SM12/2016 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
ZAHRANIČNÍ MOBILITY
Datum vydání: 25. 7. 2016 Účinnost od: 25. 7. 2016 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE005724/2016 Počet stran: 7 Počet příloh: 4
Informace
o změnách
Ruší
předpis Směrnice 4/2015 k zahraničním mobilitám
Nadřízené předpisy Studijní a zkušební řád VŠTE
Související předpisy Podřízený
předpis Rozdělovník
Zaměstnanci a studenti VŠTE
Vypracoval: Mgr. Alžběta Troupová, v.r. Garant: Ředitel pro vnější vztahy
Podpis: Podpis:
Ing. Ludmila Opekarová, Ph.D., v.r.
Formálně ověřil: Ing. Jaroslav Staněk, v.r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
doc. Ing. Marek Vochozka, MBA,
Ph.D., v.r.
1
ČÁST I
ÚVODNÍ USTANOVENÍ
Článek 1
Působnost
(1) Tato směrnice upravuje procesní požadavky na administraci mezinárodních mobilit,
které zprostředkovává nebo schvaluje VŠTE. Jedná se o mobility:
a) studentů VŠTE, včetně následného uznávání výsledků studia uskutečněného v
zahraničí;
b) zaměstnanců VŠTE v rámci evropských programů.
ČÁST II
ZAHRANIČNÍ MOBILITA STUDENTŮ VŠTE
Článek 2
Společná ustanovení pro zahraniční studijní pobyty i praktické stáže studentů
(1) Student má povinnost odpovídat koordinátorovi zahraničních vztahů VŠTE (dále jen
„koordinátor“) na jeho e-maily 24 hodin od obdržení, pokud se jedná o pracovní
den.
(2) Student může vyjet na zahraniční studium nebo praktickou stáž pouze se souhlasem
ředitele Útvaru pro vnější vztahy. Podpis na formuláři, který je přílohou této směrnice,
zajišťuje koordinátor po ukončení výběrových řízení, nejpozději do data zahájení
studia v zahraničí.
(3) Koordinátor nahlašuje přesné termíny zahraniční mobility studentů na studijní oddělení
VŠTE (výjezdy, návraty) před datem stanoveným pro odeslání dat do SIMS
(Sdružené informace matrik studentů). Přesné termíny zahraničního studia studentů
evidují pracovnice studijního oddělení v Informačním systému VŠTE.
(4) Finanční zajištění mobilit studentů VŠTE se řídí pravidly programů, v rámci nichž
jsou mobility uskutečňovány.
(5) Student, jenž se zúčastnil zahraniční studijní nebo praktické stáže, má možnost si
zažádat u ředitele Útvaru pro administraci studia a celoživotní vzdělávání o prodloužení
zkouškového období semestru, do nějž stáž svým trváním zasahovala.
Předměty, které student musí absolvovat na VŠTE, bude mít možnost splnit v prodlouženém
termínu. Vyučující je povinen respektovat prodloužené zkouškové období,
poskytnout studentovi individuální konzultace formou e-mailové komunikace
i osobně po návratu studenta ze zahraničí a umožnit studentovi předmět v prodlouženém
zkouškovém období zakončit.
2
ČÁST III
ZAHRANIČNÍ STUDIJNÍ POBYT
Článek 3
Úvodní ustanovení
(1) Zahraniční studijní pobyt je integrální součástí studia daného studenta na VŠTE a
student zůstává i v jejím průběhu studentem VŠTE se všemi právy a povinnostmi.
(2) V rámci programů jsou stipendijní místa obsazována na základě výběrových řízení,
která organizuje koordinátor ve stanovených termínech dle pravidel a uzávěrek
jednotlivých programů.
(3) Přihláška podaná jakoukoli formou je závazná. Není možné se odhlásit ze schváleného
zahraničního studijního pobytu, pokud do jeho začátku zbývá méně než dva
týdny před ukončení uzávěrky stanovené zahraniční vysokou školou pro odevzdávání
přihlášek. Výjimku tvoří doložené pádné, zpravidla vážné zdravotní důvody.
Článek 4
Studijní smlouva, protokol, doklad o výsledcích studia
(1) Pokud to pravidla výměnného programu vyžadují, sestavuje student před svým odjezdem
na zahraniční studijní pobyt studijní smlouvu, která obsahuje jeho studijní
plán v zahraničí.
(2) Do studijní smlouvy student zařazuje předměty ze zahraničního studijního plánu
zahraniční vysoké školy zpravidla tak, aby za semestr byla jejich náročnost ohodnocena
ve výši 30 ECTS kreditů. Koordinátor může schválit i studijní smlouvu s jiným
počtem kreditů.
