OR č. 18/2017 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích NESHODA, NESHODNÝ PRODUKT Datum vydání: 7. 8. 2017 Účinnost od: 7. 8. 2017 Účinnost do: odvolání Číslo jednací: VŠTE005779/2017 Počet stran: 5 Počet příloh: 0 Periodicita kontroly aktuálnosti normy Roční Ruší předpis Opatření č. 6/2014 Neshodný produkt, neshoda, nápravná a preventivní opatření Nadřízené předpisy Pravidla systému zajišťování kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činnosti a vnitřního hodnocení kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích Související předpisy Směrnice č. 16/2013 Pravidla pro podávání, vyřizování a evidenci stížností, podnětů a oznámení na VŠTE (v plném rozsahu) Podřízený předpis Rozdělovník Zaměstnanci VŠTE Vypracoval: Ing. Pavel Rousek, Ph.D., v.r. Garant: Prorektor - statutární zástupce rektora Podpis: Podpis: prof. Ing. Jan Váchal, CSc., v.r. Formálně ověřil: Ing. Jaroslav Staněk, v.r. Schválil: Rektor Podpis: Podpis: doc. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v.r. 1 Článek 1 Obecná ustanovení (1) Toto opatření rektora stanovuje závazný postup a povinnosti při správě neshodného produktu, neshod a nápravných a preventivních opatření v rámci systému managementu kvality na Vysoké škole technické a ekonomické v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“). Článek 2 Vymezení pojmů (1) Systém managementu kvality (Quality Management Systém, QMS) – Část systému vedení a řízení školy týkající se kvality. (2) Neshoda – Reálné nesplnění požadavku (např. požadavku daného vlastní dokumentací, zákonnými požadavky, požadavky na produkt, atp.). Jedná se zejména o systémové chyby v nastavení procesů. Neshody se mohou vyskytovat zejména v následujících oblastech: a) Neshoda v oblasti studijní a pedagogické činnosti – zejména aktivity zmíněné v Odstavci 1, Článku 5, Pravidel systému zajišťování kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností a vnitřního hodnocení kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. b) Neshoda v oblasti celoživotního vzdělávání – zejména aktivity zmíněné v Odstavci 1, Článku 5, Pravidel systému zajišťování kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností a vnitřního hodnocení kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. c) Neshoda v oblasti výzkumu, vývoje a tvůrčí činnosti – zejména aktivity zmíněné v Odstavci 1, Článku 6, Pravidel systému zajišťování kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností a vnitřního hodnocení kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. d) Neshoda v oblasti praxe a vnějších vztahů – zejména aktivity zmíněné v Odstavci 1, Článku 7, Pravidel systému zajišťování kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností a vnitřního hodnocení kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovi- cích. e) Neshoda v oblasti mezinárodního partnerství a spolupráce – zejména aktivity zmíněné v Odstavci 1, Článku 7, Pravidel systému zajišťování kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností a vnitřního hodnocení kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. f) Neshoda v oblasti hospodaření. 2 g) Neshoda v jiné oblasti – například v administrativě, vnitřních vztazích, stabilizaci a transformaci, společenské odpovědnosti a podobně. (3) Potenciální neshoda – Možné nesplnění požadavku (např. požadavku daného vlastní dokumentací, zákonnými požadavky, požadavky na produkt, atp.). Jedná se zejména o systémové chyby v nastavení procesů. Potenciální neshody se mohou vyskytovat zejména v následujících oblastech: a) Potenciální neshoda v oblasti studijní a pedagogické činnosti – zejména aktivity zmíněné v Odstavci 1, Článku 5, Pravidel systému zajišťování kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností a vnitřního hodnocení kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. b) Potenciální neshoda v oblasti celoživotního vzdělávání – zejména aktivity zmíněné v Odstavci 1, Článku 5, Pravidel systému zajišťování kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností a vnitřního hodnocení kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. c) Potenciální neshoda v oblasti výzkumu, vývoje a tvůrčí činnosti – zejména aktivity zmíněné v Odstavci 1, Článku 6, Pravidel systému zajišťování kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností a vnitřního hodnocení kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. d) Potenciální neshoda v oblasti praxe a vnějších vztahů – zejména aktivity zmíněné v Odstavci 1, Článku 7, Pravidel systému zajišťování kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností a vnitřního hodnocení kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. e) Potenciální neshoda v oblasti mezinárodního partnerství a spolupráce – zejména aktivity zmíněné v Odstavci 1, Článku 7, Pravidel systému zajišťování kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností a vnitřního hodnocení kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. f) Potenciální neshoda v oblasti hospodaření. g) Potenciální neshoda v jiné oblasti – například v administrativě, vnitřních vztazích, stabilizaci a transformaci, společenské odpovědnosti a podobně. (4) Nápravné opatření – Opatření k odstranění příčiny zjištěné neshody nebo jiné nežádoucí situace. Výsledkem je odstranění reálného nedostatku nebo nežádoucí situaci. (5) Preventivní opatření – Opatření k odstranění příčiny zjištěné potenciální neshody nebo jiné nežádoucí potenciální situace. Výsledkem je odstranění možného nedostatku nebo nežádoucí situaci. 