Směrnice č. 8/2013 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
EXCELLENT TOP MANAGER SYSTEM (ETMS)
Datum vydání: 17. 6. 2013 Účinnost od: 17. 6. 2013 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE004579/2013 Počet stran: 9 Počet příloh: 3
Informace
o změnách
Ruší
předpis Nadřízené
předpisy Statut VŠTE (článek 6, 7, 10, 19, 22)
Související předpisy
Směrnice č. 8/2010 Organizační řád (článek 19)
Směrnice č. 27/2012 Oběh účetních dokladů a pravidla finanční kontroly (článek 13)
Opatření č. 1/2013 Stanovení bližších podmínek určení výše osobního příplatku
AP a PP VŠTE (v plném rozsahu)
Směrnice č. 30/2012 – Pravidla sestavování dílčích rozpočtů VŠTE (článek 3)
Směrnice č. 5/2013 - Stanovení podmínek přidělování cílů a ad hoc úkolů, jejich
kontroly a vyhodnocení plnění (v plném rozsahu)
Směrnice č. 4 /2013 – Ediční a vydavatelské činnosti na VŠTE (v plném rozsahu)
Podřízený předpis Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Ing. Jiří Mácha Garant: Prorektor pro strategii a rozvoj
Podpis: Podpis:
prof. Ing. Jan Váchal, CSc.
Formálně ověřil: Bc. Tomáš Bílek Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
Ing. Marek Vochozka,MBA, Ph.D.
1
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Excellent top manager systém (dále jen „ETMS“) je nástroj řízení a monitoringu
činností zaměstnanců a útvarů Vysoké školy technické a ekonomické v Českých
Budějovicích (dále jen „VŠTE“). Systém je přístupný pro zaměstnance VŠTE
na https://etms.vstecb.cz/. Přihlášení každého pracovníka VŠTE je možné skrze
jeho UČO a sekundární heslo.
(2) Příslušná oprávnění pro využívání dílčích modulů ETMS přiděluje administrátor
systému. ETMS je spravován úsekem prorektora pro strategii a rozvoj. Struktura
ETMS je znázorněna v příloze 1.
Článek 2
Vymezení pojmů
(1) Modul AKTIVITY – dílčí část ETMS zaměřená na hodnocení výkonů akademických
a externích pracovníků včetně kateder VŠTE.
(2) Modul CÍLE – dílčí část ETMS zaměřená na plánování a vyhodnocení plnění cílů
VŠTE v souladu se směrnicí „Stanovení podmínek přidělování cílů a ad hoc úkolů,
jejich kontroly a vyhodnocení plnění“.
(3) Modul AD HOC ÚKOLY – dílčí část ETMS zaměřená na ukládání a vyhodnocení
plnění mimořádně uložených úkolů v souladu se směrnicí „Stanovení podmínek
přidělování cílů a ad hoc úkolů, jejich kontroly a vyhodnocení plnění“.
(4) Modul AKREDITACE – dílčí část ETMS zaměřená na administraci akreditačních
žádostí a souvisejících dokumentů.
(5) Modul EDIČNÍ CENTRUM – dílčí část ETMS zaměřená na příjem, zpracování
a publikování odborných výstupů v souladu se směrnicí „Ediční a vydavatelská
činnost na VŠTE“.
(6) Perioda pro hodnocení výkonů – období pro hodnocení výkonů trvající vždy
od 1. 1. do 30. 6. a od 1. 7. do 31. 12. příslušného kalendářního roku.
(7) Konto výkonu (KV) – sumář odvedených činností všech pracovníků příslušné
katedry ohodnocených výkonnostními body.
(8) Konto výkonu katedry (KVK) – sumář odvedených činností všech pracovníků
příslušné katedry ohodnocených výkonnostními body.
2
(9) Požadovaný výkonnostní fond (VF) – je v případě akademických pracovníků
součinem počtu pracovních dnů za příslušnou periodu pro hodnocení výkonů
a 8 výkonnostních bodů. Požadovaný výkonnostní fond pedagogických pracovníků
je určen součinem počtu výukových týdnů za příslušnou periodu pro hodnocení
výkonů a 39 výkonnostními body. Pro externí pracovníky není VF stanovován,
pro účely stanovení rozpočtu kateder je jejich VF vždy roven okamžitému stavu KV.