(3) Koordinátor ověřuje úplnost protokolu a studijní smlouvy podpisem. Studijní
smlouvu student či koordinátor (určí koordinátor) zasílá na zahraniční vysokou
školu. Student zodpovídá za doručení studijní smlouvy potvrzené zahraniční VŠ na
zahraniční oddělení VŠTE, a to nejpozději do zahájení studijního pobytu.
(4) Po potvrzení studijní smlouvy zahraniční vysokou školou provádí koordinátor finanční
odbavení studenta.
(5) Po příjezdu na zahraniční vysokou školu může student po konzultaci s koordinátory
VŠTE a přijímající instituce měnit svůj studijní plán v rámci reálných podmínek této
vysoké školy (časový rozvrh, nevypsané předměty apod.). V takovém případě je
student povinen:
a) vypsat na příslušný formulář změny, tj. předměty, které se ruší a nové předměty,
které bude student v zahraničí studovat; tyto změny je student povinen podepsat
a následně nechat potvrdit zahraniční vysokou školou, aby bylo zcela
zřejmé, že tato s navrženými změnami souhlasí,
b) obratem, nejpozději však do jednoho měsíce od zahájení studia na zahraniční
vysoké škole odeslat změny potvrzené podle písm. a) koordinátorovi na VŠTE.
3
(6) Pokud koordinátor souhlasí se změnami studijní smlouvy, stvrzuje je podpisem a
odesílá zpět na zahraniční vysokou školu. Pokud koordinátor se změnami nesouhlasí,
sdělí tuto skutečnost studentovi, který je stanoviskem koordinátora vázán.
(7) Studentův návrh na případné nahrazení předmětů ze studijního plánu VŠTE předměty
ze zahraničí stvrdí, v případě souhlasu, garant předmětu, popř. garant oboru
podpisem na formuláři „Protokol o studijním plánu v zahraničí“, který je přílohou
této směrnice (dále jen „protokol“). Platí, že pokud panuje většinová shoda obsahu
daného předmětu ze zahraniční a předmětu studijního plánu VŠTE, garant předmětu,
popř. garant oboru je povinen takové nahrazení schválit.
(8) Dodatečné změny v nahrazení předmětů ze studijního plánu VŠTE se stvrzují prostřednictvím
formuláře „Dodatek k protokolu o studijním plánu v zahraničí“ (dále
jen „dodatek k protokolu“) garanta předmětu, popř. garanta oboru na případné nahrazení
předmětů ze studijního plánu VŠTE těmito doplněnými předměty.
(9) Po ukončení zahraničního studijního pobytu, do termínu stanoveného smlouvou či
koordinátorem, předkládá student koordinátorovi doklad o výsledcích studia, a
odevzdává potvrzení o délce studia, spolu se závěrečnou zprávou ze zahraničního
studijního pobytu, jejíž forma je upřesněna koordinátorem či prostřednictvím dohody
uzavřené se studentem.
Článek 5
Penalizace
(1) V případě nesplnění studijní smlouvy či neodevzdání požadovaných dokumentů
informuje koordinátor ředitele Útvaru pro vnější vztahy, který rozhodne o formě
penalizace za nesplněné podmínky programu. Ředitel Útvaru pro vnější vztahy může
rozhodnout o navrácení stipendia studentem v plné, pop. částečné výši.
(2) V případě doložení kratší délky pobytu, než bylo sjednáno v účastnické dohodě, za
předpokladu, že student splnil veškeré své povinnosti a dodržel minimální délku
pobytu, vrací student poměrnou část stipendia na základě výpočtu délky pobytu
stanoveným pravidly programu. Pokud nebude dodržena minimální délka mobility
stanovena pravidly programu, vrací student stipendium v plné výši.
Článek 6
Uznávání výsledků studia dosažených v zahraničí
(1) Do studia na VŠTE se studentovi započítávají všechny v zahraničí získané kredity za
předměty, které byly ve studijní smlouvě a jejích změnách odsouhlaseny koordinátorem,
a to ve výši potvrzené na dokladu o výsledcích studia zahraniční vysokou
školou. Výše uvedené platí, pokud kredity získané v zahraničí jsou kredity dle ECTS.
V ostatních případech rozhodne o výši uznaných kreditů ředitel Útvaru pro administraci
studia a celoživotní vzdělávání. Tyto předměty se stanou součástí Dodatku k
diplomu a mohou být dle rozhodnutí studenta uznány jako předměty volitelné nebo
jako předměty nad rámec studia. Předměty nad rámec studia se nezapočítávají do
váženého studijního průměru ani nečerpají kredity z kreditového poukázky studenta.
Jako volitelný je možné zapsat jen takový předmět vystudovaný v zahraničí, jenž
se nestal podkladem pro nahrazení předmětu studijního plánu VŠTE.
