Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích Okružní 10, 370 01 České Budějovice Název pracovní pozice: HLAVNÍ REFERENT PODATELNY A RECEPCE Pracoviště: Kvestor – Ekonomické oddělení Jméno a příjmení, titul: Rozsah činnosti činí 100 % úvazku Základní předpoklady pro pozici: vysokoškolské vzdělání Obsah popisu práce: Vztah podřízenosti /nadřízenosti: Nejbližším přímým nadřízeným je vedoucí Ekonomického oddělení VŠTE. Je nadřízený pracovníků – RPaR – referentům podatelny a recepce. Zastupování: V případě nepřítomnosti hlavního referenta podatelny a recepce je stanovena zastupitelnost referentem podatelny a recepce VŠTE. Počet podřízených pracovníků: 4 Specifikace činností: Provádí: Ø Recepce § Poskytování informací návštěvníkům, studentům i zaměstnancům VŠTE. § Půjčování klíčů od učeben a ostatních prostor školy – evidence zapůjčených klíčů v záznamové knize. § Evidence zjištěné závady na majetku školy a následně je hlásí provozně technickému oddělení. § Obsluha telefonní ústředny, přepojování telefonních hovorů. § Obsluha školního rozhlasu. Ø Pokladna § Realizuje hotovostní operace: příjem všech typů poplatků, plateb studentů za ISIC karty, a další, výdej peněz na základě podkladů v ekonomickém systému iFIS (výplaty záloh na drobný nákup, proplácení závazků vůči zaměstnancům či studentům), výplata mezd v hotovosti na základě listinných podkladů od mzdové účetní. § Vede pokladní deník v systému iFIS, tisknou příjmové a výdajové pokladní doklady ke všem realizovaným hotovostním transakcím. § Přejímá hotovost vybranou nočními recepčními a zanáší tyto příjmy do systému iFIS. § Týdně předává pokladní deník hlavní účetní, nejpozději první pracovní den v následujícím týdnu. § Jedenkrát měsíčně provádí inventuru pokladní hotovosti. Ø Hlavní pokladní § Uskutečňuje dotace ostatních pokladen a zjišťuje potřeby hotovosti. § Provádí pravidelné měsíční inventury pokladní hotovosti na podatelně. § Provádí odvod hotovosti nad stanovené pokladní limity. Ø Správa dokumentů EO v IS: § Vede evidenci formulářů EO dle ISO. § Aktualizuje formuláře v IS. § Připravuje nové formuláře dle požadavků vedoucí EO. Ø Podatelna § Příjem pošty a veškerých ostatních listinných dokumentů adresovaných VŠTE (přihlášky ke studiu, žádosti), její evidence a distribuce (přiřazení čísla jednacího, zaznamenání do podacího deníku a oskenování). § Odvoz a podání odesílané pošty. § Vedení spisové služby v programu iFIS. § Obsluha datové schránky a datového trezoru. Ø ISKaM § Správa kont klientů, vklady hotovosti na konta, výběry hotovosti z konta. § Import plateb z BÚ na konta. § Správa modulu ubytování. § Upomínání neuhrazených pohledávek v ISKaM. Ø IFIS § Pořízení přijatých faktur do systému IFIS. § Pořízení, kontace, účetní likvidace přijatých faktur za suroviny a zboží do menzy VŠTE. § Zajištění podpisového kolečka pro veškeré dokumenty EO. § Kontrola stavů skladů zboží a surovin na NS menza IFIS X ISKAM. Ø Stravenky § Výpočet nároku zaměstnanců na stravenky na daný měsíc a vytvoření seznamu pro výdej stravenek. § Měsíční inventura stravenek. Ø Zaměstnanecké benefity § Připravuje podklad pro objednání a řídí výdej Flexipass poukazů dle platných předpisů. § Eviduje žádosti zaměstnanců o příspěvek ze SF. § Vede evidenci ubytovaných zaměstnanců, přijaté požadavky na ubytování zaměstnanců, smlouvy o ubytování, nájemní smlouvy. § Zajišťuje komunikaci s tajemníky ústavů a pověřenými pracovníky ostatních útvarů týkající se ubytování zaměstnanců. Ø Kolej § Je pověřen uzavíráním smluv o ubytování se studenty, podpisy. § Seznamuje ubytované studenty s Kolejním řádem a Bezpečnostním a požárním řádem. § Vystavuje průkaz ubytovaného. § Vedení ubytovací knihy. § Hlášení ubytovaných zahraničních osob na cizinecké policii. § Vybírá vratné kauce. § Vydává klíče od pokojů a ložní prádlo. § Zajišťuje plné využití ubytovací kapacity v průběhu akademického roku. § Při ukončení smluv o ubytování provádí kontrolu pokojů, převzetí pokojů, ložního prádla a klíčů od ubytovaného, prověřují, zda ubytovaný uhradil veškeré závazky vůči VŠTE, vyplácejí složené kauce. § Kontroluje, zda ubytovaní hradí měsíční platby za ubytování řádně a včas tedy do 30. dne v předchozím měsíci, pokud nezaplatí, evidují penále za každý den prodlení a nadále urgují dlužníky, dlužné penále jsou při zániku smlouvy odečteny z vratné kauce. § Zajišťuje výměnu ložního prádla. § Kontrola kuchyněk. Ø Sklad prádla § Výdej, výměna a příjem ložního prádla ubytovaným osobám. § Vedení skladové evidence v ekonomickém systému iFIS. § Zajišťuje praní prádla, komunikují s externí prádelnou, vystavují objednávky praní prádla, realizují výdej použitého prádla do prádelny a příjem zpět na sklad. § Vyřazuje znehodnocené kusy prádla, v případě potřeby navrhují nákup a realizují chybějících druhů prádla. Ø Sklad kancelářských potřeb § Vedení skladová evidence v ekonomickém systému iFIS. § Výdej kancelářských potřeb zaměstnancům VŠTE. § Příjem požadavků na kancelářské potřeby od zaměstnanců. § Realizuje objednávky kancelářských potřeb dle přijatých požadavků a dle stavu skladu, zajišťují optimalizaci skladových zásob. Ø Plní další úkoly dle pokynů přímého nadřízeného. Ø Řídí a koordinuje činnost pracovníků podatelny a recepce: § Plánuje směny ostatních zaměstnanců podatelny a recepce. § Přiděluje práci ostatním zaměstnancům podatelny a recepce. Odpovídá za: Ø dodržování vnitřních předpisů VŠTE vztahujících se k vykonávané činnosti. Ø zajištění plynulého provozu podatelny a recepce. Ø průběžné vytěžování ubytovací kapacity v průběhu akademického roku. Ø odvod hotovosti nad stanovené pokladní limity. V Českých Budějovicích dne ………………………………… Převzal dne: Jméno a příjmení: Podpis: …………………………………………………………