OR 23/2013 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích AKTUÁLNÍ ZNĚNÍ EVIDENCE DOCHÁZKY ZAMĚSTNANCŮ NA VŠTE Datum vydání: 11. 10. 2013 Účinnost od: 10. 12. 2018 Účinnost do: odvolání Číslo jednací: VŠTE006071/2013 Počet stran: 3 Počet příloh: 5 Periodicita kontroly aktuálnosti normy: Roční Ruší předpis Nadřízené předpisy Směrnice č. 10/2013 Pracovní řád VŠTE (články 6a), 7, 8, 9, 9d)) Související předpisy Podřízený předpis Rozdělovník Zaměstnanci VŠTE Vypracoval: Ing. Marie Padrtová, v.r. Garant: Kvestor Podpis: Podpis: Ing. Jaromír Vrbka, MBA, v.r. Formálně ověřil: Bc. Petr Mašek, v.r. Schválil: Rektor Podpis: Podpis: doc. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v.r. 1 Článek 1 Evidence pracovní doby (1) Evidence pracovní doby zaměstnanců Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“) se provádí na pracovištích VŠTE elektronickým docházkovým systémem (dále jen „EDS“) s využitím víceúčelové identifikační karty zaměstnance (dále též „IK“). Evidenci pracovní doby zaměstnanců zařazených na jiných pracovištích VŠTE, na kterých není umístěn terminál EDS, provádí přímý nadřízený těchto zaměstnanců v papírové podobě a do systému EDS doplní ručně docházkový vedoucí na základě této evidence. (2) Příchod na pracoviště a odchod z pracoviště si zaměstnanec zaznamená prostřednictvím IK. Rovněž tímto způsobem zaznamená přerušení práce z důvodu přestávky na jídlo a oddech (pokud zaměstnanec opustí pracoviště), služební cesty, školení, návštěvy lékaře, vyřízení neodkladných soukromých záležitostí atd. (3) Pokyny pro používání IK docházkového systému obsahuje příloha č. 1 této směrnice. Proces užívání EDS je graficky znázorněn v příloze č. 2. (4) U zaměstnanců, kteří mají v pracovní smlouvě sjednánu práci z domu, je pracovní doba zaznamenána docházkovým vedoucím do docházkového systému na základě listinných pracovních výkazů předkládaných dotčeným zaměstnancem přímému nadřízenému nejpozději 1. pracovní den následujícího kalendářního měsíce. (5) V případě, že zaměstnanec není schopen zaznamenat svůj příchod či odchod prostřednictvím terminálu EDS, z důvodu nefunkčnosti terminálu, zapomenutí IK nebo jiného, je povinen zaznamenat tento příchod či odchod do docházkové knihy na recepci VŠTE. (6) Pokud zaměstnanec zapomene označit příchod nebo odchod a zároveň se nezapsal ani do docházkové knihy, lze takto odpracovanou pracovní dobu ve výjimečných případech doplnit do EDS docházkovým vedoucím daného zaměstnance, avšak výhradně po odsouhlasení přímým nadřízeným daného zaměstnance. V těchto případech zaměstnanec zašle co nejdříve elektronicky svému přímému nadřízenému žádost o opravu své docházky v EDS, nejpozději však poslední pracovní den měsíce, v němž k výše popsanému opomenutí došlo. Přímý nadřízený přepošle elektronicky žádost zaměstnance s připojením svého stanoviska (schválení/zamítnutí/úprava požadavku) docházkovému vedoucímu, a to nejpozději 1. pracovní den následujícího kalendářního měsíce. V případě, že tato žádost bude přímým nadřízeným zamítnuta nebo zaměstnanec nebude mít v elektronické docházce evidováno odpracování 100% fondu jeho pracovní doby, bude situace zaměstnavatelem vyhodnocena jako neomluvená nepřítomnost na pracovišti, tedy závažné porušení pracovních povinností. Postihy za porušení povinností při evidenci docházky zaměstnanců jsou součástí přílohy č. 5. 