OR č. 6/2017 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích POUŽÍVÁNÍ RAZÍTEK A PODPISOVÉ VZORY NA VŠTE Datum vydání: 2. 5. 2017 Účinnost od: 2. 5. 2017 Účinnost do: odvolání Číslo jednací: VŠTE004598/2017 Počet stran: 2 Počet příloh: 5 Periodicita kontroly aktuálnosti normy Čtvrtletní Ruší předpis OR č. 3/2012 Opatření rektora k používání razítek a podepisování dokumentů na VŠTE Návaznost Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, Vyhláška č.191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Nadřízený předpis Směrnice č. 3/2012 Oběh účetních dokladů, Spisový a skartační řád VŠTE Podřízený předpis Platné pro Vedoucí pracovníci Vypracoval: Ing. Jaroslav Staněk, v.r. Garant: Prorektor – statutární zástupce rektora Podpis: Podpis: prof. Ing. Jan Váchal, CSc., v.r. Formálně ověřil: Ing. Jaroslav Staněk, v.r. Schválil: Rektor Podpis: Podpis: doc. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v.r. 1 Článek 1 Obecná ustanovení (1) Toto opatření vymezuje používání razítek u daných typů dokumentů na Vysoké škole technické a ekonomické v Českých Budějovicích („dále jen VŠTE“). Dále určuje podepisování dokumentů, s čímž jsou spojeny podpisové vzory oprávněných osob. (2) Opatření vychází ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a z vyhlášky č.191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Článek 2 Používání razítek na VŠTE (1) VŠTE používá dva typy razítek – řádkové a úřední. a) Řádkové razítko s textem „Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích, Okružní 10, 370 01 České Budějovice, IČ 75081431, DIČ CZ75081431“. Razítek s tímto zněním je na VŠTE používáno více, proto jsou odlišeny číslem. Dále VŠTE používá druhé řádkové razítko s textem „Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích, (číslo razítka), Okružní 10, 370 01 České Budějovice“, které je využíváno při komunikaci s bankovními institucemi. Administrativní pracovníci mohou používat třetí typ řádkového razítka, kde je uvedeno pouze jméno pracovníka. b) Úřední razítko je kulatého tvaru o průměru 38 mm. Toto razítko obsahuje malý státní znak, který je vyobrazený uvnitř kruhu, po jeho obvodu je text „Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích“ a používá se výhradně tam, kde byl VŠTE svěřen výkon státní moci (rozhodnutí vztahující se ke studiu). Na ostatní agendu se používají řádková razítka. (2) Evidenci razítek vede pověřený pracovník Oddělení strategie, inovací a kvality (dále jen „OSIK“). Zaměstnanci, kterým je razítko svěřeno, jsou odpovědni za správné užívání a ochranu razítek před zneužitím nebo ztrátou. Vložením svého podpisového vzoru oprávnění držitelé razítek stvrdí převzetí razítka. (3) V případě ztráty razítka je příslušný pracovník povinen neprodleně ohlásit tuto skutečnost vedoucímu OSIK, který ohlásí ztrátu razítka bezodkladně Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy ČR. 2 (4) O přidělení nového razítka konkrétnímu zaměstnanci rozhoduje prorektor – statutární zástupce rektora po dohodě s rektorem VŠTE na základě žádosti (příloha č. 2) vedoucího útvaru osoby, jež bude razítko používat. Schválená žádost je předána na podatelnu, která zajistí vyhotovení nového razítka a archivaci žádosti. Pořadové číslo nového razítka přiřazuje pověřený pracovník OSIK. Razítka jsou evidována k dané funkci zaměstnance. (5) V případě předání stávajícího razítka jinému pracovníkovi, je povinen vedoucí příslušného oddělení/útvaru nahlásit tuto změnu pověřenému pracovníkovi OSIK a nový držitel se k němu dostaví podepsat protokolární převzetí razítka. (6) Používání razítek na jednotlivé typy dokumentů je podrobně popsáno v Příloze č. 1 tohoto opatření. Článek 3 Podepisování dokumentů na VŠTE (1) Dokumenty podepisuje statutární orgán VŠTE nebo zaměstnanec k tomu pověřený v souladu se Statutem VŠTE, vnitřními předpisy, vnitřními normami či zvláštním pověřením. (2) Podpis se umisťuje pod razítkem tak, aby se vzájemně podpis a razítko nepřekrývaly. Pod podpisem odpovědného zaměstnance je vytištěn jeho titul, jméno, příjmení a funkce. (3) Podepisuje-li dokument za odpovědného zaměstnance jeho zástupce, bude na dokumentu zobrazen vlastnoruční podpis podepisujícího zaměstnance s vytištěným jménem. (4) Jsou-li nutné dva podpisy, je podpis nadřízeného vedoucího zaměstnance vpravo pod razítkem a podřízeného zaměstnance vlevo. (5) Podpisová práva ve vztahu k peněžním ústavům má rektor VŠTE. Kvestor a vedoucí ekonomického oddělení mají podpisová práva pouze k disponování s peněžními prostředky, a to v rozsahu jejich pracovní náplně. Článek 4 Podpisové vzory jednotlivých oprávněných osob (1) Podpisové vzory musí být aktualizovány bezprostředně po každé personální změně v dotčených funkcích, a to ručně formou dodatků. Personalista informuje pověřeného pracovníka OSIK o personálních změnách a ten požádá nového pracovníka o dostavení se k vyhotovení podpisového vzoru. (2) Podpisové vzory jednotlivých oprávněných osob jsou předmětem Přílohy č. 3, 4 a 5 tohoto opatření. 3 (3) Za aktualizaci příloh odpovídá pověřený pracovník OSIK. Přílohy: Příloha č. 1: Používání razítek Příloha č. 2: Formulář žádosti o vytvoření nového razítka Příloha č. 3: Podpisové vzory Příloha č. 4: Podpisové vzory ústavů Příloha č. 5: Podpisové vzory projektů