OR č. 6/2014 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
NESHODNÝ PRODUKT, NESHODA, NÁPRAVNÁ A PREVENTIVNÍ
OPATŘENÍ
Datum vydání: 31. 3. 2014 Účinnost od: 31. 3. 2014 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE003805/2014 Počet stran: 4 Počet příloh: 5
Informace
o změnách
Ruší
předpis Nadřízené
předpisy Směrnice č. 8/2010 Organizační řád VŠTE (článek 11)
Související předpisy
Směrnice 16/2013 Pravidla pro podávání, vyřizování a evidenci stížností, podnětů a
oznámení na VŠTE (v plném rozsahu)
Podřízený předpis Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Bc. Tomáš Bílek, v.r. Garant: Statutární zástupce rektora
Podpis: Podpis:
prof. Ing. Jan Váchal, CSc., v.r.
Formálně ověřil: Bc. Tomáš Bílek, v.r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis: doc. Ing. Marek Vochozka, MBA,
Ph.D., v.r.
1
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Toto opatření rektora stanovuje závazný postup a povinnosti při řízení neshodného
produktu, neshod a nápravných a preventivních opatření v systému managementu
kvality na Vysoké škole technické a ekonomické v Českých Budějovicích (dále jen
„VŠTE“).
(2) Toto opatření rektora vychází z požadavků normy ČSN EN ISO 9001:2009 Systémy
managementu kvality – Požadavky.
Článek 2
Vymezení pojmů
(1) Systém managementu kvality (Quality Management System - QMS) – část
systému vedení a řízení školy týkající se kvality a odpovídající požadavkům normy
ČSN EN ISO 9001:2009.
(2) Interní audit QMS (dále jen „interní audit“) – audit QMS podle samostatné vnitřní
normy.
(3) Neshoda - nesplnění požadavku (např. požadavku daného normou ČSN EN ISO
9001:2009, vlastní dokumentací, zákonnými požadavky, požadavky na produkt,
atp.).
(4) Náprava – odstranění nedostatku nebo nežádoucí situace.
(5) Opatření k nápravě - opatření k odstranění příčiny zjištěné neshody nebo jiné
nežádoucí situace.
(6) Preventivní opatření - opatření k odstranění příčiny zjištěné potenciální neshody
nebo jiné nežádoucí potenciální situace.
Článek 3
Odpovědnosti a pravomoci
(1) Odpovědnosti a pravomoci jsou stanoveny níže uvedenou tabulkou.
Funkce
Činnosti
1 2 3 4 5 6
Rektor P S
Statutární zástupce rektora P O, P S S O, P O, P
Vedoucí auditor P S S S
Prorektor, kvestor, vedoucí CCV O, P S S S
Pověřený pracovník1 O, P O, P P
Zaměstnanec S S S
O - odpovídá, P - provádí, S - spolupracuje
1
Pověřeným pracovníkem se rozumí pracovník pověřený Statutárním zástupcem rektora k řízení nápravného
a/nebo preventivního opatření nebo ke kontrole jejich realizace.
2
1. Identifikace neshody (nebo neshodného produktu), zjišťování informací o
neshodách;
2. Zaznamenání neshod do Evidence neshod;
3. Analýza příčin neshod, rozhodnutí o potřebě nápravného a/nebo preventivního
opatření, jeho určení;
4. Řízení nápravného a/nebo preventivního opatření;
5. Kontrola ukončení nápravného a/nebo preventivního opatření;
6. Ověřování účinnosti nápravného a/nebo preventivního opatření.
Článek 4
Informace o neshodách a/nebo potenciálních neshodách
(1) Připomínky a informace o neshodách a/nebo potenciálních neshodách jsou
získávány všemi zaměstnanci z následujících zdrojů.
Vnitřní
zdroje:
Závěrečné zprávy z interních auditů QMS
Kontroly nadřízenými
Stížnosti, připomínky a upozornění pracovníků
Vnější
zdroje:
Stížnosti a připomínky zainteresovaných stran
Záznamy z kontrol orgánů státní správy
Protokoly z externích auditů
(2) Veškeré výše uvedené dokumenty jsou soustřeďovány u Statutárního zástupce
rektora.
Článek5
Zaznamenávání neshod
(1) Neshody jsou zaznamenávány do formuláře Evidence neshod (příloha č. 1)
umístěného na oddělení strategie, inovací a kvality (první čtyři sloupce formuláře).
(2) Neshody zjištěné interním auditem - zprávy z interních auditů jsou předávány
Statutárnímu zástupci rektora. Pokud byla při auditu zjištěna neshoda,
zaznamenává jí vedoucí auditor současně do Evidence neshod. Kromě takto
určených neshod může Statutární zástupce rektora ze zprávy z auditu, popř.
z pohovoru s auditorem formulovat a zaznamenat další neshody.
(3) Neshody zjištěné při kontrolách nadřízenými - takto zjištěné neshody oznamuje
kontrolující Statutárnímu zástupci rektora, který je zanáší do evidence neshod.
