Směrnice č. 2/2017 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích AKTUÁLNÍ ZNĚNÍ SYSTEMIZACE PRACOVNÍCH MÍST TECHNICKO-HOSPODÁŘSKÝCH PRACOVNÍKŮ VŠTE Datum vydání: 23. 1. 2017 Účinnost od: 1. 1. 2021 Účinnost do: odvolání Číslo jednací: VŠTE002933/2017 Počet stran: 6 Počet příloh: 6 Periodicita kontroly aktuálností normy: Čtvrtletní Ruší předpis Směrnice č. 6/2013 Systemizace pracovních míst technicko-hospodářských pracovníků VŠTE Nadřízené předpisy Statut VŠTE (články 22 a 25) Související před- pisy Směrnice č. 11/2015 Organizační řád VŠTE Opatření rektora č. 3/2017 Organizační řád ÚTT Opatření rektora č. 2/2017 Organizační řád ÚPS Opatření rektora č. 4/2017 Organizační řád ÚZO Podřízený předpis Rozdělovník Vedoucí pracovníci Vypracoval: Bc. Eva Plochová, v. r. Garant: Kvestor Podpis: Podpis: Ing. Jaromír Vrbka, MBA, PhD., v. r. Formálně ověřil: Bc. Eva Plochová, v. r. Schválil: Rektor Podpis: Podpis: prof. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v. r. 1 Článek 1 Obecná ustanovení (1) Systemizace pracovních míst technicko-hospodářských pracovníků (dále jen „systemizace“) Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“) určuje přepočtené evidenční počty pracovníků na jednotlivých úsecích, popisuje vztahy nadřízenosti a podřízenosti mezi jednotlivými systemizovanými pozicemi a dokumentuje pracovní náplně všech pracovních pozic. (2) Účelem systemizace je zdokumentovat a uspořádat veškeré pracovní činnosti do pracovních pozic a specifikovat je jak z hlediska požadavků na zajištění potřebné kapacity, tak i z hlediska kvalifikačních požadavků, tyto požadavky jsou obsahem samostatné vnitřní normy VŠTE. (3) Systemizované pozice jsou závazné a není možné je svévolně měnit. To lze pouze způsobem stanoveným touto směrnicí. Článek 2 Organizační struktura (1) Organizační strukturu technicko-hospodářských pracovníků VŠTE (příloha č. 1), tvoří rektor VŠTE (dále jen „rektor“), prorektor – statutární zástupce rektora, prorektor pro tvůrčí činnost, prorektor pro strategii a rozvoj, kvestor, Úsek informatiky, Úsek vnějších vztahů, jednotlivé ústavy VŠTE, Útvar ředitele pro administraci studia a celoživotní vzdělávání, Útvar interní auditor, Pověřenec pro ochranu osobních údajů, Sekretariát rektora a Centrum odborné přípravy, (2) U každé jednotlivé pozice v organizační struktuře jsou uvedeny pracovní úvazky, které jsou na dané pozici systémově určeny. (3) U každé jednotlivé pracovní pozice v organizační struktuře jsou uvedena čísla, která jednotlivým pracovním pozicím přidělují pracovní náplň. Pracovní náplně jsou obsahem přílohy č. 6. (4) Pracovní náplně rektora, prorektora – statutárního zástupce rektora, prorektora pro tvůrčí činnost, prorektora pro strategii a rozvoj, ředitelů ústavů, kvestora, vedoucího Úseku informatiky, vedoucího Úseku vnějších vztahů, ředitele pro administraci studia a celoživotní vzdělávání jsou obsaženy v samostatné vnitřní normě – Organizačním řádu VŠTE. (5) Pracovní náplně ředitelů ústavů, zástupců ředitelů ústavů, zástupců ředitelů ústavů pro výzkum, vývoj a tvůrčí činnost, zástupců ředitelů ústavů pro pedagogickou činnost a tajemníků jsou obsaženy v samostatných vnitřních normách – Organizačních řádech ÚPS, ÚTT, ÚZO. Článek 3 Přijetí nového pracovníka na systemizovanou pozici (1) Pokud se uvolní systemizovaná pracovní pozice, na některém z oddělení (útvarů), může se vedoucí oddělení (úseku) rozhodnout přijmout nového pracovníka na tuto pozici. Postup je graficky znázorněn v příloze č. 2. 