Směrnice 5/2013 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
Datum vydání: 4. 2. 2013 Účinnost od: 4. 2. 2013 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE002917/2013 Počet stran: 7 Počet příloh: 6
Informace
o změnách
Ruší
předpis Nadřízené
předpisy Organizační řád VŠTE
Související předpisy
OR 1/2013 Stanovení bližších podmínek určení výše osobního příplatku AP a PP
VŠTE
Podřízený předpis Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Ing. Jiří Mácha Garant: Prorektor pro strategii a rozvoj
Podpis: Podpis:
prof. Ing. Jan Váchal, CSc.
Formálně ověřil: Bc. Tomáš Bílek Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D.
1
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Tato směrnice stanoví postup a podmínky plánování, přidělování a vyhodnocení
plnění strategických, taktických a operativních cílů zaměstnanců Vysoké školy
technické a ekonomické v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“) včetně dopadů
na tvorbu rozpočtů jednotlivých útvarů.
(2) Tato směrnice také upravuje postup a podmínky přidělování a vyhodnocení ad hoc
úkolů (dále jen „úkolů“) zaměstnancům VŠTE včetně dopadů na stanovení
osobního příplatku.
(3) Cíle a úkoly jsou přidělovány výhradně prostřednictvím virtuálního manažerského
systému ETMS (Excellent Top Manager System). Plnění cílů a úkolů zadaných
mimo manažerský systém není po zaměstnanci vymahatelné.
Článek 2
Vymezení pojmů
(1) Vize a mise jsou definovány v Dlouhodobém záměru vzdělávací a vědecké,
výzkumné, vývojové a inovační, umělecké a další tvůrčí činnosti VŠTE na příslušné
období. Specifikují poslání školy, její základní funkce a role ve vztahu
ke studentovi, MŠMT ČR, společnosti a podnikové sféře.
(2) Oblast strategických cílů popisuje hlavní priority působení VŠTE v sektoru
terciárního vzdělávání a je agregovaným souborem strategických cílů v oblasti
studia a pedagogické činnosti, celoživotního vzdělávání, tvůrčí činnosti, praxe
a vnějších vztahů.
(3) Strategický cíl definuje cílový stav jednotlivých oblastí v dlouhodobém horizontu
pěti a více let a je provedena jeho deskripce do cílů taktické úrovně dle pravidla
SMART (tzn., že cíl musí být specifický, měřitelný, akceptovatelný, reálný a časově
ohraničený.
(4) Taktický cíl je definován poměrovým ukazatelem, který je vyjádřen hodnotou
konkrétního kritéria vztaženého k velikosti VŠTE. Poměrové ukazatele jsou
využívány ke konfrontaci výkonu s ostatními Vysokými školami (VŠ).
(5) Operativní cíl je definován jako konkrétní výkon, včetně stanoveného počtu
jednotek a je vždy přiřazen jednotlivému pracovníkovi VŠTE.
(6) Ad hoc úkol (dále jen úkol) je rozpracováním operativního cíle na pracovníky
příslušného úseku, přičemž je vždy definován termín vykonání úkolu. Úkol může
rovněž vzniknout jako výstup pracovního procesu bez návaznosti na platné
operativní cíle.
2
(7) Váha významnosti je hodnota určena pro oblasti strategických cílů a pro cíle
na strategické a taktické úrovni. Je představována reálným číslem z uzavřeného
intervalu od 0 do 1. Platí, že součet vah oblastí strategických cílů je roven 1. Dále
platí, že váha významnosti jednotlivých oblastí strategických cílů je rovna součtu
vah příslušných strategických cílů. Totéž platí i ve vztahu strategických
a taktických cílů. Čím vyšší váha cíle, tím vyšší je jeho důležitost ve vztahu
k naplnění nadřazeného cíle.
(8) Optimální stav je hodnota definovaná u každého taktického cíle, která vyjadřuje
požadavek na jeho plnění.
