Směrnice č. 10/2016 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
SMĚRNICE K ČINNOSTI ODDĚLENÍ PROJEKTOVÝCH
PRACÍ NA VŠTE
Datum vydání: 13. 6. 2016 Účinnost od: 13. 6. 2016 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE005183/2016 Počet stran: 4 Počet příloh: 2
Informace
o změnách
Ruší
předpis Směrnice č. 3/2011 k řízení a administraci projektové činnosti VŠTE
Nadřízené předpisy Statut VŠTE (článek 6)
Související předpisy
Směrnice č. 11/2015 Organizační řád VŠTE (v plném rozsahu)
Směrnice č. 27/2012 Oběh účetních dokladů a pravidla finanční kontroly (článek 7)
Opatření č. 6/2013 Určení příkazce a správce rozpočtu pro jednotlivé zakázky a
nákladová střediska (v plném rozsahu)
Podřízený předpis Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Ing. Michal Žemlička, v.r. Garant:
Prorektor – statutární zástupce
rektora
Podpis: Podpis:
prof. Ing. Jan Váchal, CSc., v.r.
Formálně ověřil: Ing, Jaroslav Staněk, v.r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
doc. Ing. Marek Vochozka, MBA,
Ph.D., v.r.
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Tato směrnice se vydává za účelem vymezení činnosti Oddělení projektových prací
na Vysoké škole technické a ekonomické v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“).
(2) Tento dokument je v souladu se zákonem č. 111/1998 Sb. o vysokých školách,
vnitřními předpisy a normami VŠTE.
(3) Tato směrnice je současně vydávána jako soubor závazných pravidel pro přípravu
celoškolských rozvojových projektů (strategické projekty zpracovávané na úrovni
školy), zpracování projektových žádostí a jejich realizaci. Tato pravidla platí na řešené
i spoluřešené projekty.
Článek 2
Příprava projektové žádosti
(1) S cílem zajistit průběžnou informovanost pracovníků VŠTE provádí Oddělení projektových
prací (dále jen „OPP“) průběžný monitoring strategických výzev, jehož
výsledky jsou zveřejňovány prostřednictvím příslušného modulu v Excellent Top
Manager System (dále jen „ETMS“). O těchto výzvách je bezprostředně informováno
vedení školy a zástupci ústavů (ředitelé, tajemníci).
(2) Před zpracováním projektové žádosti je předkladatel projektu povinen předložit
stručný projektový záměr prostřednictvím ETMS., kde vyplní veškeré požadované
informace (název projektu, jméno, pracoviště, poskytovatel podpory, případné
partnery, stručný popis projektu, jeho cíle, cílové skupiny, klíčové aktivity, harmonogram,
rozpočet projektu v Kč a míru kofinancování projektu vlastními zdroji).
(3) Typy projektů:
a) Celoškolský rozvojový projekt – strategický projekt zpracovávaný na úrovni
školy
b) Ústavní rozvojový projekt – projekt zpracovávaný na úrovni ústavu/ústavů
c) Výzkumný projekt – projekty evidované v rámci CEP (Centrální evidence projektů
výzkumu, experimentálního vývoje a inovací)
(4) Konečnou podobu projektového záměru potvrzuje předkladatel projektu jeho vložením
do ETMS.
(5) Vložený záměr celoškolského projektu vedený v systému ve stavu „ČEKÁ NA
SCHVÁLENÍ“. K záměru se vyjadřují pověřené osoby: Vedoucí OPP, prorektor - statutární
zástupce, kvestor, rektor.
(6) Pověřené osoby se vyjadřují k předloženému záměru v ETMS jeho schválením nebo
zamítnutím, popřípadě doplňujícím komentářem.
(7) Příprava projektů pro jednotlivé výzvy je zahájena až na základě schváleného projektového
záměru. Bez jeho schválení nebude záměr postoupen dalšímu řízení.
(8) Základní informace o schváleném projektovém záměru budou zaevidovány v ETMS
se statusem „ROZPRACOVANÝ“.
(9) Případné změny v projektovém záměru podléhají opětovnému vyjádření pověřených
osob.
(10)Předkladatel projektu odpovídá za soulad projektového záměru a projektové žá-
dosti.
Článek 3
Zpracování projektové žádosti
(1) Zpracování projektové žádosti celoškolského projektu probíhá v těsné součinnosti
OPP a řešitele projektu, případně řešitelského týmu. Hlavní řešitel je odpovědný za
obsahovou náplň projektu a průběžně doplňuje do projektové žádosti informace,
které jsou ze strany OPP vyžádány.
(2) OPP odpovídá za přípravu rozpočtu projektu.
(3) OPP je odpovědno za formální náležitosti projektu včetně zajištění relevantních příloh
a souladu projektu s příslušnou výzvou.
