Směrnice č. 13/2014 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
Datum vydání: 7. 5. 2014 Účinnost od: 7. 5. 2014 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE004378/2014 Počet stran: 7 Počet příloh: 3
Informace
o změnách
Ruší
předpis Nadřízené
předpisy Statut VŠTE (článek 10)
Související předpisy
Směrnice č. 27/2012 Oběh účetních dokladů a pravidla finanční kontroly (články 7, 8, 14
Směrnice č. 8/2012 Spisový a skartační řád (v plném rozsahu)
Opatření č. 6/2013 Určení příkazce a správce rozpočtu pro jednotlivé zakázky a nákladová
střediska (v plném rozsahu)
Opatření č. 3/2012 k používání razítek a podepisování dokumentů na VŠTE (v plném rozsahu)
Podřízený předpis Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Bc. František Bruckbauer, v.r. Garant: Kvestor
Podpis: Podpis:
Ing. Jaromír Vrbka, v.r.
Formálně ověřil: Bc. Tomáš Bílek, v.r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
doc. Ing. Marek Vochozka, MBA,
Ph.D., v.r.
1
ČÁST I
ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“)
je veřejnou vysokou školou neuniverzitního typu; hospodaření VŠTE a zacházení
s jejím majetkem se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 111/1998 Sb.,
o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (dále jen „zákon
o vysokých školách“), ve znění pozdějších předpisů.
(2) Z hlediska platných právních předpisů je VŠTE jako celek účetní jednotkou účtující
o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, dále o nákladech
a výnosech a výsledku hospodaření.
(3) Skutečnosti v časových a věcných souvislostech, které jsou předmětem účetnictví,
tzn. účetní případy, dokládá VŠTE doklady ve smyslu § 6 zákona o účetnictví.
(4) Účetním obdobím je kalendářní rok.
(5) Účetnictví vede VŠTE v ekonomickém systému iFIS (dále také „ekonomický systém“,
„systém iFIS“). Evidence zaměstnanců a výpočet mezd probíhá v systému Vema.
Hospodaření menzy je sledováno v Informačním systému kolejí a menz (dále jen
„ISKaM“). Data ze systému Vema a ISKaM jsou exportována do systému iFIS.
ČÁST II
NÁKUPNÍ PROCES
Článek 2
Sběr požadavků
(1) Sběr požadavků probíhá formou předání požadavku na nákup dodávky nebo služby
v písemné podobě na ekonomické oddělení k rukám referenta nákupu.
(2) Požadavky na nákup vypracovává za každý útvar s vlastním rozpočtem příkazce
útvaru.
(3) Požadavky na nákup musí obsahovat přesně specifikovaný předmět dodávky nebo
služby.
(4) U dodávek a služeb, které lze podrobně charakterizovat, musí být součástí
požadavku i technická specifikace.
(5) V technické specifikaci musí být uvedeny všechny charakteristické prvky, které jsou
nezbytné pro přesné určení požadované dodávky nebo služby.
(6) V případě dodávek z kategorie nábytku a dalších, u kterých se předpokládá nákres
např. s rozměry, je nutné tento nákres přiložit k technické specifikaci.
Článek 3
Kontrola limitů veřejných zakázek malého rozsahu
(1) Referent nákupu ověří požadavek příkazce vzhledem k limitům pro veřejné zakázky
malého rozsahu (dále jen „VZMR).
(2) Limity pro nákupy v režimu VZMR určuje zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných
zakázkách.
2
(3) Pokud není limit pro danou kategorii vyčerpán, referent nákupu schválí požadavek
nákupu.
(4) V případě, že bude limit pro danou kategorii a účetní období vyčerpán, nákup není
možné uskutečnit a je nutné počkat na další účetní období.
Článek 4
Výběr dodavatele
(1) Pokud je pro danou kategorii vybrán generální dodavatel, např. vybraný v rámci
výběrového řízení a zasmluvněný rámcovou nebo jinou smlouvou, je nutné
k nákupu zvolit téhož dodavatele.
(2) Výběr dodavatele provádí vždy referent nákupu.
(3) V případě, že není vybrán generální dodavatel, referent nákupu provede průzkum
trhu, podle kterého pak vybere nejvíce vhodného dodavatele.
(4) Hlavním kritériem pro výběr dodavatele je výše nabídkové ceny.
(5) Referent nákupu může přihlédnout k doporučení příkazce na výběr dodavatele.
Článek 5
Určení režimu nákupu
(1) Podle výše nákupní ceny referent nákupu rozhodne o vyhotovení objednávky nebo
kupní smlouvy, příp. smlouvy o dílo.