(9) Garant cíle je osoba odpovědná za plnění příslušného cíle.
(10)Administrátor ETMS je osoba zodpovědná za funkční chod procesu plánování,
evidence a vyhodnocení uložených cílů a úkolů. Administrátorem ETMS je vždy
pověřený pracovník úseku pro strategii a rozvoj.
(11)Zadavatel úkolu – zaměstnanec VŠTE, který úkol přiděluje, zajišťuje jeho
administraci v manažerském systému a schvaluje výstupy úkolu.
(12)Řešitel cíle / úkolu – zaměstnanec, kterému je cíl / úkol přidělen.
(13)Manažerský systém ETMS (dále jen ETMS) je jedinečný nástroj řízení
a monitoringu činností VŠTE. Každý pracovník disponuje vlastním přihlašovacím
jménem a heslem. V systému je nastavena hierarchická struktura práv
a odpovědností jednotlivých pracovníků. ETMS je spravován úsekem prorektora
pro strategii a rozvoj. V návaznosti na tuto směrnici slouží k prokazatelnému
zadávání, evidenci a vymahatelnosti plnění cílů a úkolů.
Článek 3
Plánování strategických cílů
(1) Výchozím materiálem pro vymezení strategických cílů je Strategie VŠTE
pro příslušné plánovací období.
(2) Garantem oblastí strategických cílů a vlastních strategických cílů je prorektor
pro strategii a rozvoj, prorektor pro výzkum, vývoj a tvůrčí činnost, prorektor
pro pedagogickou činnost, prorektor pro praxi a vnější vztahy a vedoucí Centra
celoživotního vzdělávání.
(3) Plánovacím obdobím oblastí strategických cílů a vlastních strategických cílů je pět
let. Schéma plánování cílů je znázorněno v příloze 1 této směrnice.
(4) Prorektor pro strategii a rozvoj navrhne v rámci inovované Strategie VŠTE
nejpozději do 30. 6. roku předcházejícího novému plánovacímu období, oblasti
strategických cílů a vlastní strategické cíle včetně vah významnosti, a to s ohledem
na zajištění komparace míry plnění s předchozím pětiletým obdobím.
(5) Rektor nejpozději do 15. 7. roku předcházejícího novému plánovacímu období
návrh oblastí strategických cílů a vlastní strategické cíle posoudí, zkoriguje
a změny projedná s prorektorem pro strategii a rozvoj, který změny zapracuje
do konečného návrhu strategických cílů a jejich oblastí.
3
Článek 4
Plánování taktických cílů
(1) Podkladem pro plánování taktických cílů jsou schválené strategické cíle VŠTE.
Plánovacím obdobím taktických cílů je jeden rok Předpokladem plánování
taktických cílů je zachování možnosti komparace jednotlivých let v rámci platnosti
Dlouhodobého záměru VŠTE. Schéma plánování cílů je znázorněno v příloze 1 této
směrnice.
(2) Taktické cíle jsou navrženy garanty strategických cílů nejpozději do 15. 8. roku
předcházejícího novému plánovacímu období, a to formou poměrových ukazatelů,
vah významnosti a optimálních stavů plnění. Návrh taktických cílů probíhá
s ohledem na zajištění komparace míry plnění s předchozím obdobím. Garant
taktického cíle je totožný s garantem nadřazeného strategického cíle.
(3) Návrh taktických cílů je posouzen prorektorem pro strategii a rozvoj, který
zapracuje své případné připomínky do návrhu. Připomínky musí být uplatněny
nejpozději do 31. 8. roku předcházejícího novému plánovacímu období.
(4) K doplněnému a upravenému návrhu taktických cílů se vyjadřuje rektor. Jeho
připomínky do návrhu zapracuje prorektor pro strategii a rozvoj. Konečnou
podobu taktických cílů včetně poměrových ukazatelů, vah významnosti
a optimálních stavů schvaluje rektor nejpozději do 15. 9. roku předcházejícího
novému plánovacímu období.
