Směrnice č. 4/2017 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
ÚPLNÉ ZNĚNÍ SMĚRNICE Č. 4/2017
ČINNOST ODDĚLENÍ PROJEKTOVÝCH PRACÍ NA VŠTE
Datum vydání: 27. 2. 2017 Účinnost od: 6. 9. 2021 Účinnost do: odvolání
Dodatek č. 1 ze dne: 31. 8. 2020 Účinnost od: 31. 8. 2020 Účinnost do: odvolání
Dodatek č. 2 ze dne: 6. 9. 2021 Účinnost od: 6. 9. 2021 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE003419/2017 Počet stran: 5 Počet příloh: 0
Informace
o změnách:
Ruší
normy: Směrnice č. 10/2016 Směrnice k činnosti Oddělení projektových prací na VŠTE
Nadřízená norma: Statut VŠTE
Související normy:
Směrnice č. 11/2015 Organizační řád VŠTE
Směrnice č. 1/2018 Oběh účetních dokladů a pravidla finanční kontroly
Podřízená norma: Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Formálně ověřil: Referent Právního oddělení Schválil:
Prorektor – statutární zástupce
rektora
Podpis:
Bc. Denisa Plecitá v. r.
Podpis:
Ing. Zuzana Rowland, MBA, PhD. v. r.
1
ÚPLNÉ ZNĚNÍ SMĚRNICE č. 4/2017
ČINNOST ODDĚLENÍ PROJEKTOVÝCH PRACÍ NA VŠTE
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Tato směrnice se vydává za účelem vymezení činnosti Oddělení projektových prací
na Vysoké škole technické a ekonomické v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“).
(2) Tento dokument je v souladu se zákonem č. 111/1998 Sb. o vysokých školách, vnitřními
předpisy a normami VŠTE.
(3) Typy projektů:
a) Celoškolský rozvojový projekt – strategický projekt zpracovávaný na úrovni
školy.
b) Ústavní rozvojový projekt – projekt zpracovávaný na úrovni ústavu/ústavů.
c) Výzkumný projekt – projekt výzkumného charakteru řešené útvarem prorektora
pro tvůrčí činnost.
(4) Tato směrnice je současně vydávána jako soubor závazných pravidel pro přípravu
a realizaci celoškolských rozvojových projektů, evidenci projektů ústavních a kontrolu
jejich realizace. Tato pravidla platí na řešené i spoluřešené projekty.
Článek 2
Příprava projektové žádosti rozvojového projektu
(1) Oddělení projektových prací (dále jen „OPP“) provádí průběžný monitoring strategických
výzev s cílem zajistit průběžnou informovanost pracovníků VŠTE. Výsledky
tohoto monitoringu jsou zasílány OPP vedení školy a zástupcům ústavů (ředitelé,
tajemníci, zástupci ředitelů pro výzkum, vývoj a tvůrčí činnost).
(2) Před zpracováním projektové žádosti je předkladatel projektu povinen předložit
stručný projektový záměr prostřednictvím ETMS, kde vyplní veškeré požadované informace
(název projektu, jméno, pracoviště, poskytovatel podpory, případné partnery,
stručný popis projektu, jeho cíle, cílové skupiny, klíčové aktivity, harmonogram,
rozpočet projektu v Kč, míru kofinancování projektu a jeho zdroj).
(3) Konečnou podobu projektového záměru potvrzuje předkladatel projektu jeho vložením
do ETMS.
(4) Vložený záměr celoškolského rozvojového projektu vedený v systému ve stavu
„ČEKÁ NA SCHVÁLENÍ“. K záměru se vyjadřují pověřené osoby: vedoucí OPP, kvestor,
kancléř, rektor.
(5) Vložený záměr ústavního rozvojového projektu vedený v systému ve stavu „ČEKÁ NA
SCHVÁLENÍ“. K záměru se vyjadřují pověřené osoby: ředitel ústavu, tajemník ústavu,
vedoucí OPP, kvestor, kancléř, rektor. Pověřené osoby se vyjadřují k předloženému
záměru v ETMS jeho schválením nebo zamítnutím, popřípadě doplňujícím komentá-
řem.
(6) Příprava projektů pro jednotlivé výzvy je zahájena až na základě schváleného projektového
záměru. Bez jeho schválení nebude záměr postoupen dalšímu řízení.
2
(7) Základní informace o schváleném projektovém záměru budou zaevidovány v ETMS
se statusem „ROZPRACOVANÝ“.
(8) Případné požadované významnější změny v projektovém záměru podléhají posouzení
vedoucího OPP, ten následně rozhodně, zda je nutné opětovné vyjádření pověřených
osob.
(9) Předkladatel projektu odpovídá za soulad projektového záměru a projektové žádosti.
