DoS č. 4 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
DODATEK Č. 4 KE SMĚRNICI Č. 8/2012
Datum vydání: 18. 3. 2019 Účinnost od: 18. 3. 2019 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE003866/2019 Počet stran: 10 Počet příloh: 5
Periodicita kontroly aktuálnosti normy: roční
Ruší předpis Nadřízené
předpisy Směrnice č. 8/2012 Spisový a skartační řád
Související předpisy Podřízený
předpis Rozdělovník
Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Ing. Jana Janíková, v.r. Garant: Kvestor
Podpis: Podpis:
Ing. Jaromír Vrbka, MBA, PhD., v.r.
Formálně ověřil: Bc. Eva Plochová, v.r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
prof. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v.r.
1
Článek 1
Úvodní ustanovení
(1) Tímto dodatkem dochází ke změně směrnice č. 8/2012 Spisový a skartační řád ze
dne 14. 3. 2012 (č. j. VŠTE002857/2012).
(2) Dochází ke změně garanta normy na Kvestora.
(3) Jednotlivé články se mění a doplňují takto:
ČÁST PRVNÍ
ÚVODNÍ USTANOVENÍ
Článek 1
Účel spisového a skartačního řádu
(2) Řád vychází ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně
některých zákonů a (ve znění pozdějších předpisů) z vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech
výkonu spisové služby, ze zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech
a autorizované konverzi dokumentů, ze zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících
důvěru pro elektronické transakce a dalších předpisů.
(3) Povinnosti stanovené tímto řádem se vztahují na všechny zaměstnance VŠTE, jakož
i na praxi vykonávající studenty.
Článek 2
Vymezení základních pojmů
(1) Dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková, elektronická nebo jiná
zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, , která byla vytvořena
ze strany VŠTE, či která ji byla doručena. Úředním dokumentem se rozumí dokument
vydaný orgánem veřejné moci, či jiným orgánem, za účelem plnění úkolu ve
veřejném zájmu, mající důležitou správní, informační, vědeckou a kulturní hodnotu
a je označen číslem jednacím. Dokumentem soukromého charakteru se rozumí dokument,
který má na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení
fyzické osoby (popř. do vlastních rukou). Výkonem spisové služby je zajištění odborné
správy dokumentů vzniklých z činnosti VŠTE, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci,
rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování
ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.
(2) Spis je uspořádaný soubor dokumentů označený spisovou značkou, vedený v písemné
či elektronické podobě týkající se záležitostí v téže věci.
(3) Podatelna je pracoviště VŠTE určené k centrálnímu přijímání dokumentů a místo,
kde se odesílaný dokument vybavuje náležitostmi k jeho odeslání. Podatelna též
třídí a přerozděluje dokumenty jak v rámci externího poštovního styku, tak i v rámci
interního oběhu dokumentů. Podatelna plní též funkci centrální spisovny.
2
(4) Elektronický systém spisové služby (dále jen ,,ESSS“) je základní evidenční pomůckou
spisové služby vykonávané v elektronické podobě. Do ESSS jsou dokumenty zapisovány
v číselné a časové řadě podání. Slouží pro řádnou evidenci dokumentů. Je
veden centrálně v elektronické podobě (ve Finančním informačním systému, dále
jen „systém IFIS“).
(5) PID dokumentu je jedinečné identifikační číslo, které je přiřazeno každému dokumentu
v ESSS. Toto identifikační číslo je generováno systémem IFIS.
(6) Číslo jednací je základním identifikačním znakem každého dokumentu zaevidovaného
v ESSS. Obsahuje vždy zkratku pracoviště VŠTE, pořadové číslo dokumentu v
ESSS a označení kalendářního roku, v němž je podání evidováno. Tvar čísla jednacího
je tedy následující: „VŠTE 123456/2010“. Číslo jednací je generováno systémem
IFIS.
(7) Spisový znak je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely
jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování, označuje jednotlivé skupiny dokumentů
příbuzné povahy podle jejich obsahu.
(8) Skartační znak je označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve
skartačním řízení, vyjadřuje dokumentární hodnotu dokumentu nebo spisu a označuje
způsob nakládání s dokumenty po uplynutí skartační lhůty.
