Směrnice č. 3/2012 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ A PRAVIDLA FINANČNÍ
KONTROLY
Datum vydání: 1. 1. 2012 Účinnost od: 1. 1. 2012 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE005793/2011 Počet stran: 14 Počet příloh: 7
Informace
o změnách
Ruší předpis Směrnice č. 13/2010
Návaznost
(1) OR 3/2012 Používání razítek a podepisování dokumentů na VŠTE,
(2) Směrnice č. 2/2009 Statut interního auditu a Manuál interního auditu,
(3) Směrnice č. 2/2012 Organizace pracovních cest a výplata cestovních náhrad,
(4) Směrnici č.4/2012 Pravidla sestavování dílčích rozpočtů VŠTE,
(5) Směrnice č. 2/2007 Cestovní náhrady členů Správní rady a Akademické rady
VŠTE,
(6) Stipendijním řádem VŠTE a OR Stipendia VŠTE
(7) Směrnicí č. 5/2011 Autoprovoz.
(8) Směrnicí č. 10/2009 Inventarizace a její provedení
(9) Spisový a skartační řád VŠTE
Nadřízený předpis
Podřízený předpis OR č. 5/2012 Pokladny a pokladní limity na VŠTE
Platné pro Všechny zaměstnance
Vypracoval: Ing. Marie Padrtová, v. r. Garant: Ing. Marie Padrtová, v. r.
Podpis: Podpis:
Formálně ověřil: Šárka Exnerová, v. r. Schválil:
Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D.,
v. r.
Podpis: Podpis:
1
ČÁST I
ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“) je
veřejnou vysokou školou neuniverzitního typu; hospodaření VŠTE a zacházení s jejím
majetkem se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 111/1998 Sb. o vysokých
školách a o změně a doplnění dalších zákonů (dále jen „zákon o vysokých školách“),
ve znění pozdějších předpisů.
(2) Z hlediska platných právních předpisů je VŠTE jako celek účetní jednotkou účtující
o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, dále o nákladech a
výnosech a výsledku hospodaření.
(3) Oběh, zpracování účetních dokladů a finanční kontrola na VŠTE vychází
z následujících, obecně závazných, platných právních předpisů a respektuje již vydané
vnitřní normy a předpisy VŠTE:
a) zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen „zákon o účetnictví“), ve znění
pozdějších předpisů,
b) zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách,
c) zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně
některých zákonů (dále jen „zákon o finanční kontrole“), ve znění pozdějších
předpisů,
d) vyhláška č. 64/2002 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole,
e) zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (dále jen „zákoník práce“), ve znění
pozdějších předpisů,
f) zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů ve znění pozdějších předpisů,
g) zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen „zákon o DPH“), ve
znění pozdějších předpisů,
h) zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých
souvisejících zákonů (dále jen „rozpočtová pravidla“), ve znění pozdějších
předpisů,
i) zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů,
j) zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků,
ve znění pozdějších předpisů.
(4) Skutečnosti v časových a věcných souvislostech, které jsou předmětem účetnictví, tzn.
účetní případy, dokládá VŠTE doklady ve smyslu § 6 zákona o účetnictví.
(5) Účetním obdobím je kalendářní rok.
(6) Účetnictví vede VŠTE v ekonomickém systému IFIS (dále také „ekonomický
systém“) a zásoby jsou účtovány způsobem A. Evidence zaměstnanců a výpočet mezd
probíhá v systému VEMA. Hospodaření menzy je sledováno v systému ISKAM. Data
ze systému VEMA a ISKAM jsou exportována do systému IFIS.
2
ČÁST II
FINANČNÍ KONTROLA
Článek 2
Systém finanční kontroly
(1) Systém finanční kontroly na VŠTE tvoří:
a) vnitřní kontrolní systém realizovaný vedoucími a dalšími pověřenými
zaměstnanci,
b) interní audit realizovaný zaměstnancem pověřeným výkonem interního auditu,
c) externí kontrola realizovaná externími subjekty.
Článek 3
Úkoly a zaměření kontrolní činnosti
(1) Zaměření kontrolní činnosti je následující:
a) ověřování, zda kontrolované činnosti nejsou v rozporu s obecně závaznými
předpisy, s resortními předpisy a s vnitřními opatřeními VŠTE,
b) ověřování správnosti finančních a majetkových operací, hospodárnosti,
efektivnosti, účelnosti a účelovosti použití finančních prostředků.
Článek 4
Vnitřní kontrolní systém
(2) Vnitřní kontrolní systém tvoří:
a) předběžná kontrola, která je zajišťována ve fázi před vznikem nároku nebo
závazku (Článek 7 a 8) a po vzniku nároku či závazku (Článek 9),
b) průběžná kontrola, která je zajištěna operačními postupy popsanými v této
směrnici, které slouží ke sledování úplnosti a přesnosti průběhu operací, a to od
vzniku pohledávky nebo závazku až do okamžiku ukončení prováděných prací
či splnění dodávky zboží nebo služeb v požadovaném rozsahu, včetně
vyúčtování a úhrady pohledávek nebo závazků. Systém průběžné kontroly
podrobně popisuje Článek 9 Faktury přijaté odstavec 6. Obdobná pravidla platí
pro všechny vztahy, z nichž vyplývá finanční plnění,
c) následná kontrola, která je zajišťována revizními postupy, zpravidla
doplněnými o hodnotící postupy. Vychází se z informací o charakteru
zajišťovaných úkolů, zdrojích financování, právních předpisech souvisejících
s kontrolovanými operacemi a rizicích spojených s jejich realizací. Následná
kontrola je prováděna především Ekonomickým oddělením VŠTE.
(3) Předběžnou finanční kontrolu zajišťují:
a) příkazce operace - posuzuje především ekonomický aspekt účetní operace a
odpovídá za realizaci zadání zakázky v režimu zákona o veřejných zakázkách a
vnitřních norem VŠTE.
b) správce rozpočtu - kontroluje účetní operace ve vazbě na rozpočet, tedy věcný
soulad nákupu s rozpočtem školy a příslušnou legislativou a dále nepřekročení
rozpočtu dané jednotky ze strany příkazce operace.
