OR č. 6/2017 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích AKTUÁLNÍ ZNĚNÍ POUŽÍVÁNÍ RAZÍTEK A PODPISOVÉ VZORY NA VŠTE Datum vydání: 2. 5. 2017 Účinnost od: 16. 12. 2019 Účinnost do: odvolání Číslo jednací: VŠTE004598/2017 Počet stran: 3 Počet příloh: 3 Periodicita kontroly aktuálnosti normy Roční Ruší předpis OR č. 3/2012 Opatření rektora k používání razítek a podepisování dokumentů na VŠTE Návaznost Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Nadřízený předpis Směrnice č. 1/2018 Oběh účetních dokladů a pravidla finanční kontroly Podřízený předpis Platné pro Zaměstnance VŠTE Vypracoval: Bc. Eva Plochová, v. r. Garant: Kancléř Podpis: Podpis: Ing. Zuzana Rowland, MBA, PhD., v. r. Formálně ověřil: Bc. Eva Plochová, v. r. Schválil: Rektor Podpis: Podpis: prof. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v. r. 1 Článek 1 Obecná ustanovení (1) Toto opatření vymezuje používání razítek u daných typů dokumentů na Vysoké škole technické a ekonomické v Českých Budějovicích („dále jen VŠTE“). Dále určuje podepisování dokumentů, s čímž jsou spojeny podpisové vzory oprávněných osob. (2) Opatření vychází ze zákona č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů, zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a z vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Článek 2 Používání razítek na VŠTE (1) VŠTE používá dva typy razítek – řádkové a úřední. a) Řádkové razítko s textem „Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích, Okružní 10, 370 01 České Budějovice, IČ 75081431, DIČ CZ75081431“. Razítek s tímto zněním je na VŠTE používáno více, proto jsou odlišeny číslem. Dále VŠTE používá druhé řádkové razítko s textem „Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích, (číslo razítka), Okružní 10, 370 01 České Budějovice“, které je využíváno při komunikaci s bankovními institucemi. Administrativní pracovníci mohou používat třetí typ řádkového razítka, kde je uvedeno pouze jméno pracovníka. b) Úřední razítko o průměru 38 mm je kulatého tvaru. Toto razítko obsahuje malý státní znak, který je vyobrazený uvnitř kruhu, po jeho obvodu je text „Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích“ a používá se výhradně tam, kde byl VŠTE svěřen výkon státní moci (rozhodnutí vztahující se ke studiu). c) Úřední razítko o průměru 20 mm je kulatého tvaru. Toto razítko obsahuje malý státní znak, který je vyobrazený uvnitř kruhu, po jeho obvodu je text „Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích“ a používá se výhradně na dodatek k diplomu. Na ostatní agendu se používají řádková razítka. (2) Evidenci razítek vede pověřený pracovník Kanceláře rektora (dále jen „KR“). Zaměstnanci, kterým je razítko svěřeno, jsou odpovědni za správné užívání a ochranu razítek před zneužitím nebo ztrátou. Vložením svého podpisového vzoru oprávnění držitelé razítek stvrdí převzetí razítka. 2 (3) V případě ztráty razítka je příslušný pracovník povinen neprodleně ohlásit tuto skutečnost pověřenému pracovníkovi KR, který požádá kancléře o ohlášení ztráty razítka bezodkladně Ministerstvu vnitra. (4) O přidělení nového razítka konkrétnímu zaměstnanci rozhoduje kancléř po dohodě s rektorem VŠTE na základě žádosti (příloha č. 2) vedoucího útvaru osoby, jež bude razítko používat. Schválená žádost je předána na podatelnu, která zajistí vyhotovení nového razítka a archivaci žádosti. Pořadové číslo nového razítka přiřazuje pověřený pracovník KR. Razítka jsou evidována k dané funkci zaměstnance. (5) V případě předání stávajícího razítka jinému pracovníkovi, je povinen vedoucí příslušného oddělení/útvaru nahlásit tuto změnu pověřenému pracovníkovi KR a nový držitel se k němu dostaví podepsat protokolární převzetí razítka. (6) Používání razítek na jednotlivé typy dokumentů je podrobně popsáno v Příloze č. 1 tohoto opatření. Článek 3 Podepisování dokumentů na VŠTE (1) Dokumenty podepisuje rektor VŠTE nebo zaměstnanec k tomu pověřený v souladu se Statutem VŠTE, vnitřními předpisy, vnitřními normami či zvláštním pověřením. (2) Vysokoškolské doklady (kvalifikační diplomy) podepisují akademičtí funkcionáři k tomu pověření Statutem VŠTE, vnitřními předpisy, vnitřními normami či zvláštním pověřením. (3) Podpis se umisťuje pod razítkem tak, aby se vzájemně podpis a razítko nepřekrývaly. Pod podpisem odpovědného zaměstnance je vytištěn jeho titul, jméno, příjmení a funkce. (4) Podepisuje-li dokument za odpovědného zaměstnance jeho zástupce, bude na dokumentu zobrazen vlastnoruční podpis podepisujícího zaměstnance s vytištěným jménem. (5) Jsou-li nutné dva podpisy, je podpis nadřízeného vedoucího zaměstnance vpravo pod razítkem a podřízeného zaměstnance vlevo. (6) Podpisová práva ve vztahu k peněžním ústavům má rektor VŠTE. Kvestor a vedoucí ekonomického oddělení mají podpisová práva pouze k disponování s peněžními prostředky, a to v rozsahu jejich pracovní náplně. Článek 4 Podpisové vzory jednotlivých oprávněných osob (1) Podpisové vzory musí být aktualizovány bezprostředně po každé personální změně v dotčených funkcích, tyto jsou definovány v příloze č. 3. 3 (2) Podpisové vzory jednotlivých oprávněných osob v dotčených funkcích včetně zastupující osoby/osob jsou vedeny na Ekonomickém oddělení u Personalisty. (3) Za aktualizaci podpisových vzorů odpovídá vedoucí pracovník každého pracoviště VŠTE, které je dotčené personální změnou. (4) V případě aktualizace podpisových vzorů akademických funkcionářů, kteří podepisují kvalifikační diplomy, ohlásí tuto skutečnost KR bezodkladně Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy. Přílohy: Příloha č. 1: Používání razítek Příloha č. 2: Formulář žádosti o vytvoření nového razítka Příloha č. 3: Pracovní pozice vyžadující podpisový vzor