SM č. 1/2018 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
ÚPLNÉ ZNĚNÍ KE SMĚRNICI č. 1/2018
OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ A PRAVIDLA FINANČNÍ
KONTROLY
Datum vydání: 1. 4. 2018 Účinnost od: 12. 10. 2021 Účinnost do: odvolání
Dodatek č. 1 ze
dne:
10. 2. 2020 Účinnost od: 10. 2. 2020 Účinnost do: odvolání
Dodatek č. 2 ze
dne:
11. 5. 2020 Účinnost od: 11. 5. 2020 Účinnost do: odvolání
Dodatek č. 3 ze
dne:
21. 12. 2020 Účinnost od: 1. 1. 2021 Účinnost do: odvolání
Dodatek č. 4 ze
dne:
12. 10. 2021 Účinnost od: 12. 10. 2021 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE004077/2018 Počet stran: 25 Počet příloh: 5
Periodicita kontroly aktuálnosti normy Roční
Ruší normu Směrnice č. 27/2012 Oběh účetních dokladů a pravidla účetní kontroly
Nadřízená norma Statut VŠTE
Související normy
Stipendijní řád VŠTE v platném znění
Směrnici č. 13/2016 Pravidla sestavování dílčích rozpočtů VŠTE
Směrnice č. 7/2018 Stipendia VŠTE
Směrnice č. 18/2012 Inventarizace a její provedení
Směrnice č. 8/2012 Spisový a skartační řád VŠTE
Směrnice č. 2/2012 Organizace pracovních cest a výplata cestovních náhrad
Směrnice č. 8/2016 Autoprovoz
Směrnice č. 2/2009 Statut interního auditu a Manuál interního auditu
Směrnice č. 11/2016 Centrální nákupy a veřejné zakázky malého rozsahu na VŠTE
Směrnice č. 2/2017 Systemizace pracovních míst TPH
Podřízená norma Opatření rektora č. 5/2012 Pokladny a pokladní limity na VŠTE
Rozdělovník Zaměstnanci VŠTE
Formálně ověřil: Referent Právního oddělení Schválil: Prorektor – statutární zástupce rektora
Podpis:
Bc. Denisa Plecitá v. r.
Podpis:
Ing. Zuzana Rowland, MBA, PhD. v. r.
1
ÚPLNÉ ZNĚNÍ SMĚRNICE č. 1/2018
OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ A PRAVIDLA FINANČNÍ KONTROLY
VE ZNĚNÍ DODATKU 1, 2, 3 A 4
ČÁST I
ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“)
je veřejnou vysokou školou neuniverzitního typu; hospodaření VŠTE a zacházení
s jejím majetkem se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 111/1998 Sb.,
o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (dále jen „zákon
o vysokých školách“), ve znění pozdějších předpisů.
(2) Z hlediska platných právních předpisů je VŠTE jako celek účetní jednotkou
účtující o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, dále
o nákladech a výnosech a výsledku hospodaření.
(3) Oběh, zpracování účetních dokladů a finanční kontrola na VŠTE vychází
z následujících, obecně závazných, platných právních předpisů a respektuje již
vydané vnitřní normy VŠTE:
a) zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů (dále jen
„zákon o účetnictví“),
b) zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách ve znění pozdějších předpisů
(dále jen „ZVŠ“),
c) zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně
některých zákonů (dále jen „zákon o finanční kontrole“),
d) vyhláška č. 64/2002 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole,
e) zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce ve znění pozdějších předpisů (dále jen
„zákoník práce“),
f) zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů ve znění pozdějších předpisů (dále
jen „zákon o DP“),
g) zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších
předpisů (dále jen „zákon o DPH“),
h) zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých
souvisejících zákonů (dále jen „rozpočtová pravidla“), ve znění pozdějších
předpisů,
i) zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů (dále
jen „občanský zákoník“),
j) zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu, experimentálního vývoje
a inovací z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů
(dále jen „zákon o podpoře výzkumu“),
k) zákon č. 340/2015 Sb. o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv,
uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv),
l) § 219, odst. 1 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek.
2
(4) Skutečnosti v časových a věcných souvislostech, které jsou předmětem
účetnictví, tzn. účetní případy, dokládá VŠTE doklady ve smyslu § 6 zákona o
účetnictví.
(5) Účetním obdobím je kalendářní rok.
(6) Účetnictví je zpracováno v ekonomickém systému iFIS (dále jen „iFIS“).
(7) Evidence zaměstnanců a výpočet mezd probíhá v systému Vema. Hospodaření
menzy a další dílčí evidence jsou vedeny v systému ISKaM. Data ze systému Vema
a ISKaM jsou exportována do systému iFIS.
(8) Smlouvou se pro potřeby této normy rozumí smlouva bez ohledu na výši hodnoty
předmětu plnění a skutečnosti, které jsou pro smlouvu rozhodné, včetně příloh.
(9) Dodatkem ke smlouvě se pro potřeby této normy rozumí dohoda, kterou se již
uzavřený smluvní vztah doplňuje, mění, nahrazuje nebo ruší.
ČÁST II
FINANČNÍ KONTROLA
Článek 2
Systém finanční kontroly
(1) Systém finanční kontroly na VŠTE tvoří:
a) vnitřní kontrolní systém realizovaný vedoucími a dalšími pověřenými
zaměstnanci,
b) interní audit realizovaný zaměstnancem pověřeným výkonem interního
auditu,
c) externí audit realizovaný na základě smluvního vztahu, jehož výstupem
je Zpráva nezávislého auditora,
d) externí kontrola realizovaná externími subjekty.
Článek 3
Úkoly a zaměření kontrolní činnosti
(1) Ověřování, zda kontrolované činnosti nejsou v rozporu s obecně závaznými
předpisy, s resortními předpisy a s vnitřními normami VŠTE.
(2) Ověřování správnosti finančních a majetkových operací, hospodárnosti,
efektivnosti, účelnosti a účelovosti použití finančních prostředků.
Článek 4
Úkoly a zaměření kontrolní činnosti
(1) Vnitřní kontrolní systém tvoří:
a) předběžná kontrola, která je zajišťována ve fázi před a po vzniku nároku
nebo závazku (blíže v článku 8 a 9);
b) průběžná kontrola, která je zajištěna operačními postupy popsanými v této
směrnici, které slouží ke sledování úplnosti a přesnosti průběhu operací, a
to od vzniku pohledávky nebo závazku až do okamžiku ukončení
prováděných prací či splnění dodávky zboží nebo služeb v požadovaném
rozsahu, včetně vyúčtování a úhrady pohledávek nebo závazků. Systém
3
průběžné kontroly podrobně popisuje článek 10, odst. 9. Obdobná pravidla
platí pro všechny vztahy, z nichž vyplývá finanční plnění;
c) následná kontrola, která je zajišťována revizními postupy, zpravidla
doplněnými o hodnoticí postupy. Vychází se z informací o charakteru
zajišťovaných úkolů, zdrojích financování, právních předpisech
souvisejících s kontrolovanými operacemi a rizicích spojených s jejich
realizací. Následná kontrola je prováděna především Ekonomickým
úsekem VŠTE (dále jen „EÚ“).
(2) Předběžnou a průběžnou finanční kontrolu zajišťují:
a) příkazce operace – odpovídá za ekonomický aspekt účetní operace
a za realizaci zadání zakázky v režimu zákona o veřejných zakázkách
a vnitřních norem VŠTE;
b) správce rozpočtu – kontroluje účetní operace ve vazbě na rozpočet, tedy
věcný soulad nákupu s rozpočtem školy a příslušnou legislativou a dále
nepřekročení rozpočtu dané jednotky ze strany příkazce operace;
c) hlavní účetní – kontroluje formální a finanční správnost účetních dokladů.
Pro potřeby předběžné kontroly dle článku 8 a 9 této směrnice, je funkce
hlavní účetní sloučena s funkcí správce rozpočtu.
(3) Příkazce a správce rozpočtu pro jednotlivé zakázky a nákladová střediska (NS)
jsou stanoveni samostatným opatřením, které provádí tuto směrnici.
Článek 5
Interní audit
(1) Interní audit zajišťuje nezávislé a objektivní přezkoumání majetkových
a finančních operací a vnitřního kontrolního systému. Výběrovým způsobem
zjišťuje a zkoumá, zda právní předpisy, přijatá opatření a stanovené postupy jsou
v činnosti jednotlivých útvarů dodržovány.
(2) Při auditu se zjišťuje zejména skutečný stav na kontrolovaném úseku, odchylky
skutečnosti od žádoucího stavu.
(3) Činnost interního auditu na VŠTE se řídí samostatnou vnitřní normou.
Článek 6
Externí audit
(1) Externí audit zajišťuje nezávislý a objektivní audit účetní závěrky VŠTE
provedený v souladu se zákonem o auditorech a standardy Komory auditorů ČR
pro audit, kterými jsou mezinárodní standardy pro audit (ISA), případně
doplněné a upravené souvisejícími aplikačními doložkami.