2 (7) Zneužití docházkového systému jako je zejména použití identifikační karty jinou osobou s cílem neoprávněného záznamu o docházce (tohoto porušení se dopustí jak osoba, která označení provede, tak osoba, která identifikační kartu k tomuto předá), popř. jakákoliv jiná manipulace s IK, která povede k nesprávnému či neoprávněnému záznamu do docházkového systému a uvedení nepravdivého údaje v SW evidence docházky je považováno za závažné porušení pracovních povinností zaměstnancem (příloha č. 5). O závažné porušení pracovní kázně se jedná rovněž při nezaznamenaném opuštění pracoviště v průběhu pracovního dne. (8) Zaměstnanec se nesmí vzdálit v pracovní době z pracoviště bez souhlasu svého nadřízeného. Pracoviště lze opustit pouze z pracovních důvodů, z důvodů přestávky na jídlo a oddech a z důvodu překážek na straně zaměstnance (např. návštěva lékaře, doprovod rodinného příslušníka k lékaři apod.). (9) Přímý nadřízený zodpovídá za to, aby v případech, kdy se jedná o překážky v práci, při nichž se poskytuje náhrada mzdy podle příslušných právních předpisů, byla tato překážka doložena dokladem. (10)Pokud se vyskytne situace, kdy je nezbytně nutné opustit pracoviště z důvodu vyřízení soukromých záležitostí, je nutný souhlas příslušného vedoucího, který zároveň zodpovídá za napracování zameškané doby. (11)Přestávky na jídlo a oddech není nutné zaznamenávat v EDS v případě, že zaměstnanec za tímto účelem neopouští pracoviště VŠTE. Čerpání přestávky na jídlo se v EDS automaticky vygeneruje 6 hodin po příchodu zaměstnance na pracoviště. Zaměstnanec je povinen dodržovat přestávky na jídlo a oddech. (12)V případě, že zaměstnanec v době přestávky na jídlo a oddech opouští pracoviště VŠTE je povinen, označit na terminálu EDS počátek a konec přestávky. Nepřítomnost na pracovišti však nesmí zasáhnout do pevné nebo základní (u pružného rozvržení) pracovní doby. (13)Proces opuštění pracoviště zaměstnancem je graficky znázorněn v příloze č. 3. (14)Průběžnou kontrolou a korekcí docházky je přímým nadřízeným pověřen docházkový vedoucí, korekce provádí výhradně po schválení navrhovaných korekcí přímým nadřízeným. (15)Docházkový vedoucí provede kontrolu a korekce docházky nejpozději 1. pracovní den následujícího kalendářního měsíce. Vytiskne z EDS výkaz o docházce všech zaměstnanců a tyto předloží k podpisu přímému nadřízenému. (16)Přímý nadřízený odpovídá za správnost výkazů práce, svým podpisem potvrzuje správnost jednotlivých pracovních výkazů. Přímý nadřízený odsouhlasí měsíční evidenci pracovní doby nejpozději do 2. pracovního dne následujícího kalendářního měsíce a v témže termínu zajistí podpis jednotlivých zaměstnanců na jejich výkazy práce. (17)Výkazy práce podepsané přímým nadřízeným i zaměstnancem jsou spolu se souvisejícími papírovými podklady (doklady dokládající překážky v práci na straně zaměstnance) nejpozději do 2. pracovního dne následujícího kalendářního měsíce předány na EO. (18)Odsouhlasená evidence pracovní doby je podkladem pro mzdovou účtárnu. 3 (19)Proces odevzdání výkazu práce je graficky znázorněn v příloze č. 4. (20)Zaměstnanci mohou sledovat svoji docházku prostřednictvím portálu VEMA. Přílohy: Příloha č. 1 - Pokyny pro užívání identifikačních karet elektronického docházkového systému Příloha č. 2 – Algoritmus evidence docházky zaměstnance Příloha č. 3 – Algoritmus opuštění pracoviště zaměstnancem Příloha č. 4 – Algoritmus odevzdání výkazu práce Příloha č. 5 – Postihy za porušení povinností při evidenci docházky zaměstnanců