3
c) hlavní účetní – kontroluje formální a finanční správnost účetních dokladů. Pro
potřeby předběžné kontroly, blíže Článek 7 a 8, je funkce hlavní účetní
sloučena s funkcí správce rozpočtu.
Článek 5
Interní audit
(4) Interní audit zajišťuje nezávislé a objektivní přezkoumání majetkových a finančních
operací a vnitřního kontrolního systému. Výběrovým způsobem zjišťuje a zkoumá,
zda právní předpisy, přijatá opatření a stanovené postupy jsou v činnosti jednotlivých
útvarů dodržovány.
(5) Při auditu se zjišťuje zejména skutečný stav na kontrolovaném úseku, odchylky
skutečnosti od žádoucího stavu.
(6) Činnost interního auditu na VŠTE se řídí vnitřní normou Směrnice č. 2/2009 Statut
interního auditu a Manuál interního auditu.
Článek 6
Externí kontroly
(1) Vnější kontrola je prováděna zejména orgány veřejné správy především jako kontrola
nakládání s veřejnými prostředky.
(2) Všichni vedoucí zaměstnanci jsou povinni poskytnout součinnost kontrolám
prováděným externími orgány zejména dle zákona č. 552/91 Sb., o státní kontrole, ve
znění zákona č. 248/1998 Sb., a zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve
veřejné správě a dle vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční
kontrole.
ČÁST III
FINANČNÍ KONTROLA
Článek 7
Smlouvy
(1) Originály veškerých smluv uzavřených jménem VŠTE musí být uloženy na místech
k tomu určených u pověřených zaměstnanců v tomto rozdělení:
a) smlouvy upravující vztahy se zaměstnanci ve mzdové účtárně,
b) Rámcové dohody o spolupráci – prorektorát pro praxi a vnější vztahy,
c) ostatní smlouvy v kanceláři rektora.
Kopie smluv si ponechávají osoby zodpovědné za daný projekt. Veškeré smlouvy dle
bodu 1b a bod 1c) budou též založeny do Registru smluv v ekonomickém systému.
(2) Veškeré smlouvy musí být podepsány rektorem nebo osobou jím pověřenou, smlouva
pak musí být doplněna plnou mocí opravňující tuto osobu k podpisu dané smlouvy
jménem VŠTE.
(3) Veškeré smlouvy, budou před předložením k podpisu rektorovi předány včetně
podkladů o provedeném výběrovém řízení k předběžné kontrole kvestorovi,
vedoucímu ekonomického oddělení (dále jen „EO“), řešiteli, který podpisem potvrdí
věcnou správnost obsahu smlouvy a právním zástupcům. Jedná se především o
4
smlouvy kupní, nájemní, o dílo, darovací, dotační, pojistné apod. Předávání smluv
koordinuje vedoucí kanceláře rektora.
(4) Všichni jmenovaní stvrdí svým podpisem souhlas s obsahem smlouvy, případně
upozorní na sporné body smlouvy. Za tímto účelem bude každá smlouva vybavena
průvodní košilkou (viz Příloha č. 5 této směrnice). Za právní zástupce bude košilku
podepisovat vedoucí kanceláře rektora. Vedoucí této kanceláře zapracuje připomínky
ze strany právních zástupců do návrhu smlouvy, o zahrnutí ostatních připomínek
rozhoduje rektor.
(5) Účastníci předběžné kontroly:
a) kvestor – posuzuje především ekonomický aspekt smlouvy a odpovídá za
realizaci zadání zakázky v režimu zákona o veřejných zakázkách a vnitřní
směrnice VŠTE.
b) Vedoucí ekonomického oddělení – posuzuje smlouvu z finančního hlediska ve
vazbě na rozpočet školy.
c) Řešitel – hodnotí především věcný obsah smlouvy.
d) Právní zástupce – hodnotí smlouvu z právního hlediska.
(6) Smlouvy upravující pracovně právní vztahy se schvalují ve zvláštním režimu:
a) Návrhy na uzavření, změnu nebo ukončení podávají vedoucí jednotlivých
úseků rektorovi. Vzory návrhů viz příloha č. 6.
b) Schválené návrhy předává rektor vedoucímu ekonomického oddělení ke
kontrole z hlediska správce rozpočtu.
c) Vedoucí ekonomického oddělení postoupí schválený návrh ke zpracování
personalistce, která připraví odpovídající smlouvu a předloží ji rektorovi
k podpisu. Poté smlouvu podepisuje zaměstnanec. Jedno paré smlouvy je
uloženo na EO, druhé náleží zaměstnanci.
(7) V případě smluv, které jsou v nezměněném znění uzavírány s více subjekty, prochází
schvalovacím kolečkem pouze jedno vzorové paré smlouvy, košilka s paré je poté
založena do registru smluv. Ostatní jednotlivé smlouvy budou v registru evidovány
s odkazem na schválenou vzorovou smlouvu.
(8) Prorektor pro praxi a vnější vztahy je oprávněn k podpisu Rámcových dohod o
spolupráci. Tyto smlouvy jsou evidovány dle článku 7, odstavec (7). Originál smlouvy
v tomto případě nemusí být doplněn plnou mocí.
Článek 8
Objednávky
(1) Pokud není k dispozici dodavatelská smlouva, veškeré nákupy se realizují na základě
předem a písemně vystavených objednávek v ekonomickém systému. Toto se
nevztahuje na nákup pohonných hmot, drobného provozního materiálu pro potřebu
údržby, úhradě parkovného a jiných drobných nákupů, jejichž neodkladná potřeba
neumožňuje objednávku předem vystavit.
