1
Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické
v Českých Budějovicích
Směrnice č. 13/2010
Č.j. VŠTE: 2314/2010
OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ
A PRAVIDLA FINANČNÍ KONTROLY
ČÁST I
ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ
(1) Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“) je
veřejnou vysokou školou neuniverzitního typu; hospodaření VŠTE a zacházení s jejím
majetkem se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 111/1998 Sb. o vysokých
školách a o změně a doplnění dalších zákonů (dále jen „zákon o vysokých školách“),
ve znění pozdějších předpisů.
(2) Z hlediska platných právních předpisů je VŠTE jako celek účetní jednotkou účtující
o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, dále o nákladech a
výnosech a výsledku hospodaření.
(3) Oběh, zpracování účetních dokladů a finanční kontrola na VŠTE vychází
z následujících, obecně závazných, platných právních předpisů a respektuje již vydané
vnitřní normy a předpisy VŠTE:
- zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen „zákon o účetnictví“), ve znění
pozdějších předpisů,
- zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách,
- zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně
některých zákonů (dále jen „zákon o finanční kontrole“), ve znění pozdějších
předpisů,
- vyhláška č. 64/2002 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole,
- zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (dále jen „zákoník práce“), ve znění
pozdějších předpisů,
- zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů ve znění pozdějších předpisů,
- zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen „zákon o DPH“), ve
znění pozdějších předpisů,
- zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých
souvisejících zákonů (dále jen „rozpočtová pravidla“), ve znění pozdějších
předpisů,
- zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů,
- zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků,
ve znění pozdějších předpisů.
(4) Skutečnosti v časových a věcných souvislostech, které jsou předmětem účetnictví, tzn.
účetní případy, dokládá VŠTE doklady ve smyslu § 6 zákona o účetnictví.
(5) Účetním obdobím je kalendářní rok.
(6) Způsob účtování zásob je způsob B; veškerý materiál je při pořízení účtován přímo do
spotřeby.
(7) Účetnictví vede VŠTE v ekonomickém systému IFIS (dále jen „ekonomický systém“).
2
ČÁST II
FINANČNÍ KONTROLA
Článek 1
Systém finanční kontroly
Systém finanční kontroly na VŠTE tvoří:
a) vnitřní kontrolní systém realizovaný vedoucími a dalšími pověřenými
zaměstnanci,
b) interní audit realizovaný zaměstnancem pověřeným výkonem interního auditu,
c) externí kontrola realizovaná externími subjekty.
Článek 2
Úkoly a zaměření kontrolní činnosti
Zaměření kontrolní činnosti je následující:
a) ověřování, zda kontrolované činnosti nejsou v rozporu s obecně závaznými předpisy,
s resortními předpisy a s vnitřními opatřeními VŠTE,
b) ověřování správnosti finančních a majetkových operací, hospodárnosti, efektivnosti,
účelnosti a účelovosti použití finančních prostředků.
Článek 3
Vnitřní kontrolní systém
(1) Vnitřní kontrolní systém tvoří:
a) předběžná kontrola, která je zajišťována ve fázi před vznikem nároku nebo
závazku (Část III, Článek 6, odst. 4; Článek 7, odst. 4, 5) a po vzniku nároku či
závazku (Článek 8, odst. 6),
b) průběžná kontrola, která je zajištěna operačními postupy popsanými v této
směrnici, které slouží ke sledování úplnosti a přesnosti průběhu operací, a to
od vzniku pohledávky nebo závazku až do okamžiku ukončení prováděných
prací či splnění dodávky zboží nebo služeb v požadovaném rozsahu, včetně
vyúčtování a úhrady pohledávek nebo závazků. Systém průběžné kontroly
podrobně popisuje Část III, odst. 6, Článek 8 Faktury přijaté. Obdobná
pravidla platí pro všechny vztahy, z nichž vyplývá finanční plnění,
c) následná kontrola, která je zajišťována revizními postupy, zpravidla
doplněnými o hodnotící postupy. Vychází se z informací o charakteru
zajišťovaných úkolů, zdrojích financování, právních předpisech souvisejících
s kontrolovanými operacemi a rizicích spojených s jejich realizací. Následná
kontrola je prováděna především Ekonomickým oddělením VŠTE.
(2) Předběžnou finanční kontrolu zajišťují:
a) příkazce operace,
b) správce rozpočtu,
c) hlavní účetní.
3
Článek 4
Interní audit
(1) Interní audit zajišťuje nezávislé a objektivní přezkoumání majetkových a finančních
operací a vnitřního kontrolního systému. Výběrovým způsobem zjišťuje a zkoumá,
zda právní předpisy, přijatá opatření a stanovené postupy jsou v činnosti jednotlivých
útvarů dodržovány.
