DoS č. 2 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích DODATEK Č. 2 k SMĚRNICI Č. 1/2018 OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ A PRAVIDLA FINANČNÍ KONTROLY Datum vydání: 11. 5. 2020 Účinnost od: 11. 5. 2020 Účinnost do: odvolání Číslo jednací: VŠTE004257/2020 Počet stran: 3 Počet příloh: 0 Periodicita kontroly aktuálnosti normy Roční Ruší předpis Nadřízené předpisy Směrnice č. 1/2018 Oběh účetních dokladů a pravidla finanční kontroly Související předpisy Směrnice č. 8/2012 Spisový a skartační řád VŠTE Směrnice č. 2/2009 Statut interního auditu a Manuál interního auditu Opatření rektora č. 6/2017 Používání razítek a podpisové vzory na VŠTE Směrnice č. 2/2017 Systemizace pracovních míst TPH Podřízený předpis Rozdělovník Zaměstnanci VŠTE Vypracoval: Ing. Jana Janíková, v. r. Garant: Kvestor Podpis: Podpis: Ing. Jaromír Vrbka, MBA, PhD., v. r. Formálně ověřil: Bc. Eva Plochová, v. r. Schválil: Rektor Podpis: Podpis: prof. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v. r. 1 Článek 1 Obecná ustanovení Tímto dodatkem dochází ke změně Směrnice č. 1/2018 Oběh účetních dokladů a pravidla finanční kontroly ze dne 1. 4. 2018, č. j. (VŠTE004077/2018). Jednotlivé články se mění a doplňují takto: ČÁST I ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ Článek 1 Obecná ustanovení V článku 1, odst. 3 dochází k doplnění písmena l) v tomto znění: Oběh, zpracování účetních dokladů a finanční kontrola na VŠTE vychází z následujících, obecně závazných, platných právních předpisů a respektuje již vydané vnitřní normy a předpisy VŠTE: l) § 219, odst. 1 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek. ČÁST III OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ Článek 8 Smlouvy Dále dochází k aktualizaci článku 8: V případě, že se jedná o smlouvu, z níž vyplývá plnění vyšší než 500 tis. Kč bez DPH, bude tato smlouva zveřejněna na profilu zadavatele veřejných zakázek nebo podle § 219, odst. 1 Zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek. (6) Kancelář rektora přijímá požadavky na uzavření smlouvy, po kontrole právníkem předává prostřednictvím elektronické pošty návrh smlouvy k připomínkování dalším účastníkům předběžné kontroly a zajišťuje podpisy Protokolu o předběžné kontrole jednotlivými účastníky předběžné kontroly, a to následujícím způsobem: a) vedoucí úseku/ústavu nebo jeho pověřený zástupce zašle právníkovi, případně kancléři návrh smlouvy:  v elektronické a editovatelné verzi,  společně s informací, kdo má být uveden na protokolu o předběžné kontrole,  včetně informace o nákladovém středisku, případně čísla zakázky.  v případě uzavírání návrhu smlouvy s protistranou ze zahraničí zajistí příkazce překlad a předloží smlouvu v česko-anglické verzi. Přičemž platí, že smlouva se řídí českým právem.  Po kontrole návrhu smlouvy bude smlouva za těchto podmínek uza- vřena. 2 b) Návrh smlouvy, musí být předložen primárně bez podpisu smluvních stran a musí být kompletní, tedy musí obsahovat všechny přílohy, které jsou její součástí. V opačném případě bude vrácen předkladateli k doplnění. V případě návrhu smlouvy k projektu může být výjimečně podepsán protistra- nou. c) V případě, že smlouvu právník připomínkuje, tato se vrátí příkazci, který připomínky zapracuje v součinnosti s protistranou do návrhu smlouvy. d) Poté co budou připomínky do návrhu smlouvy řádně zapracovány, Kancelář rektora přijme požadavek na uzavření smlouvy, vyhotoví protokol o předběžné kontrole a vyzve účastníky předběžné kontroly k jeho podpisu. e) Protokol o předběžné kontrole je podepsán s dostatečným předstihem, tak aby mohla být smlouva včas odeslána či předložena protistraně k podpisu. Smlouvy budou vytištěny v požadovaném počtu vyhotovení, všechny stejnopisy smlouvy budou opatřeny štítkem s logem VŠTE a štítky budou orazítkovány řádkovým razítkem KR. f) Po obdržení podepsané smlouvy od protistrany, budou dokumenty předloženy k podpisu panu rektorovi. Uzavřená smlouva bude založena dle části III, článku 7 této směrnice, druhé, případně další vyhotovení bude zasláno včetně všech příloh na adresu protistrany uvedené ve smlouvě. (8) Protokol o předběžné kontrole pro smlouvy uvedené v Článku 8, odst. 1, písm. b) – g) je přílohou č. 3 této směrnice. Účastníky předběžné kontroly pro tyto smlouvy jsou: d) Právník – připravuje smlouvu a provádí konečnou kontrolu smlouvy, určuje, zda se jedná o smlouvu podléhající zveřejnění v Registru smluv dle článku 8 odst. 12 této normy. (10) Kancelář rektora poskytne obdržené připomínky příkazci smlouvy, který je povinen projednat navržené připomínky s protistranou. V případě, že protistrana s připomínkami souhlasí, příkazce zapracuje připomínky do smlouvy a následně zašle do Kanceláře rektora. Smlouva je následně opětovně předložena účastníkům předběžné kontroly. V případě, že protistrana se zapracováním připomínek nesouhlasí, příkazce připomínky do smlouvy nezapracuje a přiloží výčet těchto připomínek spolu s důvodem nezapracování ke smlouvě. V takovém případě rozhoduje o výsledné podobě smlouvy rektor. (12) Smlouvy podléhající zveřejnění v Informačním systému registru smluv (dále také „ISRS“) s hodnotou předmětu plnění od 50 000 Kč bez DPH se uveřejní prostřednictvím MRS bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů ode dne uzavření. Smlouvy s nižší hodnotou předmětu plnění se v registru smluv neuveřejňují. Za zveřejnění smluv odpovídá kancelář rektora, přičemž příkazce operace a správce rozpočtu zodpovídají za to, že neproběhne dříve předmět plnění smlouvy, než bude smlouva zveřejněná v registru smluv. 3 Článek 9 Objednávky (4) Na nákup do hodnoty 3 000 Kč bez DPH, nákup pohonných hmot, drobného provozního materiálu pro potřebu údržby, náhradu parkovného, nákup potravin pro Menzu VŠTE a jiných drobných nákupů, jejichž neodkladná potřeba neumožňuje objednávku předem vystavit, se objednávka nevystavuje. Článek 10 Faktury přijaté (4) Každá faktura musí: d) obsahovat číslo objednávky, event. smlouvy, ke které se vztahu (v případě, že se jedná o fakturu v částce vyšší nad 3 000 Kč bez DPH. (9) Účastníci průběžné finanční kontroly, jejichž podpis musí obsahovat průvodní košilka faktury: f) Hlavní účetní – povinnosti hlavní účetní jsou popsány v Článku 4, odst. 2, písm. c) této směrnice. Ke kontrole dochází vždy před finančním plněním. Změny jsou označeny kurzívou.