(2) Objednávky lze vystavovat do maximální výše 50 tis. Kč včetně DPH. Při závazku
nad 50 tis. Kč je nutné vyhotovit písemnou smlouvu. Výjimku z tohoto pravidla
povoluje rektor kontrasignací objednávky.
5
(3) Objednávky se uskutečňují u generálního dodavatele pro danou oblast, který je vybrán
v souladu se zákonem o veřejných zakázkách; v případě absence generálního
dodavatele je v každé jednotlivé dodávce postupováno v souladu se zákonem o
veřejných zakázkách a vnitřní směrnicí VŠTE.
(4) V rámci předběžné finanční kontroly jsou objednávky schvalovány příkazcem a
správcem rozpočtu.
(5) Druhy objednávek:
a) Objednávky spotřebního materiálu
- Objednávky spotřebního materiálu sestavují zaměstnanci ekonomického
oddělení na základě písemných požadavků jednotlivých úseků školy
podepsaných vedoucím daného úseku.
- Pokud se jedná o úsek hospodařící s vlastním rozpočtem, je příkazcem
operace vedoucí daného úseku, správce rozpočtu je pro všechny úseky
vedoucí ekonomického oddělení. Výjimkou jsou objednávky spotřebního
materiálu realizované v rámci projektu, kde správcem rozpočtu je finanční
manažer projektu a příkazcem manažer projektu.
- Vedoucí ekonomického oddělení provede schválení objednávky
v ekonomickém systému.
- Pouze schválenou objednávku lze odeslat dodavateli.
b) Objednávky služeb a materiálu související s údržbou a obnovou majetku
- Objednávky služeb a materiálu související s údržbou majetku vystavuje a
zadává do ekonomického systému vedoucí provozně-technického úseku na
základě aktuální potřeby.
- Vedoucí provozně-technického úseku je příkazcem operace a vedoucí
ekonomického úseku je správce rozpočtu.
- Návrhy objednávek musí být podepsány v souladu s článkem 8 odstavec 7
této směrnice a v listinné podobě předány ekonomickému oddělení.
Vedoucí ekonomického oddělení poté provede schválení objednávky
v ekonomickém systému.
- Pouze schválenou objednávku lze odeslat dodavateli.
c) Objednávky IT zařízení
- Návrh objednávky na pořízení či údržbu IT zařízení předávají pověření
zástupci jednotlivých úseků se souhlasem vedoucího daného úseku
pověřené osobě externího správce IT způsobem popsaným v Příloze č. 1
této směrnice.
- Pověřená osoba předá soupis požadavků kvestorovi VŠTE, který jednotlivé
požadavky vyhodnotí a rozhodne o jejich realizaci či zamítnutí a sestaví
objednávku IT zařízení.
- Návrhy objednávek musí být podepsány v souladu s článkem 8 odstavec 7
této směrnice.
- Příkazcem operace je kvestor, správcem rozpočtu vedoucí ekonomického
oddělení. Výjimkou jsou objednávky IT zařízení realizované v rámci
projektu, kde správcem rozpočtu je finanční manažer projektu a příkazcem
manažer projektu.
- Vedoucí ekonomického oddělení poté provede schválení objednávky
v ekonomickém systému.
6
- Pouze schválenou objednávku lze odeslat dodavateli.
d) Objednávky literatury do knihovny
- Návrh objednávky zhotovuje vedoucí knihovny v ekonomickém systému, a
to na základě předaných podkladů kateder, případně z vlastního podnětu.
- Objednávky odborné literatury pro katedry se řídí stejnými pravidly jako
objednávky spotřebního materiálu s tou výjimkou, že je vyřizuje Vedoucí
knihovny.
- Návrhy objednávek musí být podepsány v souladu s článkem 8, odstavec 7
této směrnice a v listinné podobě předány ekonomickému oddělení.
Vedoucí ekonomického oddělení poté provede schválení objednávky
v ekonomickém systému.
- Pouze schválenou objednávku lze odeslat dodavateli.
e) Objednávky materiálu Menza
- Suroviny a zboží objednává vedoucí menzy na základě aktuální potřeby
provozu. Vzhledem k četnosti a administrativní náročnosti nejsou
objednávky zboží a surovin do hodnoty 10000,- Kč evidovány. Finanční
kontrola je v tomto případě prováděna průběžnou kontrolou stavu zásob na
skladě.
- Ostatní provozní materiál a služby objednává vedoucí menzy standardním
způsobem prostřednictvím IFIS. Vedoucí menzy je příkazcem, vedoucí EO
správcem rozpočtu.
f) Ostatní objednávky služeb nebo materiálů
- Vystavují pověření zaměstnanci jednotlivých úseků a zadávají do
ekonomického systému.
- Návrhy objednávek musí být podepsány v souladu s ustanovením článku 8,
odstavec 7 této směrnice a v listinné podobě předány ekonomickému
oddělení, vedoucí ekonomického oddělení poté provede schválení
objednávky v ekonomickém systému.
- Pouze schválenou objednávku lze odeslat dodavateli.
(6) Veškeré schválené objednávky jsou evidovány v ekonomickém systému a návrhy
objednávek v listinné podobě s odpovídajícími podpisy na ekonomickém oddělení.
(7) Při zajištění objednávek jsou všichni zadavatelé povinni dodržovat zásady pro
zadávání veřejných zakázek podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.
(8) Účastníci předběžné finanční kontroly:
a) Příkazce:
- rektor
- vedoucí pracovníci úseků hospodařících s vlastním rozpočtem viz Směrnici
č.4/2012 Pravidla sestavování dílčích rozpočtů VŠTE (dále jen „Pravidla
sestavování dílčích rozpočtů“),
- vedoucí provozně-technického oddělení - pouze pro položky zahrnuté
v podrozpočtu střediska 2002 ve Směrnici Pravidla sestavování dílčích
rozpočtů.
- Vedoucí knihovny – pouze pro nákup literatury do knihovního fondu viz
Pravidla sestavování dílčích rozpočtů.