3 Článek 3 Informace o neshodách a potenciálních neshodách (1) Připomínky a informace o neshodách a potenciálních neshodách jsou získávány všemi zaměstnanci a to zejména z následujících zdrojů. a) Vlastní iniciativa zaměstnanců b) Interní stížnosti, připomínky a upozornění c) Interní kontroly nadřízenými d) Zprávy o vnitřním hodnocení kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností a jejich dodatky e) Externí stížnosti a připomínky f) Záznamy z kontrol orgánů státní správy g) Protokoly z externích auditů (2) Veškeré výše uvedené dokumenty jsou soustřeďovány u Prorektora-Statutárního zástupce rektora (dále jen „PSZR“). Článek 4 Zaznamenávání neshod (1) Neshody jsou zaznamenávány do Evidence neshod v modulu Úkoly a požadavky v rámci systému ETMS. (2) PSZR vytvoří k zaznamenané neshodě úkol přidělený příslušnému vedoucímu pracovníkovi VŠTE. Postup zadání, řešení a schválení tohoto úkolu je totožný jako u běžných úkolů v systému ETMS. (3) Vlastní iniciativa zaměstnanců – Zaměstnanec oznamuje náměty, připomínky, neshodné produkty a neshody prostřednictvím speciálního modulu systému ETMS. (4) Interní stížnosti, připomínky a upozornění – Interní stížnosti, připomínky a upozornění zaměstnanců vznesené v jakékoliv podobě se soustřeďují u PSZR. Pokud ten usoudí, že upozorňují na neshodu, zaznamená ji do systému Evidence neshod. (5) Interní kontroly nadřízenými – Neshody oznamuje kontrolující PSZR, který je zanáší do evidence neshod. (6) Zprávy o vnitřním hodnocení kvality vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností a jejich dodatky – Zprávu vč. dodatků dostává PSZR, který pak případné vyplývající neshody zaznamenává do evidence neshod. (7) Externí stížnosti a připomínky – Externí stížnosti a připomínky jsou řešeny v souladu se samostatnou vnitřní normou „Pravidla pro podávání, vyřizování a evidenci stížností, podnětů a oznámení na VŠTE“. Pokud je stížnost oprávněná, řešitel ji předává také PSZR, který jí zaznamená ji do systému Evidence neshod. (8) Záznamy z kontrol orgánů státní správy – Neshody jsou zaznamenány v záznamech o kontrolách (protokolech, zápisech, atp.) pořizovaných příslušným orgánem, které jsou předávány PSZR. Ten zaznamená neshody do Evidence neshod. Může tam zaznamenat i další zjištění, která mohou mít charakter potenciální neshody. 4 (9) Protokoly z externích auditů – Zprávy z těchto auditů třetí stranou dostává PSZR, který v nich uvedené neshody zaznamená do systému Evidence neshod. Článek 5 Analýza příčin neshod, nápravná opatření (1) Každou neshodu zanesenou do Evidence neshod PSZR přezkoumává z hlediska příčin a potřebnosti stanovení nápravného opatření. K tomuto kroku využívá zpravidla spolupráce osoby, která neshodu zjistila a i dalších pracovníků školy podle povahy neshody. Následně rozhoduje o dalších krocích, zda dojde pouze k odstranění neshody (pokud k němu okamžitě po jejím zjištění již nedošlo), nebo bude stanoveno nápravné opatření. (2) Nápravné opatření je stanoveno v případě závažnějších neshod, kdy lze předpokládat, že se neshoda může opakovat. Ne pro všechny zjištěné neshody jsou stanovena nápravná opatření. (3) Pokud je výsledkem přezkoumání rozhodnutí stanovit nápravné opatření, vyplní PSZR sloupce 4 – 9 v příslušném řádku Evidence neshod a určí pracovníka, kterého řízením neshody pověřil. (4) Tento pracovník po provedení nápravného opatření vyplní datum do sloupce 10 a elektronickou poštou upozorní PSZR. Ten podle určeného způsobu ověření (sloupec 9), toto ověření provede nebo pověří dalšího pracovníka ověřením. Ten po ověření vyplní sloupce 11 – 13. (5) PSZR přezkoumává podle potřeby účinnost provedených opatření. Záznamy o tomto ověření jsou uloženy v jeho PC a jsou podkladem pro hodnocení účinnosti QMS. Zároveň doplní sloupce 14 a 15 Evidence neshod. (6) Rozsáhlejší nápravná opatření mohou mít formu cílů. Článek 6 Preventivní opatření (1) Preventivní opatření jsou stanovována a realizována v případech, kdy je identifikováno potenciální riziko, tj. kdy byl zjištěn trend směřující k neshodě nebo byla zjištěna neshoda v jiném, charakterem činnosti podobném procesu nebo útvaru. Povinnost upozornit PSZR na potenciální rizika má každý pracovník školy. (2) Informací o potenciálním riziku může být i příležitost ke zlepšení formulovaná ve zprávě z auditu (ať již interního, tak i externího), podněty a přání zainteresovaných stran, připravované změny právních předpisů. (3) Zjištěná potenciální rizika analyzuje PSZR. K tomuto kroku využívá zpravidla spolupráce osoby, jejíž oblasti se problém týká. (4) Na základě této analýzy rozhodne PSZR o stanovení preventivního opatření. Pokud má být toto opatření stanoveno, postupuje stejně jako u nápravného opatření. (5) Rozsáhlejší preventivní opatření mohou mít formu cílů.