2 (2) V případě plánovaného odchodu stávajícího pracovníka ze systemizované pozice (mateřská dovolená, jednostranné rozvázání pracovního poměru, přesun na jinou pozici v rámci VŠTE v ČB, atp.) je možné pro účely zaškolení nastupujícího pracovníka až tří měsíční zdvojení systemizované pozice bez nutnosti navyšování počtu úvazků, stanovených touto směrnicí. (3) Vedoucí oddělení napíše návrh a předá jej vedoucímu úseku k posouzení. Pokud některý útvar nemá oddělení a spadá přímo pod vedoucího úseku, vypracuje návrh vedoucí úseku sám. (4) Odsouhlasený a podepsaný návrh bude předán personalistovi, který zajistí předání dokumentu rektorovi. Rektor v součinnosti se správcem rozpočtu může k návrhu zaujmout následující stanoviska: a) návrh odsouhlasí, b) návrh zamítne z důvodu formálních nedostatků dokumentu. Následně bude návrh vrácen navrhovateli k přepracování, c) návrh zamítne z věcného hlediska. Personalista tedy vyrozumí navrhovatele o zamítnutí návrhu, přičemž pracovní pozice zůstane neobsazena. (5) Pokud bylo rozhodnuto rektorem společně se správcem rozpočtu podle odstavce 3 písmene a) tohoto článku, návrh tedy bude odsouhlasen, bude možné zahájit hledání nového zaměstnance na uvolněnou pracovní pozici v rámci systemizace. Článek 4 Získávání nových zaměstnanců (1) Získávání nových zaměstnanců zajišťuje personalista na Ekonomickém oddělení. (2) Při získávání nových pracovníků budou využívány jak vnitřní, tak externí zdroje (inzerce, personální agentury, Úřad práce atd.). Přijímací řízení je možno opakovat až do získání vhodných kandidátů. (3) Na uvolněnou pozici se může přihlásit pouze jeden nebo více účastníků. Poté je postupováno podle těchto zásad: a) Pouze jeden uchazeč na pracovní pozici – vedoucí úseku společně s vedoucím oddělení rozhodnou, zda se jedná o vhodného kandidáta na uvolněnou pracovní pozici. Rozhodnutí bude učiněno na základě předloženého životopisu uchazeče a na základě ústního pohovoru, ke kterému bude uchazeč přizván. Pokud bude uchazeč shledán vhodným na uvolněnou pozici, bude jej možné přijmout do pracovního poměru. Jestliže nebude shledán vhodným, bude se i nadále pokračovat v hledání nového zaměstnance. b) Více uchazečů na pracovní pozici – uchazeči, vybraní na základě životopisu, příp. dalších doložených dokumentů, budou pozváni k ústnímu pohovoru, kde vedoucí úseku společně s vedoucím oddělení vyberou nejvhodnějšího kandidáta. Kandidát bude vybrán na základě předloženého životopisu a na základě samotného ústního rozhovoru. Vhodného uchazeče na pracovní pozici bude možné přijmout do pracovního poměru. Jestliže nebude vybrán vhodný uchazeč, bude personalista i nadále pokračovat v hledání nového zaměstnance. 