(2) Při auditu se zjišťuje zejména skutečný stav na kontrolovaném úseku, odchylky
skutečnosti od žádoucího stavu.
(3) Činnost interního auditu na VŠTE se řídí vnitřní normou Směrnice č. 2/2009 Statut
interního auditu a Manuál interního auditu.
Článek 5
Externí kontroly
(1) Vnější kontrola je prováděna zejména orgány veřejné správy především jako kontrola
nakládání s veřejnými prostředky.
(2) Všichni vedoucí zaměstnanci jsou povinni poskytnout součinnost kontrolám
prováděným externími orgány zejména dle zákona č. 552/91 Sb., o státní kontrole, ve
znění zákona č. 248/1998 Sb., a zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve
veřejné správě a dle vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční
kontrole.
ČÁST III
DRUHY DOKLADŮ A JEJICH OBĚH
Článek 6
Smlouvy
(1) Originály veškerých smluv uzavřených jménem VŠTE musí být uloženy na místech
k tomu určených u pověřených zaměstnanců v tomto rozdělení:
a) smlouvy upravující vztahy se všemi zaměstnanci ve mzdové účtárně,
b) smlouvy upravující vztahy s celoživotním vzděláváním v Centru celoživotního
vzdělávání (smlouvy se studenty CCV),
c) ostatní smlouvy v kanceláři rektora.
Kopie smluv si ponechávají osoby zodpovědné za daný projekt. Veškeré smlouvy
budou též založeny do Registru smluv v ekonomickém systému.
(2) Veškeré smlouvy musí být podepsány rektorem nebo osobou jím pověřenou, smlouva
pak musí být doplněna plnou mocí opravňující tuto osobu k podpisu dané smlouvy
jménem VŠTE.
(3) Veškeré smlouvy, ze kterých vyplývá finanční plnění, budou před předložením
k podpisu rektorovi předány včetně podkladů o provedeném výběrovém řízení k
předběžné kontrole kvestorovi, vedoucímu ekonomického úseku, řešiteli, který
podpisem potvrdí věcnou správnost obsahu smlouvy a právním zástupcům. Jedná se
především o smlouvy kupní, nájemní, o dílo, darovací, dotační, pojistné apod.
Předávání smluv koordinuje vedoucí kanceláře rektora.
4
(4) Všichni jmenovaní stvrdí svým podpisem souhlas s obsahem smlouvy, případně
upozorní na sporné body smlouvy. Za tímto účelem bude každá smlouva vybavena
průvodní košilkou (viz Příloha č. 5 této směrnice). Za právní zástupce bude košilku
podepisovat vedoucí kanceláře rektora. Vedoucí kanceláře zapracuje připomínky ze
strany právních zástupců do návrhu smlouvy, o zahrnutí ostatních připomínek
rozhoduje rektor.
(5) Účastníci předběžné kontroly:
a) Kvestor – posuzuje především ekonomický aspekt smlouvy a odpovídá za realizaci
zadání zakázky v režimu zákona o veřejných zakázkách a vnitřní směrnice VŠTE.
b) Vedoucí ekonomického oddělení – posuzuje smlouvu z finančního hlediska ve
vazbě na rozpočet školy.
c) Řešitel – hodnotí především věcný obsah smlouvy.
d) Právní zástupce – hodnotí smlouvu z právního hlediska.
(6) Smlouvy upravující pracovně právní vztahy se schvalují ve zvláštním režimu:
a) Návrhy na uzavření podávají vedoucí jednotlivých organizačních složek rektorovi.
b) Schválené návrhy předává rektor vedoucímu ekonomického oddělení ke kontrole
z hlediska správce rozpočtu.
c) Vedoucí ekonomického oddělení postoupí schválený návrh ke zpracování
personalistce, která připraví odpovídající smlouvu a předloží ji rektorovi
k podpisu.
(7) Smlouvy upravující pracovně právní vztahy v rámci úseku prorektora pro celoživotní
vzdělávání je oprávněn uzavírat prorektor pro celoživotní vzdělávání na základě
pověření rektora a podléhají pouze schválení vedoucího ekonomického oddělení
z hlediska vazby na rozpočet školy.
(8) Smlouvy, z nichž nevyplývá finanční plnění, se posuzují individuálně, nezávisle na
výše uvedených pravidlech.
Článek 7
Objednávky
(1) Pokud není k dispozici dodavatelská smlouva, veškeré nákupy se realizují na základě
předem a písemně vystavených objednávek v ekonomickém systému.
(2) Objednávky se uskutečňují u generálního dodavatele pro danou oblast, který je vybrán
v souladu se zákonem o veřejných zakázkách; v případě absence generálního
dodavatele je v každé jednotlivé dodávce postupováno v souladu se zákonem o
veřejných zakázkách a vnitřní směrnicí VŠTE.
