Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické
v Českých Budějovicích
Směrnice č. 3/2011
Č.j.: VŠTE003275/2011
SMĚRNICE K ŘÍZENÍ AADMINISTRACI PROJEKTOVÉ
ČINNOSTI NA VŠTE
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Tato směrnice se vydává za účelem vymezení projektové činnosti na Vysoké škole
technické a ekonomické v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“). Tento
dokument je v souladu se zákonem č. 111/1998 Sb. o vysokých školách, vnitřními
předpisy a normami VŠTE.
(2) Tato směrnice je současně vydávána jako soubor závazných pravidel pro přípravu
projektové žádosti, její zpracování a řešení schváleného projektu, která platí na
řešené i spoluřešené projekty.
Článek 2
Příprava projektové žádosti
(1) S cílem zajistit průběžnou informovanost pracovníků VŠTE provádí Oddělení
projektových prací (dále jen „OPP“) průběžný monitoring aktuálních výzev, jehož
výsledky jsou zveřejňovány prostřednictvím informačního systému školy a
nástěnky projektového oddělení. O výzvách, ve kterých je VŠTE způsobilým
žadatelem, je bezprostředně informováno vedení školy a zástupci kateder (vedoucí,
tajemníci).
(2) Příprava projektů pro jednotlivé výzvy je zahájena na základě rozhodnutí
jednotlivých pracovníků či z rozhodnutí rektora školy.
(3) Před zpracováním projektové žádosti je řešitel projektu povinen předložit OPP
stručný projektový záměr (Příloha č. 1).
(4) OPP doplní do projektového záměru, zda se na danou výzvu vztahují pravidla
veřejné podpory de minimis, hrubý finanční rámec a případné procento spoluúčasti
školy.
(5) Konečnou podobu projektového záměru potvrzuje svým podpisem předkladatel
projektu. Dále pak projektový záměr podléhá vyjádření vedoucího projektového
oddělení, prorektora pro výzkum, vývoj a tvůrčí činnost a konečnému odsouhlasení
rektora školy. Projektový záměr, který počítá s finanční spoluúčastí školy, potvrdí
zároveň podpisem i správce rozpočtu. Schválením projektového záměru je
potvrzeno, že obsahové zaměření projektu je v souladu s cíli řešitele, s projektovou
výzvou a ve shodě se strategickými rozvojovými záměry VŠTE (Příloha č. 2). Bez
zaevidovaného projektového záměru nebude žádost projektu postoupena dalšímu
řízení.
(6) Základní informace o schváleném projektovém záměru budou zaevidovány
v Informačním systému VŠTE (dále jen „IS“) se statusem „ROZPRACOVANÝ“.
Článek 3
Zpracování projektové žádosti
(1) Zpracování projektové žádosti probíhá v těsné součinnosti OPP a řešitele projektu,
případně řešitelského týmu. Hlavní řešitel je odpovědný za obsahovou náplň
projektu a průběžně doplňuje do projektové žádosti informace, které jsou ze strany
OPP vyžádány, zároveň je povinen konzultovat rozpočet projektu s OPP.
(2) Oddělení projektových prací je odpovědno za formální náležitosti projektu včetně
zajištění relevantních příloh a souladu projektu s příslušnou výzvou.
(3) Každý zpracovávaný projekt za VŠTE, který předpokládá účast administrativních
pozic, obsahuje následující zastoupení tří osob při různé míře zapojení na řešení
projektu. OPP je do řešení projektů zapojeno ze dvou administrativních pozic
„finanční manažer, administrátor projektu“. Míru zapojení těchto pracovníků do
řešení projektu stanoví vedoucí OPP.
Manažer projektu:
- stojí v čele projektového týmu;
- odpovídá za realizaci projektu;
- komunikuje s partnery projektu;
- odpovídá za řádný chod projektu v souladu s harmonogramem;
- zajišťuje výstupy a výsledky projektu;
- odpovídá za správnost změn v projektu;
- sleduje naplňování monitorovacích indikátorů;
- garantuje správnost a včasnost monitorovacích zpráv;
- účastní se na kontrolách projektu;
- účastní se porad k projektu – k jeho řízení a chodu;
- podílí se na publicitě a hodnocení výsledků projektu.
Finanční manažer:
- odpovídá za finanční řízení projektu;
- kontroluje finanční správnost a platby;
- zpracovává žádosti o platbu;
- zpracovává podklady pro finanční části monitorovacích zpráv;
- dohlíží na financování projektu a stav rozpočtu;
- předává finanční výstupy a informace manažerovi projektu;
- účastní se na kontrolách projektu;
- účastní se porad k projektu – k jeho řízení a chodu;
- komunikuje s Ekonomickým oddělením VŠTE (dále jen „EO“), předává
doklady a relevantní informace týkající se finančních toků projektu.