3 (4) Způsob získávání nových zaměstnanců je graficky znázorněn v příloze č. 3 této směrnice. (5) Administrativní přijetí pracovníka řeší samostatná směrnice o Oběhu účetních dokladů. Článek 5 Změna systemizace (1) Vedoucí oddělení (úseku) se rozhodne požádat o přidání nové systemizované pozice do organizační struktury VŠTE, či zrušení některé stávající pozice. Důvodem může být např. přílišná vytíženost zaměstnanců oddělení, zpožďování pracovních povinností, rozšíření oddělení o novou činnost či odnětí části stávající agendy atd. (2) Vedoucí úseku musí podat písemný návrh na změnu systemizace pracovních míst. Tento návrh je obsahem přílohy č. 4. (3) Návrh na změnu systemizace musí obsahovat název prorektorátu, útvaru či ústavu, jméno vedoucího, název oddělení, které žádá o změnu systemizace a odůvodnění tohoto návrhu. V případě zřízení nové pozice přílohu pracovní náplň plánované pozice. (4) Vypracovaný návrh na změnu systemizace musí být podrobně zpracován. (5) Po vytvoření a podepsání návrhu vedoucího pracovníka je návrh doručen rektorovi prostřednictvím člena vedení daného úseku (útvaru). (6) Rektor může k předloženému návrhu zaujmout následující stanoviska: a) Návrh odsouhlasí a navrhovatel zajistí podpis správce rozpočtu. b) Návrh zamítne z důvodu formálních nedostatků dokumentu a je vrácen navrhovateli k přepracování. c) Návrh zamítne z věcného hlediska a navrhovaná pozice nevznikne. (7) Správce rozpočtu posoudí, v návaznosti na rozpočet, zda je možné přidat novou systemizovanou pozici do organizační struktury VŠTE. Po posouzení správce rozpočtu mohou nastat tyto situace: a) správce rozpočtu rozhodne, že je možné přidat novou systemizovanou pozici a na tuto pozici tak přijmout nového pracovníka, b) správce rozpočtu rozhodne, že finanční možnosti školy momentálně neumožňují přidání nové systemizované pozice do organizační struktury VŠTE. (8) Pokud rektor i správce rozpočtu odsouhlasili návrh na přidání systemizované pozice, doručí navrhovatel návrh na změnu systemizace prorektorovi – statutárnímu zástupci rektora, který tento předá pověřenému pracovníkovi k evidenci zpracování požadavku. (9) Následně dojde ke změně systemizovaných pozic a teprve poté je možné přistoupit k hledání nového zaměstnance podle článku 4 této směrnice. Návrh na změnu systemizace je nezbytné doručit prorektorovi – statutárnímu zástupci rektora s minimálně týdenním předstihem, než je plánovaný nástup nového pracovníka, nebo začátkem výběrového řízení. 4 (10)Pokud byl správcem rozpočtu zjištěn nedostatek prostředků v daném rozpočtu, správce neschválí zřízení nové pozice/ navýšení počtu pracovníků. Po navýšení daného rozpočtu bude možné, aby správce mohl souhlasit s návrhem. (11)Grafické znázornění podání žádosti o změnu systemizace je obsahem přílohy č. 5. (12)V případě návrhu prorektorů, ředitelů ústavů, ředitelů útvarů a kvestora na zrušení systemizovaného místa se tento návrh předloží prorektorovi – statutární zástupci rektora, který předá tento návrh rektorovi. (13)V případě kladného stanoviska a po příslušeném projednání se správcem rozpočtu je nutné předat schválený návrh prorektorovi – statutární zástupci rektora, který předá pověřenému pracovníkovi, který zajistí zrušení příslušné systemizované pozice. (14)V případě zamítnutí návrhu na zrušení systemizované pozice je toto stanovisko písemně sděleno prostřednictvím prorektorovi – statuární zástupci rektora předkladateli návrhu. Článek 6 Pozice vhodné pro absolventy VŠTE (1) Pozice vhodné pro absolventy VŠTE jsou obsahem zeleně vyznačený v příloze č. 1. 