V požadovaném výkonnostním fondu je přímo úměrně zohledněna výše pracovního
úvazku a termín nástupu pracovníka do pracovního poměru v průběhu periody.
U vedoucího katedry je z hlediska stanovení VF uvažován pracovní úvazek ve výši
50%. U zástupce vedoucího katedry je z hlediska stanovení VF uvažován pracovní
úvazek ve výši 75%.
(10)Požadovaný výkonnostní fond katedry (VFK) – je suma VF akademických
pracovníků příslušné katedry ponížených o vykázané aktivity „Dovolená“,
„Nemocenská“ a „Mateřská dovolená“, dle platného číselníku aktivit. Ponížená suma
VF je následně násobena koeficientem 0,9. K sumě požadovaných výkonnostních
fondů akademických pracovníků je přičtena suma požadovaných výkonnostních
fondů pedagogických pracovníků a odvedených výkonů externích pracovníků.
Následně jsou přičteny výkony tvůrčí činnosti odvedené pro jiná nákladová
střediska a odečteny výkony ostatní činnosti pro jiná nákladová střediska
(dále „NS“).
(11)Číselník aktivit – seznam činností odváděných akademickými a pedagogickými
pracovníky, které slouží k naplnění požadovaného výkonnostního fondu. Aktuální
podoba číselníku aktivit je vždy v ETMS – modulu AKTIVITY, pod položkou TYPY
AKTIVIT (https://tms.vstecb.cz/administration/activity-type/list-view). Garantem
obsahové náplně číselníku je prorektor pro strategii a rozvoj.
(12)Tvůrčí činnost (TČ) – zahrnuje publikační, projektové, výzkumné aktivity a aktivity
pro Projektové a inovační centrum, v členění dle číselníku aktivit.
(13)Ostatní činnost (OČ) – zahrnuje pedagogické a administrativní aktivity v členění
dle číselníku aktivit.
(14)Minimální podíl tvůrčí činnosti (MPTČ) – požadovaný procentuální podíl tvůrčí
činnosti v KV akademických pracovníků, který je stanoven dle samostatné vnitřní
normy.
(15)Minimální podíl tvůrčí činnosti katedry (MPTČK) – je stanoven jako průměr MPTČ,
jednotlivých akademických pracovníků příslušné katedry, vážený výší pracovního
úvazku a dobou trvání pracovního poměru. Doba trvání pracovního poměru
je ponížena o vykázané aktivity „Dovolená“, „Nemocenská“ a „Mateřská dovolená“.
(16)Delegovaná osoba – pracovník VŠTE s právem zadávat a upravovat vybrané položky
číselníku aktivit jednotlivým pracovníkům.
(17)Nákladové středisko (NS) – definuje u každé založené aktivity zdroj financování
odvedeného výkonu. Příslušná NS stanoví směrnice „Oběh účetních dokladů
a pravidla finanční kontroly“.
(18)Rozpočtotvornost – je atribut každé aktivity v číselníku aktivit, který definuje, zda
patřičná aktivita vstupuje či nevstupuje do hodnocení výkonů kateder. Výkony
odvedené pro jiné útvary VŠTE jsou vždy nerozpočtotvorné.
3
(19)Garant cíle je zaměstnanec VŠTE odpovědný za plnění příslušného cíle.
(20)Administrátor ETMS je osoba zodpovědná za funkční chod procesu plánování,
evidence a vyhodnocení uložených cílů a úkolů. Administrátorem ETMS je vždy
pověřený pracovník Útvaru prorektora pro strategii a rozvoj.
(21)Zadavatel úkolu – zaměstnanec VŠTE, který úkol přiděluje, zajišťuje jeho
administraci v manažerském systému a schvaluje výstupy úkolu.
(22)Řešitel cíle / úkolu – zaměstnanec, kterému je cíl / úkol přidělen k řešení.
