Příloha č. 1
SM8/2012-1.3
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN VŠTE
(1) Spisový a skartační plán je schéma pro označení a následné ukládání vyhotovených
a vyřízených dokumentů ve spisovně. Obsahuje soupis skupin dokumentů (podle
věcné příslušnosti) a jim přiřazené spisové a skartační znaky a skartační lhůty.
(2) Pro zařazení dokumentu do určité skupiny (resp. podskupiny) je rozhodující jeho
obsah (věc). Tyto skupiny a podskupiny jsou uvedeny v levém sloupci spisového a
skartačního plánu, tzv. spisový znak. Vedle spisového znaku se uvádí ještě místo
uložení dokumentu před jeho předáním do centrální spisovny, tzv. ukládací znak.
(3) Skartační znaky a lhůty jsou uvedeny v pravém sloupci. Jsou-li v rámci jednoho spisu
přikládány dokumenty s různými skartačními znaky a lhůtami, pak se spis označí
skartačním znakem v pořadí „A“, „V“ a „S“ a nejvyšší skartační lhůtou.
(4) Skartační znak „A“ – do této skupiny se zařazují dokumenty trvalé hodnoty, které
budou po uplynutí skartační lhůty vybrány ve skartačním řízení jako archiválie k trvalému
uložení do Státního oblastního archivu v Třeboni.
(5) Skartační znak „V“ – do této skupiny se zařazují písemnosti, u nichž skartační komise
po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení posoudí, které z nich převezme
Státní oblastní archiv v Třeboni a které mohou být skartovány.
(6) Skartační znak „S“ – do této skupiny se zařazují dokumenty bez trvalé hodnoty, které
budou po uplynutí skartační lhůty navrženy ve skartačním řízení ke zničení.
(7) Skartační znaky a lhůty jsou závazné jen pro to pracoviště, kde dokumenty vznikly
nebo byly vyřizovány. Na ostatních pracovištích jsou tyto dokumenty považovány za
multiplicitní a posuzují se tak, jak je uvedeno dále.
(8) Skartační znaky a lhůty uvedené ve spisovém a skartačním plánu jsou závazné pro
jedno vyhotovení dokumentu. Všechna ostatní vyhotovení, tzv. duplikáty nebo multiplikáty
(tj. kopie, druhopisy, průklepy, rozmnoženiny pořízené všemi druhy reprografických
technik) se všeobecně považují za dokumenty typu „S“, které mohou
být navrženy k vyřazení a zničení ihned, jakmile již nejsou potřebné pro další činnost
pracoviště, pokud se nestanou součástí vyřizovaného spisu, se kterým pak sdílí
skartační znak a lhůtu. Výjimku tvoří dokumenty závažného charakteru, které se
ponechávají pro archivní účely ve dvou vyhotoveních.
(9) V případě, že se dokument označený skartačním znakem „A“ nedochoval, je nutno
jej nahradit pro archivní účely dokumenty zpravidla označeným skartačním znakem
„S“, např.: dokumenty s roční periodicitou mohou být nahrazeny dílčími doklady za
období kratší než rok, souhrnné dokumenty mohou být nahrazeny podkladovými
doklady, originály dokumentů mohou být nahrazeny kopiemi, opisy, snímky, koncepty
apod., neúplné studijní spisy musí být nahrazeny operativní evidencí tak, aby
obsahovaly informace obsažené ve studijním spisu úplném.
(10) Dokumenty, které jsou označeny skartačním znakem „A“, se předávají do Státního
oblastního archivu v Třeboni v písemném vyhotovení.
(11) Skartační znaky pro jednotlivé typy jsou uvedeny ve spisovém a skartačním plánu
ke dni podpisu. Pokud se vyskytnou dokumenty, které spisový a skartační plán neuvádí,
posuzují se při skartačním řízení jako analogické a věcně nejblíže příbuzné dokumenty
k dokumentům v tomto plánu uvedeným.