(3) Druhy objednávek:
a) Objednávky spotřebního materiálu
x Objednávky spotřebního materiálu sestavují zaměstnanci ekonomického oddělení
na základě požadavků jednotlivých úseků školy.
x Při hodnotě objednávky včetně DPH vyšší než 5 tis. Kč musí být objednávka
podepsána kvestorem, jinak je pověřená osoba ekonomického úseku příkazcem
operace a objednávku podepisuje pouze vedoucí ekonomického oddělení, coby
správce rozpočtu.
x Návrhy objednávek musí být podepsány v souladu s článkem 7, bod (6) této
směrnice a v listinné podobě předány ekonomickému oddělení. Vedoucí
5
ekonomického oddělení poté provede schválení objednávky v ekonomickém
systému.
x Pouze schválenou objednávku lze odeslat dodavateli.
b) Objednávky služeb a materiálu souvisejících s údržbou majetku
x Objednávky služeb a materiálu souvisejících s údržbou majetku na základě
aktuální potřeby vystavuje a zadává do ekonomického systému vedoucí provoznětechnického
úseku.
x Při hodnotě objednávky včetně DPH vyšší než 5 tis. Kč musí být objednávka
podepsána kvestorem, jinak je vedoucí provozně-technického úseku příkazcem
operace a objednávku podepisuje pouze vedoucí ekonomického úseku, coby
správce rozpočtu.
x Návrhy objednávek musí být podepsány v souladu s článkem 7, bod (6) této
směrnice a v listinné podobě předány ekonomickému oddělení. Vedoucí
ekonomického oddělení poté provede schválení objednávky v ekonomickém
systému.
x Pouze schválenou objednávku lze odeslat dodavateli.
c) Objednávky IT zařízení
x Objednávky IT zařízení předávají pověření zástupci jednotlivých úseků se
souhlasem vedoucího daného úseku pověřené osobě externího správce IT
způsobem popsaným v Příloze č. 1 této směrnice.
x Pověřená osoba předá soupis požadavků vedoucímu ekonomického úseku.
x Ekonomické oddělení sestaví objednávku IT zařízení pro generálního dodavatele
tohoto zařízení.
x Návrhy objednávek musí být podepsány v souladu s článkem 7, bod (6) této
směrnice. Vedoucí ekonomického oddělení poté provede schválení objednávky
v ekonomickém systému.
x Pouze schválenou objednávku lze odeslat dodavateli.
d) Objednávky knih do knihovny
x Návrh objednávky zhotovuje pověřený zaměstnanec knihovny v ekonomickém
systému, a to na základě předaných požadavků kateder, případně z vlastního
podnětu.
x Objednávky knih pro jednotlivé katedry budou vystavovány samostatně a budou
podléhat schválení vedoucích kateder.
x Návrhy objednávek musí být podepsány v souladu s článkem 7, bod (6) této
směrnice a v listinné podobě předány ekonomickému oddělení. Vedoucí
ekonomického oddělení poté provede schválení objednávky v ekonomickém
systému.
x Pouze schválenou objednávku lze odeslat dodavateli.
e) Objednávky úseku prorektora pro celoživotní vzdělávání
x Návrh objednávky zboží a služeb pro účely celoživotního vzdělávání jiné než
článek 7, bod (3), písmena a) až d) sestavuje pověřený zaměstnanec úseku
prorektora pro celoživotní vzdělávání.
x Při hodnotě objednávky včetně DPH vyšší než 20 tis. Kč musí být objednávka
podepsána kvestorem, jinak je prorektor pro celoživotní vzdělávání příkazcem
6
operace a objednávku podepisuje pouze vedoucí ekonomického úseku, coby
správce rozpočtu.
x Návrhy objednávek musí být podepsány v souladu s článkem 7, bod (6) této
směrnice a v listinné podobě předány ekonomickému oddělení. Vedoucí
ekonomického oddělení poté provede schválení objednávky v ekonomickém
systému.
x Pouze schválenou objednávku lze odeslat dodavateli.
f) Ostatní objednávky služeb nebo materiálů
x Vystavují pověření zaměstnanci jednotlivých úseků a zadávají do ekonomického
systému.
x Návrhy objednávek musí být podepsány v souladu s ustanovením článku 7, bod
(6) této směrnice a v listinné podobě předány ekonomickému oddělení, vedoucí
ekonomického oddělení poté provede schválení objednávky v ekonomickém
systému.
x Pouze schválenou objednávku lze odeslat dodavateli.
(4) Veškeré schválené objednávky jsou evidovány v ekonomickém systému a návrhy
objednávek v listinné podobě s odpovídajícími podpisy na ekonomickém oddělení.
(5) Při zajištění objednávek jsou všichni zadavatelé povinni dodržovat zásady pro
zadávání veřejných zakázek podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.