(2) Při auditu se zjišťuje zejména skutečný stav účetní závěrky v porovnání
s českými účetními předpisy.
(3) Činnost externího auditu na VŠTE je upravena smluvním vztahem.
4
Článek 7
Externí kontroly
(1) Vnější kontrola je prováděna zejména orgány veřejné správy především jako
kontrola nakládání s veřejnými prostředky.
(2) Všichni vedoucí zaměstnanci jsou povinni poskytnout součinnost kontrolám
prováděným externími orgány, a to dle zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole,
v souladu s nařízením vlády č. 248/1998 Sb., a zákonem č. 320/2001 Sb.,
o finanční kontrole ve veřejné správě a dle vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou
se provádí zákon o finanční kontrole.
ČÁST III
OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ
Článek 8
Smlouvy
(1) Originály veškerých smluv uzavřených jménem VŠTE se ukládají na místech
k tomu určených u pověřených zaměstnanců v tomto rozdělení:
a) smlouvy upravující pracovně právní vztahy na EÚ;
b) rámcové dohody o spolupráci se ukládají na úseku vnějších vztahů (ÚVV)
a zároveň jsou vkládány do modulu registr smluv v ekonomickém systému
iFIS (dále jen MRS), agendu MRS vede Právní oddělení (PO);
c) smlouvy s účastníky celoživotního vzdělávání (CŽV) na úseku Centra celoživotního
vzdělávání (CCV);
d) smlouvy se studenty se specifickými vzdělávacími potřebami na Studijním
oddělení (SO);
e) smlouvy vztahující se k realizaci projektů mimo smluv upravujících
pracovně právní vztahy v rámci projektů na právním oddělení (PO);
f) finanční dohody Erasmus mobility of individuals (KA1) na Oddělení
zahraničních vztahů (OZV);
g) ostatní smlouvy a dohody na Právním oddělení (PO);
h) smlouvy o ubytování na recepci VŠTE.
(2) Smlouvy dle odstavce 1 písm. b) až d) a dále g) tohoto článku se bezodkladně po
jejich uzavření vloží do MRS. Vložením smlouvy se rozumí vyplnění základních
údajů týkajících se smlouvy a nahrání scanu smlouvy a Protokolu o předběžné
kontrole do MRS. Uzavře-li se dodatek ke smlouvě, vyplní se v RS iFIS rovněž číslo
dotčené smlouvy, tedy smlouvy, která je tímto dodatkem měněna. Do MRS jsou
smlouvy vkládány pověřeným pracovníkem Právního oddělní.
(3) V případě, že se jedná o smlouvu, z níž vyplývá plnění vyšší než 500 tis. Kč bez
DPH, bude tato smlouva zveřejněna na profilu zadavatele veřejných zakázek
nebo podle § 219, odst. 1 Zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek.
(4) Veškeré smlouvy musí být za VŠTE podepsány primárně rektorem. Vyjma smluv
dle odst. 1 písm. a) mohou být smlouvy podepsány také osobou rektorem
pověřenou. V případě, že se jedná o jednorázové pověření, musí být smlouva
doplněna plnou mocí nebo pověřením rektora, která opravňuje tuto osobu
k podpisu dané smlouvy jménem VŠTE.
5
(5) Uzavření smluv, ze kterých vyplývá finanční plnění ze strany VŠTE (závazek
VŠTE), musí předcházet výběrové řízení. Za realizaci výběrového řízení odpovídá
referent nákupu. Postup pro výběr dodavatele se řídí Směrnicí č. 11/2016
Centrální nákupy a veřejné zakázky malého rozsahu na VŠTE.
(6) Právní oddělení přijímá požadavky na uzavření smlouvy, po kontrole právníkem
předává prostřednictvím elektronické pošty návrh smlouvy k připomínkování
dalším účastníkům předběžné kontroly a zajišťuje podpisy Protokolu
o předběžné kontrole jednotlivými účastníky předběžné kontroly,
a to následujícím způsobem:
a) vedoucí úseku/ústavu nebo jeho pověřený zástupce zašle právníkovi, případně
Právnímu oddělení návrh smlouvy:
• v elektronické a editovatelné verzi,
• společně s informací, kdo má být uveden na protokolu o předběžné
kontrole,
• včetně informace o nákladovém středisku, případně čísla zakázky,
• v případě uzavírání návrhu smlouvy s protistranou ze zahraničí zajistí
příkazce překlad a předloží smlouvu v česko-anglické verzi; přičemž
platí, že smlouva se řídí českým právem,
• Po kontrole návrhu smlouvy bude smlouva za těchto podmínek uza-
vřena.
b) Návrh smlouvy, musí být předložen primárně bez podpisu smluvních stran
a musí být kompletní, tedy musí obsahovat všechny přílohy, které jsou její
součástí. V opačném případě bude vrácen předkladateli k doplnění. V případě
návrhu smlouvy k projektu může být výjimečně podepsán protistra-
nou.
c) V případě, že smlouvu právník připomínkuje, tato se vrátí příkazci, který
připomínky zapracuje v součinnosti s protistranou do návrhu smlouvy.
d) Poté co budou připomínky do návrhu smlouvy řádně zapracovány, Právní
oddělení přijme požadavek na uzavření smlouvy, vyhotoví protokol o předběžné
kontrole a vyzve účastníky předběžné kontroly k jeho podpisu.
e) Protokol o předběžné kontrole je podepsán s dostatečným předstihem, tak
aby mohla být smlouva včas odeslána či předložena protistraně k podpisu.
Smlouvy budou vytištěny v požadovaném počtu vyhotovení, všechny stejnopisy
smlouvy budou opatřeny štítkem s logem VŠTE a štítky budou orazítkovány
řádkovým razítkem Právního oddělení.
f) Po obdržení podepsané smlouvy od protistrany, budou dokumenty předloženy
k podpisu panu rektorovi. Uzavřená smlouva bude založena dle části
III, článku 7 této směrnice, druhé, případně další vyhotovení bude zasláno
včetně všech příloh na adresu protistrany uvedené ve smlouvě.
(7) Smlouvy předkládané rektorovi k podpisu musí být doplněny o Protokol
předběžné kontroly, který obsahuje podpisy účastníků předběžné kontroly.
Výjimkou jsou smlouvy popsané v článku 8 odst. 1, písm. a) a h) této směrnice.
(8) Protokol o předběžné kontrole pro smlouvy uvedené v Článku 8, odst. 1, písm.
b)–g) je přílohou č. 3 této směrnice. Účastníky předběžné kontroly pro tyto
smlouvy jsou:
6
a) Příkazce operace – jedná se zpravidla o vedoucího úseku hospodařícího
s vlastním rozpočtem. Pokud se smlouva vztahuje k projektu, je příkazcem
operace manažer projektu. Povinnosti příkazce operace jsou popsány
v Článku 4, odst. 2 písm. a) této směrnice. Příkazci jednotlivých úseků
hospodařících s vlastními rozpočty jsou definování v samostatné vnitřní
normě VŠTE.
b) Správce rozpočtu – ředitel EÚ, nebo tajemník ústavu; pro smlouvy
vztahující se k projektům je správcem rozpočtu finanční manažer projektu,
v některých případech tajemník ústavu. Povinnosti správce rozpočtu jsou
popsány v Článku 4, odst. 2 písm. b) této směrnice.
c) Kvestor – kontroluje efektivitu, rozsah a přínos dané operace pro VŠTE.
Dále kontroluje, zda byla daná operace realizována v souladu se zákonem
o veřejných zakázkách a vnitřními normami VŠTE.
d) Právník – připravuje smlouvu a provádí konečnou kontrolu smlouvy,
určuje, zda se jedná o smlouvu podléhající zveřejnění v Registru smluv
dle článku 8 odst. 12 této normy.
e) Osoba odpovídající za věcnou správnost – jedná se o osobu, která
je pověřena příkazcem operace zajištěním dané operace. Odpovídá
za věcnou a obsahovou správnost operace.
f) Referent nákupu – odpovídá za provedení výběrového řízení a kontrolu
dodavatele v registru nespolehlivých plátců.
(9) Pokud mají účastníci předběžné kontroly připomínky k obsahu smlouvy,
zanesou je do Protokolu o předběžné kontrole.
(10) Právní oddělení poskytne obdržené připomínky příkazci smlouvy, který
je povinen projednat navržené připomínky s protistranou. V případě,
že protistrana s připomínkami souhlasí, příkazce zapracuje připomínky
do smlouvy a následně zašle na Právní oddělení. Smlouva je následně opětovně
předložena účastníkům předběžné kontroly. V případě, že protistrana
se zapracováním připomínek nesouhlasí, příkazce připomínky do smlouvy
nezapracuje a přiloží výčet těchto připomínek spolu s důvodem nezapracování
ke smlouvě. V takovém případě rozhoduje o výsledné podobě smlouvy rektor.