(9) Skartační lhůta je doba, po kterou má být vyřízený (fáze procesu dokumentu) dokument
či spis uložen ve spisovně VŠTE. Vyjadřuje se počtem let počítaných od
1. ledna roku následujícího po vyřízení nebo uzavření dokumentu či spisu. Skartační
lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem.
(10) Spisovna je místo vyhrazené k uložení vyřízených dokumentů a spisů, které již
pracoviště VŠTE nepotřebují bezprostředně pro svoji činnost. Ve spisovně jsou dokumenty
uloženy do doby skartačního řízení, a to po uplynutí jejich skartačních lhůt.
(14) Archiválie je takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu,
vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým,
kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu
k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla,
razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou,
které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě
dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním
významem vybrány a vzaty do evidence.
(17) Vedení spisové služby v mimořádných situacích je vedení spisové služby v případě
živelní pohromy, ekologické průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné
mimořádné situace, v jejichž důsledku je VŠTE znemožněno po určité období vykonávat
spisovou službu v ESSS. V tomto případě se vede spisová služba náhradním
způsobem v listinné podobě a eviduje dokumenty ve zvláštní evidenční pomůcce v listinné
podobě, kterou je náhradní evidence dokumentů. VŠTE stanoví podrobnosti výkonu
spisové služby v mimořádné situaci, zejména označování a evidenci dokumentů,
způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání ve spisovém řádu. V podacím deníku
v listinné podobě se eviduje pořadové číslo, odesílatel, adresát, obsah podání, číslo
jednací, kdo dokument vyřizuje a způsob vyřízení.
3
Článek 4
Organizační zajištění spisové služby
(1) Práci v rámci zajištění provozu spisové služby budou zajišťovat:
Pracoviště pro zajištění
spisové služby
Zařazení v rámci organizační
struktury VŠTE
Druh činnosti pro zajištění provozu
spisové služby
Podatelna (výpravna) Ekonomické oddělení Příjem, evidence, oběh a třídění, vypravování
dokumentů, vedení podacího
deníku, ESSS, centrální evidence.
Spisové uzle Předmětem Přílohy č. 2 Vyřízení, předání dokumentů k vyřízení,
zpracování dokumentů, zapsání spisového
znaku.
Spisovna Ekonomické oddělení Řízení chodu spisovny, vedení evidence,
zabezpečení skartačního řízení.
Článek 5
Podací deník a tvorba spisu
(1) Na VŠTE se dokumenty evidují pomocí evidenční pomůcky, a tou je ESSS v systému
IFIS v modulu Spisová služba. Výjimku tvoří čl. 6, odst. 5.
(2) Do ESSS jsou dokumenty zapisovány v pořadí, v němž byly VŠTE doručeny nebo
vznikly z její činnosti.
(3) Dokumenty jsou v ESSS evidovány v číselné a časové řadě. V systému IFIS jsou
používány dvě číselné řady, které označujeme jako PID. Jednu řadu tvoří generovaný
PID, který je ve formátu RRRRCCCCCC. Druhou řadu tvoří PID s čárovým kódem
(jednotný identifikátor) ve formátu "VSTE"-RR-CCCCC. ESSS je veden na celý
kalendářní rok, tzn. od 1. ledna do 31. prosince. Dokumenty, které mají PID s čárovým
kódem, jsou evidovány podatelnou.
(4) ESSS obsahuje závazné rubriky, kam se zapisuje:
Pořadové číslo dokumentu
– PID
Číselné označení dokumentu, pod
nímž je v ESSS evidován, označuje
jednoznačné odlišení od ostatních
dokumentů.
Např. 2010000001 nebo
VSTE-10-00002
(od 1. 1. do 31. 12)
Datum doručení dokumentu,
popř. datum vzniku
dokumentu
Datum doručení dokumentu
v souladu s podacím razítkem, popř.
jedná-li se o dokument vzniklý
z vlastní činnosti VŠTE datem jeho
vzniku.
např. 01. 04. 2019
Obsah dokumentu
Popis dokumentu, číslo jednací odesílatele,
počet listů došlého nebo
dokumentu vzniklého z činnosti
VŠTE, počet listů příloh, počet příloh
v nelistinné podobě a označení dru-
hu.