7
- Vedoucí marketingového oddělení - pouze pro aktivity související
s marketingem a propagací školy viz Pravidla sestavování dílčích rozpočtů.
- Manažer projektu – pouze pro transakce vztahující se ke konkrétnímu
projektu
- Vedoucí menzy – pro nákup materiálu a služeb pro menzu VŠTE
b) Správce rozpočtu:
- vedoucí ekonomického oddělení,
- finanční manažer projektu – pouze pro transakce vztahující se ke
konkrétnímu projektu.
Článek 9
Faktury přijaté
(1) Fakturu přijímá ekonomické oddělení při rozdělení pošty z podatelny.
(2) Každá faktura musí:
a) být vystavena dodavatelem na adresu VŠTE,
b) mít náležitosti podle platného zákona o DPH,
c) obsahovat údaje potřebné k prokázání daňové uznatelnosti nákladů, pokud
s nimi souvisejí, ve smyslu platného zákona o daních z příjmu,
d) obsahovat číslo objednávky event. smlouvy, ke které se vztahuje.
(3) Zaměstnanec ekonomického oddělení zajistí provedení formální kontroly. V případě,
že faktura nemá všechny náležitosti, bude vrácena dodavateli za účelem odstranění
formálních nedostatků. Pokud má všechny náležitosti, opatří zaměstnanec fakturu
interním číslem (viz Příloha č. 4, „Číselné řady“) a podpisovou průvodkou (viz Příloha
č. 2, „Podpisová průvodka“) a zanese ji do Knihy došlých faktur.
(4) Faktura je pak předána k věcné kontrole pověřenému zaměstnanci příslušného úseku,
který dané plnění objednal.
a) Objednatel stvrdí věcnou správnost svým podpisem. Souhlas s proplacením
faktury musí též připojit vedoucí daného úseku coby příkazce. Takto
schválenou fakturu navrátí ekonomickému oddělení.
b) Shledá-li objednatel rozpor při věcné kontrole plnění faktury, informuje o tom
neprodleně ekonomické oddělení a sjedná nápravu s dodavatelem. Rozhodne-li
o neproplacení faktury z důvodu rozporu ve fakturované částce a věcným
plněním, vrátí fakturu s připojeným sdělením zpět na ekonomické oddělení,
které zajistí vrácení faktury dodavateli s odůvodněním.
c) Jedná-li se o fakturu, jejíž úhrada vyplývá ze smluvního vztahu, věcnou
kontrolu plnění provádí osoba pověřená danou záležitostí rektorem a svým
podpisem stvrzuje, že plnění odpovídá smluvním podmínkám. Příkazcem
operace je rektor.
(5) Ekonomické oddělení provede úhradu schválených faktur v termínu splatnosti.
(6) Účastníci průběžné a následné finanční kontroly, jejichž podpis musí faktura
obsahovat:
a) Kontrola formální správnosti dokladu – hlavní účetní.
8
b) Věcná správnost a adekvátnost výše plnění faktury – předkladatel objednávky,
nebo osoba pověřená rektorem. V případě, že za věcnou správnost odpovídá
příkazce, podepíše se tato osoba pouze do kolonky příkazce.
c) Souhlas s uskutečněním plnění – příkazce: Pro smluvní vztahy je touto osobou
rektor, pro objednávky je tato osoba stanovena v Článku 8 odstavec 7 této
směrnice.
d) Provedení platby potvrdí a zajistí: správce rozpočtu – vedoucí ekonomického
oddělení.
e) Zaúčtování platby a založení dokladu – hlavní účetní.
Článek 10
Faktury vydané
(1) Podkladem pro vystavení faktury je příslušná smlouva nebo objednávka.
(2) Faktury vydané vystavuje v ekonomickém systému pověřený zaměstnanec
ekonomického oddělení a to do 3 pracovních dnů po vzniku práva fakturovat.
(3) Faktury vydané musí obsahovat náležitosti daňového dokladu ve smyslu příslušného
ustanovení zákona o DPH.
(4) Faktury vydané jsou evidovány v číselných řadách. Kopie vydaných faktur jsou
archivovány na ekonomickém oddělení.
(5) Pokud pohledávka není uhrazena ve lhůtě splatnosti, zašle ekonomické oddělení
nejpozději do 1 měsíce po termínu splatnosti upomínku. Po uplynutí termínu
stanoveného v upomínce a nebyla-li pohledávka uhrazena, bude pověřený
zaměstnanec v součinnosti s právníky vymáhat pohledávku soudní cestou.
(6) Koncem roku zašle odpovědný zaměstnanec ekonomického oddělení dlužníkům
odsouhlasení pohledávek.
(7) Na pohledávky po splatnosti lze tvořit opravné položky podle platných zákonů.
Článek 11
Dobropisy, vrubopisy
(1) Dobropisy jsou zpracovány stejným způsobem jako faktury přijaté.
(2) Vrubopisy jako zpracovány stejným způsobem jako faktury vydané.
Článek 12
Vnitro objednávky VŠTE
(1) Vnitro objednávka slouží k objednání občerstvení v menze VŠTE, tento dokument je
předmětem přílohy č. 7 této směrnice.
(2) Vnitro objednávku sestavují zaměstnanci pověření vedoucím pracovníkem úseku
hospodařícího s vlastním rozpočtem.
(3) Vnitro objednávku podepsanou vedoucím pracovníkem předá pověřený zaměstnanec
úseku elektronicky (scan) nebo fyzicky vedoucí menzy, ta na ni zaznamená datum
přijetí objednávky.
(4) Menza je přijatou objednávku povinna vyřídit do 3 pracovních dnů včetně.
9
(5) Na základě vnitro objednávek realizuje Menza VŠTE nákup (realizován pouze
v řetězci Makro) nebo výrobu objednaného občerstvení.
(6) Menza zajišťuje distribuci objednávek v časech 8,00-10,00 a 14,00 – 15,30.
