OR č. 3/2012 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích OPATŘENÍ REKTORA K POUŽÍVÁNÍ RAZÍTEK A PODEPISOVÁNÍ DOKUMENTŮ NA VŠTE Datum vydání: 16. 2. 2012 Účinnost od: 16. 2. 2012 Účinnost do: odvolání Číslo jednací: VŠTE002988/2012 Počet stran: 2 Počet příloh: 3 Informace o změnách Ruší předpis Návaznost Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, Vyhláška č.191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Nadřízený předpis Směrnice č. 3/2012 Oběh účetních dokladů, Spisový a skartační řád VŠTE Podřízený předpis Platné pro Zaměstnanci VŠTE Vypracoval: Bc. Eva Jozová, v.r. Garant: prof. Ing. Jan Váchal, CSc. Podpis: Podpis: Formálně ověřil: Bc. Eva Pšikalová, v.r. Schválil: Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v.r. Podpis: Podpis: 1 Článek 1 Obecná ustanovení (1) Toto opatření vymezuje používání razítek u daných typů dokumentů na Vysoké škole technické a ekonomické v Českých Budějovicích („dále jen VŠTE“). Dále určuje podepisování dokumentů, s čímž jsou spojeny podpisové vzory oprávněných osob. (2) Opatření vychází ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a z vyhlášky č.191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Článek 2 Používání razítek na VŠTE (1) VŠTE používá dva typy razítek – řádkové a úřední. Řádkové razítko je s textem „Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích, Okružní 10, 370 01 České Budějovice, IČ 75081431, DIČ CZ75081431“. Razítek s tímto zněním je na VŠTE používáno více, proto jsou odlišeny číslem. Dále VŠTE používá druhé řádkové razítko s textem „Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích, (číslo razítka), Okružní 10, 370 01 České Budějovice“, které je využíváno při komunikaci s bankovními institucemi. Úřední razítko je kulatého tvaru o průměru 38 mm. Toto razítko obsahuje malý státní znak, který je vyobrazený uvnitř kruhu, po jeho obvodu je text „Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích“ a používá se výhradně tam, kde byl VŠTE svěřen výkon státní moci (rozhodnutí vztahující se ke studiu). Na ostatní agendu se používají řádková razítka. (2) Evidenci razítek vede Oddělení strategie, inovací a kvality (dále jen „OSIK“). Příslušní zaměstnanci jsou odpovědni za správné užívání a ochranu razítek před zneužitím nebo ztrátou. Ztrátu razítka je příslušný pracovník povinen ohlásit na OSIK. Vedoucí tohoto oddělení ohlásí ztrátu razítka bezodkladně Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy ČR. (3) O přidělení razítka konkrétnímu zaměstnanci rozhoduje prorektor – statutární zástupce rektora po dohodě s rektorem VŠTE na základě žádosti přímého nadřízeného osoby, jež bude razítko používat. Razítka jsou evidována k dané funkci zaměstnance. Evidence razítek je součástí Přílohy č. 2 této směrnice. Vložením svého podpisového vzoru vlastníci razítek stvrdí přijetí razítka. (4) Používání razítek na jednotlivé typy dokumentů je podrobně popsáno v Příloze č. 1 této směrnice. Článek 3 Podepisování dokumentů na VŠTE (1) Dokumenty podepisuje statutární orgán VŠTE nebo zaměstnanec k tomu pověřený v souladu se Statutem VŠTE, vnitřními předpisy, vnitřními normami či zvláštním pověřením. (2) Podpis se umisťuje pod razítkem tak, aby se vzájemně podpis a razítko nepřekrývaly. Pod podpisem odpovědného zaměstnance je vytištěn jeho titul, jméno, příjmení a funkce. 2 (3) Podepisuje-li dokument za odpovědného zaměstnance jeho zástupce, bude na dokumentu zobrazen vlastnoruční podpis podepisujícího zaměstnance s vytištěným jménem. (4) Jsou-li nutné dva podpisy, je podpis nadřízeného vedoucího zaměstnance vpravo pod razítkem a podřízeného zaměstnance vlevo. (5) Podpisová práva ve vztahu k peněžním ústavům má rektor VŠTE. Kvestor a vedoucí ekonomického oddělení mají podpisová práva pouze k disponování s peněžními prostředky, a to v rozsahu jejich pracovní náplně. Článek 4 Podpisové vzory jednotlivých oprávněných osob (1) Podpisové vzory musí být aktualizovány bezprostředně po každé personální změně v dotčených funkcích, a to ručně formou dodatků. Podpisové vzory jednotlivých oprávněných osob jsou předmětem Přílohy č. 2 a 3 této směrnice. Za aktualizaci této přílohy odpovídá referent OSIK. Přílohy: Příloha č. 1 Používání razítek Příloha č. 2 Podpisové vzory Příloha č. 3 Podpisové vzory projektů