4
(2) Při rozhodování o nahrazení předmětu ze studijního plánu VŠTE předmětem ze studijního
pobytu ze zahraničí respektuje ředitel Útvaru pro administraci studia a celoživotní
vzdělávání návrh garanta předmětu, popř. garanta oboru uvedený v protokolu
a dodatku k protokolu.
(3) Předměty ze studijního pobytu ze zahraničí je možné uznat jako jeden nebo více
předmětů v rámci studijního plánu studenta VŠTE.
(4) Student si po návratu ze zahraničí může zažádat o uznání jednoho povinného jazykového
předmětu svého studijního plánu, a to na základě studia v tomto jazyce v
rámci studijního pobytu v zahraničí.
Článek 7
Evidence výsledků studia
(1) Hodnocení zkoušek složených na zahraniční vysoké škole se v Informačním systému
VŠTE evidují na základě převodu na známky ECTS. Pokud je zahraniční předmět
uznán jako předmět ze studijního plánu VŠTE, který je zakončen zápočtem, převádí
se hodnocení úspěšně absolvovaného předmětu na hodnocení započteno.
ČÁST IV
ZAHRANIČNÍ PRAKTICKÉ STÁŽE V RÁMCI EVROPSKÝCH PROGRAMŮ
Článek 8
Smlouva o stáži, osvědčení o absolvování stáže
(1) Student absolvuje zahraniční praktickou stáž realizovanou v rámci evropských programů
zpravidla v rámci praxe předepsané jeho studijním plánem na VŠTE. Aby
mohla být zahraniční praktická stáž považována za praxi předepsanou studijním
plánem VŠTE, je potřeba, aby se student ve stanoveném termínu přihlásil k balíku
Odborná praxe v Informačním systému VŠTE a zároveň informoval Útvar ředitele
pro administraci studia a celoživotní vzdělávání o svém záměru vykonat praxi v podobě
praktické stáže v rámci evropského programu.
(2) Pokud pravidla programu nestanovují jinak, sestavuje student před svým odjezdem
na zahraniční praktickou stáž smlouvu o stáži, která obsahuje plán stáže v zahraničí.
V takovém případě platí:
a) Koordinátor ověřuje úplnost smlouvy o stáži podpisem. Student zajišťuje podpis
zahraničního poskytovatele stáže. Kontakt na zahraničního poskytovatele stáže
předává student koordinátorovi.
b) Po potvrzení smlouvy o stáži zahraničním poskytovatelem stáže provádí koordinátor
finanční odbavení studentů.
(3) Po ukončení zahraniční praktické stáže, nejpozději však do jednoho měsíce od jejího
ukončení, předkládá student koordinátorovi osvědčení o absolvování praktické stáže
(ve kterém je zahrnuto hodnocení praktické stáže poskytovatelem stáže a potvrzení
o délce trvání stáže) a závěrečnou zprávu z praktické stáže.
5
(4) Pokud student požaduje zahraniční praktickou stáž realizovanou v rámci evropského
programu uznat jako předmět Odborná praxe, nejpozději do jednoho měsíce po
svém návratu předává oddělení praxí koordinátorem potvrzený formulář „Potvrzení
o absolvování zahraniční praktické stáže“.
ČÁST V
ZAHRANIČNÍ MOBILITA ZAMĚSTNANCŮ VŠTE
Článek 9
Zajištění podpisu rektora na přihlášky k individuálním mobilitám
(1) V případě individuálních mobilit, kde je účastník vybírán přímo agenturou vně VŠTE
a přihláška má být podepsána rektorem, odevzdává uchazeč veškeré potřebné dokumenty
na zahraniční oddělení spolu s popisem přínosu mobility pro daného pracovníka
i pro VŠTE v českém jazyce, a to nejpozději do 3 týdnů před termínem odeslání
přihlášek, pokud koordinátor nestanoví jinak. Pokud dojde k podepsání přihlášky
rektorem, koordinátor vrací tiskopis zpět uchazeči, jenž dokumenty samostatně
odesílá na stanovenou adresu a dále postupuje opět samostatně.
Článek 10
Vykazování pracovních cest v rámci evropských programů mobilit
(1) Je-li možné vykázat pracovní cestu zaměstnance VŠTE jako mobilitu v rámci evropského
programu, je tento zaměstnanec povinen tak učinit a po dohodě
s koordinátorem včas zajistit veškerou potřebnou dokumentaci.
(2) Vyučující vyjíždějící na výukové pobyty či školení v zahraničí mají povinnost vykázat
svůj pobyt jako mobilitu Erasmus+, pokud jsou splněny všechny podmínky pro-
gramu.