(11) V případě smluv uzavíraných v rámci CCV, např. Smluv o poskytování
mimořádného studia v rámci celoživotního vzdělávání, Smluv o poskytování
studia ve studijním programu Bachelor of Business Administration a Master
of Business Administration v rámci celoživotního vzdělávání, Finančních dohod
Erasmus mobility of individuals (KA1) či smluv o ubytování, prochází
schvalovacím kolečkem pouze vzorová smlouva, která je poté spolu s Protokolem
o předběžné kontrole uložena na právním oddělení a elektronicky v registru
smluv v iFIS. Jednotlivé smlouvy budou v registru evidovány s odkazem
na schválenou vzorovou smlouvu bez Protokolu o předběžné kontrole.
a) Ředitel Úseku vnějších vztahů je oprávněn k podpisu Rámcových dohod
o spolupráci.
b) Vedoucí Oddělení zahraničních vztahů je oprávněn k podpisu bilaterálních
dohod a memorand.
c) Ředitel Útvaru pro administraci studia a celoživotní vzdělávání a vedoucí
CCV jsou oprávněni k podpisu Smluv o poskytování mimořádného studia
v rámci celoživotního vzdělávání, Smluv o poskytování studia ve studijním
7
programu Bachelor of Business Administration a Master of Business Administration
v rámci celoživotního vzdělávání, případně dalších smluv týkajících
se vzdělávacích programů v rámci CŽV.
d) Referenti podatelny a recepce jsou oprávněni k podpisu smluv o ubytování.
Tyto smlouvy jsou evidovány podle článku 8, odst. 1 a 2. Originál smlouvy v tomto
případě nemusí být doplněn pověřením zaměstnance.
(12) Smlouvy podléhající zveřejnění v Informačním systému registru smluv (dále také
„ISRS“) s hodnotou předmětu plnění od 50 000 Kč bez DPH se uveřejní
prostřednictvím MRS bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů ode dne
uzavření. Smlouvy s nižší hodnotou předmětu plnění se v registru smluv
neuveřejňují. Za zveřejnění smluv odpovídá Právní oddělení, přičemž příkazce
operace a správce rozpočtu zodpovídají za to, že neproběhne dříve předmět
plnění smlouvy, než bude smlouva zveřejněná v Registru smluv.
(13) Smlouvy uvedené v článku 8, odst. 1 písm. a) upravující pracovně právní vztahy
se schvalují ve zvláštním režimu:
a) Návrhy na uzavření, změnu nebo ukončení pracovního poměru, dohody
o provedení práce (DPP) nebo dohody o pracovní činnosti (DPČ) podávají
vedoucí jednotlivých úseků (příkazci) rektorovi, případně řediteli ústavu
přenesl-li na něj rektor tuto pravomoc formou písemného pověření.
Aktuální podoba návrhů je dostupná na:
https://is.vstecb.cz/auth/do/vste/ekonomicky_usek/form/2056942/?lan
g=cs
Schválené návrhy předává rektor ke kontrole prostřednictvím příkazců správci
rozpočtu.
b) Správce rozpočtu postoupí schválený návrh ke zpracování personalistovi,
který připraví odpovídající smlouvu a předloží ji prostřednictvím příkazce
rektorovi, případně pověřenému řediteli ústavu k podpisu. Poté smlouvu
podepisuje zaměstnanec. Jeden stejnopis smlouvy je uložen na EÚ, druhý
náleží zaměstnanci.
(14) V případě, že se jedná o zřízení nové pracovní pozice, musí být zřízení nové
pozice nejprve schváleno rektorem na základě návrhu na změnu systemizace
pracovních míst technickohospodářských pracovníků VŠTE, jehož přílohou
je pracovní náplň dané pozice. Aktuální podoba návrhu na změnu systemizace
a formulář náplně práce je dostupná na:
https://is.vstecb.cz/auth/do/vste/uredni_deska/1905433/3438696/aktualni_pr
iloha_c_4_navrh_vedouciho_useku_na_zmenu_systemizace_pracovnich_mist/
(15) Schválený návrh na změnu systemizace se podává prorektorovi – statutárnímu
zástupce rektora, který zajistí aktualizaci vnitřní normy Systemizace pracovních
míst technickohospodářských pracovníků VŠTE.
(16) Je-li obsazována pozice akademického pracovníka (AP), musí obsazení pozice
předcházet výběrové řízení dle platného vnitřního předpisu VŠTE.
8
(17) Pozice technickohospodářských pracovníků (THP) mohou být obsazeny bez
výběrového řízení.
Článek 9
Objednávky
(1) O realizaci objednávky rozhoduje příkazce operace.
(2) Objednávky se uskutečňují u generálního dodavatele pro danou oblast, který
je vybrán v souladu se zákonem o veřejných zakázkách; v případě absence
generálního dodavatele je v každé jednotlivé dodávce postupováno v souladu
se zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, zákonem
č. 135/2016 Sb. a vnitřní normou VŠTE. Výběr dodavatele provádí příkazce
operace nebo osoba jím pověřená.
(3) Pokud není daná operace ošetřena smluvním vztahem, realizují se veškeré
nákupy na základě předem a písemně vystavených objednávek v iFIS.
(4) Na nákup do hodnoty 3 tis. Kč bez DPH, nákup pohonných hmot, drobného
provozního materiálu pro potřebu údržby, úhradu parkovného, nákup potravin
pro Menzu VŠTE a jiných drobných nákupů, jejichž neodkladná potřeba
neumožňuje objednávku předem vystavit, se objednávka nevystavuje.
(5) V případě výjimek uvedených v Článku 9, odst. 4 této směrnice je příkazce nebo
osoba jím pověřená oprávněna realizovat nákup ve vlastní režii.
(6) Průběh administrace nákupu je popsán ve Směrnici č. 11/2016 Centrální nákupy
a veřejné zakázky malého rozsahu na VŠTE.
(7) Objednávky lze standardně vystavovat do maximální výše 50 tis. Kč bez DPH.
Při závazku nad 50 tis. Kč bez DPH je nutné vyhotovit písemnou smlouvu. Ve
výjimečném případě může rektor povolit objednávku s hodnotou nad 50 000 Kč.
(8) Objednávky nad 50 tis. Kč bez DPH podléhají zveřejnění v ISRS. Referent nákupu
v takovém případě vyplní potřebné údaje do iFIS a odešle smlouvu ke zpracování
do MRS. V MRS je s touto objednávkou nakládáno stejně jako se smlouvou.
Zveřejnění v ISRS přes MRS zajišťuje Právní oddělení.
(9) Veškeré objednávky s výjimkou objednávek dle článku 9, odst. 4 této směrnice
jsou evidovány v iFIS a návrhy objednávek v listinné podobě s odpovídajícími
podpisy účastníků předběžné finanční kontroly na Ekonomickém úseku.
(10) Kromě účastníků předběžné finanční kontroly musí být objednávky schváleny
referentem nákupu, který odpovídá za kontrolu dodavatele v registru
nespolehlivých plátců a za realizaci nákupu v souladu se zákonem o veřejných
zakázkách.
(11) Účastníci předběžné finanční kontroly:
a) Příkazce operace – povinnosti příkazce operace jsou popsány v Článku 4,
odst. 2, písm. a) této směrnice. Příkazci operací jsou dále řešeni
samostatnou vnitřní normou „Určení příkazce a správce rozpočtu
pro jednotlivé zakázky a nákladová střediska VŠTE“.
b) Správce rozpočtu – Povinnosti správce rozpočtu jsou popsány v Článku 4,
odst. 2, písm. b) této směrnice. Správci rozpočtů jsou dále řešeni
samostatnou vnitřní normou „Určení příkazce a správce rozpočtu
pro jednotlivé zakázky a nákladová střediska VŠTE“.
9
(12) Návrh objednávky s hodnotou vyšší než 50 000 Kč bude prostřednictvím
prorektora – statutárního zástupce rektora předložen rektorovi k posouzení.
(13) EÚ předá schválenou objednávku v elektronické podobě příkazci, případně
po dohodě s příkazcem přímo dodavateli. V případě existence schválené
objednávky v iFIS je příkazce či pověřený zaměstnanec EÚ oprávněn zastupovat
VŠTE ve vztahu vůči dodavateli.
Článek 10
Faktury přijaté
(1) Veškeré faktury přijaté jsou prostřednictvím podatelny založeny
v Elektronickém systému spisové služby (dále jen „ESSS“) v iFIS a do deníku
došlých faktur v iFIS.
(2) Podatelna doručí zaevidovanou fakturu na EÚ.
(3) Odpovědná účetní zkontroluje formální správnost došlé faktury.
(4) Každá faktura musí:
a) být vystavena dodavatelem na adresu VŠTE;
b) mít náležitosti dle platného zákona o DPH;
c) obsahovat údaje potřebné k prokázání daňové uznatelnosti nákladů, pokud
s nimi souvisejí, ve smyslu platného zákona o daních z příjmu;
d) obsahovat číslo objednávky event. smlouvy, ke které se vztahuje (v případě,
že se jedná o fakturu v částce vyšší nad 3 000 Kč bez DPH).
