Směrnice č. 2/2018 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
EXCELLENT TOP MANAGER SYSTEM (ETMS)
Datum vydání: 17. 9. 2018 Účinnost od: 17. 9. 2018 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE006375/2018 Počet stran: 10 Počet příloh: 12
Periodicita kontroly aktuálnosti normy Půlroční
Ruší předpis Směrnici č. 5/2014 Excellent Top Manager Systém (ETMS)
Nadřízené předpisy Statut VŠTE
Související
předpisy
Směrnice č. 11/2015 Organizační řád
Směrnice č. 1/2018 Oběh účetních dokladů a pravidla finanční kontroly
Opatření č. 14/2017 Stanovení bližších podmínek určení výše osobního příplatku
AP a VP VŠTE
Směrnice č. 13/2016 Pravidla sestavování dílčích rozpočtů VŠTE
Směrnice č. 10/2014 Stanovení podmínek přidělování cílů a úkolů a požadavků,
jejich kontroly a vyhodnocení plnění (v plném rozsahu)
Směrnice č. 4 /2013 Ediční a vydavatelské činnosti na VŠTE (v plném rozsahu)
Podřízený předpis Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Ing. Hana Fraňková, v.r. Garant: Kvestor
Podpis: Podpis:
Ing. Jaromír Vrbka, v.r.
Formálně ověřil: Bc. Petr Mašek, v.r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
doc. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v.r.
1
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Excellent Top Manager System (dále jen „ETMS“) je nástroj řízení a monitoringu
činností zaměstnanců a útvarů Vysoké školy technické a ekonomické v Českých
Budějovicích (dále jen „VŠTE“). Systém je přístupný pro zaměstnance VŠTE
na https://etms.vstecb.cz/. Přihlášení každého pracovníka VŠTE je možné skrze jeho
UČO a sekundární heslo.
(2) Příslušná oprávnění pro využívání dílčích modulů ETMS přiděluje správce ETMS.
ETMS je spravován správcem ETMS. Struktura ETMS je znázorněna v příloze 1.
Článek 2
Vymezení pojmů
(1) Modul AKTIVITY – dílčí část ETMS zaměřená na hodnocení výkonů akademických,
vědeckých a externích pracovníků, kateder a ústavů VŠTE.
(2) Modul CÍLE – dílčí část ETMS zaměřená na plánování a vyhodnocení plnění cílů VŠTE
v souladu se směrnicí „Stanovení podmínek přidělování cílů a úkolů a požadavků,
jejich kontroly a vyhodnocení plnění“.
(3) Modul ÚKOLY a POŽADAVKY – dílčí část ETMS zaměřená na ukládání a vyhodnocení
plnění uložených úkolů a požadavků v souladu se směrnicí „Stanovení podmínek
přidělování cílů a úkolů a požadavků, jejich kontroly a vyhodnocení plnění“.
(4) Modul AKREDITACE – dílčí část ETMS zaměřená na administraci akreditačních
žádostí a souvisejících dokumentů.
(5) PERSONÁLNÍ modul – dílčí část ETMS zaměřená na správu a řízení lidských zdrojů.
(6) Modul PROJEKTY – dílčí část ETMS zaměřená na operační programy a výzkumné
projekty.
(7) Perioda pro hodnocení výkonů – období pro hodnocení výkonů je jeden kalendářní
rok, který je dle potřeby dělen na dva intervaly, a to od 1. 1. do 30. 6. a od 1. 7. do 31.
12. příslušného kalendářního roku.
(8) Konto výkonu (KV) – sumář odvedených činností jednotlivých pracovníků příslušné
katedry ohodnocených výkonnostními body.
(9) Konto výkonu katedry (KVK) – sumář odvedených činností všech pracovníků
příslušné katedry ohodnocených výkonnostními body.
(10)Konto výkonu ústavu (KVÚ) – sumář odvedených činností všech pracovníků
příslušného ústavu ohodnocených výkonnostními body.
