Směrnice č. 11/2016 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
AKTUÁLNÍ ZNĚNÍ
CENTRÁLNÍ NÁKUPY A VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MALÉHO
ROZSAHU NA VŠTE
Datum vydání: 1. 7. 2016 Účinnost od: 31. 8. 2020 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE005422/2016 Počet stran: 6 Počet příloh: 2
Periodicita kontroly aktuálnosti normy Roční
Ruší předpis Směrnice č. 13/2014 Centrální nákupy a veřejné zakázky malého rozsahu na VŠTE
Nadřízené předpisy Statut VŠTE (článek 10)
Související
předpisy
Směrnice č. 1/2018 Oběh účetních dokladů a pravidla finanční kontroly
Směrnice č. 8/2012 Spisový a skartační řád (v plném rozsahu)
Opatření č. 6/2013 Určení příkazce a správce rozpočtu pro jednotlivé zakázky a
nákladová střediska (v plném rozsahu)
Opatření č. 6/2017 Používání razítek a podpisové vzory na VŠTE (v plném rozsahu)
Podřízený předpis Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Bc. Lucie Bártová, v. r. Garant: Kvestor
Podpis: Podpis:
Ing. Jaromír Vrbka, MBA, PhD., v. r.
Formálně ověřil: Bc. Eva Plochová, v. r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
prof. Ing. Marek Vochozka, MBA,
Ph.D., v. r.
1
ČÁST I
ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Tato směrnice upravuje nákupní proces na Vysoké škole technické a ekonomické
v Českých Budějovicích (dále je „VŠTE“) a postup při zadávání veřejných zakázek
malého rozsahu, které jsou zadávány mimo režim zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání
veřejných zakázek v platném znění (dále jen „zákon“).
ČÁST II
NÁKUPNÍ PROCES
Článek 2
Sběr požadavků
(1) Sběr požadavků probíhá formou zaslání řádně vyplněného formuláře pro vystavení
návrhu objednávky Příloha č. 4 na nákup dodávky nebo služby v písemné podobě
k rukám tajemníků jednotlivých ústavů popř. na oddělení nákupu k rukám
pracovníka nákupu nebo vedoucího oddělení nákupu.
(2) Požadavky na nákup vypracovává za každý útvar nebo ústav s vlastním rozpočtem
příkazce útvaru nebo ústavu, nebo jím pověřený pracovník.
(3) Požadavky na nákup musí obsahovat přesně specifikovaný předmět dodávky nebo
služby.
(4) U dodávek a služeb, které lze podrobně charakterizovat, musí být součástí požadavku
i technická specifikace.
(5) V technické specifikaci musí být uvedeny všechny charakteristické prvky, které jsou
nezbytné pro přesné určení požadované dodávky nebo služby.
Článek 3
Určení režimu nákupu
(1) Podle výše nákupní ceny vedoucí oddělení nákupu rozhodne o vyhotovení
objednávky nebo kupní smlouvy, příp. jiný typ smlouvy.
(2) Objednávku je třeba vyhotovit u zboží a služeb od hodnoty 3 000 Kč bez DPH a vyšší.
(3) U objednávek s hodnotou 50 000 Kč bez DPH a vyšší je nutná její akceptace ze strany
rektora. Pokud bude návrh objednávky schválen rektorem, pověřený pracovník
Kanceláře rektora zveřejní objednávku prostřednictvím programu iFIS ve veřejném
registru smluv. V opačném případě bude možné realizovat nákup pouze na základě
kupní smlouvy, smlouvy o dílo, případně jiného druhu smlouvy.
Článek 4
Výběr dodavatele
(1) Pokud je pro danou kategorii vybrán generální dodavatel, je nutné k nákupu zvolit
tohoto dodavatele.
2
(2) Výběr dodavatele provádí vždy pracovník nákupu.
(3) V případě, že není vybrán generální dodavatel, pracovník nákupu provede průzkum
trhu, podle kterého pak vybere nejvíce vhodného dodavatele.
