém byly uvedeny v platnost.
(5) Pozice 1 000 až 9 999 náleží platným opatřením rektora, které jsou prováděcími
dokumenty vnitřních předpisů a směrnic.
(6) Uspořádání VN na úřední desce VŠTE je znázorněno v příloze č. 3.
Článek 7
Informační povinnost na VŠTE
(1) Byla-li vydána nová VN, určí pověřený pracovník OSIK podle rozdělovníku, kdo má
být s VN seznámen a rozešle informační e-mail o jejím vydání.
(2) Prorektor-statutární zástupce rektora může rozhodnout o potvrzení seznámení
s VN. V takovém případě rozešle pracovník OSIK na příslušné útvary seznamy osob,
které jsou VN dotčeny. Pověřený pracovník příslušného útvaru zajistí podpisy u
všech zaměstnanců dle seznamu zaslaného OSIK. Potvrzení o seznámení s VN
(příloha č. 4) musí být odevzdáno na OSIK nejpozději 14 pracovní den od zaslání
seznamu osob.
(3) Na OSIK u pověřeného zaměstnance budou poté tato potvrzení archivována.
(4) Proces potvrzení o seznámení s VN je obsahem přílohy č. 5.
Článek 8
Aktualizace vnitřních norem na VSŤE
(1) Za aktuálnosti a platnost VN je zodpovědný její garant.
6
(2) Na titulní straně nově vydaných VN je uvedena periodicita přezkumu aktuálnosti
normy. Tato je stanovena po dohodě s garantem normy a to buď čtvrtletně,
půlročně či ročně. U VN účinných přede dnem účinnosti této normy bude periodicita
dodána průběžně a to buď při nejbližší aktualizaci či ručně pověřeným pracovníkem
OSIK.
(3) Pověřený pracovník OSIK vyzve prostřednictvím periodických úkolů v ETMS
garanty norem ke kontrole aktuálnosti vnitřních norem. Garant je povinen
na základě této výzvy vnitřní normu zkontrolovat, nejdříve však 1 měsíc před
termínem ukončení úkolu.
a) Pokud je VN procesně i obsahově v pořádku, uvede garant tuto skutečnost jako
důkaz o splnění úkolu.
b) V případě zjištěné neshody normy a skutečného postupu či věcných nesouladů,
bude garantem jako důkaz o splnění úkolu vložen požadavek na zaslání editovatelné
aktuální verze normy včetně příslušných příloh.
(4) Nesplní-li garant povinnost dle odst. 3, bude tato skutečnost oznámena rektorovi,
který sjedná nápravu.
(5) Průběh kontroly aktualizace VN je znázorněn v příloze č. 6.
Přílohy:
Příloha č. 1 – Titulní strana VN
Příloha č. 2 – Proces tvorby vnitřních norem na VŠTE
Příloha č. 3 – Struktura uspořádání VN na úřední desce
Příloha č. 4 – Potvrzení o seznámení s VN
Příloha č. 5 – Proces potvrzení o seznámení s VN na VŠTE
Příloha č. 6 – Proces průběhu kontroly aktualizace VN