Článek 11
Administrativní postup zajišťování výukového pobytu/školení v zahraničí
(1) Výjezdu na výukový pobyt či školení v zahraničí se může zúčastnit zaměstnanec,
který má platnou pracovní smlouvu s VŠTE. Výukového pobytu se může zúčastnit
pouze zaměstnanec, jenž na VŠTE na základě pracovní smlouvy vykonává pedagogickou
činnost.
(2) Výběr účastníků mobilit probíhá na základě transparentního výběrového řízení a
kritéria výběru jsou s předstihem zveřejněna. Ředitel Útvaru pro vnější vztahy přiděluje
počet dní mobilit na výukové pobyty a školení, na něž bude přiznána finanční
podpora jednotlivým ústavům, katedrám nebo přímo jednotlivým zaměstnancům.
Pokud jsou dny pobytu přiděleny ústavům či katedrám, o přerozdělení dnů mezi
zaměstnance dané katedry rozhoduje na základě transparentního výběrového řízení
ředitel ústavu, popř. vedoucí katedry.
6
(3) Zaměstnanec nominovaný na zahraniční pobyt v rámci programu Erasmus+ si po
konzultaci s koordinátorem VŠTE sám zajišťuje veškeré záležitosti spojené se samotným
působením na zahraniční vysoké škole či v zahraniční organizaci. Na základě
konzultace s koordinátorem zaměstnaneckých mobilit na zahraniční vysoké škole,
popř. se zaměstnancem hostitelské organizace zodpovědným za školení, vyplňuje
vyjíždějící zaměstnanec veškeré koordinátorem zaslané formuláře. Zaměstnanec si
zajišťuje veškeré podpisy vyžadované formuláři a vyplněné formuláře předává ko-
ordinátorovi.
Článek 12
Finanční podpora na výukový pobyt/školení v rámci programu Erasmus+
(1) Finanční podpora bude zaměstnanci přiznána na základě cestovního příkazu, po
podpisu účastnické smlouvy mezi zaměstnancem a VŠTE. Přidělená finanční podpora
na výukový pobyt/školení má 2 složky:
a) Pobytové náklady zahrnují náklady na ubytování, stravování a místní dopravu.
Využití taxislužeb bude akceptováno v případě, že na místě nebude jiná možnost
přepravy do místa určení.
b) Cestovní náklady zahrnují všechny náklady a všechny dopravní prostředky využité
při cestě z výchozího bodu do místa určení (a zpět) a mohou zahrnovat poplatky
za víza. Letenku kupuje koordinátor, pokud tímto úkonem nepověří přímo
zaměstnance.
Článek 13
Cestovní příkaz, Potvrzení o vyslání zaměstnance na mobilitu, vyúčtování mobility
(1) Zaměstnanec vyplňuje standardní cestovní příkaz do zahraničí, náklady na cestu a
pobyt konzultuje s koordinátorem. Po návratu nechává zaměstnanec vyúčtování
schválit koordinátorem ještě před odevzdáním podkladů na Ekonomické oddělení.
Náklady neuznatelné v rámci programu jsou uhrazeny z jiného zdroje (zdroje relevantního
ústavu, katedry, útvaru, oddělení aj.).
(2) Po návratu zaměstnance účtárna zkontroluje, zda byly v rámci financování cesty
dodrženy zásady hospodárnosti.
(3) Účtárna provede vyúčtování cestovního příkazu a předá jej koordinátorovi spolu s
dokumentem, který uvádí rozdělení prostředků uznatelných pro Erasmus+ na pobytové
a cestovní náklady v Kč a jejich ekvivalent v Eurech.
(4) Koordinátor provádí kontrolu vyúčtování, určí zdroje financování cestovních i pobytových
nákladů a předává dokumenty zpět na účtárnu, která provede rozdělení na
jednotlivé zakázky.
Článek 14
Dokumenty odevzdávané po návratu zaměstnance z mobility
(1) Po návratu z výukového pobytu je zaměstnanec povinen předložit koordinátorovi:
7
a) Potvrzení o délce výuky/školení (dokument vydaný a podepsaný přijímající institucí
obsahující jméno zaměstnance, datum zahájení a ukončení výuky/školení
a v případě výukového pobytu i počet odučených hodin);
b) V případě programu Erasmus+ zaměstnanec vyplňuje závěrečnou zprávu v online
nástroji Mobility Tool+ ve stanoveném termínu.
Přílohy:
Příloha č. 1: Souhlas ředitele Útvaru pro vnější vztahy s mobilitou studentů VŠTE
Příloha č. 2: Protokol o studijním plánu v zahraničí
Příloha č. 3: Dodatek k Protokolu o studijním plánu v zahraničí
Příloha č. 4: Potvrzení o absolvování zahraniční praktické stáže