Např.:
Přihláška do výběrového řízení,
Č.j.: VŠTE001234/2010, 1+2
(5+CD), /1 list dokumentu, 2 přílohy,
jedna listinná, která má 5 listů a
1 CD/
4
(5) Na VŠTE je spis vytvářen spojováním dokumentů v ESSS. Zjistí-li se při zápisu
nového dokumentu do ESSS, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument,
osoba, která dokument vyřizuje, vytvoří spis, do kterého vloží oba tyto dokumenty.
Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího
dokumentu.
ČÁST DRUHÁ
PRÁCE S DORUČENÝMI DOKUMENTY
Článek 6
Příjem a třídění dokumentů
(1) Doručené dokumenty určené pro VŠTE jsou přijímány podatelnou. Podatelna
dokumenty třídí na:
a) noviny, časopisy, knihy, úřední tiskoviny (sbírky zákonů, věstníky apod.), brožury,
katalogy, tiskopisy, letáky, programy, propagační a informační materiály,
ceníky, novoročenky, pozvánky (s výjimkou pozvánek k přijímacímu řízení),
vstupenky, cestovní příkazy, žádanky a jiné dokumenty obdobného charakteru,
které nepodléhají evidenci v ESSS,
c) ostatní dokumenty podléhající evidenci v ESSS,
(3) Úřední dokument je také dokument doručený přes datovou schránku, která je
zřízena v Podatelně. Z datové schránky se dokumenty přenášejí automaticky do
ESSS v programu IFIS. O přijetí datové zprávy jsou zaměstnanci Podatelny informováni
formou e-mailu.
(9) Doručené dokumenty opatří podatelna otiskem podacího razítka. Pokud nelze
označit dokument přímo, označí se zvláštní papír, který se k dokumentu připojí. Při
otevírání zásilek kontroluje podatelna počet příloh došlého dokumentu. Zjistí-li nesrovnalosti
v počtu příloh, vyznačí to vedle podacího razítka. Dokument poté naskenuje
a zadá do ESSS v systému IFIS.
Článek 7
Evidence dokumentů
(1) Doručené dokumenty kromě dokumentů dle čl. 6 odst. 5 se evidují v ESSS vedeném
podatelnou v systému IFIS v modulu Spisová služba. Podatelna zároveň pořizuje
jejich elektronickou podobu a originály dokumentů uchovává v listinné podobě.
Výjimku tvoří dokumenty, které se na podatelně neuchovávají v originální listinné
podobě.
(2) Vybrané agendy jsou evidovány ve zvláštním režimu. Zvláštní režim znamená, že se
evidence dokumentu liší místem uložení originálních dokumentů, nepořízením elektronické
podoby z důvodu ochrany osobních údajů, či odložením pořízení elektronické
podoby z důvodu ochrany hospodářské soutěže. Zvláštní režim evidence je aplikován
pro následující dokumenty:
a) Účetní agenda - je ukládána v příruční spisovně EO, podatelna eviduje v ESSS
přijaté faktury a dobropisy a pořizuje jejich elektronickou podobu. Originál dokumentu
následně předává na EO ke zpracování. Dokumenty účetní agendy jsou
v příruční spisovně uloženy po dobu 2. let od vyřízení dokumentu, následně
jsou předány do centrální spisovny.
5
b) Agenda akademického senátu - je ukládána v příruční spisovně rektorátu. Podatelna
eviduje dokumenty v ESSS a pořizuje elektronickou podobu dokumentu.
