Směrnice č. 4/2014 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
Datum vydání: 24. 2. 2014 Účinnost od: 24. 2. 2014 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE003225/2014 Počet stran: 5 Počet příloh: 6
Informace
o změnách
Ruší
předpis Nadřízené
předpisy Statut VŠTE (článek 26, 27)
Související předpisy Podřízený
předpis Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Bc. Tomáš Bílek, v.r. Garant: Statutární zástupce rektora
Podpis: Podpis:
prof. Ing. Jan Váchal, CSc., v.r.
Formálně ověřil: Bc. Tomáš Bílek, v.r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
doc. Ing. Marek Vochozka, MBA,
Ph.D., v.r.
1
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Cílem směrnice Systemizace vnitřních norem Vysoké školy technické a ekonomické
v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“) je stanovit systém:
a) vyhotovování a řízení vnitřních norem,
b) přezkoumávání a schvalování vnitřních norem a
c) kompetencí v rámci vnitřních norem.
Článek 2
Vymezení pojmů
(1) Za vnitřní normy se pro účely této směrnice považuje:
a) vnitřní předpis VŠTE v souladu s § 17 odst. 1 zákona o vysokých školách a
b) vnitřní norma v souladu s článkem 26 odst. 2 Statutu VŠTE.
(2) Garantem vnitřní normy (dále jen „garant“) je pro účely této směrnice osoba, která
zodpovídá za věcnou správnost vnitřní normy a její aktualizace. Jedná se zejména o:
a) rektora,
b) statutárního zástupce rektora,
c) kvestora,
d) prorektory,
e) vedoucí kateder a
f) vedoucí oddělení.
(3) Osoby účastnící se tvorby, schválení a úpravy vnitřních norem (dále jen „VN“):
a) rektor VŠTE (dále jen „rektor“) – provádí finální odsouhlasení VN a dává pokyn
k vydání,
b) statutární zástupce rektora – zodpovídá za normotvornou činnost na VŠTE,
c) pověřený pracovník oddělení strategie, inovací a kvality - (dále jen „pověřený
pracovník“) – pracovník pověřený statutárním zástupcem rektora k tvorbě VN,
d) kooperátor normy (dále jen „kooperátor“) – osoba, která vstupuje do tvorby VN,
jestliže norma zasahuje do činnosti jiného útvaru než je útvar garanta,
e) konzultant vnitřní normy (dále jen „konzultant“) – osoba, určená garantem,
poskytující součinnost pověřenému pracovníkovi.
Článek 3
Postup tvorby, schválení a úpravy vnitřní normy
(1) Iniciátory vzniku nových vnitřních norem jsou především vedoucí pracovníci VŠTE.
2
(2) Při tvorbě nové vnitřní normy určí statutární zástupce rektora garanta dle oblasti
vznikající VN, popř. stanoví kooperátora.
(3) Garant určí jednoho ze svých podřízených pracovníků jako konzultanta. Jestliže
se jedná o VN, která zasahuje do více než jednoho útvaru stanoví konzultanta,
za svůj úsek, rovněž kooperátor.
(4) Konzultant po domluvě s garantem (kooperátorem) specifikuje obsah VN a sdělí
požadavky na oddělení strategie, inovací a kvality (dále jen „OSIK), zde pověřený
pracovník vypracuje algoritmus a následně kontaktuje konzultanta a dopracuje
s jeho pomocí dokument přesně dle požadavků garanta (kooperátora).
(5) Po vypracování algoritmů posoudí garant (kooperátor), zda jsou procesy
zpracovány podle původních požadavků nebo zda je potřeba nějakou část
dopracovat či upravit.
(6) Garant následně postoupí návrh algoritmu statutárnímu zástupci rektora, který
posoudí propracovanost daného návrhu algoritmu, a buďto jej odsouhlasí nebo
doporučí dopracování.
(7) Odsouhlasí-li garant i statutární zástupce rektora navržený algoritmus, pověřený
pracovník vypracuje textovou část VN, kterou opět předá garantovi (kooperátorovi)
k odsouhlasení. Pokud garant zjistí nedostatky textové části VN, sdělí své
připomínky pověřenému pracovníkovi, který připomínky do VN zapracuje.
(8) Po odsouhlasení VN bude návrh postoupen statutárnímu zástupci rektora
k připomínkám. Ten posoudí, zda je navržená podoba VN v pořádku nebo zda
je normu potřeba přepracovat. Pokud statutární zástupce rektora rozhodne
o přepracování VN, proces se vrátí do odst. 7 tohoto článku, kde pověřený pracovník
zapracuje případné připomínky.