Příloha č. 1
SM8/2012-1.3
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN VŠTE – TABULKA
A. ORGÁNY VŠTE
A. I. Orgány VŠTE
A. I.1 VŠTE Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. I.2 VŠTE Podklady pro jednání V 5
A. I.3 VŠTE Organizační a provozní písemnosti S 5
B. ORGANIZACE A ŘÍZENÍ
B. I. Předpisy a normy
B. I.1 KR Obecně závazné normy týkající se vysokých škol (zákony, S 5
nařízení vlády, vyhlášky MŠMT, směrnice MŠMT atd.)
B. I.2 KR Vnitřní předpisy, vnitřní normy (řády, směrnice, opatření, A 5
B. I.3 KR Tvorba norem a předpisů - žádosti o registraci apod. S 5
B. III. Agenda vedoucích VŠTE
B. III.1 KR Agenda rektora (s výjimkou běžné korespondence) V 5
B. III.2 KV Agenda kvestora (s výjimkou běžné korespondence) S 5
B. III.3 PRO* Agenda prorektorů (s výjimkou běžné korespondence) S 5
B. III.4 VP* Agenda vedoucích pracovníků S 5
B. IV. Volby, jmenování, odvolání
B. IV.1 KR Protokoly o volbách, zápisy A 5
B. IV.2 KR Volební lístky S 5
B. IV.3 KR, PM Ustavení, jmenování, odvolání, delegování, zplnomocnění A 5
B. V. Kontrolní činnost VŠTE
B. V.1 KR Audity A 5
B. V.2 KR Vnitřní kontrola činnosti VŠTE - zprávy S 5
B. V.3 KR Stížnosti, žádosti, jejich vyřízení a zprávy o vyřízení V 5
B. VI. Zprávy VŠTE směřující k veřejnosti
B. VI.1 KR
Výroční zprávy, zprávy o činnosti, dlouhodobé záměry,
rozvojové plány A 5
C. PERSONÁLNÍ A MZDOVÉ ZÁLEŽITOSTI
C. I. Personální agenda
C. I.1 PM Výběrová řízení - vyhlášení, přihlášky, zápisy, rozhodnutí S 10
C. I.2 PM Žádosti o zaměstnání S 5
C. I.3 PM
Osobní spisy zaměstnanců v pracovním poměru
/pracovní smlouvy, jmenování, mzdové výměry, funkční
zařazení, pracovní náplně, osobní data, doklady o dosaženém
vzdělání, úpravy pracovní doby, výpisy z Rejstříku
trestů V 45
Příloha č. 1
SM8/2012-1.3
C. I.4 PM Dohody o provedení práce, S 10
C. I.5 PM Dohody o pracovní činnosti S 45
C. I.6 PM
Agenda zahraničních zaměstnanců, povolení k zaměstnání
zaměstnance, Agenda osob se zdravotním postižením, S 10
C. I.8 PM Agenda závodní zdravotní péče S 10
C. I.11 PM Agenda pracovně-právní ostatní S 5
C. I.12 PM Příspěvky zaměstnancům, sociální potřeby zaměstnanců S 5
C. I.14 PM Vzdělávání zaměstnanců S 5
C. I.15 PM Personální rozbory, evidence ostatní A 10
C. II. Mzdová agenda
C. II.1 PM
Podklady pro zpracování mezd /výkazy práce, dovolenky,
atd./ S 3
C. II.2 PM Evidence ZP /přihlášky, odhlášky, přehledy o platbách/ S 10
C. II.3 PM
Evidence OSSZ /přihlášky, odhlášky, přehledy o platbách,
přehledy nemocenských dávek/ S 10
C. II.4 PM Evidenční listy důchodového pojištění S 45
C. II.5 PM
Mzdová agenda /přehledy a sestavy mezd, výplatní listiny,
refundace, srážek atd./ S 5