(2) Objednávka bude vyhotovována u zboží a služeb do hodnoty 50 000,- Kč bez DPH.
(3) Kupní smlouva, příp. smlouva o dílo bude uzavírána v rámci nákupů s hodnotou
50 001,- Kč bez DPH a vyšší.
(4) Ve výjimečných případech s odůvodněním může kvestor příp. rektor povolit
objednávku i u nákupu s hodnotou vyšší než 50 000,- Kč bez DPH.
Článek 6
Objednávky
(1) Po výběru dodavatele vytvoří referent nákupu, případně ostatní zaměstnanci
Ekonomického oddělení, návrh objednávky v systému iFIS.
(2) Objednávky pro nákup knih, tiskovin, odborné literatury, periodik a jejich
předplatného může vytvářet v systému iFIS vedoucí knihovny.
(3) Objednávky zboží a služeb pro zabezpečení údržby a běžného chodu VŠTE může
vytvářet v systému iFIS vedoucí provozně-technického oddělení.
(4) Návrh objednávky předá ke schválení příkazci nákupu.
(5) Nákup nemůže být realizován bez schválení příkazcem a správcem rozpočtu.
Příkazce schválí návrh objednávky, zajistí podpis správce rozpočtu a následně předá
návrh objednávky zpět k rukám referenta nákupu.
(6) Referent nákupu následně ověří vybraného dodavatele v registru nespolehlivých
plátců DPH.
(7) V případě, že je vybraný dodavatel veden v registru nespolehlivých plátců DPH,
nebude nákup u tohoto dodavatele realizován a dojde k výběru nového dodavatele.
3
(8) Referent nákupu schvaluje návrh objednávky v systému iFIS a odesílá objednávku
vybranému dodavateli.
(9) Po schválení a odeslání objednávky referent nákupu objednávku archivuje.
Článek 7
Smlouvy
(1) Po výběru dodavatele prověří referent nákupu vybraného dodavatele v registru
nespolehlivých plátců.
(2) V případě, že je vybraný dodavatel uveden na seznamu nespolehlivých plátců, je
nutné vybrat jiného dodavatele, nebo upustit od realizace nákupu.
(3) Po odsouhlasení dodavatele předá referent nákupu návrh na vypracování kupní
smlouvy nebo smlouvy o dílo právnímu zástupci.
(4) U veřejných zakázek malého rozsahu, které neprobíhá jednoduchým poptávkovým
řízením, ale formou výzvy k podání nabídek, bude smlouva předem připravená a
schválená právním zástupcem.
(5) Vypracovaný návrh smlouvy předá právní zástupce k vnitřnímu schválení v rámci
organizace a podpisu oprávněnou osobou dle směrnice o oběhu účetních dokladů a
pravidlech finanční kontroly.
(6) V případě schválení smlouvy všemi povinnými stranami v rámci vnitřního
schvalování předá kancelář rektora ve spolupráci s referentem nákupu smlouvu
k podpisu dodavateli.
(7) Po doručení smlouvy podepsané oprávněnou osobou za dodavatele, předá referent
nákupu smlouvu k podpisu rektorovi a zpracování do registru smluv.
(8) Jedno vyhotovení podepsané smlouvy předá kancelář rektora ve spolupráci
s referentem nákupu dodavateli.
ČÁST III
VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MALÉHO ROZSAHU
Článek 8
Legislativa
(1) Zákon č. 137/2006 sb. o veřejných zakázkách (dále jen „ZVZ“) neupravuje zadávání
VZMR, tomuto účelu slouží tato směrnice, která je platná pro všechny osoby
zadavatele VŠTE, mající oprávnění zadávat veřejné zakázky.
Článek 9
Předpokládaná hodnota
(1) Za VZMR se považuje taková veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota
nepřesahuje:
a) v případě dodávek a služeb 2 000 000,- Kč,
b) v případě stavebních prací 6 000 000,- Kč.
(2) Předpokládaná hodnota zakázky se stanovuje jako částka bez DPH a při jejím
stanovování platí pravidlo zákazu rozdělení předmětu veřejné zakázky tak, aby tím
došlo k účelnému snížení hodnoty veřejné zakázky.
4
Článek 10
Povinnosti při zadávání VZMR
(1) U VZMR nejsou zadavatelé povinni postupovat v režimu ZVZ. Veřejný zadavatel
je však vždy povinen postupovat v rámci zadávacího řízení transparentně,
nediskriminačně a dodržovat zásadu rovného zacházení. Tyto obecné zásady musí
být dodržovány a to zejména s ohledem na obecné zásady hospodářské soutěže.