2
(11)Požadovaný výkonnostní fond (VF) – je stanoven ve výši 1.850 bodů za rok. Pro
externí pracovníky není VF stanovován, pro účely stanovení rozpočtu kateder je
jejich VF vždy roven okamžitému stavu KV. V požadovaném výkonnostním fondu je
přímo úměrně zohledněna výše pracovního úvazku, termín nástupu pracovníka do
pracovního poměru v průběhu periody a další okolnosti (např. dlouhodobé pracovní
cesty), uvedené ve směrnici „Stanovení bližších podmínek určení výše osobního
příplatku AP a VP VŠTE. U vedoucího katedry je z hlediska stanovení VF uvažován
pracovní úvazek ve výši 60 %. U zástupce vedoucího katedry je z hlediska stanovení
VF uvažován pracovní úvazek ve výši 80 %.
(12)Požadovaný výkonnostní fond katedry (VFK) – je suma VF akademických a vědeckých
pracovníků příslušné katedry. K této sumě je přičtena suma odvedených výkonů
externích pracovníků.
(13)Číselník aktivit – seznam činností odváděných akademickými a vědeckými
pracovníky, které slouží k naplnění požadovaného výkonnostního fondu. Aktuální
podoba číselníku aktivit je vždy v ETMS – modulu AKTIVITY, pod položkou TYPY
AKTIVIT (https://etms.vstecb.cz/administration/activity-type/list-view). Garantem
obsahové náplně číselníku je kvestor. Přípravu číselníku aktivit koordinuje kancléř.
(14)Aktualizace číselníku AKTIVIT:
a) Za aktualizaci číselníku zodpovídá garant.
b) Aktualizace číselníku probíhá v koordinaci zejména s garanty jednotlivých oblastí,
tj. s prorektorem pro komercionalizaci a tvůrčí činnost (výzkumné a publikační
aktivity) a ředitelem pro administraci studia a celoživotní vzdělávání (pedagogické
aktivity), a to nejpozději 3 měsíce před plánovanou účinností změn.
c) Soulad navrženého číselníku se strategií VŠTE odsouhlasí Kancléř.
Algoritmus aktualizace číselníku aktivit pro následující období je znázorněn v příloze č.
10.
(15)Tvůrčí činnost (TČ) – zahrnuje publikační aktivity, výzkumné aktivity a ostatní
činnosti tvůrčího charakteru v členění dle číselníku aktivit.
(16)Ostatní činnost (OČ) – zahrnuje pedagogické aktivity, administrativní aktivity a
ostatní činnosti netvůrčího charakteru v členění dle číselníku aktivit.
(17)Minimální podíl tvůrčí činnosti (MPTČ) – požadovaný procentuální podíl tvůrčí
činnosti v KV akademických pracovníků, který je stanoven dle samostatné vnitřní
normy.
(18)Delegovaná osoba – zaměstnanec VŠTE s právem zadávat aktivity jednotlivým
pracovníkům a upravovat jejich zadání.
(19)Nákladové středisko (NS) – definuje u každé založené aktivity zdroj financování
odvedeného výkonu. Příslušná NS stanoví směrnice „Oběh účetních dokladů
a pravidla finanční kontroly“.
(20)Externí pracovník – zaměstnanec katedry, zaměstnán na základě dohody o provedení
práce nebo dohody o pracovní činnosti. Konto v ETMS není pro externí pracovníky
vytvářeno automaticky, v případě potřeby zažádá vedoucí pracovník správce ETMS o
otevření konta pro daného externího pracovníka.
3
Článek 3
Modul AKTIVITY
(1) Hodnocení výkonů akademických a vědeckých pracovníků, ústavů a kateder VŠTE
probíhá v ročním intervalu. Roční interval je dle potřeby dělen na dvě části.
(2) Konto výkonu každého pracovníka představuje souhrn vykázaných činností
převedených na výkonnostní body dle číselníku aktivit.
(3) Bodové ohodnocení aktivit pracovníků je zadáváno do KV delegovanými osobami
nebo je importováno z Informačního systému VŠTE. Schéma zadávání aktivit
je znázorněno v příloze č. 2.
(4) Delegovanou osobou je zaměstnanec VŠTE vykazující odvedenou činnost pracovníků
v KV. Každá delegovaná osoba přiřadí k dané činnosti příslušné NS v rámci povolených
nákladových středisek uvedených v číselníku aktivit. Pro účely zadávání aktivit
jsou stanoveny tyto delegované osoby:
 Pověřený pracovník Knihovny VŠTE, který zadává aktivity specifikované
v číselníku aktivit jako „Publikační“. Pokud má být aktivita rozdělena mezi více
spoluautorů, bude rozdělena na zodpovědnost hlavního autora v souladu
s informací podanou v rámci separátu, stvrzenou podpisem. Náležitosti
separátů jsou stanoveny v příloze č. 3.
