Směrnice č. 5/2014 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
EXCELLENT TOP MANAGER SYSTEM (ETMS)
Datum vydání: 17. 3. 2014 Účinnost od: 17. 3. 2014 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE003546/2014 Počet stran: 8 Počet příloh: 3
Informace
o změnách
Ruší
předpis
Směrnici 8/2013 Excellent top manager systém (ETMS)
Směrnici 11/2010 Stanovení minimálních publikačních aktivit pro jednotlivé katedry
Nadřízené předpisy Statut VŠTE (článek 6, 7, 10, 19, 22)
Související předpisy
Směrnice č. 8/2010 Organizační řád (článek 19)
Směrnice č. 27/2012 Oběh účetních dokladů a pravidla finanční kontroly (článek 13)
Opatření č. 1/2013 Stanovení bližších podmínek určení výše osobního příplatku
AP a PP VŠTE (v plném rozsahu)
Směrnice č. 30/2012 – Pravidla sestavování dílčích rozpočtů VŠTE (článek 3)
Směrnice č. 5/2013 - Stanovení podmínek přidělování cílů a ad hoc úkolů, jejich
kontroly a vyhodnocení plnění (v plném rozsahu)
Směrnice č. 4 /2013 – Ediční a vydavatelské činnosti na VŠTE (v plném rozsahu)
Podřízený předpis Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Ing. Jiří Mácha, v.r. Garant: Statutární zástupce rektora
Podpis: Podpis:
prof. Ing. Jan Váchal, CSc., v.r.
Formálně ověřil: Bc. Tomáš Bílek, v.r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
doc. Ing. Marek Vochozka, MBA,
Ph.D., v.r.
1
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Excellent top manager system (dále jen „ETMS“) je nástroj řízení a monitoringu
činností zaměstnanců a útvarů Vysoké školy technické a ekonomické v Českých
Budějovicích (dále jen „VŠTE“). Systém je přístupný pro zaměstnance VŠTE
na https://etms.vstecb.cz/. Přihlášení každého pracovníka VŠTE je možné skrze
jeho UČO a sekundární heslo.
(2) Příslušná oprávnění pro využívání dílčích modulů ETMS přiděluje administrátor
systému. ETMS je spravován oddělením strategie, inovací a kvality. Struktura ETMS
je znázorněna v příloze 1.
Článek 2
Vymezení pojmů
(1) Modul AKTIVITY – dílčí část ETMS zaměřená na hodnocení výkonů akademických
a externích pracovníků včetně kateder VŠTE.
(2) Modul CÍLE – dílčí část ETMS zaměřená na plánování a vyhodnocení plnění cílů
VŠTE v souladu se směrnicí „Stanovení podmínek přidělování cílů a ad hoc úkolů,
jejich kontroly a vyhodnocení plnění“.
(3) Modul ÚKOLY&POŽADAVKY – dílčí část ETMS zaměřená na ukládání a vyhodnocení
plnění uložených úkolů a požadavků v souladu se směrnicí „Stanovení podmínek
přidělování cílů a ad hoc úkolů, jejich kontroly a vyhodnocení plnění“.
(4) Modul AKREDITACE – dílčí část ETMS zaměřená na administraci akreditačních
žádostí a souvisejících dokumentů.
(5) Modul EDIČNÍ CENTRUM – dílčí část ETMS zaměřená na příjem, zpracování
a publikování odborných výstupů v souladu se směrnicí „Ediční a vydavatelská
činnost na VŠTE“.
(6) Modul PERSONALISTIKA – dílčí část ETMS zaměřená na správu a řízení lidských
zdrojů.
(7) Perioda pro hodnocení výkonů – období pro hodnocení výkonů trvající vždy
od 1. 1. do 30. 6. a od 1. 7. do 31. 12. příslušného kalendářního roku.
(8) Konto výkonu (KV) – sumář odvedených činností všech pracovníků příslušné
katedry ohodnocených výkonnostními body.
(9) Konto výkonu katedry (KVK) – sumář odvedených činností všech pracovníků
příslušné katedry ohodnocených výkonnostními body.
2
(10)Požadovaný výkonnostní fond (VF) – je v případě akademických pracovníků
součinem počtu pracovních dnů za příslušnou periodu pro hodnocení výkonů
a 6 výkonnostních bodů. Pro externí pracovníky není VF stanovován, pro účely
stanovení rozpočtu kateder je jejich VF vždy roven okamžitému stavu KV.
V požadovaném výkonnostním fondu je přímo úměrně zohledněna výše pracovního
úvazku a termín nástupu pracovníka do pracovního poměru v průběhu periody.