Článek 3
Modul AKTIVITY
(1) Hodnocení výkonů akademických, pedagogických pracovníků a kateder VŠTE
probíhá v pololetním intervalu. Na začátku každé periody pro hodnocení výkonů
je otevřeno KV všem akademickým, pedagogickým a externím pracovníkům
a je stanovena výše VF.
(2) KV je v každém okamžiku souhrnem všech vykonaných a vykázaných činností
daného pracovníka. Pracovní výkony jsou měřeny a vyhodnocovány
ve výkonnostních bodech dle číselníku aktivit.
(3) Bodové ohodnocení aktivit pracovníků je zadáváno do KV delegovanými osobami
nebo je importováno z informačního systému VŠTE. Schéma zadávání aktivit
je znázorněno v příloze č. 2.
(4) Delegovanou osobou je zaměstnanec VŠTE vykazující odvedenou činnost
pracovníků v KV. Každá delegovaná osoba má přiřazena příslušná NS, ze kterých
je při zakládání aktivity v KV oprávněna zvolit právě jedno. Pro účely zadávání
aktivit jsou stanoveny tyto delegované osoby:
• Pracovník Knihovny a studovny, který zadává aktivity specifikované
v číselníku aktivit jako „Publikační“. Aktivity jsou zadávány průběžně
na základě předloženého separátu nejpozději do čtvrtého pracovního dne
následujícího měsíce za měsíc stávající. Pokud má být aktivita rozdělena mezi
více spoluautorů, bude rozdělena na zodpovědnost hlavního autora v souladu
s informací podanou v rámci separátu, stvrzenou podpisem. Náležitosti
separátů jsou stanoveny v příloze č. 3.
• Pracovník Projektového oddělení, který zadává aktivity specifikované
v číselníku aktivit jako „Projektové“. Aktivity jsou zadávány po předložení
důkazu o splnění průběžně, nejpozději do čtvrtého pracovního dne
následujícího měsíce za měsíc stávající.
• Pracovník Pedagogického oddělení, který zadává aktivity specifikované
v číselníku aktivit jako „Pedagogické“. Aktivity jsou zadávány průběžně
formou automatických importů z informačního systému VŠTE. Pracovník
Pedagogického oddělení dále zadává případné odchylky oproti automaticky
importovaným aktivitám, nejpozději do čtvrtého pracovního dne
následujícího měsíce za měsíc stávající.
4
• Pracovník Ekonomického oddělení, který zadává aktivity specifikované
v číselníku aktivit jako „Administrativní“. Aktivity jsou zadávány nejpozději
do čtvrtého pracovního dne následujícího měsíce za měsíc stávající.
• Pracovník Oddělení výzkumu, vývoje a tvůrčí činnosti, který zadává aktivity
specifikované v číselníku aktivit jako „Výzkumné“. Aktivity jsou zadávány
po předložení důkazu o splnění průběžně, nejpozději do čtvrtého pracovního
dne následujícího měsíce za měsíc stávající.
• Pracovník Centra celoživotního vzdělávání (CCV), který zadává aktivity
spojené s činností CCV.
• Pracovník kanceláře rektora, který zadává aktivity vykonané na základě
objednávky rektorátu.
• Ředitel Projektového a inovačního centra, který zadává aktivity spojené
s činností PIC.
• Vedoucí jednotlivých kateder, kteří zadávají činnosti vykonané
pro domovskou katedru jiným útvarem VŠTE, v souladu se samostatnou
vnitřní normou.
• Pracovník Úseku kvestora, který zadává aktivity vykonané na základě
objednávky kvestora.
• Pracovník Úseku prorektora pro praxi a vnější vztahy, který zadává aktivity
vykonané na základě objednávky prorektora pro praxi a vnější vztahy.
• Pracovník Úseku prorektora pro výzkum, vývoj a tvůrčí činnost, který zadává
aktivity vykonané na základě objednávky prorektora pro výzkum, vývoj
a tvůrčí činnost.
• Pracovník Úseku prorektora pro studium a pedagogickou činnost, který
zadává aktivity vykonané na základě objednávky pro studium a pedagogickou
činnost.