(6) Účastníci předběžné finanční kontroly:
a) Předkládající: vedoucí věcně příslušného úseku.
b) Příkazce:
x kvestor,
x vedoucí ekonomického oddělení v případě objednávek do 5 tis. Kč včetně
DPH,
x vedoucí provozně-technického oddělení v případě objednávek oprav a
materiálu do 5 tis. Kč včetně DPH,
x prorektor pro celoživotní vzdělávání v případě objednávek, týkajících se
úseku celoživotního vzdělávání do 20 tis. Kč včetně DPH.
c) Správce rozpočtu: vedoucí ekonomického oddělení.
Článek 8
Faktury přijaté
(1) Fakturu přijímá ekonomické oddělení při rozdělení pošty z podatelny.
(2) Každá faktura musí:
x být vystavena dodavatelem na adresu VŠTE,
x mít náležitosti podle platného zákona o DPH,
x obsahovat údaje potřebné k prokázání daňové uznatelnosti nákladů, pokud s nimi
souvisejí, ve smyslu platného zákona o daních z příjmu,
x obsahovat číslo objednávky event. smlouvy, ke které se vztahuje.
(3) Zaměstnanec ekonomického oddělení zajistí provedení formální kontroly. V případě,
že faktura nemá všechny náležitosti, bude vrácena dodavateli za účelem odstranění
formálních nedostatků. Pokud má všechny náležitosti, opatří zaměstnanec fakturu
7
interním číslem (viz Příloha č. 4, „Číselné řady“) a podpisovou průvodkou (viz Příloha
č. 2, „Podpisová průvodka“) a zanese ji do Knihy došlých faktur.
(4) Faktura je pak předána k věcné kontrole pověřenému zaměstnanci příslušné
organizační složky, který dané plnění objednal.
a) Objednatel stvrdí věcnou správnost svým podpisem. Souhlas s proplacením
faktury musí též připojit vedoucí zúčastněné organizační složky. Takto schválenou
fakturu s připojenou dříve odsouhlasenou objednávkou navrátí ekonomickému
oddělení.
b) V případě shledá-li objednatel rozpor při věcné kontrole plnění faktury, informuje
o tom neprodleně ekonomické oddělení a pokusí se sjednat nápravu s dodavatelem.
Rozhodne-li o neproplacení faktury z důvodu rozporu ve fakturované částce a
věcným plněním, vrátí fakturu s připojeným sdělením zpět na ekonomické
oddělení, které zajistí vrácení faktury dodavateli s odůvodněním.
c) Jedná-li se o fakturu, jejíž úhrada vyplývá ze smluvního vztahu, věcnou kontrolu
plnění provádí osoba pověřená danou záležitostí rektorem a svým podpisem
stvrzuje, že plnění odpovídá smluvním podmínkám.
d) Jedná-li se o fakturu, která spadá do režimu zvláštního financování – projekty,
granty, kapitálové dotace, je objednatel povinen uvést na košilku faktury zakázku,
k níž se daná faktura vztahuje.
(5) Ekonomické oddělení provede úhradu schválených faktur v termínu splatnosti.
(6) Účastníci průběžné a následné finanční kontroly, jejichž podpis musí faktura
obsahovat:
a) Kontrola formální správnosti dokladu – hlavní účetní.
b) Věcná správnost a adekvátnost výše plnění faktury – předkladatel objednávky,
nebo osoba pověřená rektorem.
c) Souhlas s uskutečněním plnění – příkazce: rektor nebo jím pověřená osoba. Pro
smluvní vztahy je touto osobou kvestor, rektor, prorektor pro celoživotní
vzdělávání, vedoucí provozně-technického oddělení nebo vedoucí ekonomického
oddělení. Pro objednávky viz Článek 7, bod (6) této směrnice.
d) Provedení platby potvrdí a zajistí: správce rozpočtu – vedoucí ekonomického
oddělení.
e) Zaúčtování platby a založení dokladu – hlavní účetní.
Článek 9
Faktury vydané
(1) Podkladem pro vystavení faktury je příslušná smlouva nebo objednávka.
(2) Faktury vydané vystavuje v ekonomickém systému pověřený zaměstnanec
ekonomického oddělení a to do 3 pracovních dnů po vzniku práva fakturovat.
(3) Faktury vydané musí obsahovat náležitosti daňového dokladu ve smyslu příslušného
ustanovení zákona o DPH.
(4) Faktury vydané jsou evidovány v číselných řadách (viz Příloha č. 4 této směrnice).
Kopie vydaných faktur jsou archivovány na ekonomickém oddělení.
