Směrnice 4/2015 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích SMĚRNICE K ZAHARNIČNÍM MOBILITÁM Datum vydání: 31. 3. 2015 Účinnost od: 31. 3. 2015 Účinnost do: odvolání Číslo jednací: VŠTE003827/2015 Počet stran: 7 Počet příloh: 5 Informace o změnách Ruší předpis Směrnice č. 20/2013 Směrnice k zahraničním mobilitám Nadřízené předpisy Studijní a zkušební řád VŠTE Související předpisy Podřízený předpis Rozdělovník Zaměstnanci a studenti VŠTE Vypracoval: Mgr. Alžběta Troupová, v.r. Garant: Prorektor pro praxi a vnější vztahy Podpis: Podpis: Ing. Ludmila Opekarová, Ph.D., v.r. Formálně ověřil: Bc. Tomáš Bílek, v.r. Schválil: Rektor Podpis: Podpis: doc. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v.r. 1 ČÁST I ÚVODNÍ USTANOVENÍ Článek 1 Působnost (1) Tato směrnice upravuje procesní požadavky na administraci mezinárodních mobilit, které zprostředkovává nebo schvaluje VŠTE. Jedná se o mobility: a) studentů VŠTE, včetně následného uznávání výsledků studia uskutečněného v zahraničí; b) zaměstnanců VŠTE v rámci evropských programů. ČÁST II ZAHRANIČNÍ MOBILITA STUDENTŮ VŠTE Článek 2 Společná ustanovení pro zahraniční studijní pobyty i praktické stáže studentů (1) Student má povinnost dodržovat zásady komunikace popsané ve směrnici č. 9/2009 Zásady komunikace na VŠTE, tj. odpovídat koordinátorovi na jeho e-maily 24 hodin od obdržení mailu, pokud se jedná o pracovní den. (2) Student může vyjet na zahraniční studium nebo praktická stáž pouze se souhlasem prorektora praxi a vnější vztahy VŠTE. Podpis na formuláři, který je přílohou této směrnice, zajišťuje koordinátor po ukončení výběrových řízení, nejpozději do data zahájení studia v zahraničí. (3) Koordinátor nahlašuje přesné termíny zahraniční mobility studentů na studijní oddělení VŠTE (výjezdy, návraty) před datem stanoveným pro odeslání dat do SIMS (Sdružené informace matrik studentů). Přesné termíny zahraničního studia studentů evidují pracovnice studijního oddělení v Informačním systému VŠTE. (4) Finanční zajištění mobilit studentů VŠTE se řídí pravidly programů, v rámci nichž jsou mobility uskutečňovány. (5) Student, jenž se zúčastnil zahraniční studijní nebo praktické stáže, má možnost si zažádat u prorektora pro studium a pedagogickou činnost o prodloužení zkouškového období semestru, do nějž stáž svým trváním zasahovala. Předměty, které student musí absolvovat na VŠTE, bude mít možnost splnit v prodlouženém termínu. Vyučující je povinen respektovat prodloužené zkouškové období, poskytnout studentovi individuální konzultace formou e-mailové komunikace i osobně po návratu studenta ze zahraničí a umožnit studentovi předmět v prodlouženém zkouškovém období zakončit. 2 ČÁST III ZAHRANIČNÍ STUDIJNÍ POBYT Článek 3 Úvodní ustanovení (1) Zahraniční studijní pobyt je integrální součástí studia daného studenta na VŠTE a student zůstává i v jejím průběhu studentem VŠTE se všemi právy a povinnostmi. (2) V rámci programů jsou stipendijní místa obsazována na základě výběrových řízení, která organizuje koordinátor zahraničních vztahů VŠTE (dále jen „koordinátor“) ve stanovených termínech dle pravidel a uzávěrek jednotlivých programů. (3) Přihláška podaná jakoukoli formou je závazná. Není možné se odhlásit ze schváleného zahraničního studijního pobytu, pokud do jeho začátku zbývá méně než dva týdny před ukončení uzávěrky stanovené zahraniční vysokou školou pro odevzdávání přihlášek. Výjimku tvoří doložené pádné, zpravidla vážné zdravotní důvody. Článek 4 Studijní smlouva, protokol, doklad o výsledcích studia (1) Pokud to pravidla výměnného programu vyžadují, sestavuje student před svým odjezdem na zahraniční studijní pobyt studijní smlouvu, která obsahuje jeho studijní plán v zahraničí. (2) Do studijní smlouvy student zařazuje předměty ze zahraničního studijního plánu zahraniční vysoké školy zpravidla tak, aby za semestr byla jejich náročnost ohodnocena ve výši 30 ECTS kreditů. Koordinátor může schválit i studijní smlouvu s jiným počtem kreditů. (3) Koordinátor ověřuje úplnost protokolu a studijní smlouvy