(5) Lhůty pro zadávání aktivit pro výkaz vnitrovýkonů se řídí dle směrnice „Oběh
účetních dokladů a pravidla finanční kontroly“.
(6) V případě nevyhovující kvality vykázaných aktivit může být pracovníkovi uložena
postihová aktivita, která je rovna pětinásobku koeficientu základní aktivity.
Postihová aktivita je odečtena z příslušného KV. Garantem postihových aktivit
je pověřený pracovník Úseku prorektora pro studium a pedagogickou činnost.
(7) Modul AKTIVITY udává průběžné procentuální plnění VF jednotlivých pracovníků
vykázanými činnostmi v KV.
(8) Každému pracovníkovi je stanoven minimální podíl tvůrčí činnosti, která by měla
být zastoupena v jeho KV. MPTČ je závislý na pozici, kterou pracovník zastává
dle tabulky 1.
5
Tabulka 1: Stanovení MPTČ podle pozice pracovníka
Pracovní pozice dle Organizačního řádu VŠTE MPTČ v kontě výkonu
Akademický pracovník – asistent 15%
Akademický pracovník – odborný asistent 30%
Akademický pracovník – docent 45%
Akademický pracovník – profesor 57,5%
(9) Po ukončení periody pro hodnocení výkonů je každé KV uzavřeno a je určeno
výsledné plnění. Plnění VF pracovníka, respektive poměr plnění tvůrčí a ostatní
činnosti, je podkladem pro návrh osobního příplatku, který je navržen systémem.
Návrh osobního příplatku probíhá dle normy „Stanovení bližších podmínek určení
výše osobního příplatku AP a PP VŠTE“.
(10)Vedoucí katedry po přihlášení do systému má k dispozici průběžný výsledek plnění
výkonnostního fondu všech pracovníků a průběžný výsledek plnění příslušné
katedry, stanovený dle odst. (11). Systém umožňuje, v zásadách metodiky výpočtu
plnění, provádět modelaci výkonu jednotlivce i katedry.
(11)Pro plnohodnotné započítání všech vykonaných činností musí být KVK naplňováno
minimálním podílem tvůrčí činnosti. V případě nesplnění MPTČK je ostatní činnost,
přesahující garantovanou část KVK, započítána pouze polovičním koeficientem.
Garantovanou částí KVK je rozuměn rozdíl celku a MPTČK.
(12)Po ukončení každé periody je vypočítáno procentuální plnění VFK. Na základě
určeného plnění je korigován rozpočet kateder pro následující období, v souladu se
samostatnou vnitřní normou. Výpočet objemu KVK probíhá dle následujících
vztahů:
pokud neplatí podmínka č. 1
Č
Č
∗ 100 Č Č
pak platí rovnice 1.1
#$ % Č & Č & Č'
pokud platí podmínka č. 1, ale neplatí podmínka č. 2
#*
100
∗ 100 Č ČA
pak platí rovnice 1.1
pokud platí podmínka č. 1 a č. 2, ale neplatí podmínka č. 3
#*
100
Č Č
6
pak platí rovnice 3.1
#$ % Č & Č & Č'
Č
#*
100
100 Č
2
pokud platí podmínka č. 1, č. 2 a č. 3, pak platí rovnice 3.2
#$ % Č & Č & Č'
Č
Č
Č
-100 Č .
2
kde:
VFK – Požadovaný výkonnostní fond katedry [b]
TČK – Tvůrčí činnost všech pracovníků katedry [b]
OČAk – Ostatní činnost odvedená akademickými pracovníky [b]
OČEPk – Ostatní činnost odvedená pedagogickými a externími pracovníky [b]
MPTČK – minimální podíl tvůrčí činnosti katedry [%]
Vbk – výsledný počet bodů po uplatnění krácení v kontě pracovních výkonů[b]
Článek 4
Modul CÍLE
(1) Modul CÍLE je nástrojem pro přidělování, kontrolu a vyhodnocení plnění
strategických, taktických a operativních cílů VŠTE. Zásady funkcionality systému
jsou v souladu se směrnicí „Stanovení podmínek přidělování cílů a ad hoc úkolů,
jejich kontroly a vyhodnocení plnění“.