(5) Pokud pohledávka není uhrazena ve lhůtě splatnosti, zašle ekonomické oddělení
nejpozději do 1 měsíce po termínu splatnosti upomínku. Po uplynutí termínu
8
stanoveného v upomínce a nebyla-li pohledávka uhrazena, bude pověřený
zaměstnanec v součinnosti s právníky vymáhat pohledávku soudní cestou.
(6) Koncem roku zašle odpovědný zaměstnanec ekonomického oddělení dlužníkům
odsouhlasení pohledávek.
(7) Na pohledávky po splatnosti lze tvořit opravné položky podle platných zákonů.
Článek 10
Dobropisy, vrubopisy
(1) Dobropisy jsou zpracovány stejným způsobem jako faktury přijaté.
(2) Vrubopisy jako zpracovány stejným způsobem jako faktury vydané.
Článek 11
Doklady majetkové evidence
A) HMOTNÝ A NEHMOTNÝ DLOUHODOBÝ MAJETEK
(1) Protokol o zařazení do užívání je vystaven na základě faktury a technické
dokumentace majetku v systému IFIS. Majetku je přiděleno inventární číslo.
(2) Inventární karta dlouhodobého majetku je vedena v elektronické podobě
v ekonomickém systému, v modulu Dlouhodobý majetek.
(3) Účetní doklad o účetních odpisech dlouhodobého majetku je vystavován hlavní účetní,
vždy k poslednímu dni v měsíci.
(4) Doklady o vyřazení majetku z majetkové evidence:
(5) O vyřazení majetku rozhoduje likvidační komise. Ta vystavuje Protokol o vyřazení
majetku, na jehož základě je majetek vyřazen z evidence ekonomického systému.
(6) Doklady o zařazení i vyřazení dlouhodobého majetku vystavuje hlavní účetní
v ekonomickém systému a kontroluje vedoucí ekonomického oddělení.
B) DROBNÝ HMOTNÝ A NEHMOTNÝ DLOUHODOBÝ MAJETEK
(1) Je veden v ekonomickém systému v modulu Drobný majetek na inventárních kartách a
v účetní evidenci na podrozvahových účtech.
(2) K nově nabytému majetku je vždy vystaven doklad o zařazení do užívání v modulu
ekonomického systému.
(3) Při vyřazení majetku na základě rozhodnutí likvidační komise (Protokolu o vyřazení
majetku), je majetek současně odepsán z podrozvahové evidence a vyřazen v modulu
Drobný majetek.
(4) Doklady o zařazení a vyřazení drobného majetku, stejně jako inventární karty nejsou
evidovány v listinné podobě. Jsou k dispozici pouze v ekonomickém systému.
V listinné podobě je evidován pouze zápis likvidační komise – Protokol o vyřazení
majetku.
(5) Potvrzení o převzetí svěřených prostředků podepisuje každý zaměstnanec, jemuž je
svěřeno do užívání mobilní elektronické zařízení (mobilní telefon, fotoaparáty,
notebooky atd.).
9
Článek 12
Doklady skladové evidence
(1) Příjemka – výstup z ekonomického systému, vystavuje se při přijetí materiálu na
sklad.
(2) Výdejka – výstup z ekonomického systému, vystavuje se při výdeji materiálu ze
skladu.
(3) Prodejka – nahrazuje výdejky při prodeji skript v knihovně, zároveň nahrazuje
pokladní doklad.
(4) Skladová karta zásob – vedena v elektronické podobě v ekonomickém systému.
Článek 13
Mzdové doklady
(1) Pracovní smlouva, Dohoda o provedení práce, Dohoda o pracovní činnosti, Platové
výměry jsou mzdové doklady, vypracované personálním oddělením a podepsané
rektorem. Tyto doklady jsou uloženy ve mzdové účtárně.
(2) Výkaz práce je podkladem pro zpracování mezd mzdovou účetní v mzdovém systému.
(Podepsaný odpovědným vedoucím daného úseku, doplněný příp. dovolenkami, či
potvrzeními, resp. rozhodnutími o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnanců
daného úseku).
(3) Vnitřní účetní doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného na sociální a zdravotní
pojištění, daních ze mzdy a srážkách ze mzdy vypracovává mzdová účetní v mzdovém
systému. Kontrolu dokladů provádí kvestor.
(4) Výplatní listiny mezd jsou zpracovávány mzdovou účetní a předávány do pokladny
VŠTE. Správnost údajů je potvrzena podpisem mzdové účetní na rekapitulaci mezd.
Pokladna archivuje příjemcem podepsané výplatní sáčky nebo podepsané výplatní
listiny, na nichž potvrzují převzetí mzdy (odměny) externí zaměstnanci (krátkodobé
pracovní poměry, dohody, autorské honoráře). Při výplatě mezd převodem na účty
zaměstnanců je účetním dokladem bankovní výpis. Při zasílání výplaty mzdy poštovní
poukázkou je dokladem potvrzení České pošty, s.p. obsahující jmenný seznam, který
zůstává založen na mzdové účtárně.