C. II.6 PM Mzdové listy S 45
C. II.7 PM
Daně /daňová přiznání, doklady k DP, potvrzení, zúčtování,
atd./ S 10
C. III. Bezpečnost práce a ochrana zdraví
C. III.2 OPTECH Požární ochrana, požární kniha, školení, protokoly atd. S 5
C. III.3 OPTECH BOZP, školení, testy, prověrky, protokoly S 5
C. III.4 OPTECH Pracovní úrazy /lehké S 10
C. III.5 OPTECH Smrtelné pracovní úrazy, úrazy těžké A 10
C. III.8 OPTECH Ostatní agenda bezpečnosti a ochrany zdraví S 5
D. STUDIJNÍ ZÁLEŽITOSTI
D. I. Organizace studia
D. I.1 ÚST
Akreditační materiály, rozhodnutí o akreditaci studijních
programů/oborů, hodnocení akreditační komise MŠMT A 10
D. I.3 SO Studijní plány, anotace předmětů A 10
D. I.4 CCV
Celoživotní vzdělávání – programy, kurzy, vzdělávání,
akreditace A 10
D. I.5 CCV Dohody, smlouvy o studiu, apod. S 10
D. I.6 SO Informace o studiu, informační brožury S 5
D. I.7 SO
Přijímací řízení /vyhlášení podmínek přijímacího řízení,
vyhodnocení výsledků přijímacího řízení/ A 10
D. II. Studijní agenda
D. II.1 SO Bezpečnost a ochrana zdraví, studentů, školení S 5
D. II.2 SO Úrazy studentů /lehké S 10
D. II.3 SO Úmrtí studentů následkem úrazu, těžké úrazy A 10
D. II.4 SO
Studijní spisy studentů/absolventů /přijetí, průběh studia,
rozhodnutí ve věcech studijních, ukončení studia, aj./ S 45
Příloha č. 1
SM8/2012-1.3
D. II.6 SO
Stipendia /žádosti, rozhodnutí o přiznání, aj./, poplatky
za studium S 10
D. II.7 SO Matriky, UIV, statistiky, přehledy A 10
D. II.8 SO
Evidence výsledků, ukončení studijních předmětů, zkoušek,
uznávání studia a zahraničního vzdělání S 10
D. II.9 KT Seminární a ostatní práce studentů S 5
D. II.10 SO Závěrečné práce V 45
D. II.11 SO Protokoly o závěrečných zkouškách A 45
D. II.12 SO Diplomy, certifikáty, osvědčení, nostrifikace A 10
D. II.13 EO Agenda ubytování na kolejích S 5
D. II.14 SO Ostatní studijní agenda S 5
E. VNĚJŠÍ VZTAHY, VÝZKUM, VÝVOJ A DALŠÍ TVŮRČÍ ČINNOSTI
E. I. Výzkum, vývoj a další tvůrčí činnost
E. I.1 PRO, ÚST Projekty výzkumu a vývoje, granty apod. A 10
E. I.2 PRO, ÚST Patenty, licence, užitné vzory A 10
E. I.4 PRO, ÚST
Evidence, seznamy, přehledy výzkumných, vývojových a
dalších tvůrčích aktivit VŠTE A 5
E. I.5 PRO, ÚST Smlouvy, dohody v oblasti výzkumu, vývoje S 10
E. I.7 PRO, ÚST Ediční činnost, recenze, korektury V 5
E. I.8 PRO, ÚST Ediční činnost A 10
E. I.9 PRO, ÚST Grantová agentura A 10
E. I.10 PRO, ÚST Studentské aktivity, SVOČ aj. V 10
E. I.11 PRO, ÚST Ostatní aktivity S 5
E. II. Vnější vztahy
E. II.2 ÚVV Propagační a informační akce A 5
E. II.4 ÚVV Styk s médii, tiskové zprávy S 10
E. III. Zahraniční vztahy
E. III.1 KR
Spolupráce se zahraničními institucemi (smlouvy, dohody)
A 10