podpisem. Studijní smlouvu student či koordinátor (určí koordinátor) zasílá na zahraniční vysokou školu. Student zodpovídá za doručení studijní smlouvy potvrzené zahraniční VŠ na zahraniční oddělení VŠTE, a to nejpozději do zahájení studijního pobytu. (4) Po potvrzení studijní smlouvy zahraniční vysokou školou provádí koordinátor finanční odbavení studenta. (5) Po příjezdu na zahraniční vysokou školu může student po konzultaci s koordinátorem VŠTE a přijímající instituce měnit svůj studijní plán v rámci reálných podmínek této vysoké školy (časový rozvrh, nevypsané předměty apod.). V takovém případě je student povinen: a) sepsat na příslušný formulář změny, tj. předměty, které se ruší a nové předměty, které bude v zahraničí studovat; tyto změny je nutné podepsat a následně nechat potvrdit zahraniční vysokou školou, aby bylo zřejmé, že ta s nimi souhlasí, b) obratem, nejpozději však do jednoho měsíce od zahájení studia na zahraniční vysoké škole odeslat změny potvrzené podle písm. a) koordinátorovi na VŠTE. (6) Pokud koordinátor souhlasí se změnami studijní smlouvy, stvrzuje je podpisem a odesílá zpět na zahraniční vysokou školu. Pokud koordinátor se změnami nesouhlasí, sděluje tuto skutečnost studentovi a ten se řídí návrhem koordinátora. 3 (7) Studentův návrh na případné nahrazení předmětů ze studijního plánu VŠTE předměty ze zahraničí stvrdí, v případě souhlasu, garant předmětu, popř. garant oboru podpisem na formuláři „Protokol o studijním plánu v zahraničí“, který je přílohou této směrnice (dále jen „protokol“). Platí, že pokud panuje většinová shoda obsahu daného předmětu ze zahraniční a předmětu studijního plánu VŠTE, garant předmětu, popř. garant oboru je povinen takové nahrazení schválit. (8) Dodatečné změny v nahrazení předmětů ze studijního plánu VŠTE se stvrzují prostřednictvím formuláře „Dodatek k protokolu o studijním plánu v zahraničí“ (dále jen „dodatek k protokolu“) garanta předmětu, popř. garanta obru na případné nahrazení předmětů ze studijního plánu VŠTE těmito doplněnými předměty. (9) Po ukončení zahraničního studijního pobytu, do termínu stanoveného smlouvou či koordinátorem, předkládá student koordinátorovi doklad o výsledcích studia, a odevzdává potvrzení o délce studia, spolu se závěrečnou zprávou ze zahraničního studijního pobytu, jejíž forma je upřesněna koordinátorem či prostřednictvím dohody uzavřené se studentem. Článek 5 Penalizace (1) V případě nesplnění studijní smlouvy či neodevzdání požadovaných dokumentů informuje koordinátor prorektora pro praxi a vnější vztahy VŠTE, který rozhode o formě penalizace za nesplněné podmínky programu. Na základě rozhodnutí prorektora pro praxi a vnější vztahy může student vracet stipendium v plné (popř. částečné) výši. (2) V případě doložení kratší délky pobytu, než bylo sjednáno v účastnické dohodě, za předpokladu, že student splnil veškeré své povinnosti a dodržel minimální délku pobytu 3 měsíců, vrací student poměrnou část stipendia na základě výpočtu délky pobytu stanoveným pravidly programu. Pokud nebude dodržena minimální délka mobility 3 měsíců, vrací student stipendium v plné výši. Článek 6 Uznávání výsledků studia dosažených v zahraničí (1) Do studia na VŠTE se studentovi započítávají všechny v zahraničí získané kredity za předměty, které byly ve studijní smlouvě a jejích změnách odsouhlaseny koordinátorem, a to ve výši potvrzené na dokladu o výsledcích studia zahraniční vysokou školou. Výše uvedené platí, pokud kredity získané v zahraničí jsou kredity dle ECTS. V ostatních případech rozhodne o výši uznaných kreditů prorektor pro studium a pedagogickou činnost. Tyto předměty se stanou součástí Dodatku k diplomu a mohou být dle rozhodnutí studenta uznány jako předměty volitelné nebo jako předměty nad rámec studia. Předměty nad rámec studia se nezapočítávají do váženého studijního průměru ani nečerpají kredity z kreditového poukázky studenta. Jako volitelný je možné zapsat jen takový předmět vystudovaný v zahraničí, jenž se nestal podkladem pro nahrazení předmětu studijního