(5) V případě, že faktura nemá všechny formální náležitosti, bude prostřednictvím
pracovníka EÚ vrácena dodavateli za účelem odstranění formálních nedostatků.
(6) Odpovědná účetní dále prověří existenci smlouvy či objednávky dle článku
9 odst. 3 a 4 této směrnice.
(7) Pokud faktura splňuje parametry uvedené v článku 9 odst. 1 a 2 této směrnice,
účetní zaúčtuje fakturu do iFIS a vytiskne podpisovou průvodku faktury.
(8) Faktura je dále postupně předávána všem účastníkům průběžné finanční
kontroly, a to v pořadí v jakém jsou uvedeni v následujícím odstavci.
(9) Účastníci průběžné finanční kontroly, jejichž podpis musí obsahovat průvodní
košilka faktury:
a) Účetní – kontrola formální správnosti dokladu, zaúčtování a založení
dokladu.
b) Hlavní účetní – Povinnosti hlavní účetní jsou popsány v Článku 4, odst. 2,
písm. c) této směrnice.
c) Osoba odpovídající za věcnou správnost – tato osoba nemusí být vždy
delegována, podpis osoby odpovídající za věcnou správnost není
obligatorní, pokud průvodní košilka obsahuje podpis příkazce.
d) Příkazce operace – Povinnosti příkazce operace jsou popsány v Článku 4,
odst. 2, písm. a) této směrnice. Příkazci operací jsou dále řešeni
samostatnou vnitřní normou „Určení příkazce a správce rozpočtu
pro jednotlivé zakázky a nákladová střediska VŠTE“.
e) Správce rozpočtu – Povinnosti správce rozpočtu jsou popsány v Článku 4,
odst. 2, písm. b) této směrnice. Správci rozpočtů jsou dále řešeni
10
samostatnou vnitřní normou „Určení příkazce a správce rozpočtu pro
jednotlivé zakázky a nákladová střediska VŠTE“.
f) Hlavní účetní – povinnosti hlavní účetní jsou popsány v Článku 4, odst. 2,
písm. c) této směrnice. Ke kontrole dochází vždy před finančním plněním.
(10) V případě, že fakturu z nějakého důvodu nepodepíše kterýkoli člen finanční
kontroly mimo osoby odpovědné za věcnou správnost, je faktura předána
příkazci/osobě odpovědné za věcnou správnost k vyřešení nastalé situace
s dodavatelem. Faktura nemůže být uhrazena, dokud není podpisová průvodka
kompletní.
(11) Ekonomický úsek provede úhradu schválených faktur v termínu splatnosti
udané dodavatelem.
Článek 11
Faktury vydané
(1) Základním předpokladem pro vystavení faktury je příslušná smlouva nebo
objednávka evidovaná v ESSS případně v Registru smluv.
(2) Faktury vydané vystavuje v iFIS pověřený zaměstnanec EÚ, a to na základě
pokynu k fakturaci nebo předávacího protokolu zhotoveného příkazcem
operace.
(3) Faktury vydané musí obsahovat náležitosti daňového dokladu ve smyslu
příslušného ustanovení zákona o DPH.
(4) Faktury vydané jsou evidovány v číselných řadách, které jsou předmětem
přílohy č. 2 této směrnice. Kopie vydaných faktur jsou archivovány na EÚ.
(5) Vystavené faktury vydané podléhají schválení účastníky průběžné finanční
kontroly dle článku 10, odst. 9 této směrnice.
(6) Schválenou fakturu vydanou odesílá účetní prostřednictvím ESSS odběrateli.
(7) Pokud pohledávka není uhrazena ve lhůtě splatnosti, zašle EÚ nejpozději do 15
dnů po termínu splatnosti upomínku. Dále bude postupováno dle samostatné
vnitřní normy zabývající se vymáháním pohledávek.
(8) Koncem roku zašle odpovědný zaměstnanec EÚ dlužníkům výzvu k odsouhlasení
pohledávek.
(9) Na pohledávky po splatnosti lze tvořit opravné položky podle platných zákonů.
Článek 12
Opravné doklady – dobropisy, vrubopisy
(1) Opravné daňové doklady – dobropisy jsou zpracovány stejným způsobem jako
faktury přijaté.
(2) Opravné daňové doklady – vrubopisy jsou zpracovány stejným způsobem jako
faktury vydané.
11
Článek 13
Vnitroobjednávky VŠTE
(1) Vnitroobjednávka slouží k objednávání služeb, výrobků nebo zboží mezi
jednotlivými úseky VŠTE. Tento dokument je předmětem přílohy č. 4 této
směrnice.
(2) Vnitroobjednávku sestavují zaměstnanci pověření vedoucím pracovníkem úseku
hospodařícího s vlastním rozpočtem.
(3) Vnitroobjednávku podepsanou vedoucím pracovníkem předá pověřený
zaměstnanec úseku elektronicky (naskenovanou) nebo fyzicky vedoucímu
dodavatelského úseku, který potvrdí podpisem akceptaci vnitroobjednávky.
(4) Po realizaci objednaného plnění předá vedoucí objednávajícího střediska
vnitroobjednávku doplněnou o informaci o poskytnutém plnění na EÚ, kde tato
poslouží jako podklad pro přeúčtování vnitro-nákladů a vnitro-výnosů.
Článek 14
Doklady majetkové evidence
A. Hmotný a nehmotný dlouhodobý majetek:
(1) Dlouhodobému majetku je na základě faktury a technické dokumentace majetku
založena inventární karta a přiděleno inventární číslo. Inventární karta
dlouhodobého majetku je vedena v elektronické podobě v iFIS, v modulu
Dlouhodobý majetek.
(2) Protokol o zařazení do užívání je vytištěn ze systému iFIS a založen spolu s kopií
faktury a technické dokumentace majetku.
(3) Účetní doklad o účetních odpisech dlouhodobého majetku je vystavován
referentem majetku, vždy k poslednímu dni v měsíci. Doklad je generován v iFIS
a podléhá schválení účastníků průběžné finanční kontroly.
(4) Majetek, který byl v průběhu roku prodán či darován, je vyřazen z evidence
na základě faktury vydané nebo darovací smlouvy.
(5) V rámci řádné inventury je na konci roku zkontrolován stav majetku. Dílčí
inventarizační komise předkládají likvidační komisi (LIK) návrhy na vyřazení
majetku, jehož stav není slučitelný s užíváním.
(6) O vyřazení majetku rozhoduje LIK, která vystavuje zápis o vyřazení majetku,
na jehož základě je majetek vyřazen z evidence v iFIS (vyřazení účetním
dokladem) a vytištěn Protokol o vyřazení majetku.
(7) Doklady o zařazení a vyřazení majetku podléhají schválení účastníky průběžné
finanční kontroly.
(8) Účastníci finanční kontroly:
a) Příkazce: rektor
b) Správce rozpočtu: ředitel EÚ
c) Hlavní účetní: hlavní účetní
12
B. Drobný hmotný a nehmotný dlouhodobý majetek:
(1) Je veden v ekonomickém systému v modulu Drobný majetek na inventárních
kartách a v účetní evidenci na podrozvahových účtech.
(2) Nově nabytý majetek je zařazen do evidence v iFIS a je mu přiděleno inventární
číslo.
(3) Majetek, který má charakter mobilního elektronického zařízení (mobilní telefon,
GPS navigace, fotoaparát, notebook apod.) je svěřován zaměstnancům do užívání
na základě „Potvrzení o převzetí svěřených prostředků“, které jsou zaměstnanci
povinni podepsat.
(4) Účetní toto svěření mobilního zařízení zaznamená do iFIS.
(5) V případě vrácení svěřeného majetku obdrží zaměstnanec Potvrzení o vrácení
svěřeného zařízení. Zaměstnanec EÚ změní informaci o odpovědné osobě v iFIS.
(6) V rámci řádné inventury je na konci roku zkontrolován stav majetku. Dílčí
inventarizační komise předkládají likvidační komisi návrhy na vyřazení majetku,
jehož stav není slučitelný s užíváním.
(7) Majetek, který byl v průběhu roku prodán či darován, je vyřazen z evidence
na základě faktury vydané nebo darovací smlouvy.
(8) O vyřazení majetku rozhoduje LIK, která vystavuje zápis o vyřazení majetku,
na jehož základě je majetek vyřazen z evidence v iFIS a současně odepsán
z podrozvahové evidence.
(9) Doklady o zařazení a vyřazení drobného majetku, stejně jako inventární karty
nejsou evidovány v listinné podobě. Jsou k dispozici pouze v elektronické podobě
v iFIS. V listinné podobě je evidován pouze zápis LIK – Protokol o vyřazení
majetku.
Článek 15
Doklady skladové evidence – Menza VŠTE
(1) Menza VŠTE (dále jen „Menza“) vede položkovou skladovou evidenci v systému
ISKaM, účetní evidence je vedena v systému iFIS.
