Pracovní náplň: Asistentka rektora Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích Pracoviště: Sekretariát rektora Jméno zaměstnance: Pracovní náplň je rozpracovaná na 100 % pracovní úvazek Obsah popisu práce: I. Označení místa – funkce Sekretariát rektora – Asistentka rektora Počet podřízených pracovníků: 0 II. Nadřízený Nejbližším přímým nadřízeným asistentky rektora je rektor. III. Zastupování V případě nepřítomnosti asistentky rektora je stanovena zastupitelnost rektorem. IV. Úkoly a kompetence - pracovní náplň § Za svou činnost je odpovědná přímo rektorovi. § IFIS – spisová služba na uzlu Rektorát, podací deník (příjem o odesílání pošty), vytváření návrhů objednávek. § Datové zprávy – kontrola obsahu, zadávání pokynů na podatelnu k odeslání. § Objednávky – vnitro objednávky občerstvení, objednávky kancelářských potřeb pro rektorát. § Hromadné e-maily z IS VŠTE – rozesílání hromadných informačních e-mailů pro zaměstnance a studenty. § Rezervace zasedacích místností – rezervace místnosti D615 a D417 v IS VŠTE a rezervace rektorského salónku Menza H, evidence a předávání klíčů. § Organizace pracovních schůzek, jednání a porad vedení. § Pořizování zápisů z jednání a porad rektora. § Vedení agendy tajemníka orgánů VŠTE (Akademická rada, Správní rada, RVH). § Diář – zadávání schůzek, jednání a porad. § Kniha jízd – měsíční evidence. § Korespondence – vyřizování a evidence. § Pošta – předávání a přebírání pošty na podatelně VŠTE. § Pozvánky na jednání, obřady a akce jiných VŠ – vyřizování a evidence. § Trezor – správa a evidence. § Insignie a taláry – správa, údržba a vydávání pro použití na akademických obřadech. § Dary a dárkové předměty – správa, evidence, vydávání a nákupy. § Zajištění občerstvení při poradách, schůzkách a jednáních. § Další činnosti dle pokynů nadřízeného. V Českých Budějovicích dne ………………………………… …………..…………………………………… Jméno a funkce přímého nadřízeného Převzetí a seznámení zaměstnance s pracovní náplní dne: Podpis: …………………………….………