Článek 3
Zpracování projektové žádosti celoškolského rozvojového projektu
(1) Za zpracování projektové žádosti a přípravu rozpočtu projektu odpovídá OPP.
(2) Zpracování projektové žádosti celoškolského projektu probíhá v těsné součinnosti
OPP a řešitele projektu, případně řešitelského týmu. Hlavní řešitel je odpovědný za
obsahovou náplň projektu a průběžně doplňuje do projektové žádosti informace,
které jsou ze strany OPP vyžádány.
(3) OPP je odpovědno za formální náležitosti projektu včetně zajištění relevantních příloh
a souladu projektu s příslušnou výzvou.
(4) Kompletní projektovou žádost předá OPP k podpisu rektorovi, popřípadě zajistí podpis
prostřednictvím jím pověřené osoby. OPP zajistí doručení žádosti v předepsané
podobě, se všemi náležitostmi, ve stanoveném termínu na příslušnou fyzickou nebo
elektronickou adresu vyhlašovatele.
(5) Po předložení projektové žádosti vyhlašovateli výzvy bude projektu změněn statut
v ETMS ze stavu „ROZPRACOVANÝ“ na „PODANÝ“. Zároveň bude do systému vložen
PDF scan projektové žádosti včetně jejích příloh.
Článek 4
Zpracování projektové žádosti ústavního rozvojového projektu
(1) Zpracování projektové žádosti ústavního projektu probíhá v gesci příslušného ús-
tavu.
(2) Po předložení projektové žádosti vyhlašovateli výzvy bude projektu změněn statut
v ETMS ze stavu „ROZPRACOVANÝ“ na „PODANÝ“. Zároveň bude do systému vložen
PDF scan projektové žádosti včetně jejích příloh.
Článek 5
Schválený rozvojový projekt
(1) Rozhodnutí o schválení projektu je v kopiích rozesláno pověřeným osobám a předkladateli
projektu, u celoškolského rozvojového projektu je originál založen na OPP,
v případě projektu ústavního na příslušném ústavu.
(2) OPP ve spolupráci s předkladatelem projektu připraví podklady pro sepsání smlouvy
o poskytnutí dotace.
(3) Schválený projekt bude zaevidován v ETMS se statusem „ŘEŠENÝ“.
(4) Ekonomický úsek (dále jen „EÚ“) přidělí projektu na základě rozhodnutí a schváleného
rozpočtu číslo zakázky a určí nákladové středisko.
3
(5) Ke každému celoškolskému projektu ve stavu „ŘEŠENÝ“ je rektorem určen projektový
manažer (příkazce) a finanční manažer (správce rozpočtu). U projektů ústavních
je určen projektový manažer ředitelem ústavu.
(6) Veškeré podklady týkající se účetní části projektu jsou označovány interním číslem
zakázky a poskytovány EÚ.
(7) Každý člen celoškolského projektového týmu odpovídá za to, že součet jeho veškerých
úvazků u realizátorů projektu, není vyšší než maximálně přípustný úvazek určený
pravidly poskytovatele dotace).
(8) Manažer celoškolského projektu podává po dohodě s OPP návrh na sepsání
smluv a dohod mimo pracovní poměr členů realizačního týmu.
(9) Manažer celoškolského projektu adresuje požadavky na nákup majetku a služeb OPP,
které odpovídá za formální správnost a soulad s rozpočtem. OPP postoupí tyto požadavky
po konzultaci s příslušným oddělením dle typu objednávky na oddělení ná-
kupu.
Článek 6
Realizace celoškolských rozvojových projektů
(1) OPP odpovídá za realizaci celoškolských rozvojových projektů.
(2) OPP průběžně shromažďuje doklady vztahující se k realizaci projektu a měsíční výkazy
práce projektového týmu.
(3) Objednávky v rámci projektů jsou realizovány prostřednictvím ekonomického systému
IFIS s příslušným projektovým číslem.
(4) Výběrová a zadávací řízení jsou konzultována s OPP, které ověřuje jejich formální
správnost. Odsouhlasenou dokumentaci předá OPP na oddělení nákupu.
(5) Výběrová a zadávací řízení jsou následně realizována na oddělení nákupu, případně
je zajistí u externího dodavatele služby.
(6) Průběžná realizace projektu je předmětem nezávislého controllingu, který realizuje
vybraný externí subjekt formou pravidelných měsíčních reportů.
(7) Zároveň bude do systému ETMS vložen PDF scan monitorovacích zpráv včetně jejích
příloh.
(8) OPP provádí pravidelnou kontrolu projektových dokladů.
(9) Případné změny v realizaci projektu konzultuje manažer projektu s OPP, který zajistí
jejich administraci a postoupí je poskytovateli dotace k vyjádření.
(10)Dokončený projekt bude zaevidován v ETMS se statusem „UKONČENÝ“.