(2) Plánování cílů probíhá mimo systém. Cíle jsou vždy udělovány konkrétnímu
uživateli, který zodpovídá za jejich splnění, a může je delegovat na své podřízené.
Vytvořené cíle jsou uspořádány do stromové struktury tak, aby garant nadřazených
cílů měl možnost náhledu na řešení cílů podřízených. Modul umožňuje komunikaci
mezi zadavatelem a řešitelem příslušného cíle prostřednictvím tzv. „Poznámek“,
které slouží i pro průběžnou a závěrečnou kontrolu plnění cílů.
Článek 5
Modul AD HOC ÚKOLY
(1) Modul AD HOC ÚKOLY slouží pro přidělování, kontrolu a vyhodnocení plnění
mimořádných úkolů (dále jen úkolů).
(2) Systém umožňuje delegování oprávnění k přidělování, kontrole a vyhodnocení
úkolů. O delegování práv rozhoduje vedoucí pracovník, administrátor ETMS provádí
nastavení práv v souladu s požadavkem vedoucího pracovníka.
(3) Modul AD HOC ÚKOLY nabízí možnost delegování přiděleného úkolu na podřízené
příslušného pracovníka. Nově vzniklý úkol nemá vazbu na původní úkol a jeho
kontrola a vyhodnocení probíhá nezávisle na původním úkolu.
7
(4) Uložený ad hoc úkol je systémem hodnocen, s ohledem na stanovený termín, jako
„splněn“, „splněn po termínu“, „nesplněn“. Zadavatel úkolu má právo rozhodnout,
v případě ukončení úkolu po stanoveném termínu, zda úkol má být považován
za „splněn“.
Článek 6
Modul AKREDITACE
(1) Modul AKREDITACE slouží ke správě a organizaci úkonů spojených s vytvářením
akreditačních žádostí. Správu modulu zajišťuje pověřený pracovník útvaru
prorektora pro studium a pedagogickou činnost (dále jen administrátor akreditací).
(2) Administrátor akreditací spravuje číselník studijních programů a číselník typů
dokumentů akreditační žádosti.
(3) Modul AKREDITACE umožňuje automatické generování dokumentů s vyplněnými
daty z IS, ruční vytváření dokumentů, uchovávání těchto dokumentů, převod
jednotlivých dokumentů i celé akreditace do formátu PDF a organizaci úkolů
pomocí harmonogramu.
Automaticky generované dokumenty jsou řazeny do skupin:
skupina C– Pravidla pro vytváření studijních plánů
skupina D – Charakteristiky studijních předmětů
skupina G – Personální zabezpečení -přednášející a cvičící.
skupina E – Personální zabezpečení -souhrnné údaje.
Článek 7
Modul EDIČNÍ CENTRUM
(1) Modul EDIČNÍ CENTRUM je nástrojem řízení Publikačního portálu VŠTE
a je spravován pověřeným pracovníkem Oddělení výzkumu, vývoje a tvůrčí činnosti.
(2) Prostřednictvím modulu probíhá příjem, zpracování a publikování odborných
výstupů zajišťovaných VŠTE – jedná se zejména o studijní materiály a časopisy.
Modul je přehledným a systematickým nástrojem editace přijímaných dokumentů,
komunikace s autory, jeho prostřednictvím je zajišťováno recenzní řízení, funguje
také jako archiv již publikovaných textů.
(3) Nastavením modulu jsou ovládány funkce a podoba Publikačního portálu VŠTE,
včetně blogu, aktualit a viditelnosti jednotlivých publikací. Modul umožňuje
realizaci editačního procesu, jakož i vyhledávání v seznamu publikací.
8
Článek 8
Závěrečná ustanovení
(1) Ustanovení týkající se pedagogických pracovníků jsou platná do 30. 9. 2013.
Přílohy:
Příloha č. 1 – Struktura ETMS
Příloha č. 2 – Proces zadávání aktivit do manažerského systému
Příloha č. 3 – Definice separátů