plánu VŠTE. 4 (2) Při rozhodování o nahrazení předmětu ze studijního plánu VŠTE předmětem ze studijního pobytu ze zahraničí respektuje prorektor pro studium a pedagogickou činnost návrh garanta předmětu, popř. garanta oboru uvedený v protokolu a dodatku k protokolu. (3) Předměty ze studijního pobytu ze zahraničí je možné uznat jako jeden nebo více předmětů v rámci studijního plánu studenta VŠTE. (4) Student si po návratu ze zahraničí může zažádat o uznání jednoho povinného jazykového předmětu svého studijního plánu, a to na základě studia v tomto jazyce v rámci studijního pobytu v zahraničí. Článek 7 Evidence výsledků studia (1) Hodnocení zkoušek složených na zahraniční vysoké škole se v Informačním systému VŠTE evidují na základě převodu na známky ECTS. Pokud je zahraniční předmět uznán jako předmět ze studijního plánu VŠTE, který je zakončen zápočtem, převádí se hodnocení úspěšně absolvovaného předmětu na hodnocení započteno. ČÁST IV ZAHRANIČNÍ PRAKTICKÉ STÁŽE V RÁMCI EVROPSKÝCH PROGRAMŮ Článek 8 Smlouva o stáži, osvědčení o absolvování stáže (1) Student absolvuje zahraniční praktickou stáž realizovanou v rámci evropských programů zpravidla v rámci praxe předepsané jeho studijním plánem na VŠTE. Aby mohla být zahraniční praktická stáž považována za praxi předepsanou studijním plánem VŠTE, je potřeba, aby se student ve stanoveném termínu přihlásil k balíku Odborná praxe v Informačním systému VŠTE a zároveň informoval Útvar prorektora pro praxi a vnější vztahy o svém záměru vykonat praxi v podobě praktické stáže v rámci evropského programu. (2) Pokud pravidla programu nestanovují jinak, sestavuje student před svým odjezdem na zahraniční praktickou stáž smlouvu o stáži, která obsahuje plán stáže v zahraničí. V takovém případě platí: a) Koordinátor ověřuje úplnost smlouvy o stáži podpisem. Student zajišťuje podpis zahraničního poskytovatele stáže. Kontakt na zahraničního poskytovatele stáže předává student koordinátorovi. b) Po potvrzení smlouvy o stáži zahraničním poskytovatelem stáže provádí koordinátor finanční odbavení studentů. (3) Po ukončení zahraniční praktické stáže, nejpozději však do jednoho měsíce od jejího ukončení, předkládá student koordinátorovi osvědčení o absolvování praktické stáže (ve kterém je zahrnuto hodnocení praktické stáže poskytovatelem stáže a potvrzení o délce trvání stáže) a závěrečnou zprávu z praktické stáže. 5 (4) Pokud student chce zahraniční praktickou stáž realizovanou v rámci evropského programu uznat jako předmět Odborná praxe, nejpozději do jednoho měsíce po svém návratu předává oddělení praxí koordinátorem potvrzený formulář „Potvrzení o absolvování zahraniční praktické stáže“. ČÁST V ZAHRANIČNÍ MOBILITA ZAMĚSTNANCŮ VŠTE Článek 9 Zajištění podpisu rektora na přihlášky k individuálním mobilitám (1) V případě individuálních mobilit, kde je účastník vybírán přímo agenturou vně VŠTE a přihláška má být podepsána rektorem, odevzdává uchazeč veškeré potřebné dokumenty na zahraniční oddělení spolu s popisem přínosu mobility pro daného pracovníka i pro VŠTE v českém jazyce, a to nejpozději do 3 týdnů před termínem odeslání přihlášek, pokud koordinátor nestanoví jinak. Pokud dojde k podepsání přihlášky rektorem, koordinátor vrací tiskopis zpět uchazeči, jenž dokumenty samostatně odesílá na stanovenou adresu a dále postupuje opět samostatně. Článek 10 Vykazování pracovních cest v rámci evropských programů mobilit (1) Je-li možné vykázat pracovní cestu zaměstnance VŠTE jako mobilitu v rámci evropského programu, je tento zaměstnanec povinen tak učinit a po dohodě s koordinátorem včas zajistit veškerou potřebnou dokumentaci. (2) Vyučující vyjíždějící na IBW mají povinnost vykázat svůj pobyt jako mobilitu Erasmus, pokud jsou splněny všechny podmínky programu. Článek 11 Administrativní postup zajišťování výukového pobytu/školení (1) Výjezdu na výukový pobyt či školení se může zúčastnit zaměstnanec, který má pracovní poměr na VŠTE. Výukového pobytu se může zúčastnit zaměstnanec, jenž na VŠTE na základě pracovní smlouvy vykonává