U vedoucího katedry je z hlediska stanovení VF uvažován pracovní úvazek ve výši
50%. U zástupce vedoucího katedry je z hlediska stanovení VF uvažován pracovní
úvazek ve výši 75%.
(11)Požadovaný výkonnostní fond katedry (VFK) – je suma VF akademických
pracovníků příslušné katedry. K sumě požadovaných výkonnostních fondů
akademických pracovníků je přičtena suma odvedených výkonů externích
pracovníků.
(12)Číselník aktivit – seznam činností odváděných akademickými a pedagogickými
pracovníky, které slouží k naplnění požadovaného výkonnostního fondu. Aktuální
podoba číselníku aktivit je vždy v ETMS – modulu AKTIVITY, pod položkou TYPY
AKTIVIT (https://tms.vstecb.cz/administration/activity-type/list-view). Garantem
obsahové náplně číselníku je Statutární zástupce rektora.
(13)Tvůrčí činnost (TČ) – zahrnuje publikační, projektové, výzkumné a zakázkové
aktivity, v členění dle číselníku aktivit.
(14)Ostatní činnost (OČ) – zahrnuje pedagogické a administrativní aktivity v členění
dle číselníku aktivit.
(15)Minimální podíl tvůrčí činnosti (MPTČ) – požadovaný procentuální podíl tvůrčí
činnosti v KV akademických pracovníků, který je stanoven dle samostatné vnitřní
normy.
(16)Minimální podíl tvůrčí činnosti katedry (MPTČK) – je stanoven jako průměr MPTČ,
jednotlivých akademických pracovníků příslušné katedry, vážený výší pracovního
úvazku a dobou trvání pracovního poměru.
(17)Delegovaná osoba – pracovník VŠTE s právem zadávat a upravovat vybrané položky
číselníku aktivit jednotlivým pracovníkům.
(18)Nákladové středisko (NS) – definuje u každé založené aktivity zdroj financování
odvedeného výkonu. Příslušná NS stanoví směrnice „Oběh účetních dokladů
a pravidla finanční kontroly“.
(19)Rozpočtotvornost – je atribut každé aktivity v číselníku aktivit, který definuje, zda
patřičná aktivita vstupuje či nevstupuje do hodnocení výkonů kateder.
(20)Garant cíle je zaměstnanec VŠTE odpovědný za plnění příslušného cíle.
(21)Administrátor ETMS je osoba zodpovědná za funkční chod procesu plánování,
evidence a vyhodnocení uložených cílů a úkolů. Administrátorem ETMS je vždy
pověřený pracovník Oddělení strategie, kvality, inovací.
(22)Zadavatel úkolu – zaměstnanec VŠTE, který úkol přiděluje, zajišťuje jeho
administraci v manažerském systému a schvaluje výstupy úkolu.
(23)Řešitel cíle / úkolu – zaměstnanec, kterému je cíl / úkol přidělen k řešení.
3
(24)Externí pracovník – příslušník katedry, který není zaměstnán ve stálém pracovním
poměru, ale na dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti.
Článek 3
Modul AKTIVITY
(1) Hodnocení výkonů akademických pracovníků a kateder VŠTE probíhá v pololetním
intervalu. Na začátku každé periody pro hodnocení výkonů je otevřeno KV všem
akademickým a externím pracovníkům a je stanovena výše VF.
(2) KV je v každém okamžiku souhrnem všech vykonaných a vykázaných činností
daného pracovníka. Pracovní výkony jsou měřeny a vyhodnocovány
ve výkonnostních bodech dle číselníku aktivit.
(3) Bodové ohodnocení aktivit pracovníků je zadáváno do KV delegovanými osobami
nebo je importováno z Informačního systému VŠTE. Schéma zadávání aktivit
je znázorněno v příloze č. 2.
(4) Delegovanou osobou je zaměstnanec VŠTE vykazující odvedenou činnost
pracovníků v KV. Každá delegovaná osoba má přiřazena příslušná NS, ze kterých
je při zakládání aktivity v KV oprávněna zvolit právě jedno. Pro účely zadávání
aktivit jsou stanoveny tyto delegované osoby:
Pracovník Knihovny a studovny, který zadává aktivity specifikované
v číselníku aktivit jako „Publikační“. Aktivity jsou zadávány průběžně
na základě předloženého separátu nejpozději do čtvrtého pracovního dne
následujícího měsíce za měsíc stávající. Pokud má být aktivita rozdělena mezi
více spoluautorů, bude rozdělena na zodpovědnost hlavního autora v souladu
s informací podanou v rámci separátu, stvrzenou podpisem. Náležitosti
separátů jsou stanoveny v příloze č. 3.