(4) Hlavním kritériem pro výběr dodavatele je výše nabídkové ceny.
Článek 5
Objednávky
(1) Po výběru dodavatele vytvoří pracovník nákupu, případně ostatní zaměstnanci
Ekonomického oddělení, návrh objednávky v systému iFIS.
(2) Objednávky pro nákup knih, tiskovin, odborné literatury, periodik a jejich
předplatného může vytvářet v systému iFIS vedoucí knihovny.
(3) Objednávky zboží a služeb pro zabezpečení údržby a běžného chodu VŠTE může
vytvářet v systému iFIS vedoucí provozně-technického oddělení.
(4) Objednávky pro nákup letenek může vytvářet v systému iFIS vedoucí úseku
zahraničních vztahů, nebo jím pověřený pracovník a asistent kancléře.
(5) Objednávky na jednotlivá nákladová střediska ústavů mohou vytvářet v systému iFIS
tajemníci těchto ústavů.
(6) Nákup nemůže být realizován bez schválení příkazcem a správcem rozpočtu.
Příkazce schválí návrh objednávky, zajistí podpis správce rozpočtu a následně předá
návrh objednávky zpět na oddělení nákupu.
(7) Návrh objednávky s hodnotou vyšší než 50 000 Kč bez DPH bude prostřednictvím
kancléře předložen rektorovi k posouzení.
(8) Pracovník nákupu následně ověří vybraného dodavatele v registru nespolehlivých
plátců DPH.
(9) V případě, že je vybraný dodavatel veden v registru nespolehlivých plátců DPH,
pracovník nákupu upozorní na tuto skutečnost příkazce a správce rozpočtu.
(10)Pracovník oddělení nákupu schvaluje návrh objednávky v systému iFIS a odesílá
objednávku vybranému dodavateli.
(11)Po schválení a odeslání objednávky pracovník nákupu objednávku archivuje.
Článek 6
Smlouvy
(1) Po výběru dodavatele prověří pracovník nákupu vybraného dodavatele v registru
nespolehlivých plátců.
(2) V případě, že je vybraný dodavatel uveden na seznamu nespolehlivých plátců, je
nutné vybrat jiného dodavatele, nebo informaci předat vedoucí ekonomického
oddělení.
(3) Po odsouhlasení dodavatele předá pracovník nákupu návrh na vypracování kupní
smlouvy, smlouvy o dílo nebo jiné smlouvy právníkovi.
(4) U veřejných zakázek malého rozsahu, které probíhá formou výzvy k podání nabídek,
bude smlouva předem připravená a schválená právníkem.
3
(5) Vypracovaný návrh smlouvy předá právník k vnitřnímu schválení v rámci organizace
a podpisu oprávněnou osobou dle směrnice o oběhu účetních dokladů a pravidlech
finanční kontroly.
(6) V případě schválení smlouvy všemi povinnými stranami v rámci předběžné kontroly
předá kancelář rektora ve spolupráci s pracovníkem nákupu smlouvu k podpisu
dodavateli.
(7) Po doručení smlouvy podepsané oprávněnou osobou za dodavatele, předá pracovník
nákupu smlouvu pověřenému pracovníkovi kanceláře rektora k zajištění podpisu
rektora a případnému zveřejnění ve veřejném registru smluv.
(8) Jedno vyhotovení podepsané smlouvy předá kancelář rektora ve spolupráci
s pracovníkem nákupu dodavateli.
ČÁST III
VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MALÉHO ROZSAHU
Článek 7
Úvodní ustanovení
(1) Veřejnou zakázkou malého rozsahu je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota
je rovna nebo nižší v případě veřejné zakázky na dodávky a služby částce
2 000 000 Kč bez DPH nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce částce
6 000 000 Kč bez DPH.