Článek 5
Plánování operativních cílů
(1) Podkladem pro plánování operativních cílů jsou schválené taktické cíle.
Plánovacím obdobím operativních cílů je jeden rok, přičemž plánované jednotky
jsou rozvrženy do pololetí pro účely stanovení rozpočtu jednotlivých útvarů, vždy
na následné pololetí příslušného kalendářního roku. Schéma plánování cílů
je znázorněno v příloze 1 této směrnice.
(2) Předpokladem operativního plánování je naplnění cílů taktické úrovně, přičemž
podmínkou není existence přímé vazby mezi plněním operativního cíle
a nadřazeného taktického cíle.
(3) Operativní cíle jsou navrženy garanty taktických cílů, za jejich oblast, nejpozději
do 30. 9. roku předcházejícího novému plánovacímu období. Operativní cíle jsou
navrženy v souhrnu za celé plánovací období a dále s diferencí na první a druhé
pololetí příslušného kalendářního roku. U každého operativního cíle
je specifikována jeho optimální hodnota a mezní termín jeho plnění. Pro každý
operativní cíl je navržen řešitel.
(4) Návrh operativních cílů je posouzen rektorem. Jeho případné připomínky
zapracuje do návrhu prorektor pro strategii a rozvoj, nejpozději však do 10. 10.
roku předcházejícího novému plánovacímu období.
4
(5) Garanti taktických cílů projednají upravený návrhu operativních cílů za svoji
oblast s řešiteli operativních cílů. Podané námitky na nesplnitelnost navržených
cílů, včetně námitek na diferenci jednotek na první a druhé pololetí příslušného
kalendářního roku, posuzuje a zpracovává prorektor pro strategii a rozvoj.
Případné změny musí být uplatněny nejpozději do 20. 10. roku předcházejícího
novému plánovacímu období.
(6) Konečnou podobu navržených operativních cílů, včetně diference jednotek
na první a druhé pololetí příslušného kalendářního roku, schvaluje rektor,
nejpozději však do 31. 10. roku předcházejícího novému plánovacímu období.
(7) Vedoucí příslušných oddělení a kateder rozdělí operativní cíle pro první pololetí
roku nového plánovacího období svým podřízeným, nejpozději však do 15. 11.
roku předcházejícího novému plánovacímu období. Zásady rozdělení a zadávání
cílů se řídí dle článku 8 této směrnice.
(8) Vedoucí příslušných oddělení a kateder rozdělí operativní cíle pro druhé pololetí
roku stávajícího plánovacího období svým podřízeným, nejpozději však do 15. 5.
roku stávajícího období. Zásady rozdělení a zadávání cílů se řídí dle článku 8 této
směrnice.
Článek 6
Způsoby plnění
(1) Podklady pro vyhodnocení plnění cílů taktické úrovně obstarává administrátor
ETMS u vedoucích patřičných oddělení, v souladu se zadáním jednotlivých cílů.
Výše plnění cílů taktické a strategické úrovně je vypočítána automaticky
systémem.
(2) Podklady pro vyhodnocení plnění cílů operativní úrovně, plynoucí z aktivit
registrovaných v modulu Aktivity je administrátor manažerského systému
povinen zajišťovat sám. Další podklady pro vyhodnocení plnění mají povinnost
doručit sami řešitelé, v papírové nebo elektronické formě, administrátorovi ETMS,
nejpozději do třetího pracovního dne následujícího měsíce. Materiál, který má být
považován za důkaz o splnění cíle, musí mít formu smlouvy, prohlášení či dekretu.
(3) Administrátor ETMS rozhoduje o přijetí důkazu o splnění patřičného cíle.
V případě, že není důkaz uznán jako adekvátní, může řešitel cíle podat námitku
prorektorovi pro strategii a rozvoj, který ve věci musí rozhodnout do pěti
pracovních dnů od doručení námitky.