Článek 13
Doklady majetkové evidence
Hmotný a nehmotný dlouhodobý majetek:
(1) Protokol o zařazení do užívání je vystaven na základě faktury a technické
dokumentace majetku v systému IFIS. Majetku je přiděleno inventární číslo.
(2) Inventární karta dlouhodobého majetku je vedena v elektronické podobě
v ekonomickém systému, v modulu Dlouhodobý majetek.
(3) Účetní doklad o účetních odpisech dlouhodobého majetku je vystavován hlavní účetní,
vždy k poslednímu dni v měsíci.
(4) Doklady o vyřazení majetku z majetkové evidence:
(5) O vyřazení majetku rozhoduje likvidační komise. Ta vystavuje Protokol o vyřazení
majetku, na jehož základě je majetek vyřazen z evidence ekonomického systému.
(6) Doklady o zařazení i vyřazení dlouhodobého majetku vystavuje hlavní účetní
v ekonomickém systému a kontroluje vedoucí ekonomického oddělení.
(7) Účastníci finanční kontroly:
a) Příkazce: rektor
b) Správce rozpočtu: vedoucí EO
c) Hlavní účetní: hlavní účetní
Drobný hmotný a nehmotný dlouhodobý majetek:
(1) Je veden v ekonomickém systému v modulu Drobný majetek na inventárních kartách a
v účetní evidenci na podrozvahových účtech.
(2) K nově nabytému majetku je vždy vystaven doklad o zařazení do užívání v modulu
ekonomického systému.
(3) Při vyřazení majetku na základě rozhodnutí likvidační komise (Protokolu o vyřazení
majetku), je majetek současně odepsán z podrozvahové evidence a vyřazen v modulu
Drobný majetek.
(4) Doklady o zařazení a vyřazení drobného majetku, stejně jako inventární karty nejsou
evidovány v listinné podobě. Jsou k dispozici pouze v ekonomickém systému.
V listinné podobě je evidován pouze zápis likvidační komise – Protokol o vyřazení
majetku.
(5) Potvrzení o převzetí svěřených prostředků podepisuje každý zaměstnanec, jemuž je
svěřeno do užívání mobilní elektronické zařízení (mobilní telefon, fotoaparáty,
notebooky atd.).
10
Článek 14
Doklady skladové evidence
Menza:
(1) Vede položkovou skladovou evidenci v systému Iskam, účetní evidence je vedena
v systému IFIS.
(2) V systému IFIS jsou zásoby materiálu a zboží evidovány na analytických účtech.
(3) Skladové karty zásob jsou vedeny elektronicky v systému Iskam.
(4) V systému Iskam jsou za tímto účelem zřízeny dva sklady:
a) Hlavní sklad – slouží k evidenci surovin
b) Výdejní sklad – slouží k evidenci zboží, a hotových výrobků.
(5) Vedoucí menzy vystavuje příjemky na základě dodacích listů nebo faktur a fyzické
kontroly nakoupeného materiálu nebo zboží do systému Iskam. Tyto doklady pak
předává na EO, kde je podle nich zaúčtován příjem materiálu nebo zboží na sklad
v systému IFIS.
(6) Při spotřebě materiálu vystavuje menza výdejky materiálu popřípadě doklad
neprodaná jídla, tyto doklady zůstávají uloženy v menze. Do systému IFIS se přenášejí
jedenkrát měsíčně, exportem dat. V IFIS je následně vytvořen hromadný doklad na
měsíční spotřebu surovin a zboží.
(7) V případě, že je zboží nebo materiál reklamován a vrácen dodavateli, vystavuje se
v Iskamu doklad Vratka dodavateli. Tento doklad je předáván na EO, které na jeho
základě zaúčtuje úbytek materiálu.
(8) Po provedení inventury skladových zásob může být účtováno o manku nebo přebytku
zásob, v takovém případě se v systému Iskam vytvoří na základě zjištěných
inventurních rozdílů doklad Manko z inventury nebo Přebytek z inventury. Tyto
doklady jsou posléze předány na EO, které na jejich základě zaúčtuje úbytek nebo
přírůstek skladových zásob.
(9) Vedoucí menzy v systému Iskam vystavuje též doklady Převodka, Výdejka do výroby
a Příjemka z výroby – sloužící k převedení zásob z jednoho skladu na druhý.
Recepce – kancelářské potřeby:
(1) Zaměstnanci recepce evidují spotřební materiál (kancelářské potřeby a jiný spotřební
materiál) v systému IFIS.
(2) Na základě přijatých faktur vytváření příjemky – přijímají materiál na sklad.
(3) Při výdeji objednaného materiálu na základě požadavků jednotlivých úseků vytvoří
zaměstnanci recepce výdejku. Materiál je potom zaúčtován na nákladové středisko
úseku, který ho převzal.
Knihovna – knihy a skripta určená k prodeji:
(1) Evidence zásob materiálu knihovny je vedena pro prodejní zásoby v systému ISKAM.
(2) Knihovna má pouze jeden sklad, v němž eviduje knihy, skripta, CD a ostatní výrobky
a zboží určené k prodeji.
11
(3) Knihovna vytváří stejné doklady jako Menza, tj. Článek 13 – Menza, vyjma dokladů o
převodu zásob ze skladu na sklad.
Článek 15
Mzdové doklady
(1) Pracovní smlouva, Dohoda o provedení práce, Dohoda o pracovní činnosti, Mzdové
výměry, Smlouvy o mzdě jsou pracovně právní listiny, vypracované personálním
oddělením, podepsané rektorem a zaměstnancem. Tyto doklady jsou uloženy ve
mzdové účtárně.
(2) Výkaz práce je podkladem pro zpracování mezd mzdovou účetní v mzdovém systému.