Článek 8
Předpokládaná hodnota
(1) Předpokládanou hodnotou veřejné zakázky je zadavatelem předpokládaná výše
úplaty za plnění veřejné zakázky vyjádřena v penězích. Stanoví se k okamžiku
zahájení zadávacího řízení nebo k okamžiku zadání veřejné zakázky, pokud nebyla
zadána v zadávacím řízení.
(2) Předpokládaná hodnota veřejné zakázky se stanovuje jako částka bez DPH a při
jejím stanovování platí pravidlo zákazu rozdělení předmětu veřejné zakázky tak, aby
tím došlo k účelnému snížení hodnoty veřejné zakázky.
Článek 9
Všeobecná ujednání k zadávání VZMR
Pokud poskytovatel dotace v případě projektů nestanoví vlastní pravidla pro VZMR, platí
následující postupy:
(1) Zadavatel není povinen zadávat podle ZZVZ veřejné zakázky malého rozsahu; je však
povinen dodržet zásady transparentnosti a přiměřenosti, rovného zacházení a zákazu
diskriminace.
(2) Výzvy k podání nabídky v rámci výběrového řízení na zadání veřejné zakázky malého
rozsahu od hodnoty 500 000 Kč bez DPH a vyšší, musí být vedeny v elektronickém
nástroji Tender arena.
(3) Výběrové řízení může být zahájeno:
a) přímým zadáním v případě VZMR do 500 000 Kč bez DPH,
4
b) uzavřenou výzvou, tj. písemnou výzvou nejméně 3 dodavatelům k podání nabídky.
Uzavřená výzva se v elektronickém nástroji Tender arena neuveřejňuje.
c) otevřenou výzvou, tj. zadavatel oznámí neomezenému počtu dodavatelů svůj
úmysl zadat VZMR v tomto druhu výběrového řízení; zadavatel dále může přímo
vyzvat k podání nabídky konkrétní dodavatele, v takovém případě odešle výzvu
nejméně 3 dodavatelům. Oznámení otevřené výzvy uveřejní zadavatel po celou
dobu trvání lhůty pro podání nabídek v elektronickém nástroji Tender arena.
Článek 10
Postup při zadání veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou do 500 000 Kč bez
DPH
(1) Tento druh veřejných zakázek malého rozsahu může zadavatel zadat přímým zadáním
jím zvolenému dodavateli, a to zasláním objednávky nebo předložením návrhu
smlouvy k podpisu s následným dodáním a úhradou zakázky.
Článek 11
Postup při zadání veřejné zakázky malého rozsahu s předpokládanou hodnotou
nad 500 000 Kč bez DPH
Postup při zadání veřejné zakázky malého rozsahu s předpokládanou hodnotou nad
500 000 Kč bez DPH do 2 000 000 Kč bez DPH v případě dodávek nebo služeb a v případě
stavebních prací do 6 000 000 Kč bez DPH se realizuje takto:
(1) příkazci jednotlivých útvarů, ústavů nebo jimi pověření pracovníci doručí požadavky
na nákup k rukám pracovníka nákupu (včetně technické specifikace),
(2) pracovník nákupu vypracuje zadávací dokumentaci a určí způsob zahájení výběrového
řízení:
a) uzavřenou výzvou, tj. písemnou výzvou nejméně 3 dodavatelům k podání nabídky.
Uzavřená výzva se neuveřejňuje v elektronickém nástroji Tender arena,
b) otevřenou výzvou, tj. oznámení výzvy neomezenému okruhu dodavatelů. Oznámení
otevřené výzvy uveřejní zadavatel po celou dobu trvání lhůty pro podání
nabídek v elektronickém nástroji Tender arena.
(3) Po uplynutí lhůty pro podání nabídek (min. 10 kalendářních dní) proběhne otevírání
obálek a hodnocení došlých nabídek. Hlavním hodnotícím kritériem je nabídková
cena, popřípadě jiná kritéria určená zadavatelem. K uzavření kupní smlouvy bude vybrán
dodavatel, který splní zadavatelem stanovená hodnotící kritéria. .