 Pracovník Ekonomického oddělení, zadává vybrané „Administrativní“ aktivity
specifikované v číselníku aktivit.
 Pracovník Oddělení prorektora pro komercionalizaci a tvůrčí činnost, který
zadává aktivity specifikované v číselníku aktivit jako „Výzkumné“.
 Pracovník Útvaru ředitele pro administraci studia a celoživotní vzdělávání,
který zadává aktivity vykonané na základě objednávky ředitele pro
administraci studia a celoživotního vzdělání. Pracovník Centra celoživotního
vzdělávání (CCV), který zadává aktivity spojené s činností CCV. Vybrané
„Pedagogické“ aktivity specifikované v číselníku aktivit jsou zadávány
průběžně formou automatických importů z Informačního systému VŠTE.
Automatické importy jsou revidovány pověřeným pracovníkem ústavu.
 Pracovník kanceláře rektora, který zadává aktivity vykonané na základě
objednávky rektorátu.
 Ředitelé a tajemníci útvarů, kteří zadávají činnosti vykonané jiným útvarem,
resp. úsekem, pro jimi garantované pracoviště, v souladu s Pravidly
sestavování dílčích rozpočtů VŠTE.
 Pracovník Útvaru kvestora, který zadává aktivity vykonané na základě
objednávky kvestora.
 Pracovník Úseku zahraničních vztahů, který zadává aktivity vykonané na
základě objednávky Vedoucí Úseku zahraničních vztahů.
 Pracovník Správy ústavu, který zadává aktivity na základě objednávky ředitele
ústavu.
4
(5) Lhůty pro zadávání aktivit jsou součástí platného číselníku aktivit. V případě zadání
aktivit 1.010, 1.030, 1.050 probíhá sběr dat, následně dochází k zadání aktivit ve
čtvrtletních intervalech. Odevzdání probíhá nejpozději do 5. dne posledního měsíce
daného intervalu, aby došlo k vykázání aktivity v daném intervalu.
(6) V případě nesrovnalostí ohledně pedagogické činnosti vykazované v ETMS se
pracovníci obracejí na vedoucího katedry, který předá požadavek tajemníkům, kteří
se dále obracejí na správce ETMS.
(7) V případě nevyhovující kvality vykázaných aktivit může být pracovníkovi uložena
postihová aktivita, která je rovna až pětinásobku koeficientu základní aktivity.
Postihová aktivita je odečtena z příslušného KV. Agendu postihových aktivit vede
správce ETMS, kdy postihová aktivita je zadávána na základě dohody zúčastněných
útvarů. V případě, že zúčastněné strany nenaleznou shodu, rozhodne o udělení a výši
postihové aktivity rektor.
(8) Modul AKTIVITY udává průběžné procentuální plnění VF jednotlivých pracovníků
vykázanými činnostmi v KV.
(9) Každému pracovníkovi je stanoven minimální podíl tvůrčí činnosti, která by měla být
zastoupena v jeho KV. MPTČ je závislý na pozici, kterou pracovník zastává dle tabulky
1.
Tabulka 1: Stanovení MPTČ podle pozice pracovníka
Pracovní pozice dle Organizačního řádu VŠTE MPTČ v kontě výkonu
Akademický pracovník – asistent 15%
Akademický pracovník – odborný asistent 30%
Akademický pracovník – docent 45%
Akademický pracovník – profesor 57,5%
(10)Po ukončení periody pro hodnocení výkonů je každé KV uzavřeno a je určeno
výsledné plnění. Plnění VF pracovníka, s přihlédnutím k poměru plnění tvůrčí a
ostatní činnosti, je podkladem pro návrh osobního příplatku. Návrh osobního
příplatku probíhá dle normy „Stanovení bližších podmínek určení výše osobního
příplatku AP a VP VŠTE“.
(11)Vedoucí katedry, tajemníci ústavu a ředitelé ústavu mají k dispozici průběžný
výsledek plnění výkonnostního fondu akademických a vědeckých pracovníků a
výkony odvedené externími pracovníky. Systém umožňuje, v zásadách metodiky
výpočtu plnění, provádět modelaci výkonu jednotlivce a modelaci výkonu katedry.