E. III.2 ÚZV Mobility studentů S 5
E. III.3 ÚZV Mobilita zaměstnanců S 5
E. III.7 ÚZV Ostatní zahraniční aktivity S 5
E. IV. Projektová činnost
E. IV.1 OPP Projektová dokumentace V 15
F. PRÁVO, EKONOMIKA A FINANCE
F. I. Právní agenda
F. I.1 KR Smlouvy, dohody V 10
F. I.3 KR Právní výklady, vyjádření, stanoviska V 10
F. II. Ekonomická agenda
Příloha č. 1
SM8/2012-1.3
F. II.2 EO Účetní výkazy, závěrky, výroční zprávy /roční/, aj. A 10
F. II.3 EO Rozpočty, dotace, příspěvky, fondy V 10
F. II.4 EO Daňová přiznání S 10
F. II.5 EO Statistické výkazy, hlášení /roční A 5
F. II.6 EO Statistické výkazy, hlášení /pololetní, čtvrtletní, aj. S 5
F. II.8 EO Pokladní doklady příjmové, výdajové, výpisy z BÚ S 10
F. II.10 EO Faktury přijaté S 10
F. II.11 EO Faktury vystavené S 10
F. II.12 EO Služební cesty, cestovní příkazy S 10
F. II.13 EO Ostatní účetní doklady S 10
F. II.14 EO Veřejné zakázky S 10
F. II.15 EO Pojistné události a ostatní S 5
F.II. 17 EO Upomínky S 10
F.III. Majetek
F. III.1 EO Inventarizace majetku S 5
F. III.2 EO
Majetek – doklady o zařazení, vyřazení, přemístění, odpisový
plán a související dokumentace S 10
F. III.4 EO Ostatní agenda S 5
F. IV. Investice
F. IV.1 EO
Plány a studie investiční výstavby, projektové práce, dokumentace,
studie A 10
F. IV. 2 EO Technické zprávy, protokoly S 10
F. IV.4 EO Koncese, živnostenské listy, licence apod. A 10
G. PROVOZNÍ ZÁLEŽITOSTI
G. I. KV
Dokumentace informačních systémů a zdrojů, komunikačních
technologií S 5
G. III. KV Předávací protokoly a listiny S 5
G. IV. KNIH
Knihovna, studovna, informační centrum /přírůstkový seznam,
protokoly o revizi knihovního fondu, seznam úbytků
aj./ S 10
G. V.1 POD Spisovna a podatelna – evidenční pomůcky1
S 10
G.V.2 POD
Skartační návrhy, seznamy dokumentů navržených ke skartačnímu
řízení, protokoly o předávání dokumentů do spisovny
S 10
G.VI.1 VŠTE Záznamy o kontrolách, komunikace s kontrolními orgány S 10
G.VI.2 VŠTE Styk s MŠMT S 10
G.VI.3 VŠTE Běžná korespondence S 5
1
Skartační lhůta začne plynout v okamžiku, kdy budou ve skartačním řízení vyřazeny všechny dokumenty
v evidencích uvedené
Příloha č. 1
SM8/2012-1.3
H. OSTATNÍ KORESPONDENCE
H.I. VŠTE Ostatní korespondence, multiplikáty, duplikáty S 1
Použité zkratky
VŠTE Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích
SZK statutární zástupce rektora
KR kancelář rektora/rektorát
PRO prorektoři
ÚST ústavy
ÚVV úsek vnějších vztahů
KV kvestor
KT katedry
EO ekonomické oddělení
PM personální a mzdové oddělení
OPTECH oddělení provozně-technické
OPP oddělení projektových prací
KNIH knihovna a studovna VŠTE
CCV centrum celoživotního vzdělávání
SO studijní oddělení
VP vedoucí pracovníci
POD podatelna