(4) Dodávky a služby s předpokládanou hodnotou 2 000 000 Kč bez DPH a více jsou zadávány
podle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek.
(5) Stavební práce s předpokládanou hodnotou 6 000 000 Kč bez DPH a více jsou zadávány
podle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek.
Článek 12
Kontrola a dodržování transparentnosti a nediskriminace
(1) Veškeré dokumenty týkající se VZMR a centrálních nákupů budou uchovávány
v příruční spisovně vedoucího oddělení nákupu nebo pracovníka nákupu po dobu
2 let.
5
(2) Po 2 letech budou dokumenty předány do centrální spisovny.
(3) Pro prokázání transparentnosti a nediskriminace při výběru dodavatele slouží
následující dokumenty:
a) text výzvy, popř. jiné dokumenty, které vymezují předmět plnění (např. poptávka,
objednávka);
b) nabídky podané dodavateli nebo jiné informace či ceníky, z nichž vyplývá nabídka
dodavatele (není nutné při oslovení pouze jednoho dodavatele);
c) stručná zpráva o posouzení a hodnocení podaných nabídek (není nutné při
oslovení pouze jednoho dodavatele, nebo v případě postupu bez výzvy k podání
nabídek);
d) rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky se stručným zdůvodněním
(není nutné při oslovení pouze jednoho dodavatele, nebo v případě postupu bez
výzvy k podání nabídek).
(4) Při použití postupu zadávacího řízení pro podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky dle
zákona č. 134/2016 Sb., tj. zjednodušené podlimitní řízení, otevřené řízení, užší řízení,
jednací řízení s/bez uveřejnění, řízení se soutěžním dialogem, řízení o inovačním
partnerství, koncesní řízení, řízení pro zadávání veřejné zakázky ve zjednodušeném
režimu, jsou potřebné dokumenty pro dodržování transparentnosti a nediskriminace
určeny ZZVZ.
Článek 13
Zadávání VZMR v rámci projektů spadajících pod operační programy a evropské
dotační fondy
(1) Pro zadávání VZMR v rámci operačních programů a evropských dotačních fondů
se zadavatel řídí platnými příručkami a doporučenými postupy, určených pro veřejné
zakázky financované z těchto fondů.
(2) Pro zadávání VZMR v rámci operačních programů a evropských dotačních fondů
neplatí ostatní ustanovení této směrnice, jsou-li v kolizi s pravidlem uvedeným
v odstavci (1) tohoto článku.
(3) Za zvolení správného druhu výběrového řízení, zpracování zadávací dokumentace,
administrace a zajištění průběhu výběrového řízení zodpovídá pracovník nákupu
a vedoucí oddělení projektových prací. Celý průběh výběrového řízení v rámci
operačních programů a evropských dotačních fondů probíhá v kooperaci pracovníka
nákupu s vedoucím oddělení projektových prací.
(4) Vedoucí oddělení projektových prací pravidelně sleduje změny v závazných
předpisech a příručkách pro zadávání veřejných zakázek v rámci operačních
programů a evropských dotačních fondů. Na veškeré změny mající vliv na zadávání
veřejných zakázek, musí včas a s dostatečným předstihem upozornit pracovníka
nákupu.
6
ČÁST IV
ARCHIVACE ÚČETNÍCH DOKLADŮ
Článek 14
Archivace účetních dokladů
(1) Archivace účetních dokladů je prováděna ve smyslu § 31 zákona o účetnictví,
a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve smyslu vyhlášky
č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a platného Spisového
a skartačního řádu VŠTE.
ČÁST V
PODPISOVÉ VZORY, PODPISOVÁ OPRÁVNĚNÍ
Článek 15
Podpisové vzory, podpisová oprávnění
(1) Podpisové vzory a podpisová oprávnění jsou předmětem samostatné vnitřní normy
VŠTE.
Seznam příloh:
Příloha č. 3 – Grafické znázornění procesů (algoritmus)
Příloha č. 4 – Formulář pro vystavení návrhu objednávky