(12)Vykazované aktivity jsou podkladem pro vnitřní hodnocení kateder v rámci
jednotlivých ústavů, jednotlivců nebo útvarů VŠTE v souladu se samostatnou vnitřní
normou.
A. REALIZACE ZAKÁZKOVÉ ČINNOSTI
(1) Přijetí zakázky a její realizace je blíže popsána ve směrnici „Pravidla sestavování
dílčích rozpočtů VŠTE“ v článku 19 Ostatní aktivity.
5
(2) Výnosy ze zakázky (faktura vystavená na základě pokynu realizátora) jsou účtovány
v případě ústavů vždy na NS 8x02 Správa ústavu, u ostatních THP úseků jsou NS
různá.
(3) Z téhož nákladového střediska, na které byly účtovány výnosy, by měly ústavy a
útvary odvádět správní režii a výkony v bodech katedrám. V ETMS jsou tyto NS
označeny písmenem B – doplňková činnost (rozlišení středisek A = hlavní činnost, B
= doplňková činnost). Osoba, která body za zakázkovou činnost zadává, musí zvolit
správné nákladové středisko s označením B.
(4) Správní režie a zisk, které dohromady tvoří 10 %, se zadávají prostřednictvím aktivity
3.000 – Výkony THP útvarů. Aktivita 3.000 je vykazována na konto vedoucího
ekonomického oddělení. Pro tuto aktivitu se vždy udává hodnota bodu 1, v poznámce
se uvede finanční hodnota správní režie v Kč a interní označení zakázky.
(5) Body jednotlivým katedrám tj. konkrétním akademickým pracovníkům, jež se
podíleli na realizaci zakázky, budou zadány v souladu se schváleným rozpočtem
zakázky. Tyto výkony se zadávají do konta AP použitím aktivity 4.220.
(6) Odbytová režie zůstane na nákladovém středisku 8x02 jako rozdíl zaúčtovaných
výnosů a vnitronákladů k dispozici ústavu/útvaru.
(7) V případě, že se dělí dva různé ústavy/útvary o odbytovou režii, tak se k převedení
odbytové režie opět využije aktivity 3.000 – Výkony THP útvarů. Převod proběhne
podobně jako u vykázání správní režie a zisku (viz odstavec 4 tohoto článku), tato
pracovní aktivita se jednotně převádí na pracovní konto tajemníka ústavu.
(8) V případě, že se ústav/útvar rozhodne přenechat část odbytové režie katedře, tak se
k převedení opět využije aktivity 3.000 – Výkony THP útvarů. Převod proběhne
podobně jako u vykázání správní režie a zisku (viz odstavec 4 tohoto článku), tato
pracovní aktivita se jednotně převádí na pracovní konto vedoucího katedry.
Článek 4
Modul CÍLE
(1) Modul CÍLE je nástrojem pro přidělování, kontrolu a vyhodnocení plnění strategických,
taktických a operativních cílů VŠTE. Zásady funkcionality systému jsou v souladu
se směrnicí „Stanovení podmínek přidělování cílů a úkolů a požadavků, jejich
kontroly a vyhodnocení plnění“.
(2) Plánování cílů probíhá mimo systém. Cíle jsou vždy udělovány konkrétnímu uživateli,
který zodpovídá za jejich splnění, a může je delegovat na své podřízené. Vytvořené
cíle jsou uspořádány do stromové struktury tak, aby garant nadřazených cílů měl
možnost náhledu na řešení cílů podřízených. Modul umožňuje komunikaci mezi
zadavatelem a řešitelem příslušného cíle prostřednictvím tzv. „Poznámek“, které
slouží i pro průběžnou a závěrečnou kontrolu plnění cílů.
(3) Garant cíle je zaměstnanec VŠTE odpovědný za plnění příslušného cíle.
(4) Administrátor modulu cíle v ETMS je osoba zodpovědná za funkční chod procesu
plánování, evidence a vyhodnocení uložených cílů a úkolů. Administrátorem modulu
cíle v ETMS je vždy pověřený pracovník VŠTE.
6
Článek 5
Modul ÚKOLY a POŽADAVKY
(1) Modul ÚKOLY a POŽADAVKY slouží pro přidělování, kontrolu a vyhodnocení plnění
mimořádných úkolů a požadavků.