(9) Jestliže statutární zástupce rektora rozhodl, že je navržená podoba VN v souladu
s požadavky, sdělí pověřenému pracovníkovi, zda a případně komu poslat VN
k připomínkovému kolečku (dále jen „kolečko“).
(10)Jestliže statutární zástupce rektora rozhodl, že VN není potřeba poslat ke kolečku,
proces se přesouvá do odst. 14 tohoto článku. Pokud statutární zástupce rektora
určil rozdělovník kolečka, pověřený pracovník rozešle VN určeným osobám
s žádostí o jejich vyjádření do určitého data. Doba trvání kolečka musí být
stanovena minimálně na 5 dní. Jestliže některý z oponentů nezašle své připomínky
k datu ukončení připomínkového kolečka, bude bráno, že k VN nemá připomínky.
(11)Pokud žádný z oponentů nevyjádří připomínky k VN proces se přesune do odst. 14
tohoto článku. Pokud oponenti mají připomínky, pověřený pracovník je zpracuje
a zašle garantovi (kooperátorovi), který určí, které připomínky do VN zapracovat
a které nikoliv.
(12)Pověřený pracovník následně zapracuje připomínky v režimu sledování změn
a postoupí VN statutárnímu zástupci rektora. Ten rozhodne, zda je norma
po úpravách v souladu s požadavky a zda byly zapracovány všechny vhodné
připomínky.
3
(13)Pokud má statutární zástupce rektora výhrady k obsahu (nebo k vypořádání
připomínek) VN, vrátí ji s připomínkami pověřenému pracovníkovi, který
o změnách informuje garanta (kooperátora) a po domluvě dané připomínky
zapracuje.
(14)Pokud statutární zástupce rektora nemá výhrady k VN, provede pověřený pracovník
formální úpravu VN a postoupí ji rektorovi, který schvaluje finální podobu VN
případně může požadovat zapracování svých připomínek.
(15)Pokud rektor odsouhlasil finální podobu VN, zajistí pověřený pracovník podpisy na
titulní straně (příloha č. 1) dokumentu a normu vydá.
(16)Proces tvorby VN je znázorněn v příloze č. 2.
Článek 4
Postup tvorby dodatku k VN
(1) Pokud garant vnitřní normy po přezkoumání usoudí, že je potřeba platnou VN
aktualizovat, upraví normu pomocí revizí a takto připravený dokument zašle na
OSIK.
(2) Statutární zástupce rektora rozhodne, zda vydat novou VN a starou zrušit nebo zda
vypracovat dodatek k současné VN.
(3) Jestliže se bude jednat o rozsáhlé úpravy VN a statutární zástupce rektora rozhodne,
že je potřeba vypracovat novou VN bude postupováno dle článku 3 s tím, že stávající
norma bude zrušena příslušným zápisem v kolonce „Ruší předpis“ na titulní straně
nové VN.
(4) Statutární zástupce rektora pověří jednoho ze svých podřízených pracovníků, který
dle dokumentu připraveného garantem, vypracuje dodatek VN.
(5) Po vypracování dodatku bude postupováno stejně jako v článku 3 odst. 8 – 15.
(6) Postup tvorby dodatku je znázorněn v příloze č. 2.
Článek 5
Archivace a zveřejnění normy
(1) Originál výsledné vnitřní normy je uložen v kanceláři u pověřeného zaměstnance na
OSIK. Elektronické kopie shodné s originálem dokumentu jsou vloženy do
Informačního systému VŠTE (dále jen „IS“) a do Finančního informačního systému
(dále jen „iFIS“).
(2) Pokud se jedná o úpravu stávající normy je do systému IS vloženo aktuální znění
vnitřní normy, přičemž jsou v systému IS a iFIS archivovány všechny dodatky.
(3) Následně je odeslán e-mail, ve kterém se zaměstnancům, kteří jsou stanoveni
v rozdělovníku, oznámí vydání nové VN s odkazy na příslušnou normu v IS.
Zaměstnancům, kteří pro výkon své práce nepotřebují počítač, tuto informaci
bezprostředně předá jejich vedoucí pracovník. Pracovníky podle předchozí věty
jsou:
a) údržbáři,
4
b) pracovníci menzy,
(4) Bude-li VN určena i studentům VŠTE, rozešle se jim rovněž informační
e-mail s webovým odkazem do IS na danou VN.
(5) V IS na Úřední desce jsou veškeré normy uloženy v dokumentovém serveru
ve složce Vnitřní předpisy a normy.
(6) Na Úřední desce v IS je zřízena složka Normy vztahující se ke studiu, kde jsou
prostřednictvím odkazů do složky umístěny normy vztahující se ke studiu na VŠTE.