5 Přílohy: Příloha č. 1 – Organizační struktura Příloha č. 2 – Algoritmus přijetí zaměstnance na systemizovanou pozici Příloha č. 3 – Postup hledání nového zaměstnance Příloha č. 4 – Návrh vedoucího úseku na změnu systemizace pracovních míst Příloha č. 5 – Algoritmus podání žádosti na změnu systemizace Příloha č. 6 – Pracovní náplně – formulář pracovní náplně Příloha č. 6 (1003/4) – Pracovní náplň – Interní auditor Příloha č. 6 (1003/5) – Pracovní náplň – Pověřenec pro ochranu osobních údajů Příloha č. 6 (1009/2) – Pracovní náplň – IT Příloha č. 6 (1010/1) – Pracovní náplň – Asistentka rektora Příloha č. 6 (1010/2) – Pracovní náplň – Řidič – referent autoprovozu Příloha č. 6 (1211/1) – Pracovní náplň – Vedoucí oddělení Příloha č. 6 (1211/2) – Pracovní náplň – Právník Příloha č. 6 (1211/3) – Pracovní náplň – Referent normotvorné činnosti Příloha č. 6 (1211/4) – Pracovní náplň – Referent právního oddělení Příloha č. 6 (1211/5) – Pracovní náplň – Asistent/ka prorektora Příloha č. 6 (1212/1) – Pracovní náplň – Vedoucí oddělení zahraničních vztahů Příloha č. 6 (1212/2) – Pracovní náplň – Koordinátor zahraničních vztahů Příloha č. 6 (1212/3) – Pracovní náplň – Referent zahraničních vztahů Příloha č. 6 (1213/1) – Pracovní náplň – Vedoucí oddělení Příloha č. 6 (1213/2) – Pracovní náplň – Poradce rektora v oblasti pedagogické činnosti Příloha č. 6 (1213/3) – Pracovní náplň – Specialista pro vnější vztahy Příloha č. 6 (1213/4) – Pracovní náplň – Asistent/ka oddělení analýz Příloha č. 6 (1302/1) – Pracovní náplň – Vedoucí centra odborné přípravy Příloha č. 6 (1302/2) – Pracovní náplň – Brusič Příloha č. 6 (1302/3) – Pracovní náplň – Lisař Příloha č. 6 (1302/4) – Pracovní náplň – Obsluha strojů Příloha č. 6 (1302/5) – Pracovní náplň – Svářeč Příloha č. 6 (1302/6) – Pracovní náplň – Referent COP Příloha č. 6 (2001/1) – Pracovní náplň – Vedoucí ekonomického oddělení Příloha č. 6 (2001/2) – Pracovní náplň – Mzdová účetní Příloha č. 6 (2001/3) – Pracovní náplň – Finanční účetní Příloha č. 6 (2001/4) – Pracovní náplň – Finanční účetní 2 Příloha č. 6 (2001/5) – Pracovní náplň – Personalista Příloha č. 6 (2001/6) – Pracování náplň – Referent majetku Příloha č. 6 (2001/7) – Pracování náplň – Správce ETMS - Rozpočtář Příloha č. 6 (2001/8) – Pracovní náplň – Hlavní referent podatelny a recepce Příloha č. 6 (2001/9) – Pracovní náplň – Referent podatelny a recepce Příloha č. 6 (2001/10) – Pracovní náplň – Recepční Příloha č. 6 (2001/11) – Pracovní náplň – Referent ISKaM Příloha č. 6 (2002/2) – Pracovní náplň – Údržbář Příloha č. 6 (2002/3) – Pracovní náplň – Referent provozně-technického oddělení Příloha č. 6 (2102/1) – Pracovní náplň – Uklízeč/ka Příloha č. 6 (2007/2) – Pracovní náplň – Referent nákupu Příloha č. 6 (2008/1) – Pracovní náplň – Referent metodiky Centra technických studií v Táboře 6 Příloha č. 6 (2008/2) – Pracovní náplň – Administrátor Centra technických studií v Táboře Příloha č. 6 (2012/1) – Pracovní náplň – Vedoucí knihovny Příloha č. 