(11)V případě, že projekt umožňuje čerpání nepřímých nákladů, bude současně se závěrečnou
zprávou o realizaci projektu doloženo formou prohlášení správce rozpočtu
výše čerpaných nepřímých nákladů, které VŠTE na jeho realizaci použila.
4
Článek 7
Udržitelnost celoškolských rozvojových projektů
(1) OPP odpovídá za realizaci celoškolských rozvojových projektů v době jejich udržitel-
nosti.
(2) OPP provádí průběžnou kontrolu realizace projektu v době jeho udržitelnosti. Monitorovací
zprávy o udržitelnosti jsou zpracovávány na OPP, které zajistí jejich podpis
rektorem VŠTE nebo jím pověřené osoby.
(3) Zároveň bude do systému ETMS vložen PDF scan monitorovacích zpráv o udržitelnosti
včetně jejích příloh.
(4) Po dobu, kdy je projekt v režimu udržitelnosti je v systému ETMS veden se statusem
„UDRŽITELNOST“, po jejím skončení bude zaevidován v ETMS se statusem „UKON-
ČENÝ“.
Článek 8
Kontrola a realizace ústavních projektů
(1) OPP neodpovídá za realizaci tohoto typu projektů, provádí pouze poradenskou činnost
a kontrolní činnost u vybraných ústavních projektů zabezpečuje prostřednictvím
vybraného externího subjektu formou nezávislého controllingu.
(2) Realizátor projektu odpovídá za vkládání PDF scanů monitorovacích zpráv včetně jejích
příloh do systému ETMS.
(3) OPP provádí kontrolu všech monitorovacích zpráv a zpráv o udržitelnosti ústavních
projektů. Pro její zabezpečení obdrží kompletní monitorovací zprávu včetně všech
jejích příloh nejpozději 10 pracovních dní před jejím odevzdáním poskytovateli dotace.
V případě nedodržení této lhůty bude ze strany OPP účtována sankce ve výši 1
% nárokované částky. Bude-li zpráva dodána na OPP méně než 5 pracovních dní před
jejím odevzdáním nebude ze strany OPP převzata ke kontrole při stejné výši sankce.
(4) Za kontrolní činnost monitorovacích zpráv bude ze strany příslušného ústavu(ů)
uvolněn podíl ve výši 1 % z připsané platby náležící VŠTE na realizaci projektu. Tento
podíl je splatný nejpozději do 30 dnů ve prospěch rozpočtu rektora (NS 1001) z rozpočtu
příslušného ústavu (řešeno jako vnitropřeúčtování).
(5) V případě, že budou v rámci monitorovací zprávy ze strany poskytovatele dotace připomínky,
poskytne OPP v případě potřeby součinnost při jejich vypořádávání.
(6) V případě neplnění požadavků a podmínek této směrnice, případně zjištění jiných závažných
pochybení v rámci realizace ústavního projektu, bude o tomto vyrozuměn
kvestor, který podá informaci rektorovi školy a projedná toto pochybení s ředitelem
ústavu. Bude-li i poté neplnění pokračovat předá OPP rektorovi školy návrh na
změnu řešitele projektu.
(7) Dokončený projekt bude zaevidován v ETMS se statusem „UKONČENÝ“.
5
Článek 9
Doklady celoškolských rozvojových projektů
(1) Oběh dokladů v rámci projektové činnosti probíhá v souladu se Směrnicí č. 1/2018
Oběh účetních dokladů a pravidla finanční kontroly.
(2) Účastníci oběhu účetních dokladů se určují v součinnosti s platnou vnitřní normou Opatření
č. 6/2013 Určení příkazce a správce rozpočtu pro jednotlivé zakázky a nákladová
střediska.
Účastníci oběhu účetních dokladů:
a) Příkazce: „manažer projektu“ - poskytuje souhlas s uskutečněním plnění.
b) Správce rozpočtu: „finanční manažer“ - stvrzuje finanční dopady a soulad s roz-
počtem.
Článek 10
Společná a závěrečná ustanovení
(1) OPP zajišťuje průběžnou poradenskou a metodickou pomoc jak při zpracování,
tak i v průběhu řešení projektu, v případě potřeby komunikuje s vyhlašovatelem výzvy/poskytovatelem
dotace.
(2) Veškerá dokumentace k Celoškolským rozvojovým projektům je po jejich dokončení
uložena na OPP.
(3) Veškerá dokumentace k ústavním a výzkumným projektům je po jejich dokončení
uložena na příslušném ústavu, resp. na úseku prorektora pro tvůrčí činnost.
(4) Toto úplné znění směrnice nabývá účinnosti dnem 6. 9. 2021.
Ing. Zuzana Rowland, MBA, PhD. v. r.
Prorektor – statutární zástupce rektora