(2) Systém umožňuje delegování oprávnění k přidělování, kontrole a vyhodnocení úkolů
a požadavků. O delegování práv rozhoduje vedoucí pracovník, správce ETMS provádí
nastavení práv v souladu s požadavkem vedoucího pracovníka. Delegování
oprávnění je využíváno výhradně za účelem snížení administrativní zátěže vedoucích
pracovníků.
(3) Modul nabízí možnost delegování přiděleného úkolu na podřízené pracovníky
a delegování přiděleného požadavku na nadřízeného pracovníka nebo pracovníky na
stejné úrovni řízení. Nově vzniklý úkol i požadavek nemají vazbu na původní zadání
a jejich kontrola a vyhodnocení probíhají nezávisle na původním úkolu či požadavku.
(4) Zadavatel úkolu – zaměstnanec VŠTE, který úkol přiděluje, zajišťuje jeho administraci
v manažerském systému a schvaluje výstupy úkolu.
(5) Řešitel úkolu – zaměstnanec, kterému je úkol přidělen k řešení.
(6) Uložený úkol nebo požadavek je systémem v případě nastaveného termínu splnění
hodnocen jako „splněn“, „splněn po termínu“, „nesplněn“.
(7) Zásady funkcionality systému jsou v souladu se směrnicí „Stanovení podmínek
přidělování cílů a úkolů a požadavků, jejich kontroly a vyhodnocení plnění“.
Článek 6
Modul AKREDITACE
(1) Modul AKREDITACE slouží ke správě a organizaci úkonů spojených s vytvářením
akreditačních žádostí.
Článek 7
PERSONÁLNÍ modul
(1) Personální modul je dílčí částí ETMS zaměřený na správu a řízení lidských zdrojů, je
nástrojem pro plánování počtu, struktury a efektivního využití lidských zdrojů jak
THP pracovníků, tak pracovníků akademických.
(2) U akademických pracovníků napomáhá především k naplnění požadavků na personální
zabezpečení studijních programů v souladu s akreditačními standardy.
(3) V personálním modulu jsou uvedeny základní identifikační údaje o zaměstnancích.
Správu a aktualizaci dat zajišťuje personalista, technickou podporu systému pak
správce ETMS.
(4) Na zaměstnance jsou kladeny požadavky v oblasti obecných a odborných kompetencí
(kompetencemi se zde rozumí znalosti, schopnosti a dovednosti). Vymezení požadavků
na obecné a odborné kompetence probíhá v součinnosti přímých nadřízených
pracovníků s určenými vedoucími útvarů (rektor, ředitelů ústavů, prorektoři a kvestor
– dále pouze vedoucí útvarů).
7
(5) Pro účely klasifikování nároků na povinné kompetence zaměstnance slouží pracovní
náplně pro jednotlivé pracovní pozice.
(6) Individuální požadavky na profesní a odborný růst pracovníků jsou stanovovány prostřednictvím
Plánu kariéry a plánu vzdělávání a rozvoje zaměstnance. Plán schvaluje
jednou ročně vedoucí útvaru (ředitel, kvestor, prorektor). Individuální rozvojové
plány jsou sestavovány s využitím číselníku schopností a kompetencí, umístěného v
ETMS, který je dle potřeby rozšiřován.
(7) Za vytvoření a hodnocení Plánu kariéry a plánu vzdělávání a rozvoje zaměstnance
odpovídají jejich přímí nadřízení.
(8) Všichni vedoucí pracovníci mají zpracován souhrnný Plán vzdělávání podřízených
pracovníků.
A. ČÍSELNÍK KOMPETENCÍ A PROFILY ZAMĚSTNANCŮ
(1) Zanesení nové odborné či obecné kompetence do číselníku podléhá schválení vedoucího
útvaru. Správu číselníku kompetencí zajišťuje personální referent. Kompetence
musí obsahovat popis včetně charakteristiky dokladovatelného výstupu, na základě
kterého bude dosažení kompetence akceptováno.
(2) Zaměstnanci mají povinnost předkládat doklady prokazující naplnění definovaných
požadavků na kompetence personálnímu referentovi. V případě uznání předloženého
podkladu zajistí personální referent zaznamenání splněného požadavku na
kompetenci ve vzdělávacím profilu příslušného zaměstnance.