VŠTE používá výkaz práce za zaměstnance. Výkaz je podepsaný odpovědným
vedoucím daného úseku, doplněný příp. dovolenkami, či potvrzeními, resp.
rozhodnutími o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnanců daného úseku a jinými
potvrzeními dokládající konkrétní změny v docházce. Podkladem pro zpracování
mezd zaměstnanců pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní
poměr (DPP, DPČ) je výkaz práce za zaměstnance pracujícího na dohodu nebo pokyn
k proplacení odměny. Výkaz i pokyn je podepsaný odpovědným vedoucím daného
úseku, pro který zaměstnanec na tuto dohodu pracuje. V případě vykazování práce
v rámci projektů uskutečňovaných na VŠTE je odpovědným vedoucím daného úseku
finanční manažer projektu. Tyto doklady jsou uloženy ve mzdové účtárně.
(3) Vnitřní účetní doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného na sociální a zdravotní
pojištění, daních ze mzdy a srážkách ze mzdy vypracovává mzdová účetní v mzdovém
systému. Data jsou po té exportována do ekonomického systému IFIS, kde dojde
k jejich zaúčtování.
(4) Výplatní listiny mezd jsou zpracovávány mzdovou účetní a předávány do pokladny
VŠTE. Správnost údajů je potvrzena podpisem mzdové účetní na rekapitulaci mezd.
Pokladna archivuje výplatní listinu a výdajové pokladní doklady, na nichž
zaměstnanci potvrzují převzetí mzdy či odměny z dohody. Při výplatě mezd převodem
na účty zaměstnanců je účetním dokladem bankovní výpis. Při zasílání výplaty mzdy
poštovní poukázkou je dokladem ústřižek od poštovní poukázky potvrzený Českou
poštou, s.p. s uvedení data poukázání peněz. Originál ústřižku je založen u výdajového
pokladního dokladu, kopie ústřižku zůstává založena na mzdové účtárně.
Článek 16
Pokladní operace
(1) Limity pokladních hotovostí jsou stanoveny samostatnou vnitřní normou Opatřením
rektora č. 5/2012 k pokladnám a pokladním limitům VŠTE.
(2) Pokladní kniha slouží k zaznamenávání všech příjmů a výdajů pokladny, vede se
pouze v ekonomickém systému.
(3) Příjmový pokladní doklad:
a) Vystavuje pokladní v ekonomickém systému při příjmu peněz do pokladny
b) Příjmový pokladní doklad na úhradu za uskutečněné zdanitelné plnění musí
obsahovat veškeré náležitosti zjednodušeného daňového dokladu v souladu
s platným zákonem o dani z přidané hodnoty.
(4) Výdajový pokladní doklad prostřednictvím vytvořeného závazku:
a) Vystavuje pokladní v ekonomickém systému při výdeji peněz z pokladny.
12
b) Výdej peněz se uskutečňuje na základě závazku založeného hlavní účetní do
ekonomického systému. Hlavní účetní založí závazek do systému pouze na
základě písemného podkladu schváleného příkazcem a správcem rozpočtu
podle Článku 8 odstavce 7 této směrnice.
c) Každý výdaj za hotové musí být doložen daňovým dokladem (zjednodušeným
daňovým dokladem), který musí obsahovat náležitosti dokladu dle zákona o
DPH.
d) Při předložení více zjednodušených dokladů k úhradě za hotové musí být tyto
doklady očíslovány a doplněny průvodní soupiskou (tj. seznamem dokladů),
obsahující popis, částku a součet.
e) Před proplacením musí být předkládané doklady podepsány příkazcem a
správcem rozpočtu podle Článku 8 odstavce 7 této směrnice. Poté jsou předány
hlavní účetní, která zanese závazek do ekonomického systému. Teprve poté
může být závazek na pokladně proplacen.
f) Na nákup za hotové mohou být poskytnuty provozní zálohy z pokladny. Žádost
o vyplacení zálohy schvaluje příkazce a správce rozpočtu podle Článku 8
odstavec 7 této směrnice Následně předá schválené žádosti hlavní účetní, která
zanese zálohu do ekonomického systému. Záloha může být poté pokladnou
proplacena.
g) Vyúčtování záloh na nákup za hotové provedou pověření zaměstnanci do
konce příslušného měsíce, nejpozději do 3. pracovního dne následujícího
měsíce. Vyúčtování záloh provádí hlavní účetní. Prostřednictvím emailu je
zaměstnanec informován o případných přeplatcích či nedoplatcích, které jsou
následně vyrovnány na pokladně.
(5) Výdajový pokladní doklad prostřednictvím účelu platby na pokladně:
a) Vystavuje pokladní v ekonomickém systému při výdeji peněz z pokladny.
b) Stálé zálohy jsou poskytovány vždy začátkem kalendářního roku pro oddělení
provozně – technické a pro úsek menzy. Zálohy jsou poskytovány na základě
podané žádosti schválené příkazcem a správcem rozpočtu podle Článku 8
odstavec 7 této směrnice.
c) Po předložení schválené žádosti jsou stálé zálohy vyplaceny na pokladně,
žádost je přiložena k vytvořenému pokladnímu dokladu. Vyúčtování zálohy
probíhá průběžně během měsíce.
d) Vratka stálé zálohy probíhá opět na pokladně ke konci kalendářního roku. Stálá
záloha se vrací ve výši, ve které byla poskytnuta.
e) Záloha na mzdu je proplacena na pokladně na základě Žádosti zaměstnance o
zálohu na mzdu. Žádost musí být schválena mzdovou účetní, zaměstnanec
odnese schválenou žádost na pokladnu, kde mu je záloha vyplacena. Žádost
doplněna o datum vyplacení zálohy a číslo pokladního dokladu, je předána zpět
mzdové účetní k dalšímu zpracování pro potřeby mezd.
(6) Výplata mezd v hotovosti probíhá na pokladně, kam jsou předány papírové podklady
od mzdové účetní. Cestovní příkaz:
a) Je vystavován zaměstnancem vyslaným na služební cestu a schvalován
vedoucím příslušného úseku VŠTE, hospodařícího s vlastním rozpočtem.