(4) ETMS udává aktuální hodnotu plnění jednotlivých cílů v procentuálním vyjádření.
Schéma plnění cílů je znázorněno v příloze 2 této směrnice.
Článek 7
Kontrola plnění cílů
(1) Kontrola plnění strategických a taktických cílů probíhá dvakrát ročně,
tzv. průběžná a závěrečná kontrola, kontrola plnění operativních cílů probíhá
v mezním termínu pro plnění příslušného operativního cíle.
5
(2) Průběžná kontrola je zahájena 1. 7. aktuálního roku. Garanti taktických cílů vloží
do ETMS poznámku, ve které zhodnotí dosavadní plnění taktických cílů, nejpozději
však do 5. 7. aktuálního roku. Garanti strategických cílů vloží do ETMS poznámku,
ve které zhodnotí dosavadní plnění strategických cílů, nejpozději však do 10. 7.
aktuálního roku.
(3) Administrátor ETMS vytvoří, nejpozději do 20. 7. aktuálního roku, průběžnou
zprávu plnění cílů za uplynulé období.
(4) Závěrečná kontrola je zahájena 1. 1. roku následujícího po příslušném plánovacím
období. Garanti taktických cílů vloží do ETMS poznámku, ve které zhodnotí
dosavadní plnění taktických cílů, nejpozději však do 8. 1. roku následujícího
po příslušném plánovacím období. Garanti strategických cílů vloží do ETMS
poznámku, ve které zhodnotí dosavadní plnění strategických cílů, nejpozději však
do 13. 1. roku následujícího po příslušném plánovacím období.
(5) Administrátor ETMS vytvoří, nejpozději do 25. 1. roku následujícího po příslušném
plánovacím období, průběžnou zprávu plnění cílů za uplynulé období.
(6) Kontrola plnění operativních cílů probíhá v mezním termínu pro plnění
administrátorem ETMS, který na konci každého pololetí, nejpozději do 10. dne
následujícího měsíce, vyhotoví zprávu o plnění dotčených operativních cílů
za uplynulé pololetí. Schéma kontroly plnění cílů je znázorněno v příloze 3 této
směrnice.
(7) Kontrola plnění cílů je podkladem pro rozhodování o navýšení rozpočtů
jednotlivých úseků na následné pololetí. Zásady pro rozhodování o navýšení
rozpočtů jsou uvedeny v samostatné vnitřní normě.
Článek 8
Zásady udělování Ad hoc úkolů
(1) Pravomoc přidělování úkolů zaměstnancům vychází z organizační struktury VŠTE,
přičemž úkol je možné přidělit v zásadě pouze přímému podřízenému. Prorektoři
mohou přidělit úkol mimo zásady uvedené v Organizačním řádu VŠTE i vedoucím
kateder. Rektor může přidělit úkol každému zaměstnanci bez ohledu na zařazení
v organizační struktuře. Oprávnění pro přidělování úkolů, mimo zásad organizační
struktury, může pracovníkovi udělit rektor.
(2) Zadavatel se stává administrátorem úkolu. Úkol vytváří, pozměňuje zadání
a ukončuje na základě doloženého důkazu o splnění. Vytvořený úkol může rovněž
předčasně ukončit za předpokladu, že došlo ke změně okolností, které ukončení
úkolu vyvozují.
(3) Nově vytvořený úkol má stanoveného řešitele, je definován názvem a má stanoven
mezní termín řešení. Jako nepovinný údaj může být zvolena priorita, podrobný
popis řešení, plánovaný počet jednotek a indikátor.
6
(4) Řešitel je o uděleném úkolu informován automaticky generovaným e-mailem.