(3) V případě, že kompetence v číselníku kompetencí nemá stanoveno datum platnosti
důkazu, má se zato, že předložený důkaz u kompetence má neomezenou platnost. V
případě, že je zjištěno některým z vedoucích útvarů pochybení zaměstnance ve
vztahu k požadované kompetenci vázající se k pracovní pozici zaměstnance, označí
personální referent na návrh vedoucího útvaru plnění příslušné kompetence zaměstnance
za neplatné. V takovém případě je zaměstnanec povinen si tuto kompetenci
znovu doplnit.
(4) Prostřednictvím Personálního modulu jsou vytvářeny sestavy plnění požadavků na
kompetence u jednotlivých zaměstnanců. Na základě vyhodnocení uvedené sestavy
osloví personální referent dvakrát ročně vedoucí útvarů (31. 1. a 31. 10.) a informuje
je o nesplněných požadavcích na vzdělávání.
B. PLÁN KARIÉRY A VZDĚLÁVÁNÍ
(1) Modul personalistika umožňuje pro každého pracovníka zpracovat individuální plán
kariérního růstu, kde jsou mezi zaměstnancem a jeho přímým nadřízeným projednány
a odsouhlaseny možnosti dalšího vzdělávání, rozvoje rehabilitace, rozšíření
kvalifikace rekvalifikace či kvalifikace. Vymezení příslušných požadavků na vzdělávání
a rozvoj zaměstnance a s tím související rozvoj kompetencí a termín splnění provádí
jeho přímý nadřízený v koordinaci s vedoucím útvaru. Vedoucí útvaru rozhoduje
v rámci finančních možností a priorit útvaru o případné podpoře jednotlivých pracovníků.
Činí tak na základě Plánu kariéry a plánu vzdělávání a rozvoje zaměstnance.
Tento je vypracováván vždy na následujících 12 měsíců a obsahuje především:
8
i. střednědobé kariérní cíle pracovníka (3 – 5 let),
ii. konkrétní krátkodobé cíle na období 12 měsíců,
iii. konkrétní vzdělávací akce na období 12 měsíců, které povedou k plnění
cílů,
iv. představu finanční náročnosti požadovaných vzdělávacích akcí,
v. očekávaný přínos vzdělávací akce pro pracovníka a příslušný útvar,
vi. zhodnocení kariérního růstu za předchozí období 12 měsíců, dále případné
aktualizace záměru na kariérní růst a vyhodnocení přínosu absolvovaných
vzdělávacích akcí za předchozí období.
(2) Rámcová podoba Plánu kariéry a plánu vzdělávání a rozvoje zaměstnance je přílohou
č. 11 této směrnice.
(3) Plán kariéry a plán vzdělávání a rozvoje zaměstnance je sestavován v součinnosti
pracovníka a jeho přímého nadřízeného.
(4) Plán kariéry a plán vzdělávání a rozvoje zaměstnance se skládá z kompetencí, uvedených
v číselníků kompetencí. Vymezené požadavky na profesní růst zaměstnanců
podléhají schválení příslušného vedoucího útvaru.
(5) Souhrnný plán vzdělávání podřízených pracovníků předkládají vedoucí pracovníci ke
schválení svému vedoucímu útvaru, který rozhoduje také o výši finanční podpory a
rovněž o případném uzavření kvalifikačních dohod. Plány jsou po schválení vedoucím
útvaru vkládány v naskenované podobě prostřednictvím personálního referenta do
Personálního modulu v ETMS.
C. FINANČNÍ RÁMEC PODPORY PRACOVNÍKŮ
(1) K zabezpečení finanční stránky vzdělávacích aktivit je každému vedoucímu útvaru
alokována maximální výše prostředků, kterou smí útvar čerpat z rozpočtu personálního
modulu. Vedoucí útvaru rozhoduje o podpoře zaměstnanců v jejich vzdělávání
minimálně jedenkrát ročně, vždy nejpozději k 31. 4. příslušného roku, popř. později
dle aktuálních požadavků a rozpočtových možností.
(2) Výši alokace finančních prostředků pro jednotlivé útvary stanovuje rektor.
(3) Za dodržení čerpání a rozdělení alokovaných prostředků odpovídá správce rozpočtu
příslušného útvaru.