(2) V systému iFIS jsou zásoby materiálu a zboží evidovány na analytických účtech.
(3) Skladové karty zásob jsou vedeny elektronicky v systému ISKaM.
(4) V systému ISKaM jsou za tímto účelem zřízeny dva sklady:
a) Hlavní sklad – slouží k evidenci surovin;
b) Výdejní sklad – slouží k evidenci zboží a hotových výrobků.
(5) Vedoucí Menzy sestavuje jídelníček vždy na měsíc dopředu. Jídelníček na další
měsíc uveřejňuje nejpozději 10 pracovních dní před začátkem daného měsíce.
(6) Vedoucí menzy objednává zásoby materiálu a zboží dle článku 9 této směrnice.
(7) Příjem zásob na sklad – vedoucí Menzy kontroluje kvalitu a množství dodaného
zboží ve vazbě na objednávku a dodací list/fakturu. V případě, že přijaté zásoby
neodpovídají objednávce, jsou vráceny dodavateli. Pokud je zjištěn nesoulad
mezi množstvím dodaným a uvedeným na dodacím listě, jedná vedoucí Menzy
o opravě dodacího listu s dodavatelem. Jsou-li dodané zásoby v pořádku, vystaví
vedoucí Menzy příjemku v ISKaM. Příjemku předává vedoucí menzy na EÚ,
13
kde dojde ke spárování příjemky s došlou fakturou. EÚ kontroluje, zda příjemka
souhlasí s fakturou, pokud ne, vrací příjemku vedoucímu Menzy, který zjištěný
rozdíl projedná s dodavatelem. Jestliže je příjemka v pořádku, je podle nich
zaúčtováno pořízení zásob na sklad v systému iFIS. Přijatá faktura je zpracována
dle článku 10 této směrnice.
(8) Vratka dodavateli – vystavuje vedoucí Menzy ke zboží nebo materiálu, které bylo
již přijato na sklad dle odstavce 5 a teprve až poté byla odhalena vada. Takového
zboží je reklamováno a vráceno dodavateli a na základě dobropisu se vystavuje
v systému ISKaM doklad Vratka dodavateli. Tento doklad je předáván na EÚ,
které ho spáruje s dobropisem a na jeho základě zaúčtuje úbytek materiálu.
(9) Vedoucí Menzy: sestavuje plány výroby pro jednotlivé dny na základě předem
vytvořeného jídelníčku v ISKaM, provádí kontrolu a úpravy normy produktů,
které jsou daný den v plánu výroby. Zjistí, zda jsou všechny potřebné suroviny
skladem, případně je převede prostřednictvím převodky. Vytvoří v ISKaM
na základě norem spotřeby a plánovaného množství výroby doklady Výdejka
do výroby a Příjemka z výroby. Na základě dokladu výdejka do výroby probíhá
spotřeba surovin ze skladu. Zaměstnanci Menzy připraví pokrmy dle plánu
výroby. Následuje jejich prodej – výdej. Po ukončení prodeje provede určený
zaměstnanec uzávěrku odběrů za daný den. Následně je v ISKaM vytvořena
výdejka na uzavřené odběry a eventuálně též doklad neprodaná jídla, v případě,
že nebyly všechny vyrobené produkty daný den prodány. Produkty Menzy
spotřebované v rámci organizace mohou být vydány ze skladu teprve poté,
co byl vytvořen doklad o použití.
(10) Spotřebu materiálu, výrobu a prodej produktů dokladuje Menza následujícími
doklady, které tam zároveň zůstávají uloženy:
a) Výdejky do výroby – slouží k odtěžení použitých surovin ze skladů.
b) Příjemky z výroby – slouží k přijetí vyrobených výrobků na výdejní sklad.
c) Výdejky – slouží k vydání prodaných výrobků ze skladu.
d) Doklady neprodaná jídla – slouží k odpisu neprodaných výrobků
podléhajících zkáze ze skladu.
e) Převodky – slouží k převodu surovin a zboží mezi sklady.
(11) Doklad o použití je vystavován v případě spotřeby občerstvení vyrobeného
v Menze v rámci VŠTE. Vystavuje ho EÚ na základě příjemky z výroby, kterou
vystaví vedoucí Menzy a předá na EÚ a vnitro-faktury, kterou v systému ISKaM
vytvoří účetní, aby mohlo být zboží vydáno ze systému ISKaM. Doklad o použití
podléhá schválení účastníky průběžné finanční kontroly dle článku 10 odst. 9
této směrnice. Doklad o použití slouží k odvedení DPH a zaúčtování nákladů na
příslušné středisko.
(12) Na konci každého kalendářního měsíce se provádí inventura skladových zásob.
Vedoucí Menzy vytiskne inventurní soupisy bez udání množství zásob skladem.
Pověření zaměstnanci Menzy provedou fyzickou kontrolu zásob a zjištěný stav
doplní do inventurních soupisů. Vyplněné inventurní soupisy předají vedoucímu
Menzy, který skutečně zjištěné stavy zanese do ISKaM. Vedoucí Menzy poté
uzavře inventuru. Pokud byly inventurou zjištěny rozdíly, vygeneruje ISKaM
doklady Přebytek z inventury, a Manko z inventury. Vedoucí Menzy následně
předá informaci o vzniklých dokladech na EÚ. Účetní přezkoumá vzniklý doklad
Manko z inventury. V případě, že je inventurou zjištěno manko nad normu
14
(norma spotřeby zásob je stanovena směrnicí VŠTE), je manko nad normu
předepsáno k úhradě VŠTE odpovědným zaměstnancům. Předpis manka
k úhradě podléhá schválení účastníky průběžné kontroly. Schválený předpis
k úhradě manka je předán zaměstnanci a na jeho základě je v iFIS vystavena
pohledávka za zaměstnancem. Tento je povinen manko uhradit v hotovosti
na pokladně VŠTE. Změna stavu vztahující se k inventurním rozdílům zásob
je pak zaúčtována v rámci měsíčních uzávěrek.
(13) Na konci každého kalendářního měsíce po provedení inventury se provádí
uzávěrka skladů v programu ISKaM. Uzávěrce skladů předchází kontrola všech
dokladů vytvořených v ISKaM, kterou provádí určená účetní. Zjistí-li účetní
nedostatky, vyzve vedoucího Menzy k jejich odstranění. Účetní pak vytvoří
měsíční uzávěrku skladů, na jejímž základě zaúčtuje příjem a spotřebu zboží
a surovin do iFIS. Účetní provádí též kontrolu stavu skladů v ISKaM na účty hlavní
knihy.
(14) V rámci závěrkových prací účetní následně uzavře doklady v ISKaM a přenese
data o tržbách do iFIS. Účetní zkontroluje přenesená data, jejich potvrzením
vytvoří účetní doklad k tržbám. Na základě tohoto dokladu vypracuje účetní
daňový doklad, kterým odvede DPH ze zaúčtovaných tržeb. Oba doklady
podléhají podpisu účastníky průběžné finanční kontroly.
Článek 16
Doklady skladové evidence – Podatelna – spotřební materiál
(1) Zaměstnanci podatelny VŠTE objednávají spotřební materiál dle článku 9 této
směrnice.
(2) Zaměstnanci podatelny VŠTE provádějí kontrolu dodaného materiálu,
a to konkrétně kvalita (v rámci svých možností), cena a množství. Pokud materiál
neodpovídá objednávce, vrátí zaměstnanec materiál dodavateli.
(3) Zaměstnanci podatelny kontrolují správnost dodacího listu, tedy zda dodací list
koresponduje s dodaným materiálem a též, zda doručená faktura koresponduje
s dodacím listem. V případě, že je zjištěn nesoulad, jednají zaměstnanci
s dodavatelem o opravě dodacího listu případně faktury.
(4) Zaměstnanci dále zpracují došlou fakturu dle článku 10 této směrnice.
(5) Došlý materiál je následně předán NS, které si tento materiál objednalo a zde
je také spotřebován.
(6) Jedná-li se o materiál, který zaměstnanci podatelny pořizují na sklad, vyhotoví
zaměstnanci podatelny v iFIS příjemku na základě došlé faktury.
(7) Materiál ze skladu zaměstnanci podatelny vydávají na základě písemných
požadavků jednotlivých NS.
(8) Při výdeji objednaného materiálu na základě požadavků jednotlivých úseků
vytvoří zaměstnanci podatelny výdejku. Materiál je potom na základě výdejky
zaúčtován na příslušné NS úseku. Příkazce operace schvaluje výdej materiálu
svým podpisem na výdejce.
15
Článek 17
Doklady skladové evidence – Úsek vnějších vztahů (dále jen „ÚVV“) – reklamní
předměty určené k prodeji
(1) Evidence zásob reklamních předmětů je vedena pro prodejní zásoby v systému
iFIS.
(2) ÚVV má pouze jeden sklad, v němž eviduje zboží určené k prodeji.
(3) ÚVV vytváří stejné doklady jako Podatelna, článek 16.