(4) Kompletní projektová žádost bude nejpozději 3 pracovní dny před podáním projektu
vyhlašovateli finalizována, OPP předá žádost k podpisu rektorovi na konečné podobě
projektové žádosti a její doručení v předepsané podobě, se všemi náležitostmi,
ve stanoveném termínu na příslušnou adresu vyhlašovatele.
(5) Po předložení projektové žádosti vyhlašovateli výzvy bude automaticky projektu
změněn statut v ETMS ze stavu „ROZPRACOVANÝ“ na „PODANÝ“. Zároveň bude do
systému vložen PDF scan projektové žádosti včetně jejích příloh.
Článek 4
Schválený projekt
(1) Rozhodnutí o schválení projektu je v kopiích rozesláno pověřeným osobám a předkladateli
projektu, originál je založen na OPP.
(2) OPP ve spolupráci s předkladatelem projektu připraví podklady pro sepsání
smlouvy o poskytnutí dotace.
(3) Schválený projekt bude zaevidován v ETMS se statusem „ŘEŠENÝ“.
(4) Ekonomické oddělení přidělí projektu číslo zakázky a určí nákladové středisko.
(5) Ke každému projektu ve stavu „ŘEŠENÝ“ je rektorem určen projektový manažer
a finanční manažer.
(6) Veškeré podklady týkající se účetní části projektu jsou označovány interním číslem
zakázky a poskytovány Ekonomickému oddělení (dále jen „EO“).
(7) Každý člen projektového týmu před sepsáním smlouvy/dohody mimo pracovní poměr
doloží OPP soupis veškerých úvazků u realizátorů projektu, výsledný úvazek
přitom nesmí být vyšší než 1,2 násobek plného pracovního úvazku.
(8) Manažer projektu podává po dohodě s OPP návrh na sepsání smluv a dohod mimo
pracovní poměr členů realizačního týmu.
(9) Manažer projektu adresuje požadavky na nákup zařízení a služeb OPP, které odpovídá
za formální správnost a soulad s rozpočtem. OPP postoupí tyto požadavky po
schválení souladu s projektem na oddělení nákupu.
Článek 5
Realizace projektu
(1) Manažer projektu předkládá průběžně doklady vztahující se k realizaci projektu
a měsíční výkazy práce projektového týmu k prvnímu pracovnímu dni následujícího
měsíce na OPP.
(2) Objednávky v rámci projektů jsou realizovány prostřednictvím ekonomického systému
IFIS s příslušným projektovým číslem.
(3) Výběrová a zadávací řízení jsou konzultována s OPP, které ověřuje jejich formální
správnost u vyhlašovatele výzvy. Odsouhlasenou dokumentaci předá OPP na oddělení
nákupu.
(4) Výběrová a zadávací řízení jsou následně realizována na oddělení nákupu. OPP provádí
průběžnou kontrolu realizace projektu a s EO jednou měsíčně odsouhlasí stav
čerpání prostředků projektu a účetní operace zaúčtované na příslušných zakázkách
na základě zaslaného přehledu hospodaření od ekonomického oddělení. Monitorovací
zprávy jsou zpracovávány na OPP, které zajistí jejich podpis rektorem VŠTE.
(5) Zároveň bude do systému ETMS vložen PDF scan monitorovacích zpráv včetně jejích
příloh.
(6) OPP provádí pravidelnou kontrolu projektových dokladů.
(7) Případné změny v realizaci projektu konzultuje manažer projektu s finančním manažerem,
který zajistí jejich administraci a postoupí je poskytovateli dotace
k vyjádření.
(8) Dokončený projekt bude zaevidován v ETMS se statusem „UKONČENÝ“.
(9) V případě, že projekt obsahuje nepřímé náklady, bude současně se závěrečnou
zprávou o realizaci projektu doloženo formou prohlášení správce rozpočtu výše nepřímých
nákladů, které VŠTE na jeho realizaci použila.
Článek 6
Doklady v projektové činnosti
(1) Oběh dokladů v rámci projektové činnosti probíhá v souladu se Směrnicí č.
27/2012 Oběh účetních dokladů.
(2) Veškeré účetní doklady projektové činnosti jsou předkládány s průvodní košilkou
(Příloha č. 1).
(3) Projektová činnost a účastníci oběhu účetních dokladů:
a) Příkazce: „manažer projektu“ - poskytuje souhlas s uskutečněním plnění.
b) Správce rozpočtu: „finanční manažer“ - stvrzuje finanční dopady a soulad
s rozpočtem (Příloha č. 2).
Článek 7
Společná a závěrečná ustanovení
(1) OPP zajišťuje průběžnou poradenskou a metodickou pomoc jak při zpracování,
tak i v průběhu řešení projektu, v případě potřeby komunikuje s vyhlašovatelem
výzvy/poskytovatelem dotace.
(2) Veškerá dokumentace k Celoškolským rozvojovým projektům je po jejich dokončení
uložena na OPP.
Přílohy:
Příloha č. 1 Košilka - oběh účetních dokladů
Příloha č. 2 Košilka - úkony při řešení projektu