Pracovník Oddělení projektových prací, který zadává aktivity specifikované
v číselníku aktivit jako „Projektové“. Aktivity jsou zadávány po předložení
důkazu o splnění průběžně, nejpozději do čtvrtého pracovního dne
následujícího měsíce za měsíc stávající.
Pracovník Pedagogického oddělení, který zadává aktivity specifikované
v číselníku aktivit jako „Pedagogické“. Vybrané aktivity jsou zadávány
průběžně formou automatických importů z Informačního systému VŠTE.
Pracovník Pedagogického oddělení dále zadává případné odchylky oproti
automaticky importovaným aktivitám, nejpozději do čtvrtého pracovního dne
následujícího měsíce za měsíc stávající.
Pracovník Ekonomického oddělení, který zadává aktivity specifikované
v číselníku aktivit jako „Administrativní“. Aktivity jsou zadávány nejpozději
do čtvrtého pracovního dne následujícího měsíce za měsíc stávající.
Pracovník Oddělení výzkumu, vývoje a tvůrčí činnosti, který zadává aktivity
specifikované v číselníku aktivit jako „Výzkumné“. Aktivity jsou zadávány
po předložení důkazu o splnění průběžně, nejpozději do čtvrtého pracovního
dne následujícího měsíce za měsíc stávající.
4
Pracovník Centra celoživotního vzdělávání (CCV), který zadává aktivity
spojené s činností CCV.
Pracovník kanceláře rektora, který zadává aktivity vykonané na základě
objednávky rektorátu.
Vedoucí jednotlivých kateder, kteří zadávají činnosti vykonané
pro domovskou katedru jiným útvarem VŠTE, v souladu se samostatnou
vnitřní normou.
Pracovník Útvaru kvestora, který zadává aktivity vykonané na základě
objednávky kvestora.
Pracovník Útvaru prorektora pro praxi a vnější vztahy, který zadává aktivity
vykonané na základě objednávky prorektora pro praxi a vnější vztahy.
Pracovník Útvaru prorektora pro výzkum, vývoj a tvůrčí činnost, který zadává
aktivity vykonané na základě objednávky prorektora pro výzkum, vývoj
a tvůrčí činnost.
Pracovník Útvaru prorektora pro studium a pedagogickou činnost, který
zadává aktivity vykonané na základě objednávky prorektora pro studium
a pedagogickou činnost.
Pracovník Útvaru prorektora pro vnitřní vztahy, který zadává aktivity
vykonané na základě objednávky prorektora pro vnitřní vztahy.
(5) Lhůty pro zadávání aktivit pro výkaz vnitrovýkonů se řídí dle směrnice „Oběh
účetních dokladů a pravidla finanční kontroly“.
(6) V případě nevyhovující kvality vykázaných aktivit může být pracovníkovi uložena
postihová aktivita, která je rovna pětinásobku koeficientu základní aktivity.
Postihová aktivita je odečtena z příslušného KV. Garantem postihových aktivit
je pověřený pracovník Útvaru prorektora pro studium a pedagogickou činnost.
(7) Modul AKTIVITY udává průběžné procentuální plnění VF jednotlivých pracovníků
vykázanými činnostmi v KV.
(8) Každému pracovníkovi je stanoven minimální podíl tvůrčí činnosti, která by měla
být zastoupena v jeho KV. Pro účel stanovení minimálního podílu tvůrčí činnosti
se od KV odečítají vykázané aktivity zahrnující nemocenskou, mateřskou
a rodičovskou dovolenou, které nejsou rozpočtotvorného charakteru. MPTČ je
závislý na pozici, kterou pracovník zastává dle tabulky 1.
Tabulka 1: Stanovení MPTČ podle pozice pracovníka
Pracovní pozice dle Organizačního řádu VŠTE MPTČ v kontě výkonu
Akademický pracovník – asistent 15%
Akademický pracovník – odborný asistent 30%
Akademický pracovník – docent 45%
Akademický pracovník – profesor 57,5%
5
(9) Každé katedře je stanoven minimální objem tvůrčí činnosti, který je vypočítán
na základě požadovaného výkonnostního fondu katedry a minimálního podílu
tvůrčí činnosti katedry. Pro tento účel je požadovaný výkonnostní fond katedry
ponížen o sumu vykázaných aktivit v aktuální periodě „3.130 Nemocenská“
a „3.131 Mateřská dovolená“.