Článek 14
Pokladní operace
(1) Limity pokladních hotovostí jsou stanoveny podle potřeby VŠTE a podléhají schválení
kvestorem VŠTE.
(2) Pokladní kniha slouží k zaznamenávání všech příjmů a výdajů pokladny, vede se
pouze v ekonomickém systému.
(3) Příjmový pokladní doklad:
x Vystavuje pokladní v ekonomickém systému při příjmu peněz do pokladny
x Příjmový pokladní doklad na úhradu za uskutečněné zdanitelné plnění musí obsahovat
veškeré náležitosti zjednodušeného daňového dokladu v souladu s platným zákonem
o dani z přidané hodnoty.
10
(4) Výdajový pokladní doklad:
x Vystavuje pokladní v ekonomickém systému při výdeji peněz z pokladny. Výdej
peněz se uskutečňuje výhradně na základě závazku založeného hlavní účetní do
ekonomického systému. Hlavní účetní založí závazek do systému pouze na základě
písemného podkladu schváleného vedoucím ekonomického oddělení.
x Nákupy za hotové musí být dopředu schváleny vedoucím příslušného úseku a
vedoucím ekonomického oddělení – správcem rozpočtu.
x Každý výdaj za hotové musí být doložen daňovým dokladem (zjednodušeným
daňovým dokladem), který musí obsahovat náležitosti dokladu dle zákona o DPH.
x Zjednodušený daňový doklad lze přijmout pouze v případě nákupu do 5 000 Kč
včetně DPH.
x Při předložení více zjednodušených dokladů k úhradě za hotové musí být tyto doklady
očíslovány a doplněny průvodní soupiskou (tj. seznamem dokladů), obsahující popis,
částku a součet.
x Před proplacením musí být předkládané doklady podepsány vedoucím příslušného
úseku a vedoucím ekonomického oddělení. Poté jsou předány hlavní účetní, která
zanese závazek do ekonomického systému. Teprve poté může být závazek na
pokladně proplacen.
x Na nákup za hotové mohou být poskytnuty zálohy z pokladny. Žádost o vyplacení
zálohy schvaluje vedoucí ekonomického úseku. Následně předá schválené žádosti
hlavní účetní, která zanese zálohu do ekonomického systému. Záloha může být poté
pokladnou proplacena.
x Vyúčtování záloh na nákup za hotové provedou pověření zaměstnanci do konce
příslušného měsíce, nejpozději do 3. pracovního dne následujícího měsíce. Vyúčtování
záloh provádí hlavní účetní. Případné přeplatky nebo nedoplatky jsou následně
vyrovnány na pokladně.
(5) Cestovní příkaz:
x Je vystavován zaměstnancem vyslaným na služební cestu a schvalován vedoucím
příslušné organizační složky VŠTE. Účast na konferencích a seminářích musí předem
schválit též vedoucí ekonomického úseku z titulu správce rozpočtu.
x Slouží jako podklad pro případné vyplacení zálohy na cestovní výdaje. Žádost
o vyplacení zálohy předkládá zaměstnanec vyslaný na služební cestu spolu
s podepsaným cestovním příkazem na ekonomické oddělení nejpozději 5 pracovních
dnů před zahájením služební cesty. Tato žádost podléhá schválení vedoucího
ekonomického oddělení. Schválená žádost o zálohu na služební cestu je zanesena do
ekonomického systému a založena na ekonomickém oddělení spolu s vytvořeným
dokladem. Cestovní příkaz je předán na pokladnu, kde při vyplácení zálohy pokladní
provede záznam o vyplacení zálohy na cestovní příkaz a tento následně vrátí
zaměstnanci vyslanému na služební cestu.
x Slouží jako podklad k vyúčtování cestovních nákladů služební cesty. Zaměstnanec je
povinen odevzdat vyplněný cestovní příkaz spolu s doklady za uskutečněné výdaje
nejpozději do 10 dnů od ukončení pracovní cesty. Cestovní příkaz je následně do 10
dnů zpracován na ekonomickém oddělení, schválen vedoucím ekonomického oddělení
a dán do pokladny k proplacení. Zaměstnanec je o tom emailem informován.
x Použití soukromého vozidla pro účel služební cesty upravuje směrnice VŠTE
č. 6/2010 Organizace pracovních cest a výplata cestovních náhrad.
11
x Vyúčtování pracovních cest včetně cest zahraničních upravuje zákoník práce a
směrnice VŠTE – č. 6/2010 Organizace pracovních cest a výplata cestovních náhrad,
č. 2/2007 Cestovní náhrady členů Správní rady a Akademické rady VŠTE.