Originály dokumentů předává podatelna na rektorát VŠTE. Toto neplatí pro Poster
kandidáta, kde je po evidenci podatelnou s pořízením elektronické podoby dokumentu,
rektorátu předána pouze barevná kopie dokumentu, zatímco originál
zůstává v centrální spisovně. Oprávnění pracovníci rektorátu mohou evidovat dokumenty
a pořizovat elektronickou podobu dokumentů. Originály předané do příruční
spisovny rektorátu jsou zde uloženy po dobu 2. let a následně předány do
centrální spisovny.
c) Smlouvy a dokumenty přijaté z Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy
(dále jen „MŠMT“) jsou ukládány do příruční spisovny rektorátu. Podatelna eviduje
dokumenty v ESSS a pořizuje elektronickou podobu dokumentu. Originál dokumentu
předává podatelna na rektorát VŠTE. Pracovníci rektorátu tento dokument
přijmou jak v listinné, tak v elektronické podobě. Pokud je dokument určen dalším
osobám, správce uzlu 1000 udělá kopii dokumentu, s kterou bude dále nakládáno
jako s kopií, tudíž bude mít spisový znak H.I. Prostřednictvím elektronické pošty v
systému IFIS se tato kopie odešle. Oprávnění pracovníci rektorátu jsou oprávněni
evidovat dokumenty a pořídit elektronickou podobu dokumentu v případě potřeby.
Dokumenty jsou v příruční spisovně uloženy po dobu 2. let od vyřízení spisu,
následně jsou předány do centrální spisovny.
d) Smlouvy a objednávky s hodnotou vyšší než 50 000 Kč jsou zveřejněny v registru
smluv. Do registru jsou smlouvy vkládány pověřeným pracovníkem rektorátu.
e) Zahraniční agenda – dokumenty jsou ukládány do příruční spisovny úseku zahraničních
vztahů. Podatelna eviduje dokumenty v ESSS a pořizuje elektronickou
podobu dokumentu. Originál dokumentu předává podatelna oprávněnému pracovníkovi
úseku zahraničních vztahů. Dokumenty jsou v příruční spisovně uloženy
po dobu 1 rok od vyřízení dokumentu, následně jsou předány do centrální spisov-
ny.
f) Mzdová a personální agenda - u těchto dokumentů není pořizována elektronická
podoba dokumentu z důvodu ochrany citlivých údajů. Uchovávají se pouze v listinné
podobě v příruční spisovně. Dokumenty jsou v příruční spisovně uloženy po
dobu 2. let od vyřízení spisu, následně jsou předány do centrální spisovny.
g) Veřejné zakázky - dokumenty vztahující se k veřejným zakázkám jsou evidovány
ve spisu v ESSS založeném podatelnou, a to pod názvem veřejné zakázky. Dokumenty
jsou předávány oddělení nákupu. V případě, že se jedná o nabídku doručenou
v obálce označené neotvírat, pracovníci recepce pořídí záznam v ESSS
a připojí sken obálky. Neotevřené obálky následně předají oddělení nákupu. Záznamy
ani skeny přijatých nabídek se nepořizují, neboť se na ně vztahuje obchodní
tajemství., Po otevření obálek je oddělením nákupu pořízen protokol o otevírání
obálek, který pracovník oddělení nákupu eviduje do spisu ESSS a pořizuje elektronickou
podobu dokumentu. Pokud je k veřejné zakázce pořizováno více protokolů,
jsou všechny tyto protokoly součástí spisu, tedy je pořízen záznam v ESSS a zároveň
je pořízena elektronická podoba dokumentu. Dokumenty jsou v příruční spisovně
uloženy po dobu 1. roku od vyřízení spisu, následně jsou předány do centrální
spisovny.
6
(3) Nelze-li z obsahu dokumentu určit, kterému pracovišti (útvaru) má být dokument
přidělena, rozhodne o příslušnosti vedoucí ekonomického oddělení.
Článek 9
Vyřizování dokumentů
(3) Dokument vyřizuje určený zaměstnanec. Pokud je dokument vyřízen v jiné než
listinné podobě (telefonicky, osobně), učiní se o tomto záznam do ESSS. Též se učiní
záznam o vyřízení písemně na určený dokument. Osoba, která je za vyřízení dokumentu
odpovědná, vyznačí v systému IFIS způsob vyřízení a datum vyřízení.
(4) Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis obsahuje soupis
všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných
dokumentů se vyznačí v ESSS. Spis je vyřízen tehdy, pokud jsou vyřízeny všechny
jeho dokumenty. Součástí vyřízeného spisu jsou obvykle písemná vyhotovení vyřízení
dokumentu označených datem předání k odeslání.