6 (2012/2) – Pracovní náplň – Referent výpůjčních služeb Příloha č. 6 (2105/1) – Pracovní náplň – Vedoucí menzy Příloha č. 6 (2105/2) – Pracovní náplň – Hlavní kuchař Příloha č. 6 (2105/3) – Pracovní náplň – Kuchař Příloha č. 6 (2105/4) – Pracovní náplň – Pracovník kantýny Příloha č. 6 (2105/5) – Pracovní náplň – Pomocný pracovník menzy Příloha č. 6 (2016/1) – Pracovní náplň – Vedoucí Oddělení projektových prací Příloha č. 6 (2016/2) – Pracovní náplň – Referent Oddělení projektových prací Příloha č. 6 (2016/4) – Pracovní náplň – Senior manager Příloha č. 6 (2301/1.1) – Pracovní náplň – Vedoucí Hospodářsko-provozního úseku. Příloha č. 6 (2301/2) – Pracovní náplň – Referent Hospodářsko-provozního úseku. Příloha č. 6 (3301/1) – Pracovní náplň – Vedoucí Úseku vnějších vztahů Příloha č. 6 (3301/2) – Pracovní náplň – Marketingový specialista Příloha č. 6 (3301/5) – Pracovní náplň – Referent pro vztahy se středními školami Příloha č. 6 (3301/7) – Pracovní náplň – Referent Kariérního centra Příloha č. 6 (3301/8) – Pracovní náplň – Specialista pro firemní komunikaci Příloha č. 6 (3301/9) – Pracovní náplň – Referent on-line marketingu Příloha č. 6 (3301/10) – Pracovní náplň – Referent marketingu Příloha č. 6 (7001/1.1) – Pracovní náplň – Vedoucí centra celoživotního vzdělávání Příloha č. 6 (7001/3) – Pracovní náplň – Referent centra celoživotního vzdělávání Příloha č. 6 (7004/2) – Pracovní náplň – Metodik výuky Příloha č. 6 (7005/1.2) – Pracovní náplň – Vedoucí studijního oddělení Příloha č. 6 (7005/2) – Pracovní náplň – Referent studijního oddělení Příloha č. 6 (7006/1.1) – Pracovní náplň – Specializovaný pracovník IPC Příloha č. 6 (8102/1) – Pracovní náplň – Tajemník Příloha č. 6 (8102/2) – Pracovní náplň – Asistentka ústavu Příloha č. 6 (8102/3-1) – Pracovní náplň – Referent pro rozvojovou činnost Příloha č. 6 (8191/2) – Pracovní náplň – Referent Oddělení zástupce ředitele pro pedagogickou činnost Příloha č. 6 (8192/2) – Pracovní náplň – Referent Oddělení zástupce ředitele pro VVTČ Příloha č. 6 (8202/1) – Pracovní náplň – Tajemník Příloha č. 6 (8204/1) – Pracovní náplň – Asistent/ka katedry Příloha č. 6 (8206/1) – Pracovní náplň – Asistent/ka katedry Příloha č. 6 (8208/1) – Pracovní náplň – Asistent/ka oddělení Příloha č. 6 (8208/3) – Pracovní náplň – Referent pro projektovou činnost Příloha č. 6 (8291/2) – Pracovní náplň – Referent Oddělení zástupce ředitele pro pedagogickou činnost Příloha č. 6 (8292/2) – Pracovní náplň – Referent Oddělení zástupce ředitele pro VVTČ Příloha č. 6 (8301/2) – Pracovní náplň – Zástupce ředitele ústavu Příloha č. 6 (8302/1) – Pracovní náplň – Tajemník Příloha č. 6 (8302/2) – Pracovní náplň – Asistent/ka ústavu Příloha č. 6 (8302/3-1) – Pracovní náplň – Referent pro rozvojovou činnost Příloha č. 6 (8304/1) – Pracovní náplň – vedoucí Oddělení znalecké činnosti Příloha č. 6 (8304/3) – Pracovní náplň – Asistent znalecké činnosti Příloha č. 6 (8304/4) – Pracovní náplň – Vyšší kvalifikovaný pracovník znalecké činnosti Příloha č. 6 (8391/2) – Pracovní náplň – Referent Oddělení zástupce ředitele pro pedagogickou činnost Příloha č. 6 (8392/2) – Pracovní náplň – Referent Oddělení zástupce ředitele pro VVTČ