(10)Po ukončení periody pro hodnocení výkonů je každé KV uzavřeno a je určeno
výsledné plnění. Plnění VF pracovníka, respektive poměr plnění tvůrčí a ostatní
činnosti, je podkladem pro návrh osobního příplatku, který je navržen systémem.
Návrh osobního příplatku probíhá dle normy „Stanovení bližších podmínek určení
výše osobního příplatku AP VŠTE“.
(11)Vedoucí katedry po přihlášení do systému má k dispozici průběžný výsledek plnění
výkonnostního fondu akademických a externích pracovníků. Systém umožňuje,
v zásadách metodiky výpočtu plnění, provádět modelaci výkonu jednotlivce.
(12)Vykazované aktivity jsou podkladem pro naplňování rozpočtů dílčích kateder
i útvarů VŠTE v souladu se samostatnou vnitřní nornou.
Článek 4
Modul CÍLE
(1) Modul CÍLE je nástrojem pro přidělování, kontrolu a vyhodnocení plnění
strategických, taktických a operativních cílů VŠTE. Zásady funkcionality systému
jsou v souladu se směrnicí „Stanovení podmínek přidělování cílů a ad hoc úkolů,
jejich kontroly a vyhodnocení plnění“.
(2) Plánování cílů probíhá mimo systém. Cíle jsou vždy udělovány konkrétnímu
uživateli, který zodpovídá za jejich splnění, a může je delegovat na své podřízené.
Vytvořené cíle jsou uspořádány do stromové struktury tak, aby garant nadřazených
cílů měl možnost náhledu na řešení cílů podřízených. Modul umožňuje komunikaci
mezi zadavatelem a řešitelem příslušného cíle prostřednictvím tzv. „Poznámek“,
které slouží i pro průběžnou a závěrečnou kontrolu plnění cílů.
Článek 5
Modul ÚKOLY&POŽADAVKY
(1) Modul ÚKOLY&POŽADAVKY slouží pro přidělování, kontrolu a vyhodnocení plnění
mimořádných úkolů a požadavků.
(2) Systém umožňuje delegování oprávnění k přidělování, kontrole a vyhodnocení
úkolů a požadavků. O delegování práv rozhoduje vedoucí pracovník, administrátor
ETMS provádí nastavení práv v souladu s požadavkem vedoucího pracovníka.
Delegování oprávnění je využíváno výhradně za účelem snížení administrativní
zátěže vedoucích pracovníků.
(3) Modul nabízí možnost delegování přiděleného úkolu na podřízené pracovníky
a delegování přiděleného požadavku na nadřízeného pracovníka nebo pracovníky
na stejné úrovni řízení. Nově vzniklý úkol i požadavek nemají vazbu na původní
zadání a jejich kontrola a vyhodnocení probíhají nezávisle na původním úkolu
či požadavku.
6
(4) Uložený úkol nebo požadavek je systémem v případě nastaveného termínu splnění
hodnocen jako „splněn“, „splněn po termínu“, „nesplněn“.
(5) Zásady funkcionality systému jsou v souladu se směrnicí „Stanovení podmínek
přidělování cílů a ad hoc úkolů, jejich kontroly a vyhodnocení plnění“.
Článek 6
Modul AKREDITACE
(1) Modul AKREDITACE slouží ke správě a organizaci úkonů spojených s vytvářením
akreditačních žádostí.
(2) Administrátor akreditací spravuje číselník studijních programů a číselník typů
dokumentů akreditační žádosti.
(3) Modul AKREDITACE umožňuje automatické generování dokumentů s vyplněnými
daty z Informačního systému VŠTE, ruční vytváření dokumentů, uchovávání těchto
dokumentů, převod jednotlivých dokumentů i celé akreditace do formátu PDF
a organizaci úkolů pomocí harmonogramu.
Automaticky generované dokumenty jsou řazeny do skupin:
skupina C – Pravidla pro vytváření studijních plánů
skupina D – Charakteristiky studijních předmětů
skupina G – Personální zabezpečení (přednášející a cvičící)
skupina E – Personální zabezpečení (souhrnné údaje)
Článek 7
Modul EDIČNÍ CENTRUM
(1) Modul EDIČNÍ CENTRUM je nástrojem řízení Publikačního portálu VŠTE
a je spravován pověřeným pracovníkem Oddělení výzkumu, vývoje a tvůrčí činnosti.
(2) Prostřednictvím modulu probíhá příjem, zpracování a publikování odborných
výstupů zajišťovaných VŠTE – jedná se zejména o studijní materiály a časopisy.