(5) Zaměstnanec, který dokument vyřídil, je povinen přiřadit v ESSS spisový a skartační
znak a skartační lhůtu dokumentu.
ČÁST TŘETÍ
EVIDENCE A VÝPRAVA DOKUMENTŮ
Článek 10
Úprava dokumentů
(1) Dokumenty pocházející z úřední činnosti VŠTE se označují záhlavím, které obsa-
huje:
(2) Každý odesílaný úřední dokument by měl podle povahy obsahovat tyto formální
náležitosti:
i) kontaktní údaje zaměstnance, která dokument vyřizuje,
(4) Používání razítek a podpisové vzory jsou blíže popsány v Opatření rektora
č. 6/2017.
Článek 11
Evidence vzniklých dokumentů
(1) Dokumenty pocházející z vlastní činnosti VŠTE jsou dokumenty, které jsou majetkem
VŠTE a dělí se do čtyř skupin:
a) Dokumenty, které vznikly činností VŠTE a nejsou adresované třetím osobám.
Jedná se o dokumenty vedené ve zvláštním režimu (k dispozici v dokumentovém
serveru informačního systému (dále jen ,,DSIS“). Dle jejich charakteru jsou rozděleny
na následující typy:
I. vnitřní předpisy VŠTE, tj. soubor pravidel a opatření vydávaných rektorem
(patří sem opatření, směrnice, metodické pokyny, atd.),
7
II. zápisy z porad vedení a další zápisy (zápisy z porad kateder, jednání pracovních
skupin, atd.),
III. prezentace o škole a další propagační materiály,
IV. dokumenty související s výukou (patří sem studijní opory, akreditační žádosti,
podklady vyučujících a studijní plány). Odpovědnost za tyto dokumenty je
v kompetenci Zástupce ředitele pro pedagogickou činnost jednotlivých ústavů
VŠTE, u podkladů vyučujících je odpovědný Vedoucí příslušné katedry. Detailní
popis dokumentů související s výukou je zobrazen v Příloze č. 5 .
b) Dokumenty, které vznikly činností VŠTE a jsou adresované třetím osobám - tyto
dokumenty vznikly činností VŠTE, ale jsou odeslány nebo předány třetím osobám.
V případě, že je nutné odeslání či předání originálu dokumentu, je pořízen duplikát
dokumentu, který je podatelnou evidován v ESSS (patří sem smlouvy, zadávací
dokumentace veřejných zakázek, objednávky, atd.). Dokumenty vzniklé na úrovni
VŠTE určené zejména pro externí subjekty jsou evidovány prostřednictvím ESSS v
IFIS.
c) Ostatní dokumenty, které vznikly činností VŠTE a jsou ukládány pouze v digitální
podobě. Více o těchto dokumentech v článku 12 této směrnice.
Článek 12
Dokumenty v digitální podobě
(1) Evidence dokumentů pocházejících z činnosti VŠTE v digitální podobě. Dokumentem
pocházejícím z činnosti VŠTE, se rozumí dokument, kde je původcem zaměstnanec
VŠTE. Uložení těchto dokumentů musí zajistit neměnnost a trvalost jejich informačního
obsahu. Digitální dokument z pohledu legislativy v oblasti spisové služby
může vzniknout několika možnými způsoby. Nejběžnější variantou je použití textového
editoru (např. Word) a následný převod textu do příslušného výstupního formátu
(např. PDF/A) a jeho následné podepsání uznávaným elektronickým podpisem a označení
kvalifikovaným razítkem. Druhou možností je tisk příslušného souboru pomocí
tiskárny, jeho fyzické podepsání a jeho následné převedení do digitální podoby. K převodu
do digitální podoby je však nutné použít prostředky autorizované konverze. Pouhé
oskenování analogového dokumentu a následné podepsání uznávaným elektronickým
podpisem je dle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované
konverzi dokumentů považováno za nesprávný úřední postup.