(4) Inventura zásob na ÚVV se provádí periodická v pololetí a řádná k 31. 12.
dle příslušné vnitřní normy VŠTE.
Článek 18
Doklady skladové evidence – Knihovna – knihy a skripta určená k prodeji
(1) Evidence zásob materiálu Knihovny je vedena pro prodejní zásoby v systému
ISKaM.
(2) Knihovna má pouze jeden sklad, v němž eviduje knihy, skripta, CD a ostatní
výrobky a zboží určené k prodeji.
(3) Knihovna vytváří stejné doklady jako Menza, článek 15, vyjma dokladů o převodu
zásob ze skladu na sklad a dokladu neprodaná jídla, které knihovna nevytváří.
Doklady Příjemka do výroby, Výdejka z výroby a Výdejka nevytváří Knihovna
v denním režimu, nýbrž jenom před koncem měsíce.
(4) Inventura zásob se v knihovně provádí periodická v pololetí a řádná k 31. 12.
dle příslušné vnitřní normy VŠTE.
Článek 19
Mzdové doklady
(1) Pracovní smlouva, Dohoda o provedení práce (DPP), Dohoda o pracovní činnosti
(DPČ), Mzdové výměry, Smlouvy o mzdě jsou pracovně právní listiny,
vypracované Ekonomickým úsekem, podepsané rektorem, nebo pověřeným
ředitelem ústavu a zaměstnancem. O vzniku pracovněprávních vztahů blíže
pojednává článek 8 této směrnice.
(2) Výkaz práce je podkladem pro zpracování mezd mzdovou účetní v mzdovém
systému. Výkaz práce je generován v docházkovém systému VEMA. Pouze výkaz
práce k DPP či DPČ je zpracováván ručně. Aktuální podoba výkazu práce k DPP
a DPČ je dostupná na:
https://is.vstecb.cz/auth/do/vste/ekonomicky_usek/form/2056944/2175689/
(3) O výkazu práce blíže pojednává Pracovní řád v platném znění. Výkaz
je podepsaný odpovědným vedoucím daného úseku, doplněný příp.
dovolenkami, či potvrzeními, resp. rozhodnutími o dočasné pracovní
neschopnosti zaměstnance, potvrzením o lékařské prohlídce, kopií cestovního
příkazu a všemi dalšími potvrzeními dokládajícími konkrétní změny v docházce,
případně jejich kopiemi. Podkladem pro zpracování mezd zaměstnanců
pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP,
DPČ) je výkaz práce za zaměstnance pracujícího na dohodu, který může být
nahrazen pokynem k proplacení odměny. Výkaz nebo pokyn je podepsaný
16
odpovědným vedoucím daného úseku, pro který zaměstnanec na tuto dohodu
pracuje. Tyto doklady jsou uloženy na EÚ.
(4) Vnitřní účetní doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného na sociální
a zdravotní pojištění, daních ze mzdy a srážkách ze mzdy vypracovává mzdová
účetní v mzdovém systému. Data jsou poté exportována do ekonomického
systému iFIS, kde dojde k jejich zaúčtování. Účetní doklady o mzdách podléhají
schválení účastníky průběžné finanční kontroly.
(5) Mzdy jsou vypláceny v hotovosti nebo převodem na bankovní účet (BÚ)
zaměstnance.
(6) V případě úhrady mezd v hotovosti sestavuje mzdová účetní Výplatní listiny
mezd, které předává na pokladnu VŠTE. Pokladna archivuje výplatní listinu
a výdajové pokladní doklady, na nichž zaměstnanci potvrzují převzetí mzdy
či odměny z dohody.
(7) Při výplatě mezd převodem na účty zaměstnanců generuje mzdová účetní
Platební příkazy v aplikaci Vema, takto vygenerované příkazy jsou z aplikace
Vema importovány do internetového bankovnictví. Současně jsou v listinné
podobě předány k podpisu příkazci a správci rozpočtu. Na základě podepsaných
platebních příkazů, provede pověřený zaměstnanec EÚ odeslání dávky
z internetového bankovnictví.
(8) Výplatní listina i Platební příkazy podléhají schválení průběžné finanční
kontroly, příkazcem operace je ředitel EÚ. Správnost údajů je potvrzena
podpisem mzdové účetní.
(9) Výjimečně lze zaslat výplatu mzdy též poštovní poukázkou. Při zasílání výplaty
mzdy poštovní poukázkou je dokladem ústřižek od poštovní poukázky potvrzený
Českou poštou, s. p. s uvedením data poukázání peněz. Originál ústřižku
je založen u výdajového pokladního dokladu, kopie ústřižku zůstává založena
na mzdové účtárně.
Článek 20
Pokladní operace
(1) Limity pokladních hotovostí jsou stanoveny samostatnou vnitřní normou podle
potřeby VŠTE.
(2) Pokladní kniha slouží k zaznamenávání všech příjmů a výdajů pokladny, vede
se pouze v iFIS.
(3) Příjmové a výdajové pokladní doklady vystavuje pokladní v iFIS při příjmu nebo
výdeji peněz.
(4) Příjmový pokladní doklad na úhradu za uskutečněné zdanitelné plnění musí
obsahovat veškeré náležitosti zjednodušeného daňového dokladu v souladu
s platným zákonem o dani z přidané hodnoty.
(5) Při příjmu peněz do pokladny je pracovník podatelny povinen zkontrolovat,
zda je v iFIS evidována pohledávka za platící osobou. Následně vystaví příjmový
pokladní doklad ve dvou stejnopisech. Po přijetí a kontrole hotovosti, předá
pokladní platící osobě jeden orazítkovaný a podepsaný stejnopis příjmového
pokladního dokladu. Druhý stejnopis založí pokladní na podatelně
do příslušného šanonu.
17
(6) Příjmové doklady rozlišujeme:
a) Běžný příjmový doklad – předdefinovaný účel platby určuje, za co plátce
platí, využívá se pro opakované platby od mnoha různých plátců, lze též
využít v případě, kdy není zřejmé, čeho se přijatá platba týká
(neidentifikované platby).
b) Příjmový pokladní doklad na úhradu pohledávky – VŠTE eviduje
pohledávku za konkrétním plátcem.
(7) Při výdeji peněz z pokladny je pokladní povinen zjistit, zda je evidován závazek
vůči konkrétnímu zaměstnanci. Pokud závazek vůči zaměstnanci není evidován,
pokladní dále prověří, zda se nejedná o výdej peněžních prostředků na základě
existujícího účelu platby. Pokud není v iFIS založen odpovídající účel platby, musí
zaměstnanec požadující vydání peněžní hotovosti kontaktovat EÚ, které
po předložení relevantních dokladů zřídí závazek vůči této osobě v iFIS.
Následuje vystavení výdajového pokladního dokladu a jeho předložení k podpisu
příjemci peněz a vydání finanční hotovosti. Podepsaný výdajový doklad je uložen
do příslušného šanonu.
(8) Výdajové pokladní doklady rozlišujeme:
a) Výdajový pokladní doklad na úhradu závazků evidovaných v systému iFIS
dle článku 10, této směrnice.
b) Výdajový pokladní doklad na úhradu závazků k zaměstnanci evidovaných
v systému iFIS dle článku 21 této směrnice.
c) Běžný výdajový pokladní doklad – na základě předdefinovaných účelů
platby – možnost vystavování běžných výdajových dokladů je omezena
zřízenými účely platby při výdeji nelze použít neidentifikovanou platbu.
Článek 21
Pokladní operace v pokladně ISKAM
(1) Limity pokladních hotovostí jsou stanoveny samostatnou vnitřní normou podle
potřeby VŠTE.
(2) Pokladní kniha slouží k zaznamenávání všech příjmů a výdajů pokladny, vede
se v systému ISKAM.
(3) Příjmové a výdajové pokladní doklady vystavuje pokladní v ISKAM při příjmu
nebo výdeji peněz.
(4) O příjmový pokladní doklad se jedná v případě, že se částka nabíjí
na konto ISKAM.
(5) O výdajový pokladní doklad se jedná v případě, že se částka vybíjí z konta ISKAM.
Článek 22
Závazky za zaměstnance
(1) Podkladem pro založení závazku vůči zaměstnanci je daňový doklad
(zjednodušeným daňovým dokladem), který obsahuje náležitosti daňového
dokladu dle zákona o DPH.
18
(2) Při předložení více zjednodušených dokladů k úhradě za hotové peníze musí být
tyto doklady očíslovány a doplněny průvodní soupiskou (tj. seznamem dokladů)
obsahující popis, částku a součet.
(3) Účetní založí na základě předložených dokladů závazek za zaměstnanci do iFIS.
Vzniklý účetní doklad musí být podepsán účastníky průběžné finanční kontroly.
(4) Teprve po podpisu účastníky průběžné finanční kontroly uvolní účetní v iFIS
závazek k proplacení. Zároveň účetní elektronicky informuje zaměstnance
o uvolnění závazku k proplacení.