Řešitel může podat námitku na nesplnitelnost úkolu zadavateli, a to do čtvrtého
pracovního dne ode dne odeslání informačního e-mailu. Námitka může být podána
i ústně. V případě, že nedojde k dohodě mezi zadavatelem a řešitelem, rozhoduje
o námitce přímý nadřízený zadavatele sporného úkolu, který může úkol ponechat
v původním zadání, zadání, nebo jeho část změnit, nebo celý úkol ukončit.
Rozhodnutí o námitce učiní nejpozději do druhého pracovního dne ode dne podání
námitky.
(5) Zadavatel může v průběhu řešení úkolu změnit zadání. O tomto postupu je řešitel
informován prostřednictvím automaticky generovaného e-mailu. Námitku
na úpravu úkolu může řešitel podat do čtvrtého pracovního dne ode dne odeslání
informačního e-mailu, a to zadavateli úkolu. V případě, že nedojde k dohodě mezi
zadavatelem a řešitelem, rozhoduje o námitce přímý nadřízený zadavatele
pozměněného úkolu, který může úkol ponechat v původním zadání, zadání, nebo
jeho část změnit, nebo celý úkol ukončit. Rozhodnutí o námitce učiní nejpozději
do druhého pracovního dne ode dne podání námitky.
(6) Zadavatel úkolu může rozhodnout o předčasném ukončení úkolu, jestliže pominou
důvody pro jeho splnění.
(7) Po zdárném splnění úkolu odevzdá řešitel zadavateli důkaz o splnění úkolu.
Náležitosti tohoto důkazu je vhodné specifikovat zadavatelem v podrobném
popisu při vytváření úkolu.
(8) Zadavatel rozhodne o přijetí důkazu o splnění úkolu. V případě kladného přijetí
důkaz uloží do systému a úkol převede do stavu „Ukončen“. V případě nepřijetí
důkazu o splnění úkolu je rozpor řešen u nadřízeného zadavatele, který ve věci
rozhodne do druhého dne ode dne zahájení řešení rozporu. Jestliže potvrdí
rozhodnutí zadavatele o nepřijetí důkazu, řešitel je vyzván k doložení nového
důkazu. Schéma udělování ad hoc úkolů je znázorněno v příloze 4 této směrnice.
Článek 9
Kontrola plnění Ad hoc úkolů
(1) Průběžná kontrola plnění zadaných úkolů je provedena automaticky systémem.
V případě, že 48 hodin před stanoveným mezním termínem není u úkolu doložen
důkaz o splnění, je odeslán zadavateli i řešiteli informační e-mail o blížícím
se mezním termínu.
(2) Závěrečná kontrola plnění zadaných úkolů je provedena automaticky systémem.
Přehled nesplněných úkolů po mezním termínu je formou reportů poskytován
rektorovi a přímému nadřízenému, který zahajuje v případě nevyhovujícího plnění
uložených povinností disciplinární řízení s řešitelem úkolu. Výsledkem je výtka,
nebo snížení osobního příplatku pracovníka.
(3) Nedopracovaný úkol je na základě rozhodnutí zadavatele úkolu, po proběhlém
kárném řízení, uložen opakovaně neúspěšnému, případně jinému pracovníkovi.
Zásady udělování neúspěšně vykonaných úkolů se řídí pravidly pro přidělování
nových úkolů. Schéma kontroly plnění úkolů je znázorněno v příloze 5 této
směrnice.
7
(4) Kontrola plnění úkolů je podkladem pro rozhodování o navýšení rozpočtů
jednotlivých úseků na následné pololetí. Zásady pro rozhodování o navýšení
rozpočtů jsou uvedeny v samostatné vnitřní normě.
Přílohy:
Příloha č. 1 – Plánování cílů
Příloha č. 2 – Způsoby plnění cílů
Příloha č. 3 – Kontrola plnění cílů
Příloha č. 4 – Přidělování ad hoc úkolů
Příloha č. 5 – Kontrola ad hoc úkolů
Příloha č. 6 – Časový harmonogram plánování cílů