(2) Uložení dokumentů v digitální podobě. Uložení vzniklých dokumentů v digitální
podobě zajišťuje DSIS VŠTE. Digitální spisovna provádí kontrolu ukládaných metadat
a úplnost jejich vyplnění, validaci formátů uložených komponent, možnost předkládat
dokumenty k zapůjčení/nahlédnutí i s případnou anonymizací osobních/citlivých údajů
a vytvářet SIP balíčky pro potřebu skartačního řízení a vlastní skartační řízení. Výše
uvedené kontroly probíhají automatizovaně. Veškerou manipulaci s takto uloženými
dokumenty zajišťují pověření pracovníci v rámci organizační struktury VŠTE.
8
(3) Vyřazování dokumentů vzniklých v digitální podobě. Vyřazování probíhá ve skartačním
řízení. Dokumenty nesmějí být zničeny bez řádného skartačního řízení. U dokumentů
vyřazovaných v digitální podobě je nutné, aby pracovník pověřený vedením
digitální spisovny sestavil seznam z příslušné evidence vedené v elektronické podobě.
Na základě předloženého skartačního návrhu vyhotoví archivář protokol o provedeném
skartačním řízení. V případě, že jsou z navrhovaných dokumentů v digitální podobě
vybrány archiválie, předá pověřený pracovník příslušnému digitálnímu archivu
jejich repliky a k nim náležející metadata. V opačném případě je vystaveno povolení ke
zničení dokumentů skartačního znaku„S“ a odpovědný pracovník zajistí jejich zničení.
V případě dokumentů v digitální podobě se provede jejich zničení smazáním. Smazání
zajišťují pověření pracovníci VŠTE.
Článek 13
Zásady řízení vnitřních dokumentů
(1) Řízení vnitřních dokumentů zahrnuje všechny činnosti při zpracování, uplatňování
a přezkoumávání vnitřního dokumentu do doby jeho vyřazení ve skartačním řízení,
které jsou upraveny právními předpisy, vnitřními předpisy VŠTE a rozhodnutími přijatými
v působnosti vedoucích zaměstnanců.
(2) Vnitřní dokument musí být ve shodě s právními předpisy, se závaznými rozhodnutími
vnějších orgánů a jinými vnějšími závaznými dokumenty, s rozhodnutími přijatými
v působnosti statutárních orgánů a vedoucích zaměstnanců a ve vzájemné shodě
s ostatními vnitřními dokumenty. Za tuto shodu odpovídá vedoucí pracovník.
(3) Vnitřní dokumenty musí být vytvářeny a uchovávány tak, aby zůstaly čitelné,
snadno identifikovatelné a vyhledatelné.
(4) Na neshodu vnitřního dokumentu s požadavky vyplývajícími z tohoto opatření je
každý zaměstnanec povinen neprodleně vedoucího pracovníka upozornit.
(5) Garanti i vedoucí zaměstnanci jsou povinni vzhledem k postavení VŠTE a jeho úkolům
vyplývajícím z rozhodnutí statutárního orgánu VŠTE soustavně sledovat průběh
veškerých procesů týkajících se činnosti VŠTE ke zjišťování potřeb, které jsou důvodem
pro zpracování odpovídajících vnitřních dokumentů a k předcházení neshodám vnitřních
dokumentů s požadavky této směrnice.
(6) Při připomínkování vnitřního dokumentu je povinností připomínkujícího uplatňovat
veškeré odborné znalosti v zájmu předejití neshodě vnitřního dokumentu s požadavky
právních předpisů, závazných rozhodnutí vnějších orgánů, jiných vnějších závazných
dokumentů, vnitřních předpisů, se zájmy VŠTE, s rozhodnutími přijatými statutárním
orgánem VŠTE a jinými rozhodnutími vedoucích zaměstnanců v jejich pů-
sobnosti.
(7) Při ověření dokumentu ověřovatel kontroluje dodržení stanoveného postupu pro
zpracování vnitřního dokumentu a dodržení tohoto postupu potvrdí svým podpisem
nebo jinou vhodnou formou (např. na poradě, e-mailem).