(4) Neshody zjištěné ze stížností, připomínek a upozornění zaměstnanců stížnosti,
připomínky a upozornění zaměstnanců vznesené v jakékoliv podobě
se soustřeďují u Statutárního zástupce rektora. Pokud ten usoudí, že upozorňují
na neshodu, zaznamená ji do formuláře Evidence neshod.
3
(5) Neshody zjištěné ze stížností, připomínek a z komunikace
se zainteresovanými stranami - jsou řešeny v souladu se samostatnou vnitřní
normou „Pravidla pro podávání, vyřizování a evidenci stížností, podnětů a oznámení
na VŠTE“. Pokud je stížnost oprávněná, řešitel ji předává také Statutárnímu zástupci
rektora, který jí zaznamená ji do formuláře Evidence neshod.
(6) Neshody zjištěné orgánem státní správy - tyto neshody jsou zaznamenány
v záznamech o kontrolách (protokolech, zápisech, atp.) pořizovaných příslušným
orgánem, které jsou předávány Statutárnímu zástupci rektora. Ten zaznamená
neshody do Evidence neshod. Může tam zaznamenat i další zjištění, která mohou
mít charakter potenciální neshody.
(7) Neshody zjištěné externími audity - jedná se zejména o výsledky auditů třetí
stranou (certifikačním orgánem). Zpráva z těchto auditů dostává Statutární
zástupce rekotra, který v nich uvedené neshody zaznamená do formuláře Evidence
neshod. Stejně postupuje u případných jiných externích auditů.
(8) Proces zaznamenání neshody je graficky znázorněn v příloze č. 3.
Článek 6
Analýza příčin neshod, nápravná opatření
(1) Každou neshodu zanesenou do Evidence neshod Statutární zástupce rektora
přezkoumává z hlediska příčin a potřebnosti stanovení nápravného opatření.
K tomuto kroku využívá zpravidla spolupráce osoby, která neshodu zjistila
a i dalších pracovníků školy podle povahy neshody. Následně rozhoduje o dalších
krocích, zda dojde pouze k odstranění neshody (pokud k němu okamžitě po jejím
zjištění již nedošlo), nebo bude stanoveno nápravné opatření.
(2) Nápravné opatření je stanoveno v případě závažnějších neshod, kdy lze
předpokládat, že se neshoda může opakovat. Ne pro všechny zjištěné neshody jsou
stanovena nápravná opatření.
(3) Pokud je výsledkem přezkoumání rozhodnutí stanovit nápravné opatření, vyplní
Statutární zástupce rektora sloupce 5 – 8 v příslušném řádku Evidence neshod
a určí pracovníka, kterého řízením neshody pověřil.
(4) Tento pracovník po provedení nápravného opatření vyplní datum do sloupce 9
a elektronickou poštou upozorní Statutárního zástupce rektora. Ten podle určeného
způsobu ověření (sloupec 8), toto ověření provede nebo pověří dalšího pracovníka
ověřením. Ten po ověření vyplní sloupce 10 – 12.
(5) Statutární zástupce rektora přezkoumává podle potřeby účinnost provedených
opatření. Záznamy o tomto ověření jsou uloženy v jeho PC a jsou podkladem
pro hodnocení účinnosti QMS.
(6) Rozsáhlejší nápravná opatření mohou mít formu cílů.
(7) Proces analýzy příčin neshod a nápravných opatření je graficky znázorněn
v příloze č. 4.
4
Článek 7
Preventivní opatření
(1) Preventivní opatření jsou stanovována a realizována v případech, kdy
je identifikováno potenciální riziko, tj. kdy byl zjištěn trend směřující k neshodě
nebo byla zjištěna neshoda v jiném, charakterem činnosti podobném procesu nebo
útvaru. Povinnost upozornit Statutárního zástupce rektora na potenciální rizika
má každý pracovník školy.
(2) Informací o potenciálním riziku může být i příležitost ke zlepšení formulovaná
ve zprávě z auditu (ať již interního, tak i externího), podněty a přání
zainteresovaných stran, připravované změny právních předpisů.
(3) Zjištěná potenciální rizika analyzuje Statutární zástupce rektora. K tomuto kroku
využívá zpravidla spolupráce osoby, jejíž oblasti se problém týká.
(4) Na základě této analýzy rozhodne Statutární zástupce rektora o stanovení
preventivního opatření. Pokud má být toto opatření stanoveno, postupuje stejně
jako u nápravného opatření.
(5) Rozsáhlejší preventivní opatření mohou mít formu cílů.
(6) Proces preventivních opatření je graficky znázorněn v příloze č. 5.
Přílohy:
Příloha č. 1 – Evidence neshod
Příloha č. 2 – Vývojový diagram
Příloha č. 3 – Proces zaznamenávání neshod
Příloha č. 4 – Proces analýzy příčiny neshod a nápravných opatření
Příloha č. 5 – Proces preventivních opatření