(5) V případě, že byla zaměstnanci poskytnuta záloha, provede účetní vyúčtování
zálohy proti závazku. Pokud výše poskytnuté zálohy převýší částku doloženou
doklady, vzniká pohledávka vůči zaměstnanci, který je povinen na základě výzvy
k úhradě pohledávky vzniklou pohledávku uhradit.
Článek 23
Zálohy
A. Stálé zálohy
(1) Stálé zálohy jsou poskytovány vždy začátkem kalendářního roku vedoucímu
Provozně-technického oddělení a vedoucímu Menzy. Zálohy jsou poskytovány
na základě podané žádosti schválené příkazcem a správcem rozpočtu podle
článku 9 odst. 7 této směrnice.
(2) Po předložení schválené žádosti jsou stálé zálohy vyplaceny na pokladně, žádost
je přiložena k vytvořenému pokladnímu dokladu.
(3) Vyúčtování nákupů probíhá průběžně. Výše stálé zálohy se v průběhu roku
nemění.
(4) Vratka stálé zálohy probíhá opět na pokladně ke konci kalendářního roku. Stálá
záloha se vrací ve výši, ve které byla poskytnuta.
B. Zálohy na mzdu
(1) Zaměstnanec žádá o zálohu na mzdu prostřednictvím „Žádost zaměstnance
o zálohu na mzdu“ umístěném na:
https://is.vstecb.cz/auth/do/vste/ekonomicky_usek/form/zadosti_zamestnanci
/?lang=cs
(2) Žádost o zálohu na mzdu schvaluje mzdová účetní a správce rozpočtu.
(3) Schválenou žádost předá zaměstnanec na pokladnu VŠTE, kde mu je záloha
vyplacena.
(4) Referenti EÚ obsluhující pokladnu VŠTE doplní na žádost datum vyplacení
zálohy, číslo pokladního dokladu a svůj podpis.
(5) Referenti EÚ (pokladní) předají žádost zpět mzdové účetní k dalšímu zpracování
pro potřeby mezd.
19
C. 1 Zálohy na zahraniční služební cestu
(1) Žádost o vyplacení zálohy předkládá zaměstnanec vyslaný na služební cestu
spolu s podepsaným cestovním příkazem na EÚ nejpozději do 4 pracovních dnů
před zahájením služební cesty.
(2) Aktuální podoba žádosti o zálohu na služební cestu je dostupná na:
https://is.vstecb.cz/auth/do/vste/ekonomicky_usek/form/2056945/?lang=cs
(3) Pověřený pracovník EÚ ověří adekvátnost požadované zálohy svým podpisem.
Žádost o zálohu schvaluje správce rozpočtu.
(4) Zálohu na služební cestu pak zanese do iFIS. Originál žádosti je založen na EÚ
spolu s vytvořeným dokladem.
(5) Cestovní příkaz je předán na pokladnu.
(6) Finanční účetní EÚ vyzve zaměstnance k vyzvednutí zálohy.
(7) Při vyplácení zálohy pokladní zaznamená výši vyplacené zálohy a kurz
poskytnuté měny na cestovní příkaz a tento následně vrátí zaměstnanci
vyslanému na služební cestu.
C. 2 Zálohy na tuzemskou služební cestu
(1) Žádost o vyplacení zálohy předkládá zaměstnanec vyslaný na služební cestu
na EÚ nejpozději do 4 pracovních dnů před zahájením služební cesty.
(2) Aktuální podoba žádosti o zálohu na služební cestu je dostupná na:
https://is.vstecb.cz/auth/do/vste/ekonomicky_usek/form/2056945/?lang=cs
(3) Pověřený pracovník EÚ potvrdí svým podpisem adekvátnost výše požadované
zálohy a existenci schváleného cestovního příkazu v systému Vema. Žádost
o zálohu schvaluje správce rozpočtu.
(4) Schválenou žádost předá zaměstnanec na pokladnu VŠTE, kde mu je záloha
vyplacena.
(5) Referenti EÚ obsluhující pokladnu VŠTE doplní na žádost datum vyplacení
zálohy, číslo pokladního dokladu a svůj podpis.
(6) Referenti EÚ (pokladní) předají žádost účetní k dalšímu zpracování.
D. Zálohy na drobné výdaje
(1) Zaměstnanec pověřený provedením nákupu za hotové může za tímto účelem
požádat o poskytnutí jednorázové zálohy.
(2) Žádost o vyplacení zálohy schvaluje příkazce a správce rozpočtu podle článku
8 odst. 7 této směrnice.
(3) Zaměstnanec předá schválenou žádost účetní, která zanese zálohu do iFIS.
(4) Záloha může být poté pokladnou proplacena.
(5) Vyúčtování záloh na nákup za hotové provedou pověření zaměstnanci do konce
příslušného měsíce, nejpozději do 3. pracovního dne následujícího měsíce.
(6) Vyúčtování záloh provádí účetní dle článku 17 této směrnice.
20
(7) Účetní informuje prostřednictvím emailu zaměstnance o případných přeplatcích
či nedoplatcích, které je tento zaměstnanec povinen vyrovnat na pokladně.
Článek 24
Cestovní příkaz
A. Cestovní příkaz – zahraniční
(1) Cestovní příkaz je vystavován zaměstnancem vyslaným na služební cestu
a schvalován vedoucím příslušného úseku VŠTE hospodařícího s vlastním
rozpočtem.
(2) Aktuální podoba cestovních příkazů je dostupná na:
https://is.vstecb.cz/auth/do/vste/ekonomicky_usek/form/2056945/?lang=cs
(3) Zahraniční služební cesty podléhají schválení prorektorovi – statutárnímu
zástupci rektora.
(4) Použití soukromého vozidla pro účel služební cesty upravuje příslušná vnitřní
norma VŠTE.
(5) Cestovní příkaz slouží jako podklad k vyúčtování cestovních nákladů služební
cesty. Zaměstnanec je povinen odevzdat vyplněný cestovní příkaz spolu
s doklady za uskutečněné výdaje a schválený příkazcem u zahraničního
cestovního příkazu prorektorovi – statutárnímu zástupci rektora na EÚ
nejpozději do 10 pracovních dnů od ukončení pracovní cesty. Cestovní příkaz je
následně do 10 pracovních dnů zpracován na EÚ, tím vznikne pohledávka nebo
závazek vůči zaměstnanci, které podléhají schválení účastníky průběžné finanční
kontroly.
(6) Schválené doklady jsou uvolněny k proplacení. Zaměstnanec je o tom e-mailem
informován zaměstnancem EÚ.
(7) Vyúčtování zahraničních pracovních cest upravuje zákoník práce a příslušné
vnitřní normy VŠTE.
B. Cestovní příkaz – tuzemský
(1) Cestovní příkaz je vystavován zaměstnancem vyslaným na služební cestu
a schvalován vedoucím příslušného úseku VŠTE hospodařícího s vlastním
rozpočtem.
(2) Cestovní příkaz je vystavován zaměstnancem vyslaným na služební cestu
a schvalován vedoucím příslušného úseku VŠTE hospodařícího s vlastním
rozpočtem.
(3) Tuzemský cestovní příkaz je vyplňován elektronicky na portále Vema.
Uživatelská příručka je uložena na IS v dokumentech EÚ.
(4) Použití soukromého vozidla pro účel služební cesty upravuje příslušná vnitřní
norma VŠTE.
(5) Cestovní příkaz slouží jako podklad k vyúčtování cestovních nákladů služební
cesty. Zaměstnanec je povinen odevzdat vyplněný cestovní příkaz spolu
s doklady za uskutečněné výdaje a schválený příkazcem na EÚ nejpozději
do 10 pracovních dnů od ukončení pracovní cesty.
21
(6) Cestovní příkaz je zpracován ve finanční účtárně a následně předán do mzdové
účtárny k výplatě.
(7) Výplata cestovních náhrad je provedena bezhotovostním převodem na účet
zaměstnance jako mimomzdové plnění v termínu výplaty mezd.
(8) Vyúčtování tuzemských pracovních cest upravuje zákoník práce a příslušné
vnitřní normy VŠTE.
Článek 25
Dohoda o hmotné odpovědnosti
(1) Dohoda o hmotné odpovědnosti je sepsána se všemi osobami, které mají právo
nakládat s hotovostí, bankovními účty, kartami CCS, ceninami a zásobami.
(2) Zaměstnanci s právem nakládat s hotovostí a ceninami jsou povinni nejméně
jedenkrát měsíčně kontrolovat, zda finanční hotovost v pokladně odpovídá
záznamům v pokladní knize a zda evidenční stav skladu souhlasí se skutečností.
(3) Pokladní hotovost, ceniny i zásoby podléhají provádění periodické inventarizace
dle příslušné vnitřní normy VŠTE.
(4) Pokud je zjištěno manko v hodnotách svěřených na základě hmotné
odpovědnosti, je příslušný zaměstnanec povinen manko uhradit.