Modul je přehledným a systematickým nástrojem editace přijímaných dokumentů,
komunikace s autory, jeho prostřednictvím je zajišťováno recenzní řízení, funguje
také jako archiv již publikovaných textů.
(3) Nastavením modulu jsou ovládány funkce a podoba Publikačního portálu VŠTE,
včetně blogu, aktualit a viditelnosti jednotlivých publikací. Modul umožňuje
realizaci editačního procesu, jakož i vyhledávání v seznamu publikací.
Článek 8
Modul PERSONALISTIKA
(1) Modul PERSONALISTIKA je nástrojem plánování efektivního využití lidských zdrojů.
Výsledky dosahované v rámci personálního modulu jsou závazné pro plánování
výuky, v souladu s požadavky akreditačních materiálů, plánování dalšího vzdělávání
a karierního růstu zaměstnanců.
7
(2) Na zaměstnance jsou vznášeny požadavky v oblasti obecných, odborných
a profesních kompetencí, v souladu s platným číselníkem kompetencí. Vymezení
příslušných požadavků provádí přímý nadřízený pracovník.
(3) Na zaměstnance jsou ze strany přímého nadřízeného pracovníka vznášeny
požadavky na další vzdělávání v doktorských studijních programech.
(4) Zaměstnanci mají povinnost dokládat naplnění definovaných požadavků
na kompetence. Evidenci splněných požadavků zajišťuje personální referent, který
zajišťuje i zadávání dat o vzdělání zaměstnanců a jejich zapojení do profesních
a odborných komisí.
(5) Každý akademický pracovník má vymezeny předměty, u kterých může na základě
dosaženého vzdělání zajišťovat výuku. Vymezení předmětů a pravidelnou
aktualizaci provádí periodicky metodik výuky, vždy minimálně jeden kalendářní
měsíc před zahájením výuky v semestru, nebo při nástupu nového AP,
a to nejpozději do jednoho měsíce od příslušného nástupu.
(6) Přednášky v prezenční formě mohou být zajišťovány pouze akademickým
pracovníkem s hodností docent nebo profesor. Výjimky uděluje metodik výuky.
(7) Předpokladem zajišťování výuky příslušným akademickým pracovníkem
je dostatečná publikační, projektová, výzkumná činnost a zkušenosti z uživatelské
praxe. Na základě naplnění uvedených požadavků vytváří systém žebříček
nejvhodnějších vyučujících, který je podkladem pro vedoucího katedry
při sestavování rozvrhu.
a)Publikační činnost akademického pracovníka je považována za adekvátní, jestliže
za předcházejících pět let disponuje alespoň pěti publikacemi (libovolného
charakteru) ke každému předmětu, u kterého zajišťuje výuku.
b)Projektová činnost je považována za adekvátní, jestliže byl akademický pracovník
zapojen alespoň do jednoho projektu v období tří předcházejících let.
c)Výzkumná činnost je považována za adekvátní, jestliže byl akademický pracovník
zapojen alespoň do jednoho výzkumného projektu v období pěti předcházejících
let.
d)Zkušenosti z uživatelské praxe jsou považovány za adekvátní, jestliže byl
akademický pracovník účasten odborné stáže či praxe v rozsahu 100 dnů
v období pěti předcházejících let.
(8) Pověřený pracovník prorektora pro praxi a vnější vztahy vykazuje vykonanou praxi
v příslušném formuláři modulu.
(9) Pověřený pracovník prorektora pro výzkum, vývoj a tvůrčí činnost vykazuje
vykonanou činnost v projektech v příslušném formuláři modulu.
(10)Systém vytváří sestavu požadavků na kompetence, kterými zaměstnanci
nedisponují. Vzdělávací zaměstnanecké kurzy jsou organizovány výhradně
na základě uvedené sestavy.
(11)Pověřený pracovník Centra celoživotního vzdělávání potvrzuje v systému účast
zaměstnanců na příslušném vzdělávacím kurzu.
8
(12)Pověřený pracovník pedagogického oddělení dodává administrátorovi personálního
modulu podklad pro plánování výuky. Předkládaný materiál je koncipován jako
seznam předmětů na následující období s počtem předpokládaných seminárních
skupin přednášek a cvičení a je odevzdán vždy nejpozději osm měsíců před
zahájením semestru.
Přílohy:
Příloha č. 1 – Struktura ETMS
Příloha č. 2 – Proces zadávání aktivit do manažerského systému
Příloha č. 3 – Definice separátů