Administrátor projektu:
- archivuje veškerou projektovou dokumentaci;
- zabezpečuje administrativní podporu projektu;
- provádí věcnou přípravu monitorovacích zpráv;
- administruje případné změny v projektu;
- připravuje podklady pro manažera projektu;
- vyhotovuje zápisy z porad a jednání;
- zabezpečuje setkání projektového týmu;
- zabezpečuje provozní korespondenci účastníků;
- dodržuje a uplatňuje pravidla publicity.
Jednotlivé pracovní náplně mohou být doplňovány, případně upravovány
v závislosti na konkrétních projektech.
(4) V případě, že projekt se zapojením administrativních pozic nepočítá, hlavní řešitel
projektu konzultuje úkony a předkládá veškeré doklady s projektem související na
OPP.
(5) Kompletní projektová žádost (před finálním uložením projektu) bude předložena
5 pracovních dnů před podáním projektu vyhlašovateli výzvy k internímu
schválení. Projektová žádost podléhá vyjádření předkladatele projektu, vedoucího
projektového oddělení, správce rozpočtu a rektora školy, kteří schválením
potvrzují, že obsahové zaměření projektu je v souladu s cíli řešitele, projektově a
formálně správné, jeho soulad s rozpočtovými pravidly a shodu se strategickými
rozvojovými záměry VŠTE (Příloha č. 3).
(6) OPP zajistí podpis statutárního zástupce na konečné podobě projektové žádosti a
její doručení v předepsané podobě, se všemi náležitostmi, ve stanoveném termínu
na příslušnou adresu vyhlašovatele.
(7) Po předložení projektové žádosti vyhlašovateli výzvy bude projektu změněn statut
v IS ze stavu „ROZPRACOVANÝ“ na „PODANÝ“.
Článek 4
Schválený projekt
(1) Rozhodnutí o schválení projektu je v kopiích rozesláno manažerovi projektu,
správci rozpočtu a rektorovi školy, originál je založen na OPP.
(2) OPP ve spolupráci s řešitelem projektu připraví podklady pro sepsání smlouvy
o poskytnutí dotace.
(3) Schválený projekt bude zaevidován v IS se statusem „ŘEŠENÝ“.
(4) Veškeré podklady týkající se účetní části projektu jsou označovány interním číslem
zakázky a poskytovány EO.
(5) Každý člen projektového týmu před sepsáním smlouvy/dohody mimo pracovní
poměr doloží OPP soupis veškerých úvazků u realizátorů projektu.
(6) Manažer projektu podává po dohodě s OPP návrh na sepsání smluv a dohod mimo
pracovní poměr.
(7) Manažer projektu předkládá doklady vztahující se k projektu a měsíční výkazy
práce projektového týmu na OPP, které zabezpečí jejich správnost a označení
interním číslem zakázky.
(8) Manažer projektu adresuje požadavky na nákup zařízení a služeb na oddělení
projektových prací, které odpovídá za formální správnost a soulad s rozpočtem
projektu. Objednávky v rámci projektů jsou realizovány prostřednictvím
ekonomického systému IFIS s příslušným projektovým číslem.
(9) Výběrová a zadávací řízení jsou konzultována s OPP. To ověřuje jejich formální
správnost u vyhlašovatele výzvy. V případě, že je v projektu zapojen finanční
manažer, odpovídá za jejich správnost.
(10) V případě, že projekt předpokládá nepřímé financování, zajistí finanční manažer
užití maximálně 50 % prostředků na náklady implicitně související s projektem a
jeho nepřímým financováním.
(11) OPP provádí průběžnou kontrolu realizace projektu a s EO jednou měsíčně
odsouhlasí stav čerpání prostředků projektu a účetní operace zaúčtované na
příslušných zakázkách.
(12) Monitorovací zprávy budou předkládány 10 pracovních dnů před jejich podáním
OPP ke kontrole. OPP zajistí podpis monitorovacích zpráv rektorem VŠTE.
(13) Oddělení projektových prací provádí pravidelnou kontrolu projektových dokladů.
(14) Dokončený projekt bude zaevidován v IS se statusem „UKONČENÝ“.
(15) V případě, že projekt obsahuje nepřímé náklady, bude po jeho ukončení doložena
formou prohlášení správce rozpočtu výše nepřímých nákladů, které VŠTE na jeho
realizaci použila.
Článek 5
Doklady v projektové činnosti
(1) Oběh dokladů v rámci projektové činnosti probíhá v souladu se směrnicí o oběhu
účetních dokladů a pravidel finanční kontroly.