pedagogickou činnost. (2) V případě výukových pobytů prorektor pro praxi a vnější vztahy přiděluje počet dní mobilit, na něž bude přiznána finanční podpora, jednotlivým ústavům, katedrám nebo přímo jednotlivým vyučujícím. Pokud jsou dny pobytu přiděleny ústavům či katedrám, o přerozdělení dnů mezi zaměstnance dané katedry rozhoduje na základě výběrového řízení vedoucí katedry. V případě školení v zahraničí Prorektor pro praxi a vnější vztahy přiděluje počet dní mobilit, na něž bude přiznána finanční podpora, jednotlivým osobám. Výběr účastníků mobilit probíhá na základě transparentního výběrového řízení a kritéria výběru jsou s předstihem zveřejněna. 6 (3) Zaměstnanec nominovaný na zahraniční pobyt v rámci programu Erasmus si po konzultaci s koordinátorem VŠTE sám zajišťuje veškeré záležitosti spojené se samotným působením na zahraniční vysoké škole či v zahraniční organizaci. Na základě konzultace s koordinátorem zaměstnaneckých mobilit na zahraniční vysoké škole, popř. se zaměstnancem hostitelské organizace zodpovědným za školení, vyplňuje vyjíždějící zaměstnanec veškeré koordinátorem zaslané formuláře. Zaměstnanec si zajišťuje veškeré podpisy vyžadované formuláři a vyplněné formuláře předává ko- ordinátorovi. Článek 12 Finanční podpora na výukový pobyt/školení v rámci programu Erasmus+ (1) Finanční podpora bude zaměstnanci přiznána na základě cestovního příkazu, po podpisu účastnické smlouvy mezi zaměstnancem a VŠTE. Přidělená finanční podpora na výukový pobyt/školení má 2 složky: a) Pobytové náklady zahrnují náklady na ubytování, stravování, místní dopravu, cestovní pojištění a případné storno poplatky. b) Cestovní náklady zahrnují všechny náklady a všechny dopravní prostředky využité při cestě z výchozího bodu do místa určení (a zpět) a mohou zahrnovat poplatky za víza. Letenku kupuje koordinátor, pokud tímto úkonem nepověří přímo zaměstnance. Parkování vozidla nebude hrazeno. Využití taxislužeb bude akceptováno pouze v případě, že na místě prokazatelně nebude jiná možnost přepravy do místa určení. Článek 13 Cestovní příkaz, Potvrzení o vyslání zaměstnance na mobilitu, vyúčtování mobility (1) Zaměstnanec vyplňuje standardní cestovní příkaz do zahraničí a k němu přikládá Potvrzení o vyslání zaměstnance na mobilitu. Ve formuláři uvádí maximální cenu ubytování a výši cestovních nákladů, kterou schvaluje koordinátor i prorektor pro praxi a vnější vztahy. Bez předem schváleného Potvrzení o vyslání zaměstnance na mobilitu nebude pracovní cesta účtovatelná z prostředků programu Erasmus+. Letenky či jiné dražší dopravní prostředky jsou placeny školou před odjezdem zaměstnance z prostředků určených na financování cestovních nákladů. (2) Po návratu zaměstnance účtárna zkontroluje, zda nebyly přesaženy limity za ubytování a cestu stanovené v Potvrzení o vyslání zaměstnance na mobilitu. (3) Účtárna provede vyúčtování cestovního příkazu a předá jej koordinátorovi spolu s dokumentem, který uvádí rozdělení prostředků uznatelných pro Erasmus+ na pobytové a cestovní náklady v Kč a jejich ekvivalent v Eurech. (4) Koordinátor provádí kontrolu vyúčtování, určí zdroje financování cestovních i pobytových nákladů a předává dokumenty zpět na účtárnu, která provede rozdělení na jednotlivé zakázky. Článek 14 Dokumenty odevzdávané po návratu zaměstnance z mobility (1) Po návratu z výukového pobytu je zaměstnanec povinen předložit koordinátorovi: 7 a) Potvrzení o délce výuky/školení (dokument vydaný a podepsaný přijímající institucí obsahující jméno zaměstnance, datum zahájení a ukončení výuky/školení a v případě výukového pobytu i počet odučených hodin); b) Zaměstnanec vyplňuje závěrečnou zprávu v online nástroji Mobility Tool ve stanoveném termínu. Přílohy: Příloha č. 1: Souhlas prorektora pro praxi a vnější vztahy s mobilitou studentů VŠTE Příloha č. 2: Potvrzení o vyslání zaměstnance na mobilitu Příloha č. 3: Protokol o studijním plánu v zahraničí Příloha č. 4: Dodatek k Protokolu o studijním plánu v zahraničí Příloha č. 5: Potvrzení o absolvování zahraniční praktické stáže