Článek 6
Uspořádání vnitřních norem na úřední desce VŠTE
(1) Struktura uspořádání vnitřních norem na úřední desce VŠTE je zobrazena v příloze
č. 3.
(2) Na první pozici ve složce Vnitřní předpisy a normy se nachází „Kompletní přehled
směrnic a opatření rektora“. Tento dokument obsahuje názvy všech směrnic
a opatření rektora, které byly na VŠTE vydány (platné i zrušené).
a) Platné normy fungují jako hypertextové odkazy a umožňují při kliknutí
zrychlený přesun do složky s požadovanou normou.
b) Zrušené vnitřní normy jsou zapsány červeným písmem a u každé z nich
je uvedeno, jakou vnitřní normou byly zrušeny.
Přehled je průběžně aktualizován a to vždy po vydání nové vnitřní normy nebo dodatku.
(3) Na druhé pozici ve složce Vnitřní předpisy a normy se nacházejí „Harmonogramy
akademických roků.
(4) Pozice 2 až 99 jsou určeny pro vnitřní předpisy, kde Statut VŠTE jakožto nejvýše
postavený vnitřní předpis VŠTE je zařazen hned za Harmonogramy akademických
roků a následují na stejné úrovni ostatní vnitřní předpisy
(5) Pozice 100 až 999 náleží platným směrnicím. Ty jsou uspořádány chronologicky
v pořadí, v jakém byly uvedeny v platnost.
(6) Pozice 1 000 až 9 999 náleží platným opatřením rektora, které jsou prováděcími
dokumenty vnitřních předpisů a směrnic.
Článek 7
Informační povinnost
(1) Byla-li vydána nová VN, určí pověřený pracovník OSIK podle rozdělovníku, kdo má
být s VN seznámen a rozešle informační e-mail o jejím vydání.
(2) Statutární zástupce rektora může rozhodnout o potvrzení seznámení s VN.
V takovém případě rozešle pracovník OSIK na příslušná oddělení (katedry) seznamy
osob, které jsou VN dotčeny. Pověřený pracovník příslušného oddělení (katedry)
zajistí podpisy u všech zaměstnanců dle seznamu zaslaném OSIK. Potvrzení
o seznámení s VN (příloha č. 4) musí být odevzdáno na OSIK nejpozději 5pracovní
den od zaslání seznamu osob.
(3) Na OSIK u pověřeného zaměstnance budou poté tyto potvrzení archivovány.
5
(4) Proces potvrzení o seznámení s VN je obsahem přílohy č. 5.
Článek 8
Termíny
(1) Vnitřní normy je možné předkládat ve standardním nebo zrychleném řízení.
(2) V případě standardního řízení může být termín platnosti normy stanoven na datum
odevzdání návrhu vnitřní normy na OSIK plus 10 dnů a datum účinnosti nejpozději
na datum platnosti plus 15 pracovních dnů.
(3) Ve zvlášť závažných případech lze předložit návrh vnitřní normy ve zkráceném
řízení, které má individuální termíny platnosti a účinnosti o kterých rozhodne
statutární zástupce rektora popř. rektor VŠTE.
Článek 9
Aktualizace vnitřních norem
(1) Pracovník pověřený statutárním zástupcem rektora vyzve prostřednictvím e-mailu
jednou za rok garanty ke kontrole aktuálnosti vnitřních norem. Garant je povinen
na základě této výzvy vnitřní normy zkontrolovat a případně začít jednat.
(2) V e-mailu dle odst. 1 bude obsažen seznam vnitřních norem, za které příslušný
garant zodpovídá.
(3) Garant norem má na zkontrolování jejich aktuálnosti 30 pracovních dnů od doby,
kdy mu byl odeslán e-mail dle odst. 1. Pokud tuto povinnost nesplní, bude
upozorněn prostřednictvím e-mailu, aby tak učinil.
(4) Nesplní-li garant povinnost dle odst. 1 do 15 pracovních dnů od upozornění dle
odst. 3, bude tato skutečnost oznámena přímému nadřízenému, který sjedná
nápravu do 15 pracovních dnů.
(5) Po kontrole norem garant podepíše, že normy překontroloval a že znění, všech jím
garantovaných vnitřních norem, je aktuální.
(6) Průběh kontroly aktualizace VN je znázorněn v příloze č. 6.
Přílohy:
Příloha č. 1 – Titulní strana VN
Příloha č. 2 – Proces tvorby vnitřních norem
Příloha č. 3 – Struktura uspořádání VN na úřední desce
Příloha č. 4 – Potvrzení o seznámení s VN
Příloha č. 5 – Proces potvrzení o seznámení s VN
Příloha č. 6 – Algoritmus průběhu kontroly aktualizace VN