(6) Dohoda o hmotné odpovědnosti:
x Je sepsána se všemi osobami, které mají právo nakládat s hotovostí a ceninami. Tito
zaměstnanci jsou povinni nejméně jedenkrát měsíčně kontrolovat, zda finanční
hotovost v pokladně odpovídá záznamům v pokladní knize.
Článek 15
Doklady o provozu vozidla
(1) Kniha jízd:
x V každém vozidle musí být kniha jízd, do níž provede oprávněný zaměstnanec
záznam o zahájení služební jízdy před jejím zahájením a dále po ukončení služební
cesty záznam o jejím ukončení. Do knihy jízd se též zaznamenává každý nákup PHM
do daného vozidla.
(2) Žádanky o poskytnutí služebního vozidla podepsané vedoucím daného úseku je nutno
zaslat oprávněné osobě, která eviduje veškeré pohyby vozů.
Článek 16
Ostatní doklady
(1) Daňová přiznání.
(2) Vnitřní přeúčtování, Interní doklady. Tyto doklady vystavuje hlavní účetní, kontroluje
je vedoucí ekonomického oddělení.
(3) Inventarizace se provádí na základě písemného příkazu rektora. Postup inventarizace
se řídí směrnicí č. 10/2009, Inventarizace a její provedení. Z výsledku inventarizace se
pořizuje zápis o provedení inventury, který je archivován na ekonomickém oddělení.
(4) Výplatní listiny stipendií a jejich účetní podklady:
Poskytování stipendií se řídí Stipendijním řádem VŠTE. Pověřený zaměstnanec
studijního oddělení vypracovává výplatní listiny včetně rekapitulace, které musí být
opatřeny podpisy zaměstnance odpovídajícího za věcnou a formální správnost.
Zároveň předává studijní oddělní elektronický příkaz k úhradě exportovaný ze
studijního IS.
(5) Opravy účetních záznamů:
a) Opravným účetním zápisem se rozumí oprava zápisu, tj. nesprávný zápis se
přeškrtne a doplní novým správným zápisem. Původní zápis musí zůstat čitelný.
K opravenému zápisu připojí zaměstnanec, který opravu provedl, datum a svůj
podpis.
b) Opravným účetním dokladem se rozumí oprava dokladu, tj. vyhotoví se nový
účetní doklad, na základě kterého se opraví původní nesprávný účetní zápis.
c) Stornem účetního dokladu se rozumí operace, při níž se původní doklad vystornuje
a zaúčtuje se nový účetní doklad.
12
ČÁST IV
ÚSCHOVA ÚČETNÍCH DOKLADŮ
Archivace účetních dokladů je prováděna ve smyslu § 31 zákona o účetnictví a platným
Spisovým a skartačním řádem VŠTE.
ČÁST V
PODPISOVÉ VZORY, PODPISOVÁ OPRÁVNĚNÍ
(1) Podpisová práva ve vztahu k peněžním ústavům mají:
a) rektor VŠTE,
b) kvestor VŠTE,
c) vedoucí ekonomického oddělení VŠTE.
(2) Podpisové vzory jednotlivých oprávněných osob jsou Přílohou č. 3 této směrnice.
Vzory musí být aktualizovány bezprostředně po každé personální změně v dotčených
funkcích formou dodatků.
ČÁST VI
SPOLEČNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
(1) Směrnice je závazná pro všechny součásti VŠTE.
(2) Tato směrnice nabývá planosti a účinnosti dnem podpisu.
(3) Tímto se ruší směrnice č. 11/2009 ze dne 7. 10. 2009.
V Českých Budějovicích dne 14. 4. 2010
Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v. r.
pověřený výkonem funkce rektora
Přílohy:
Příloha č. 1 – Předávání požadavků na IT
Příloha č. 2 – Podpisová průvodka
Příloha č. 3 – Podpisové vzory
Příloha č. 4 – Číselné řady
Příloha č. 5 – Průvodní košilka ke smlouvám
Příloha č. 1
Předávání požadavků pro IT
Uživatel při potřebě doplnění vybavení, konfigurace, poruchy, bezpečnostního problému
apod. komunikuje tímto způsobem:
a) Pomocí centra podpory na adrese: http://www.koboz.cz/vstecb;
b) E-mailem na adresu vstecb@koboz.cz;
c) Telefonicky na čísle: 387 842 101 nebo mobil 775 867 040. Tato možnost je
preferovaná pro řešení naléhavých záležitostí s potřebou okamžité reakce;
d) Osobně se správci ICT.
viz Směrnice č. 9/2010 Pravidla užívání informační a komunikační techniky (ICT)
Příloha č. 2
MD D částka středisko činnost zakázka
Věcná kontrola:
Podpisová průvodka
Příkazce:
Správce rozpočtu:
Zaúčtoval:
datumčíslo dokladu
CELKEM
Formální kontrola:
Příloha č. 3
platnost od 14. 4.2010
Úsek Funkce Jméno Podpisový vzor
Rektorát rektor
Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D.