13
b) Slouží jako podklad pro případné vyplacení zálohy na cestovní výdaje. Žádost
o vyplacení zálohy předkládá zaměstnanec vyslaný na služební cestu spolu
s podepsaným cestovním příkazem na ekonomické oddělení nejpozději do 4
pracovních dnů před zahájením služební cesty. Pověřený pracovník EO ověří
adekvátnost požadované zálohy. Žádost o zálohu na služební cestu je zanesena
do ekonomického systému a založena na ekonomickém oddělení spolu
s vytvořeným dokladem. Cestovní příkaz je předán na pokladnu, kde při
vyplácení zálohy pokladní provede záznam o vyplacení zálohy na cestovní
příkaz a tento následně vrátí zaměstnanci vyslanému na služební cestu.
c) Slouží jako podklad k vyúčtování cestovních nákladů služební cesty.
Zaměstnanec je povinen odevzdat vyplněný cestovní příkaz spolu s doklady za
uskutečněné výdaje nejpozději do 10-ti pracovních dnů od ukončení pracovní
cesty. Cestovní příkaz je následně do 10-ti pracovních dnů zpracován na
ekonomickém oddělení, schválen vedoucím ekonomického oddělení a dán do
pokladny k proplacení. Zaměstnanec je o tom emailem informován.
d) Použití soukromého vozidla pro účel služební cesty upravuje směrnice VŠTE
č. 2/2012 Organizace pracovních cest a výplata cestovních náhrad.
e) Vyúčtování pracovních cest včetně cest zahraničních upravuje zákoník práce a
Směrnice č. 2/2012 Organizace pracovních cest a výplata cestovních náhrad, č.
2/2007 Cestovní náhrady členů Správní rady a Akademické rady VŠTE.
(7) Dohoda o hmotné odpovědnosti:
a) Je sepsána se všemi osobami, které mají právo nakládat s hotovostí a ceninami
a zásobami. Tito zaměstnanci jsou povinni nejméně jedenkrát měsíčně
kontrolovat, zda finanční hotovost v pokladně odpovídá záznamům v pokladní
knize a zda evidenční stav skladu souhlasí se skutečností.
b) Pokud je zjištěno manko ve svěřených hodnotách je příslušný zaměstnanec
povinen manko uhradit. Zjištěné manko předepisuje k úhradě kvestor.
Článek 17
Doklady o provozu vozidla
(1) Typy a oběh dokladů autoprovozu jsou řešeny samostatnou Směrnicí č. 5/2011
Autoprovoz.
Článek 18
Doklady související s výplatou stipendií
(1) Poskytování stipendií se řídí Stipendijním řádem VŠTE a opatřením rektora č.
17/2011.
(2) Mimořádná stipendia jsou schvalována na základě podaných návrhů na udělení mim.
Stipendia, viz příloha č. 3. Návrh podléhá schválení příkazce a správce rozpočtu.
Schválený návrh je předán na studijní oddělení, které vyhotoví rozhodnutí o přiznání
stipendia. Kopie rozhodnutí je pro EO podkladem pro výplatu stipendia. EO vystaví
účetní doklad o přiznání a výplatě stipendií.
(3) Ubytovací, prospěchová a sociální stipendia jsou studentům přiznána na základě
podané žádosti za předpokladu splnění všech podmínek stanovených Stipendijním
řádem VŠTE. V takovém případě vystaví studijní oddělení rozhodnutí o poskytnutí
stipendia. Stipendia jsou vyplácena EO na základě podkladů studijního oddělení.
Vedoucí studijního oddělení předává výplatní listiny stipendií, které musí být opatřeny
14
podpisy zaměstnance odpovídajícího za věcnou a formální správnost a rektorem na
ekonomické oddělení. Studijní oddělení zároveň zašle ekonomickému oddělení
elektronický příkaz k úhradě exportovaný ze studijního IS. EO zaslaný příkaz
naimportuje do profibanky a odešle k proplacení. EO vystaví účetní doklad o přiznání
a výplatě stipendií.
(4) Účastníci předběžné finanční kontroly:
a) Příkazce: rektor
b) Správce rozpočtu: vedoucí ekonomického oddělení
(5) Účastníci následné finanční kontroly:
a) Příkazce: rektor
b) Správce rozpočtu: vedoucí EO
c) Hlavní účetní: hlavní účetní
Článek 19
Ostatní doklady
(1) Daňová přiznání vyhotovuje EO na základě výstupů z ekonomického informačního
systému a dle platného legislativního rámce. Podepisuje rektor.
(2) Vnitřní přeúčtování, Interní doklady. Tyto doklady vystavuje hlavní účetní, kontroluje
je vedoucí ekonomického oddělení a rektor
(3) Inventarizace se provádí na základě písemného příkazu rektora. Postup inventarizace
se řídí Směrnicí č. 10/2009 Inventarizace a její provedení. Z výsledku inventarizace se
pořizuje zápis o provedení inventury, který je archivován na ekonomickém oddělení.
V případě, zjištění manka, škody nebo přebytku je o tomto sepsán protokol, který poté
slouží jako podklad pro zaúčtování vzniklého manka, škody nebo přebytku. Protokol
předává inventurní komise do EO. O předpisu vzniklého manka nebo škody k úhradě
rozhoduje kvestor.
(4) Doklad o použití – je vystavován v případě spotřeby občerstvení vyrobeného v Menze
VŠTE. Slouží k odvedení DPH a zaúčtování nákladů na příslušné středisko.
(5) Opravy účetních záznamů:
a) Opravným účetním zápisem se rozumí oprava zápisu, tj. nesprávný zápis se
přeškrtne a doplní novým správným zápisem. Původní zápis musí zůstat
čitelný. K opravenému zápisu připojí zaměstnanec, který opravu provedl,
datum a svůj podpis.
b) Opravným účetním dokladem se rozumí oprava dokladu, tj. vyhotoví se nový
účetní doklad, na základě kterého se opraví původní nesprávný účetní zápis.
c) Stornem účetního dokladu se rozumí operace, při níž se původní doklad
vystornuje a zaúčtuje se nový účetní doklad.