(2) Při zadávání VZMR se připouští použití postupu zadávacího řízení pro podlimitní
a nadlimitní veřejné zakázky, tj. otevřené řízení, užší řízení, jednací řízení
s/bez uveřejnění, soutěžní dialog, zjednodušené podlimitní řízení.
(3) Pokud se zadavatel rozhodne zadat veřejnou zakázku například postupem platným
pro podlimitní veřejné zakázky1, musí tímto způsobem postupovat i nadále po celé
výběrové řízení dle platného ZVZ.
Článek 11
Kategorie VZMR v rámci interní směrnice
(1) VZMR jsou rozděleny do několika kategorií dle předpokládané hodnoty veřejné
zakázky (předpokládaná cena veřejné zakázky v Kč bez DPH). Pro dodávky a služby
jsou tyto kategorie stanoveny následovně:
a) Kat. 1a – Předpokládaná hodnota 1 Kč – 3000 Kč;
b) Kat. 1b – Předpokládaná hodnota 3001 Kč – 50 000 Kč;
c) Kat. 1c – Předpokládaná hodnota 50 001 - 500 000 Kč;
d) Kat. 2 – Předpokládaná hodnota 500 001 Kč – 1 250 000 Kč;
e) Kat. 3 – Předpokládaná hodnota 1 250 001 Kč – 2 000 000 Kč;
f) Kat. 4 – Předpokládaná hodnota 2 000 001 Kč a více.
(2) VZMR jsou rozděleny do několika kategorií dle předpokládané hodnoty veřejné
zakázky (předpokládaná cena veřejné zakázky v Kč bez DPH). Pro stavební práce
jsou tyto kategorie stanoveny následovně:
a) Kat. 1a – Předpokládaná hodnota 1 Kč – 25 000 Kč;
b) Kat. 1b – Předpokládaná hodnota 25 001 Kč – 200 000 Kč;
c) Kat. 1c – Předpokládaná hodnota 200 001 Kč – 1 500 000 Kč;
d) Kat. 2 – Předpokládaná hodnota 1 500 001 Kč – 3 000 000 Kč;
e) Kat. 3 – Předpokládaná hodnota 3 000 001 Kč – 6 000 000 Kč;
f) Kat. 4 – Předpokládaná hodnota 6 000 001 Kč a více.
1
Podlimitní veřejné zakázky se mohou zadávat v tzv. zjednodušeném podlimitním řízení – postup v tomto
případě upravuje § 38 zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách. Zadání veřejné zakázky ve zjednodušeném
podlimitním řízení probíhá odesláním výzvy k podání nabídky nejméně 5 dodavatelům a současným uveřejněním
výzvy na profilu zadavatele. V tomto případě se jedná o výzvu neomezenému počtu dodavatelů,
z nichž 5 je pouze zvýhodněno tím, že se o zadávacím řízení dozví, aniž by ho museli dohledávat.
5
Článek 12
Kontrola a dodržování transparentnosti a nediskriminace
(1) Veškeré doklady týkající se VZMR a centrálních nákupů budou uchovávány v
příruční spisovně referenta nákupu po dobu 2 let.
(2) Po 2 letech budou doklady předány do centrální spisovny.
(3) Pro prokázání transparentnosti a nediskriminace při výběru dodavatele slouží
následující dokumenty:
a) text výzvy popř. jiné dokumenty, které vymezují předmět plnění (např.
poptávka, objednávka);
b) nabídky podané dodavateli nebo jiné informace či ceníky, z nichž vyplívá
nabídka dodavatele (není nutné při oslovení pouze jednoho dodavatele);
c) stručná zpráva o posouzení a hodnocení podaných nabídek (není nutné pří
oslovení pouze jednoho dodavatele);
d) rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky se stručným
zdůvodněním (není nutné při oslovení pouze jednoho dodavatele);
e) smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem (nepožaduje se u kategorie 1a,
u kategorie 1b nahrazuje objednávka).
(4) Dokumenty uvedené v Články 12 odst. (1) jsou závazné pro VZMR v kategoriích
2, 3 a 4.
(5) Pro kategorii 1a nejsou doklady uvedené v Článku 12 odst. (1) povinné.
(6) Pro kategorii 1b jsou závazné pouze doklady prokazující průzkum trhu (poptávka,
nabídky dodavatelů) a objednávka u vybraného dodavatele.