9
(8) Ověřený návrh vnitřního dokumentu předkládá garant ke schválení. Pokud nedošlo
v rámci vypořádání připomínek ke shodě o obsahu vnitřního dokumentu mezi garantem
a připomínkujícím/i v otázkách, které mohou mít vliv na rozhodnutí o schválení
nebo uplatnění vnitřního dokumentu, je garant povinen při předložení vnitřního
dokumentu ke schválení schvalujícího o tom uvědomit. Oprávnění ke schválení vnitřního
dokumentu se řídí vnitřními předpisy. Schválená verze dokumentu je distribuována
na všechna místa, na která byla zaslána i verze předchozí. Schvalující subjekt
odpovídá za zaslání nových verzí dokumentů a informování dotčených osob o neplatnosti
předcházejících verzí dokumentu. Rozhodnutí o schválení vnitřního dokumentu
vyznačí schvalující svým podpisem.
Článek 14
Odesílání dokumentů
(1) VŠTE odesílá dokumenty prostřednictvím podatelny. Odesílání dokumentů v digitální
podobě prostřednictvím e-mailu si zabezpečí jednotlivá pracoviště samostatně.
Zároveň zajistí evidenci dokumentu v digitální podobě v ESSS. Odesílání dokumentů
prostřednictvím datové schránky provádí Podatelna.
(5) V ESSS se zaznamenává datum odeslání dokumentu.
ČÁST ČTVRTÁ
UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ
Článek 15
Ukládání dokumentů
(3) Příruční registratury jsou zřízeny na ekonomickém oddělení (účetní agenda)
a v kanceláři rektora (smlouvy, agenda akademického senátu, akademické rady
a správní rady a dokumenty přijaté z MŠMT), na úseku zahraničních vztahů (zahraniční
agenda), na studijním oddělení a na CCV (agenda účastníků CCV).
(8) Evidence spisovny je vedena v programu IFIS.
Článek 16
Datové schránky
(1) Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra České republiky.
(2) Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k:
a) doručování orgány veřejné moci,
b) provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci,
c) odesílání dokumentů fyzickým osobám, podnikajícím fyzickýcm osobám
a právnickým osobám.
(3) K přístupu do datové schránky VŠTE je oprávněn rektor a dále administrátor
a pověřené osoby. Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky jsou povinny:
a) využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního
systému datových schránek,
10
b) uvědomit neprodleně Ministerstvo vnitra ČRo tom, že hrozí nebezpečí zneužití
datové schránky; pověřená osoba uvědomí rovněž toho, kdo ji pověřil.
(4) K identifikaci datové schránky slouží identifikátor, který stanoví Ministerstvo vnitra
ČR vyhláškou. Identifikátor VŠTE je 72pj9jc. Typem schránky VŠTE je právnická
osoba v roli OVM (orgán veřejné moci).
(5) Datová schránka umožňuje konverzi dokumentů. Konverzí se rozumí:
a) úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové
zprávě nebo datovém souboru (dále jen „dokument obsažený v datové zprávě“)
způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky
o provedení konverze (dále jen „doložka“),
b) úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné
podobě způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení
doložky:
I. dokument, který provedením konverze vznikl (dále jen „výstup“), má stejné
právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl (dále jen
„vstup“),
II. má-li být podle jiného právního předpisu předložen dokument v listinné
podobě správnímu orgánu, nebo soudu anebo jinému státnímu orgánu,
zejména aby byl užit jako podklad pro vydání rozhodnutí, je tato povinnost
splněna předložením jeho výstupu.
Změny jsou vyznačeny kurzívou.
(4) Dochází ke změně číslování u článku 17 - Skartační řízení a vyřazování dokumentů
a u článku 18 Závěrečné ustanovení.
(5) Dochází ke změně Přílohy č. 1, 2, 3. 4.
(6) Vzniká Příloha č.5 – Seznam dokumentů, které jsou v rámci IS evidovány (ústavy).
Přílohy:
Příloha č. 1 Spisový a skartační plán
Příloha č. 2 Seznam spisových uzlů
Příloha č. 3 Seznam dokumentů předaných do spisovny – seminární práce
Příloha č. 4 Seznam dokumentů předaných do spisovny – testy
Příloha č. 5 Seznam dokumentů, které jsou v rámci IS evidovány (ústavy)