(5) Manko zjištěné na hodnotách svěřených na základě hmotné odpovědnosti
předepisuje k úhradě EÚ, příkazcem operace je ředitel EÚ.
Článek 26
Doklady o provozu vozidla
(1) Typy a oběh dokladů autoprovozu jsou řešeny samostatnou vnitřní normou
VŠTE.
Článek 27
Doklady související s výplatou stipendií
(1) Poskytování stipendií se řídí Stipendijním řádem VŠTE a příslušnou vnitřní
normou VŠTE.
(2) Mimořádná stipendia a stipendia v případech zvláštního zřetele hodných,
s výjimkou prospěchových stipendií, jsou schvalována na základě podaných
návrhů na udělení stipendia. Návrh vedoucího pracovníka na přidělení
mimořádného stipendia nebo stipendia v případech zvláštního zřetele hodných
jsou umístěna na:
https://is.vstecb.cz/auth/do/vste/ekonomicky_usek/form/2056942/?lang=cs
Návrhy na udělení stipendia podávají vedoucí pracovníci VŠTE. Návrh podléhá
schválení účastníky předběžné finanční kontroly dle článku 9 odst. 11 této
směrnice.
(3) Schválený návrh u stipendií uvedených v odst. 2 je předán na Právní oddělení,
které vyhotoví rozhodnutí o přiznání stipendia.
22
(4) Jeden stejnopis rozhodnutí předá pověřený pracovník Právního oddělení na EÚ
jako podklad pro výplatu stipendia, druhý stejnopis v el. podobě zasílá
studentovi společně s textem o přiznání stipendia prostřednictvím e-mailu
a následně jej předá na Studijní oddělení (dále jen „SO“) k archivaci do složky
studenta.
(5) EÚ vystaví účetní doklad – závazek na výplatu stipendia. Závazek podléhá
schválení účastníků průběžné finanční kontroly.
(6) EÚ uvolní schválený závazek k proplacení.
(7) Ubytovací, prospěchová a sociální stipendia jsou studentům přiznána na základě
podané žádosti za předpokladu splnění všech podmínek stanovených
Stipendijním řádem VŠTE a navazujícími vnitřními normami. V takovém případě
vystaví SO rozhodnutí o poskytnutí stipendia.
(8) SO vytváří hromadný pokyn k vyplacení stipendia. Vedoucí SO předává „Pokyn
k vyplacení stipendií“ v listinné podobě, které musí být opatřeny podpisy
zaměstnance odpovídajícího za věcnou a formální správnost na EÚ.
(9) SO zároveň zašle EÚ identický elektronický příkaz k úhradě.
(10) EÚ zaslaný příkaz naimportuje do internetového bankovnictví a odešle
k proplacení. EÚ vystaví účetní doklad o přiznání a výplatě stipendií.
(11) Účastníci předběžné finanční kontroly:
a) Příkazce: rektor
b) Správce rozpočtu: ředitel EÚ
(12) Účastníci průběžné finanční kontroly:
a) Příkazce: rektor
b) Správce rozpočtu: ředitel EÚ
c) Hlavní účetní: hlavní účetní
Článek 28
Ostatní doklady
(1) Daňová přiznání vyhotovuje EÚ na základě výstupů z iFIS a dle platného
legislativního rámce. Podepisuje je rektor případně ředitel EÚ.
(2) Vnitřní přeúčtování a interní doklady vystavuje hlavní účetní, kontroluje
je ředitel EÚ a příkazce operace.
(3) Inventarizace se provádí na základě písemného příkazu rektora. Postup
inventarizace se řídí příslušnou vnitřní normou VŠTE. Z výsledku inventarizace
se pořizuje zápis o provedení inventury, který je archivován na EÚ. V případě
zjištění manka, škody nebo přebytku je o tomto sepsán protokol, který poté
slouží jako podklad pro zaúčtování vzniklého manka, škody nebo přebytku.
Protokol předává inventurní komise na EÚ. O předpisu vzniklého manka nebo
škody k úhradě rozhoduje ředitel EÚ.
(4) Opravy účetních záznamů:
a) Opravným účetním zápisem se rozumí oprava zápisu, tj. nesprávný zápis
se přeškrtne a doplní novým správným zápisem. Původní zápis musí zůstat
čitelný. K opravenému zápisu připojí zaměstnanec, který opravu provedl,
datum a svůj podpis.
23
b) Opravným účetním dokladem se rozumí oprava dokladu, tj. vyhotoví
se nový účetní doklad, na základě kterého se opraví původní nesprávný
účetní zápis.
c) Stornem účetního dokladu se rozumí operace, při níž se původní doklad
stornuje a zaúčtuje se nový účetní doklad.
Článek 29
Kalkulační vzorec pro kurzy v rámci CŽV
(1) Kalkulační vzorec (Příloha č. 5) pro kurzy celoživotního vzdělávání zachycuje
výpočet ceny nového kurzu bez DPH na jednu osobu či více osob s pomocí
vyčíslení nákladů, jednotlivých režií a zisku pro jednotlivé útvary, úseky a ústavy.
(2) Prvotní náklad zachycuje náklad ústavu, jež kurz vytváří, na mzdy, učební
pomůcky a další věci nezbytné k přípravě samotného kurzu.
(3) Výrobní režie představuje náklady pro ústav (např. přípravné práce na kurzu,
nájemné, atp.), je ve výši od 20 % do 30 % z výše prvotního nákladu.
(4) Marketingová režie zachycuje náklad na marketingovou komunikaci, je ve výši
od 20 % do 30 % z prvotního nákladu a výrobní režie.
(5) Režijní náklady představují administrativní úkony s kurzem spojené, fixní výše
nákladů je 20 % z prvotních nákladů, výrobní režie a marketingové režie. Režijní
náklady se dále rozdělují mezi výše uvedené útvary v poměru 40 % pro útvar
Kvestora, 20 % pro Ekonomický úsek, 20 % pro útvar Rektora a 20 % pro ÚŘAS.
(6) Výši zisku určí navrhovatel kurzu, a to procentem z výše celkových nákladů
zahrnujících prvotní náklad, výrobní a marketingovou režii a režijní náklady. Zisk
se dále rozděluje mezi primárního tvůrce kurzu, a to ve výši 60 %, mezi
sekundárního tvůrce, a to ve výši 20 %, a mezi ÚŘAS ve výši 20 %.
(7) Výpočet režií a zisku se provádí pomocí kalkulačního vzorce v příloze č. 5.
V tabulce kalkulačního vzorce lze doplnit tyto hodnoty:
a) název kurzu,
b) výši prvotního nákladu,
c) výši výrobní režie v procentech,
d) výši marketingové režie v procentech,
e) primárního tvůrce a sekundárního tvůrce.
(8) Buňky, které lze doplnit, jsou označeny tučným orámováním. Výše režií musí být
ve stanoveném rozmezí. Není-li doplněna hodnota v odpovídající výši, zabarví
se buňka režií červenou barvou. Je-li přiřazena hodnota v příslušné výši, buňka
režií se změní na barvu zelenou. Další kalkulace probíhají dle zadaného
automaticky.
ČÁST IV
ARCHIVACE ÚČETNÍCH DOKLADŮ
(1) Archivace účetních dokladů je prováděna ve smyslu § 31 zákona č. 563/1991 Sb.,
o účetnictví, a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve smyslu
vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a platného
Spisového a skartačního řádu VŠTE.
24
ČÁST V
PODPISOVÉ VZORY, PODPISOVÁ OPRÁVNĚNÍ
(1) Podpisové vzory a podpisová oprávnění jsou předmětem samostatné vnitřní
normy VŠTE.
ČÁST VI
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
(1) Tato směrnice v aktuálním znění nabývá účinnosti dnem 12. 10. 2021.
Ing. Zuzana Rowland, MBA, PhD. v. r.
prorektor – statutární zástupce rektora
25
Seznam použitých zkratek:
AP akademický pracovník
BÚ bankovní účet
CCV Centrum celoživotního vzdělávání
CŽV celoživotní vzdělávání
DPČ dohoda o pracovní činnosti
DPP dohoda o provedení práce
EÚ Ekonomický úsek
ESSS Elektronický systém spisové služby
iFIS Finanční informační systém
IS Informační systém VŠTE
ISKaM Informační systém kolejí a menz
ISRS Informační systém registru smluv
LIK likvidační komise
NS nákladové středisko
PIC Projektové a inovační centrum
SO Studijní oddělení VŠTE
ÚVV Úsek vnějších vztahů
THP technickohospodářský pracovník
ETMS Excellent Top Manager System – manažerský systém
ZVŠ zákon č. 111/1998 o vysokých školách ve znění pozdějších předpisů
MRS modul registru smluv v ekonomickém systému iFIS
Seznam příloh:
Příloha č. 1 Číselné řady
Příloha č. 2 Likvidační list
Příloha č. 3 Protokol o kontrole smlouvy
Příloha č. 4 Vnitroobjednávka VŠTE
Příloha č. 5 Kalkulační vzorec