D. REALIZACE VZDĚLÁVACÍCH AKCÍ
(1) O zařazení zaměstnance do vzdělávací akce rozhoduje vedoucí útvaru na základě doporučení
přímého nadřízeného zaměstnance a na základě kalkulace akce, kterou
předloží zaměstnanec.
(2) Výběr konkrétní akce si zaměstnanci administrativně zajišťují sami ve spolupráci se
správcem rozpočtu, který rozhoduje o uvolnění prostředků na konkrétní vybrané
akce.
(3) Správce rozpočtu musí při svém rozhodování vycházet ze stanoveného rozpočtu na
vzdělávání zaměstnanců v příslušném roce a případné čerpání musí schválit příslušný
vedoucí daného útvaru (příkazce).
9
(4) Po ukončení vzdělávací akce předá pracovník potvrzení o řádném splnění podmínek
v rámci vzdělávací akce personálnímu referentovi, který toto zaznamená do personálního
modulu. Pracovník zároveň vyplní a odevzdá „hodnocení přínosu vzdělávací
akce“ (příloha č. 12).
Článek 8
Modul PROJEKTY
(1) Umožňuje správu projektové činnosti VŠTE v rozdělení na:
 celoškolské projekty,
 výzkumné projekty,
 ústavní projekty.
(2) V rámci tohoto členění umožňuje zadávání a evidenci projektových záměrů ve
standardizované podobě (název projektu, hlavní řešitel, popis projektu, jeho
partneři, cíle, rozpočet a nároky na spolufinancování VŠTE).
(3) Projekt během své existence prochází v ETMS několika fázemi. Předkladatel projektu
popřípadě odpovědná osoba ústavu připraví projektový záměr ve standardizované
podobě (nový záměr), který předá ke schválení pověřeným osobám z vedení školy
(ke schválení) ty prověří, zda je realizace projektu žádoucí z pohledu zaměření
ústavu, školy, zda je VŠTE způsobilým žadatelem ve smyslu výzvy, zda jsou nároky na
rozpočet a spolufinancování ze strany VŠTE reálné případně další omezující kritéria
a k projektu vydají stanovisko, výsledkem je kolektivní rozhodnutí
(schválený/zamítnutý projektový záměr). Následně je připraven projekt dle
požadavků výzvy (předložený/nepředložený projekt), který je v případě předložení
do systému vložen včetně všech relevantních příloh. Následně se čeká na rozhodnutí
poskytovatele dotace ve smyslu podpory projektu (realizovaný/nerealizovaný
projekt). V případě realizace je do systému vložen právní akt, popřípadě další
dokumenty související s realizací projektu. V průběhu realizace jsou do systému
průběžně vkládána další data jako monitorovací zprávy, odsouhlasené změny
v realizaci projektu, výsledky interních/externích kontrol až do bodu ukončení
projektu (ukončený projekt) popřípadě jeho vstupu do fáze udržitelnosti
(udržitelnost projektu).
(4) Dle výše uvedeného tak systém umožnuje evidenci projektu ve všech fázích jeho
„života“ umožňuje získat vedení školy rychlý obrázek o stavu realizace projektu a
případně umožňuje i snazší předání agendy související s realizací projektu další
osobě v případě personálních změn.
Článek 9
ROZVOJ SYSTÉMU ETMS
(1) Koncepční rozvoj systému ETMS a jeho modulů odsouhlasuje kancléř. Rovněž je
zodpovědný za soulad tohoto rozvoje.
10
Přílohy:
Příloha č. 1 – Struktura ETMS
Příloha č. 2 – Proces zadávání aktivit do manažerského systému
Příloha č. 3 – Definice separátů
Příloha č. 4 – Kritéria stanovení vhodnosti vyučujícího
Příloha č. 5 – Algoritmus nástupu nového zaměstnance ve vztahu k PM
Příloha č. 6 – Algoritmus nastavení individuálního plánu kariérního růstu
Příloha č. 7 – Algoritmus definování kompetence a její zařazení do číselníku
Příloha č. 8 – Algoritmus zadání požadavku na kompetence zaměstnanci a realizace vzdělávacího kurzu
Příloha č. 9 – Algoritmus definování kompetence
Příloha č. 10 – Algoritmus aktualizace číselníku aktivit
Příloha č. 11 – Rámcová podoba individuálního kariérního plánu
Příloha č. 12 – Dokument „Hodnocení přínosu vzdělávací akce“