(7) Pro kategorii 1c jsou závazné doklady o průzkumu trhu následně smlouva
s vybraným dodavatelem, pouze ve výjimečných případech je se souhlasem
kvestora přípustná objednávka namísto smlouvy.
(8) U VZMR na stavební práce není smlouva vyžadována pouze u kat. 1a a 1b,
u ostatních kategorií je smlouva o dílo povinná vždy a bez výjimek.
(9) Při použití postupu zadávacího řízení pro podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky,
tj. otevřené řízení, užší řízení, jednací řízení s/bez uveřejnění, soutěžní dialog,
zjednodušené podlimitní řízení, jsou potřebné dokumenty pro dodržování
transparentnosti a nediskriminace určeny ZVZ.
Článek 13
Zadávání VZMR v rámci projektů spadající pod operační programy a evropské
dotační fondy
(1) Pro zadávání VZMR v rámci operačních programů a evropských dotačních fondů
se zadavatel řídí platnými příručkami a doporučenými postupy, určených pro
veřejné zakázky financované z těchto fondů.
(2) Pro zadávání VZMR v rámci operačních programů a evropských dotačních fondů
neplatí ostatní ustanovení této směrnice, jsou-li v kolizi s pravidlem uvedeným
v odstavci (1) tohoto článku.
6
(3) Za zvolení správného druhu výběrového řízení, zpracování zadávací dokumentace,
administrace a zajištění průběhu výběrového řízení zodpovídá referent nákupu
a vedoucí oddělení projektových prací. Celý průběh výběrového řízení v rámci
operačních programů a evropských dotačních fondů probíhá v kooperaci referenta
nákupu s vedoucím oddělení projektových prací.
(4) Vedoucí oddělení projektových prací pravidelně sleduje změny v závazných
předpisech a příručkách pro zadávání veřejných zakázek v rámci operačních
programů a evropských dotačních fondů. Na veškeré změny mající vliv na zadávání
veřejných zakázek, musí včas a s dostatečným předstihem upozornit referenta
nákupu.
Článek 14
Postup při zadávání VZMR
(1) Referent nákupu v první řadě musí určit kategorii, podle které se bude následně
zadávací řízení řídit. Jednotlivé kategorie jsou specifikované v části III Dělení VZMR
v rámci interní směrnice, této směrnice.
(2) Další postup zadávání podle části III článku 14 je povinný pro všechny kategorie
podle článku 11, vyjma kategorie 1a.
(3) Následně referent nákupu oslovuje dostatečný počet potencionálních dodavatelů.
Minimální počet potencionálních dodavatelů nutných pro oslovení upravuje příloha
č. 1 Zadávání VZMR na dodávky a služby a příloha č. 2 Zadávání VZMR na stavební
práce.
(4) Lhůtu pro podání nabídky stanovuje příloha č. 1 Zadávání VZMR na dodávky
a služby a příloha č. 2 Zadávání VZMR na stavební práce.
(5) Po vyhodnocení došlých nabídek dojde k rozhodnutí zadavatele nebo jím pověřenou
osobou o výběru nejvhodnější nabídky.
(6) Pro kategorie 2, 3 a 4 je nutné po obdržení nabídek vyhotovit stručnou zprávu
o posouzení nabídek, tato zpráva by měla obsahovat minimálně následující údaje:
a) údaje o zadavateli;
b) údaje o oslovených dodavatelích a jejich počtu;
c) údaje o doručených nabídkách;
d) vyhodnocení došlých nabídek vč. hodnotícího kritéria;
e) doporučení pro pověřenou osobu zadavatele.
(7) Dle části II článku 5 této směrnice bude vybranému uchazeči následně zaslána
objednávka, případně s ním bude podepsána smlouva, dle směrnice o oběhu
účetních dokladů a pravidlech finanční kontroly.
ČÁST IV
ARCHIVACE ÚČETNÍCH DOKLADŮ
(1) Archivace účetních dokladů je prováděna ve smyslu § 31 zákona o účetnictví,
a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve smyslu vyhlášky
č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a platného Spisového
a skartačního řádu VŠTE.
7
ČÁST V
PODPISOVÉ VZORY, PODPISOVÁ OPRÁVNĚNÍ
(1) Podpisové vzory a podpisová oprávnění jsou předmětem samostatné vnitřní normy
VŠTE.
Seznam příloh:
Příloha č. 1 - Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na dodávky a služby
Příloha č. 2 - Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na stavební práce
Příloha č. 3 - Grafické znázornění procesů (algoritmus)