ČÁST IV
ÚSCHOVA ÚČETNÍCH DOKLADŮ
(1) Archivace účetních dokladů je prováděna ve smyslu § 31 zákona o účetnictví a ve
smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých
zákonů, z vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a
platným Spisovým a skartačním řádem VŠTE.
15
ČÁST V
PODPISOVÉ VZORY, PODPISOVÁ OPRÁVNĚNÍ
(1) Podpisové vzory a podpisová oprávnění jsou předmětem zvláštního opatření a to
Opatření rektora č. 3/2012 Používání razítek a podepisování dokumentů na VŠTE.
Příloha č. 1
Návrh objednávky
Předávání požadavků pro IT
Uživatel při potřebě doplnění vybavení, konfigurace, poruchy, bezpečnostního problému
apod. komunikuje tímto způsobem:
a) Pomocí centra podpory na adrese: http://www.koboz.cz/vstecb;
b) E-mailem na adresu vstecb@koboz.cz;
c) Telefonicky na čísle: 387 842 101 nebo mobil 775 867 040. Tato možnost je
preferovaná pro řešení naléhavých záležitostí s potřebou okamžité reakce;
d) Osobně se správci ICT.
viz Směrnice č. 9/2010 Pravidla užívání informační a komunikační techniky (ICT)
Příloha č. 2
Příloha č. 3
NÁVRH VEDOUCÍHO PRACOVNÍKA
na mimořádné stipendium
Jméno studenta:
UČO:
Výše odměny:
Číslo účtu studenta:
Odůvodnění tohoto návrhu:
Toto mimořádné stipendium se vyplácí dle Článku 4, odst. D) Stipendijního řádu VŠTE a
Opatření č. 22/2009 za plnění mimořádných úkolů přispívajících k rozvoji VŠTE.
Dne: Podpis vedoucího:
………………………………………
Vyjádření rektora VŠTE:
s návrhem SOUHLASÍM
NESOUHLASÍM
V Českých Budějovicích dne:
Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D.
pověřený výkonem funkce rektora
Správce rozpočtu schválil dne: Podpis: ………………………
Návrh předán na ekonomické oddělení dne:
Příloha č. 4
Číselné řady
Příloha č. 5
Košilka
Příloha č. 6
Návrhy pracovních smluv na uzavření
1)
NÁVRH VEDOUCÍHO PRACOVNÍKA
na uzavření kvalifikační dohody
Jméno zaměstnance, s kterým má být dohoda uzavřena:
Zahrnout do dohody vyšší nároky a práva zaměstnance při zvyšování kvalifikace nad rámec stanovený ZP, a to:
1.
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
.
2.
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
.
3.
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Doba setrvání v pracovním poměru po úspěšném ukončení studia:
Další:
Odůvodnění tohoto návrhu:
Dne : Podpis vedoucího:
………………………………………
Vyjádření rektora VŠTE:
s návrhem SOUHLASÍM
NESOUHLASÍM
V Českých Budějovicích dne:
Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D.
pověřený výkonem funkce rektora
Správce rozpočtu schválil dne: Podpis: ………………
Návrh předán na personální oddělení dne:
2)
NÁVRH VEDOUCÍHO PRACOVNÍKA
na uzavření dohody o pracovní činnosti
Jméno budoucího zaměstnance: Kontakt:
Nástup od: Název pracovní pozice:
Na dobu neurčitou/určitou od do
Zařazení na pracoviště: Zakázka číslo:
Rozvrh práce (v jaké dny kolik hodin): Odměna – buď za hodinu práce, či celková za měsíc:
Sjednat právo na cestovní náhrady – ano/ne:
Odůvodnění tohoto návrhu:
Dne : Podpis vedoucího:
………………………………………
Vyjádření rektora VŠTE:
s návrhem SOUHLASÍM
NESOUHLASÍM
V Českých Budějovicích dne:
Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D.
pověřený výkonem funkce rektora
Správce rozpočtu schválil dne: Podpis:
………………………………………
Návrh předán na personální oddělení dne:
3)
NÁVRH VEDOUCÍHO PRACOVNÍKA
na uzavření dohody o provedení práce
Jméno budoucího zaměstnance:
Kontakt:
Konaná(é) činnost(i):
Doba výkonu práce (datumově od do )
Rozsah práce (u výuky počet hod. týdně, u ostatních počet hodin celkem za dobu trvání dohody):
Odměna za hodinu, tj. za 60 minut (u výuky myšleno 45 min vyučovací hodina + 15 min počítáno na přípravu)
NEBO odměna celkem:
Zařazení na pracoviště:
Zakázka číslo:
Sjednat právo na cestovní náhrady – ano/ne:
Odůvodnění tohoto návrhu:
Dne : Podpis vedoucího:
………………………………………
Vyjádření rektora VŠTE:
s návrhem SOUHLASÍM
NESOUHLASÍM
V Českých Budějovicích dne:
Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D.
pověřený výkonem funkce rektora
Správce rozpočtu schválil dne: Podpis: …………………………
Návrh předán na personální oddělení dne:
4)
NÁVRH VEDOUCÍHO PRACOVNÍKA
na uzavření pracovní smlouvy
Jméno budoucího zaměstnance:
Kontakt:
Nástup od:
Název pracovní pozice:
Na dobu neurčitou/určitou od do
Pracovní úvazek:
Mzda:
Zařazení na pracoviště:
Nebude-li uvedeno jinak, bude sjednána tříměsíční zkušební doba, tj. v maximální délce.
Odůvodnění tohoto návrhu:
Dne : Podpis vedoucího:
………………………………………
Vyjádření rektora VŠTE:
s návrhem SOUHLASÍM
NESOUHLASÍM
V Českých Budějovicích dne:
Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D.
pověřený výkonem funkce rektora
Správce rozpočtu schválil dne: Podpis:
………………………………………
Návrh předán na personální oddělení dne:
Příloha č. 7
Vnitro objednávka