(2) Veškeré účetní doklady projektové činnosti jsou předkládány s průvodní košilkou
(Příloha č. 4).
(3) Projektová činnost a účastníci oběhu účetních dokladů:
- Příkazce: „manažer projektu“ (případně hlavní řešitel projektu, pokud není
zastoupen) poskytuje souhlas s uskutečněním plnění
- Věcná správnost: „finanční manažer (případně vedoucí projektového oddělení
pokud není zastoupen)“ stvrzuje adekvátnost výše plnění
- Správce rozpočtu: „ekonom“ schvaluje platby, zajistí a potvrdí jejich provedení
- Kontrola formální správnosti dokladu: Hlavní účetní
Pokud v projektu manažer a finanční manažer nejsou zastoupeni je příkazcem
hlavní řešitel a za věcnou správnost odpovídá vedoucí OPP.
(4) Ostatní úkony při řešení projektu (návrhy, výběrová řízení, objednávky, změny
v projektu, podání monitorovacích zpráv) jsou dokládány podpisy:
- Příkazce: „manažer projektu“ (případně hlavní řešitel projektu, pokud není
zastoupen) poskytuje souhlas s uskutečněním úkonu
- Věcná správnost: „finanční manažer“ (případně vedoucí projektového oddělení
pokud není zastoupen) stvrzuje finanční dopady a soulad s rozpočtem (Příloha
č. 5).
Pokud v projektu manažer a finanční manažer nejsou zastoupeni, je příkazcem
hlavní řešitel a za věcnou správnost odpovídá vedoucí OPP.
Článek 6
Společná a závěrečná ustanovení
(1) OPP zajišťuje průběžnou poradenskou a metodickou pomoc jak při zpracování, tak
i v průběhu řešení projektu, v případě potřeby komunikuje s vyhlašovatelem
výzvy/poskytovatelem dotace.
(2) Veškerá dokumentace k jednotlivým projektům je po jejich dokončení uložena
na OPP.
(3) Tato směrnice nabývá platnosti 15. 4. 2011 a je účinná od data podpisu.
V Českých Budějovicích dne 15. dubna 2011
Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D.
pověřený výkonem funkce rektora
Přílohy:
Příloha č. 1 Projektový záměr
Příloha č. 2 Košilka – navrhovaný projekt
Příloha č. 3 Košilka – projektová žádost
Příloha č. 4 Košilka – oběh účetních dokladů
Příloha č. 5 Košilka – úkony při řešení projektu
SM3/2011-1
Příloha č. 1
Projektový záměr
1. Hlavní řešitel
projektového
záměru
Jméno:
Příjmení:
Pracoviště / Katedra
2. Název projektu
3. Poskytovatel
podpory
Název programu:
Prioritní osa:
Oblast podpory:
Podporovaná
aktivita:
4. Partnerství
1. Partner:
2. Partner:
□ VŠTE je předkladatelem projektu
□ VŠTE je partnerem projektu
Partnerství s finanční účastí
□ Ano □ Ne
5. Stručný popis
projektu
6. Cíl projektu
7. Cílové skupiny
8. Klíčové aktivity
9. Harmonogram
realizace
dle klíčových aktivit
10. Finanční rámec
Rámcový rozpočet:
Pravidlo de minimis:
□ Ano □ Ne
Finanční spoluúčast
□ Ano …… %□ Ne
SM3/2011-2
Příloha č. 2
Název navrhovaného projektu
Řešitelský tým
Hlavní řešitel:
Spoluřešitelé:
Rektor
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Správce rozpočtu:
Datum:
Připomínky:
Prorektor pro výzkum vývoj a tvůrčí
činnost
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Vedoucí projektového oddělení
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Předkladatel projektu
Podpis:
Datum:
Připomínky:
SM3/2011-3
Příloha č. 3
Název podávané projektové žádosti
Řešitelský tým
Hlavní řešitel:
Spoluřešitelé:
Rektor
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Ekonom
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Vedoucí projektového oddělení
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Předkladatel projektu
Podpis:
Datum:
Připomínky:
SM3/2011-4
Příloha č. 4
Název projektu
Řešitelský tým
Hlavní řešitel:
Spoluřešitelé:
Manažer projektu
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Finanční manažer
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Ekonom
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Hlavní účetní
Podpis:
Datum:
Připomínky:
SM3/2011-5
Příloha č. 5
Název projektu
Řešitelský tým
Hlavní řešitel:
Spoluřešitelé:
Manažer projektu
Podpis:
Datum:
Připomínky:
Finanční manažer
Podpis:
Datum:
Připomínky: