Směrnice č. 11/2016 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
AKTUÁLNÍ ZNĚNÍ
CENTRÁLNÍ NÁKUPY A VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MALÉHO
ROZSAHU NA VŠTE
Datum vydání: 1. 7. 2016 Účinnost od: 11. 2. 2019 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE005422/2016 Počet stran: 7 Počet příloh: 4
Periodicita kontroly aktuálnosti normy Roční
Ruší předpis Směrnice č. 13/2014 Centrální nákupy a veřejné zakázky malého rozsahu na VŠTE
Nadřízené předpisy Statut VŠTE (článek 10)
Související
předpisy
Směrnice č. 1/2018 Oběh účetních dokladů a pravidla finanční kontroly
Směrnice č. 8/2012 Spisový a skartační řád (v plném rozsahu)
Opatření č. 6/2013 Určení příkazce a správce rozpočtu pro jednotlivé zakázky a nákladová
střediska (v plném rozsahu)
Opatření č. 6/2017 Používání razítek a podpisové vzory na VŠTE (v plném rozsahu)
Podřízený předpis Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Bc. Lucie Bártová, v.r. Garant: Kvestor
Podpis: Podpis:
Ing. Jaromír Vrbka, MBA, PhD., v.r.
Formálně ověřil: Bc. Eva Plochová, v.r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
prof. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D.,
v.r.
1
ČÁST I
ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Tato směrnice upravuje nákupní proces na Vysoké škole technické a ekonomické
v Českých Budějovicích (dále je „VŠTE“) a postup při zadávání veřejných zakázek
malého rozsahu, které jsou zadávány mimo režim zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání
veřejných zakázek v platném znění (dále jen „zákon“).
ČÁST II
NÁKUPNÍ PROCES
Článek 2
Sběr požadavků
(1) Sběr požadavků probíhá formou zaslání řádně vyplněného formuláře pro vystavení
návrhu objednávky Příloha č. 4 na nákup dodávky nebo služby v písemné podobě
k rukám tajemníků jednotlivých ústavů popř. na oddělení nákupu k rukám
pracovníka nákupu nebo vedoucího oddělení nákupu.
(2) Bez řádně vyplněného formuláře pro vystavení návrhu objednávky nebude možné
návrh objednávky vystavit.
(3) Požadavky na nákup vypracovává za každý útvar nebo ústav s vlastním rozpočtem
příkazce útvaru nebo ústavu, nebo jím pověřený pracovník.
(4) Požadavky na nákup musí obsahovat přesně specifikovaný předmět dodávky nebo
služby.
(5) U dodávek a služeb, které lze podrobně charakterizovat, musí být součástí požadavku
i technická specifikace.
(6) V technické specifikaci musí být uvedeny všechny charakteristické prvky, které jsou
nezbytné pro přesné určení požadované dodávky nebo služby.
Článek 3
Určení režimu nákupu
(1) Podle výše nákupní ceny vedoucí oddělení nákupu rozhodne o vyhotovení
objednávky nebo kupní smlouvy, příp. jiný typ smlouvy.
(2) Objednávka bude vyhotovována u zboží a služeb od hodnoty 3 000,- Kč bez DPH do
hodnoty 49.999.,- Kč bez DPH.
(3) Kupní smlouva, příp. smlouva o dílo bude uzavírána v rámci nákupů s hodnotou
50 000,- Kč bez DPH a vyšší.
(4) Rektor může povolit objednávku i u nákupu s hodnotou vyšší než 50 000,- Kč bez
DPH. Pověřený pracovník Kanceláře rektora zveřejní objednávku prostřednictvím
programu iFIS.
2
Článek 4
Výběr dodavatele
(1) Pokud je pro danou kategorii vybrán generální dodavatel, je nutné k nákupu zvolit
tohoto dodavatele.
(2) Výběr dodavatele provádí vždy pracovník nákupu.
(3) V případě, že není vybrán generální dodavatel, pracovník nákupu provede průzkum
trhu, podle kterého pak vybere nejvíce vhodného dodavatele.
(4) Hlavním kritériem pro výběr dodavatele je výše nabídkové ceny.
Článek 5
Objednávky
(1) Po výběru dodavatele vytvoří pracovník nákupu, případně ostatní zaměstnanci
Ekonomického oddělení, návrh objednávky v systému iFIS.
(2) Objednávky pro nákup knih, tiskovin, odborné literatury, periodik a jejich
předplatného může vytvářet v systému iFIS vedoucí knihovny.
(3) Objednávky zboží a služeb pro zabezpečení údržby a běžného chodu VŠTE může
vytvářet v systému iFIS vedoucí provozně-technického oddělení.
(4) Objednávky pro nákup letenek může vytvářet v systému iFIS vedoucí úseku
zahraničních vztahů, nebo jím pověřený pracovník a asistent kancléře.
(5) Objednávky na jednotlivá nákladová střediska ústavů mohou vytvářet v systému iFIS
tajemníci těchto ústavů.
(6) Nákup nemůže být realizován bez schválení příkazcem a správcem rozpočtu.
Příkazce schválí návrh objednávky, zajistí podpis správce rozpočtu a následně předá
návrh objednávky zpět na oddělení nákupu.
(7) Návrh objednávky s hodnotou vyšší než 50.000,- Kč bez DPH bude prostřednictvím
kancléře předložen rektorovi k posouzení.
(8) Pracovník nákupu následně ověří vybraného dodavatele v registru nespolehlivých
plátců DPH.
(9) V případě, že je vybraný dodavatel veden v registru nespolehlivých plátců DPH,
pracovník nákupu upozorní na tuto skutečnost příkazce a správce rozpočtu.
(10)Pracovník oddělení nákupu schvaluje návrh objednávky v systému iFIS a odesílá
objednávku vybranému dodavateli.
(11)Po schválení a odeslání objednávky pracovník nákupu objednávku archivuje.
Článek 6
Smlouvy
(1) Po výběru dodavatele prověří pracovník nákupu vybraného dodavatele v registru
nespolehlivých plátců.
(2) V případě, že je vybraný dodavatel uveden na seznamu nespolehlivých plátců, je
nutné vybrat jiného dodavatele, nebo informaci předat vedoucí ekonomického
oddělení.
(3) Po odsouhlasení dodavatele předá pracovník nákupu návrh na vypracování kupní
smlouvy nebo smlouvy o dílo právníkovi.
3
(4) U veřejných zakázek malého rozsahu, které neprobíhá jednoduchým poptávkovým
řízením, ale formou výzvy k podání nabídek, bude smlouva předem připravená a
schválená právním zástupcem.
(5) Vypracovaný návrh smlouvy předá právník k vnitřnímu schválení v rámci organizace
a podpisu oprávněnou osobou dle směrnice o oběhu účetních dokladů a pravidlech
finanční kontroly.
(6) V případě schválení smlouvy všemi povinnými stranami v rámci předběžné kontroly
předá kancelář rektora ve spolupráci s pracovníkem nákupu smlouvu k podpisu
dodavateli.
(7) Po doručení smlouvy podepsané oprávněnou osobou za dodavatele, předá pracovník
nákupu smlouvu k podpisu rektorovi a zpracování do registru smluv.
(8) Jedno vyhotovení podepsané smlouvy předá kancelář rektora ve spolupráci
s pracovníkem nákupu dodavateli.
ČÁST III
VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MALÉHO ROZSAHU
Článek 7
Úvodní ustanovení
(1) Veřejnou zakázkou malého rozsahu je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota
je rovna nebo nižší v případě veřejné zakázky na dodávky a služby částce
2 000 000,- Kč bez DPH nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce částce
6 000 000,- Kč bez DPH.
Článek 8
Předpokládaná hodnota
(1) Předpokládanou hodnotou veřejné zakázky je zadavatelem předpokládaná výše
úplaty za plnění veřejné zakázky vyjádřena v penězích. Stanoví se k okamžiku
zahájení zadávacího řízení nebo k okamžiku zadání veřejné zakázky, pokud nebyla
zadána v zadávacím řízení.
(2) Předpokládaná hodnota veřejné zakázky se stanovuje jako částka bez DPH a při
jejím stanovování platí pravidlo zákazu rozdělení předmětu veřejné zakázky tak, aby
tím došlo k účelnému snížení hodnoty veřejné zakázky.
Článek 9
Povinnosti při zadávání VZMR
(1) U VZMR nejsou zadavatelé povinni postupovat v režimu Zákona č. 134/2016 Sb.,
o zadávání veřejných zakázek. Veřejný zadavatel je však vždy povinen postupovat v
rámci zadávacího řízení transparentně, nediskriminačně a dodržovat zásadu
rovného zacházení. Tyto obecné zásady musí být dodržovány a to zejména s ohledem
na obecné zásady hospodářské soutěže.
(2) Při zadávání VZMR se připouští použití postupu zadávacího řízení pro podlimitní
a nadlimitní veřejné zakázky, tj. otevřené řízení, užší řízení, jednací řízení
s/bez uveřejnění, soutěžní dialog, zjednodušené podlimitní řízení.
4
(3) Pokud se zadavatel rozhodne zadat veřejnou zakázku dle zákona č. 134/2016 Sb.,
o zadávání veřejných zakázek, například postupem platným pro podlimitní veřejné
zakázky1, musí tímto způsobem postupovat i nadále po celé výběrové řízení dle
platného ZZVZ a tímto se bezpodmínečně řídit.
Článek 10
Kategorie VZMR v rámci interní směrnice
(1) VZMR jsou rozděleny do několika kategorií dle předpokládané hodnoty veřejné
zakázky (předpokládaná cena veřejné zakázky v Kč bez DPH). Pro dodávky a služby
jsou tyto kategorie stanoveny následovně:
a) Kat. 1 – Předpokládaná hodnota 1 Kč – 2999 Kč;
b) Kat. 2 – Předpokládaná hodnota 3000 Kč – 49 999 Kč;
c) Kat. 3 – Předpokládaná hodnota 50 000 Kč – 499 999Kč;
d) Kat. 4 – Předpokládaná hodnota 500 000 Kč – 2 000 000 Kč.
(2) VZMR jsou rozděleny do několika kategorií dle předpokládané hodnoty veřejné
zakázky (předpokládaná cena veřejné zakázky v Kč bez DPH). Pro stavební práce jsou
tyto kategorie stanoveny následovně:
a) Kat. 1 – Předpokládaná hodnota 1 Kč – 2999 Kč;
b) Kat. 2 – Předpokládaná hodnota 3000 Kč – 49 999 Kč;
c) Kat. 3 – Předpokládaná hodnota 50 000 Kč – 499 999 Kč;
d) Kat. 4 – Předpokládaná hodnota 500 000 Kč – 6 000 000 Kč.
(3) Dodávky a služby s předpokládanou hodnotou 2 000 001 Kč a více jsou zadávány
podle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek.
(4) Stavební práce s předpokládanou hodnotou 6 000 001 Kč a více jsou zadávány podle
zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek.
Článek 11
Kontrola a dodržování transparentnosti a nediskriminace
(1) Veškeré dokumenty týkající se VZMR a centrálních nákupů budou uchovávány v
příruční spisovně vedoucího oddělení nákupu nebo pracovníka nákupu po dobu 2 let.
(2) Po 2 letech budou dokumenty předány do centrální spisovny.
(3) Pro prokázání transparentnosti a nediskriminace při výběru dodavatele slouží
následující dokumenty:
a) text výzvy popř. jiné dokumenty, které vymezují předmět plnění (např. poptávka,
objednávka);
1
Podlimitní veřejné zakázky se mohou zadávat v tzv. zjednodušeném podlimitním řízení – postup v tomto případě
upravuje § 53 zákona č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek. Zadání veřejné zakázky ve zjednodušeném
podlimitním řízení probíhá uveřejněním výzvy na profilu zadavatele a následným odesláním výzvy k podání
nabídky nejméně 5 dodavatelům.
5
b) nabídky podané dodavateli nebo jiné informace či ceníky, z nichž vyplývá nabídka
dodavatele (není nutné při oslovení pouze jednoho dodavatele);
c) stručná zpráva o posouzení a hodnocení podaných nabídek (není nutné pří
oslovení pouze jednoho dodavatele, nebo v případě postupu bez výzvy k podání
nabídek);
d) rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky se stručným zdůvodněním
(není nutné při oslovení pouze jednoho dodavatele, nebo v případě postupu bez
výzvy k podání nabídek).
(4) Dokumenty uvedené v Článku 11 odst. (3) jsou závazné pro VZMR v kategoriích 3 a
4 uvedených v čl. 10 této směrnice.
(5) Pro kategorii 1 a 2 nejsou doklady uvedené v Článku 11 odst. (3) povinné.
(6) Pro kategorii 3 nejsou doklady uvedené v Článku 11 odst. (3) povinné v případě
postupu, kdy zadavatel přímo hodnotí nabídky zaslané dodavateli jako odpověď
na poptávku.
(7) Při použití postupu zadávacího řízení pro podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky dle
zákona č. 134/2016 Sb., tj. zjednodušené podlimitní řízení, otevřené řízení, užší řízení,
jednací řízení s/bez uveřejnění, řízení se soutěžním dialogem, řízení o inovačním
partnerství, koncesní řízení, řízení pro zadávání veřejné zakázky ve zjednodušeném
režimu, jsou potřebné dokumenty pro dodržování transparentnosti a nediskriminace
určeny ZZVZ.
Článek 12
Zadávání VZMR v rámci projektů spadajících pod operační programy a evropské
dotační fondy
(1) Pro zadávání VZMR v rámci operačních programů a evropských dotačních fondů
se zadavatel řídí platnými příručkami a doporučenými postupy, určených pro veřejné
zakázky financované z těchto fondů.
(2) Pro zadávání VZMR v rámci operačních programů a evropských dotačních fondů
neplatí ostatní ustanovení této směrnice, jsou-li v kolizi s pravidlem uvedeným
v odstavci (1) tohoto článku.
(3) Za zvolení správného druhu výběrového řízení, zpracování zadávací dokumentace,
administrace a zajištění průběhu výběrového řízení zodpovídá pracovník nákupu
a vedoucí oddělení projektových prací. Celý průběh výběrového řízení v rámci
operačních programů a evropských dotačních fondů probíhá v kooperaci pracovníka
nákupu s vedoucím oddělení projektových prací.
(4) Vedoucí oddělení projektových prací pravidelně sleduje změny v závazných
předpisech a příručkách pro zadávání veřejných zakázek v rámci operačních
programů a evropských dotačních fondů. Na veškeré změny mající vliv na zadávání
veřejných zakázek, musí včas a s dostatečným předstihem upozornit pracovníka
nákupu.
6
Článek 13
Postup při zadávání VZMR
(1) Vedoucí oddělení nákupu nebo pracovník nákupu v první řadě musí určit kategorii,
podle které se bude následně zadávací řízení řídit. Jednotlivé kategorie jsou
specifikované v článku 10 této směrnice nazvaném Kategorie VZMR v rámci interní
směrnice.
(2) Další postup zadávání podle tohoto článku 13 je povinný pro všechny kategorie podle
článku 10, vyjma kategorie 1 (článek 10, odst. 1 písm. a) a odst. 2 písm. a)).
(3) Následně pracovník nákupu oslovuje dostatečný počet potencionálních dodavatelů.
Minimální počet potencionálních dodavatelů nutných pro oslovení upravuje příloha
č. 1 Zadávání VZMR na dodávky a služby a příloha č. 2 Zadávání VZMR na stavební
práce.
(4) Lhůtu pro podání nabídky stanovuje příloha č. 1 Zadávání VZMR na dodávky a služby
a příloha č. 2 Zadávání VZMR na stavební práce.
(5) Po vyhodnocení došlých nabídek dojde k rozhodnutí zadavatele nebo jím pověřenou
osobou o výběru nejvhodnější nabídky.
(6) Pro kategorie 3 a 4 je nutné po obdržení nabídek vyhotovit stručnou zprávu
o posouzení nabídek. Tato zpráva by měla obsahovat minimálně následující údaje:
a) údaje o zadavateli;
b) údaje o oslovených dodavatelích a jejich počtu;
c) údaje o doručených nabídkách;
d) vyhodnocení došlých nabídek vč. hodnotícího kritéria;
e) doporučení pro pověřenou osobu zadavatele.
(7) Článek 13 odst. (6) není povinný v případě, že zadavatel pouze hodnotí doručené
nabídky uchazečů na základě předchozí poptávky.
(8) Dle článku 5 této směrnice bude vybranému uchazeči následně zaslána objednávka,
případně s ním bude podepsána smlouva, postupem dle směrnice o oběhu účetních
dokladů a pravidlech finanční kontroly.
ČÁST IV
ARCHIVACE ÚČETNÍCH DOKLADŮ
(1) Archivace účetních dokladů je prováděna ve smyslu § 31 zákona o účetnictví,
a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve smyslu vyhlášky
č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a platného Spisového
a skartačního řádu VŠTE.
ČÁST V
PODPISOVÉ VZORY, PODPISOVÁ OPRÁVNĚNÍ
(1) Podpisové vzory a podpisová oprávnění jsou předmětem samostatné vnitřní normy
VŠTE.
7
Seznam příloh:
Příloha č. 1 - Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na dodávky a služby
Příloha č. 2 - Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na stavební práce
Příloha č. 3 - Grafické znázornění procesů (algoritmus)
Příloha č. 4 – Formulář pro vystavení návrhu objednávky