vedoucí kanceláře rektora
Ing. Zdeňka Chmelová
Statutární zástupce rektora
prof. Ing. Jan Váchal, CSc.
kvestor
Ing. Petr Mulač
vedoucí ekonomického oddělení
Ing. Marie Padrtová
vedoucí provozně-technického
oddělení Vít Voleman
hlavní účetní
Šárka Baborová
evidence majetku
Šárka Baborová
Podatelna /pokladna,kolej
Irena Němcová, Eva Jozová
Mzdová účetní/personální ref.
Dagmar Ďurišová
Katedra ekonomiky a
managementu
Vedoucí katedry
Ing. Ludmila Opekarová, Ph.D.
tajemník katedry
Ing. Gabriela Švejdová
Katedra techniky a aplikovaných
věd
Vedoucí katedry
Ing. Petra Bednářová, Ph.D.
tajemník katedry
RNDr. Milan Vacka
Katedra cizích jazyků Vedoucí katedry
Mgr. Zdeněk Caha, Ph.D
tajemník katedry
Mgr. Jindřiška Šulistová
Kancelář kvestora
Příloha č. 3
prorektor pro výzkum vývoj a
tvůrčí činnost prof. Ing. Jan Váchal, CSc.
vedoucí knihovny a studovny
vedoucí OVV
Ing. Jarmila Straková t.č.na MD - zástup M. Žemlička
Úsek prorektora pro studium a
pedagogickou činnost
prorektor pro studium a
pedagogickou činnost
Mgr. Lenka Hrušková, Ph.D.
vedoucí studijního oddělení Olga Bukovská
referent pro studium a pedag.
činnost
Vojtěch Stehel
referent zahraničních vztahů a
akreditace
Rudolf Kalkus
Úsek prorektora pro strategii a
rozvoj
prorektor pro strategii a rozvoj
prof. Ing. Radimír Novotný, DrSc.
Úsek prorektora pro celoživotní
vzdělávání
prorektor pro celoživot.vzděl.
Ing. Tomáš Kafka, Ph.D.
centrum celoživotního vzděláv.
Zuzana Rowland
Marketingové oddělení vedoucí marketing.oddělení
Petr Karlíček
Úsek prorektora pro výzkumu,
vývoje a tvůrčí činnosti
Příloha č. 4
Typ dokladu Formát
První doklad
číselné řady v roce
2010
Objednávky xxxxddyyyy 2010110001
Faktury přijaté xxddyyyyyy 1011000001
Interní doklad - Stipendia xxddyyyyyy 1018000001
Interní doklad - Erasmus xxddyyyyyy 1019000001
Interní doklad - Zálohy xxddyyyyyy 1021000001
Interní doklad - Zálohy zaměstnanci xxddyyyyyy 1031000001
Interní doklad - Závazek k zaměstnanci xxddyyyyyy 1041000001
Dobropisy xxddyyyyyy 1081000001
Generované doklady - CZK xxddyyyyyy 1099000001
Faktury vydané - Irský bakalář xxddyyyyyy 1030000001
Faktury vydané - HČ xxddyyyyyy 1031000001
Faktury vydané - DČ xxddyyyyyy 1032000001
Interní doklad - Vystavené zálohové listy xxddyyyyyy 1033000001
Dobropisy xxddyyyyyy 1036000001
Pohledávky za zaměstnanci xxddyyyyyy 1040000001
Faktury vydané - Studenti (překročení studia…) xxddyyyyyy 1071000001
Faktury vydané - Dotace xxddyyyyyy 1081000001
Generované doklady - EUR, CZK xxddyyyyyy 1099000001
Výdajový pokladní doklad Kč y/mm/xx 1/01/10
Příjmový pokladní doklad Kč y/mm/xx 1/01/10
Výdajový pokladní doklad valuty y/mm/xx 1/01/10
Příjmový pokladní doklad valuty y/mm/xx 1/01/10
dd - číslo deníku
mm - měsíc
xx - aktuální rok
xxxx - aktuální rok
y - pořadové číslo
yyyy - pořadové číslo
yyyyyy - pořadové číslo
Číselné řady
Příloha č. 5
Kvestor
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Ekonom
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Vedoucí kanceláře rektora, za právní zástupce
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Za věcnou správnost: (u projektů - řešitelé, u bilaterálních
smluv - garanti, u věcí týkající se majetku - vedoucí provoznětechnického
oddělení, atd.)
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Smlouva (název): Smlouva o …………..
1. VŠTE České Budějovice, Okružní 10, České Budějovice
2. XXXX
Smluvní strany: