Směrnice č. 8/2012 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
AKTUÁLNÍ ZNĚNÍ
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
Datum vydání: 14. 3. 2012 Účinnost od: 18. 3. 2019 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE002857/2012 Počet stran: 15 Počet příloh: 5
Periodicita kontroly aktuálnosti normy roční
Ruší předpis
Spisový a skartační řád ze dne 14.3.20121. 4. 2010 (č.j. VŠTE002857/2012
1531/2010)
Nadřízené předpisy
Statut VŠTE (v plném rozsahu)
Směrnice č. 11/2015 Organizační řád VŠTE (v plném rozsahu)
Související
předpisy
Zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých
zákonů, Vyhláška č. 259/2012 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové
služby, zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi
dokumentů, zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro
elektronické transakce)
Podřízený předpis
Rozdělovník Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Ing. Jana Janíková, v.r. Garant: Kvestor
Podpis: Podpis:
Ing. Jaromír Vrbka, MBA, PhD., v.r.
Formálně ověřil: Bc. Eva Plochová, v.r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
prof. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D.,
v.r.
1
ČÁST PRVNÍ
ÚVODNÍ USTANOVENÍ
Článek 1
Účel spisového a skartačního řádu
(1) Spisový a skartační řád (dále jen „řád“) stanoví jednotný a závazný postup při zajištění
odborné správy dokumentů došlých a vzniklých při činnosti Vysoké školy technické
a ekonomické v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“) zahrnující jejich řádný
příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání,
ukládání a vyřazování ve skartačním řízení včetně kontroly těchto činností.
(2) Řád vychází ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně
některých zákonů a (ve znění pozdějších předpisů) z vyhlášky č. 259/2012 Sb., o
podrobnostech výkonu spisové služby, ze zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických
úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ze zákona č. 297/2016 Sb., o službách
vytvářejících důvěru pro elektronické transakce a dalších předpisů.
(3) Povinnosti stanovené tímto řádem se vztahují na všechny zaměstnance VŠTE, jakož
i na praxi vykonávající studenty.
Článek 2
Vymezení základních pojmů
(1) Dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková, elektronická nebo jiná
zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, , která byla vytvořena
ze strany VŠTE, či která ji byla doručena. Úředním dokumentem se rozumí dokument
vydaný orgánem veřejné moci, či jiným orgánem, za účelem plnění úkolu ve
veřejném zájmu, mající důležitou správní, informační, vědeckou a kulturní hodnotu
a je označen číslem jednacím. Dokumentem soukromého charakteru se rozumí dokument,
který má na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení
fyzické osoby (popř. do vlastních rukou). Výkonem spisové služby je zajištění odborné
správy dokumentů vzniklých z činnosti VŠTE, zahrnující jejich řádný příjem,
evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání,
ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.
(2) Spis je uspořádaný soubor dokumentů označený spisovou značkou, vedený v písemné
či elektronické podobě týkající se záležitostí v téže věci.
(3) Podatelna je pracoviště VŠTE určené k centrálnímu přijímání dokumentů a místo,
kde se odesílaný dokument vybavuje náležitostmi k jeho odeslání. Podatelna též
třídí a přerozděluje dokumenty jak v rámci externího poštovního styku, tak i v rámci
interního oběhu dokumentů. Podatelna plní též funkci centrální spisovny.
2
(4) Elektronický systém spisové služby (dále jen ,,ESSS“) je základní evidenční pomůckou
spisové služby vykonávané v elektronické podobě. Do ESSS jsou dokumenty zapisovány
v číselné a časové řadě podání. Slouží pro řádnou evidenci dokumentů. Je
veden centrálně v elektronické podobě (ve Finančním informačním systému, dále
jen „systém IFIS“).
(5) PID dokumentu je jedinečné identifikační číslo, které je přiřazeno každému dokumentu
v ESSS. Toto identifikační číslo je generováno systémem IFIS.
(6) Číslo jednací je základním identifikačním znakem každého dokumentu zaevidovaného
v ESSS. Obsahuje vždy zkratku pracoviště VŠTE, pořadové číslo dokumentu
v ESSS a označení kalendářního roku, v němž je podání evidováno. Tvar čísla jednacího
je tedy následující: „VŠTE 123456/2010“. Číslo jednací je generováno systémem
IFIS.
(7) Spisový znak je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely
jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování, označuje jednotlivé skupiny
dokumentů příbuzné povahy podle jejich obsahu.
(8) Skartační znak je označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním
řízení, vyjadřuje dokumentární hodnotu dokumentu nebo spisu a označuje
způsob nakládání s dokumenty po uplynutí skartační lhůty.
(9) Skartační lhůta je doba, po kterou má být vyřízený (fáze procesu dokumentu) dokument
či spis uložen ve spisovně VŠTE. Vyjadřuje se počtem let počítaných od 1. ledna
roku následujícího po vyřízení nebo uzavření dokumentu či spisu. Skartační lhůta
se označuje číslicí za skartačním znakem.
(10)Spisovna je místo vyhrazené k uložení vyřízených dokumentů a spisů, které již pracoviště
VŠTE nepotřebují bezprostředně pro svoji činnost. Ve spisovně jsou dokumenty
uloženy do doby skartačního řízení , a to po uplynutí jejich skartačních lhůt.
(11)Příruční registratura je místo zřízené na vybraných pracovištích. Zde se ukládají dokumenty
(spisy), které jsou pro práci na daném pracovišti provozně potřebné.
(12)Skartace je specifická likvidace dokumentů označených skartačním znakem „S“.
(13)Skartační řízení je postup, při němž se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro
činnost VŠTE a kterým uplynula skartační lhůta. Příslušný archiv při něm provádí
výběr archiválií, a to na základě skartačního návrhu předloženého VŠTE.
(14)Archiválie je takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu,
vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým,
kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu
k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla,
razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní
sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé
hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým
nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence.
(15)Archiv je odborné zařízení, které slouží k ukládání archiválií a k všestranné péči
o ně. Funkci archivu pro VŠTE plní Státní oblastí archiv v Třeboni.
(16)Spisová rozluka je postup, který by se provedl v případě zrušení nebo reorganizace
VŠTE. Její součástí je vždy skartační řízení.
3
(17)Vedení spisové služby v mimořádných situacích je vedení spisové služby v případě
živelní pohromy, ekologické průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné
situace, v jejichž důsledku je VŠTE znemožněno po určité období vykonávat
spisovou službu v ESSS. V tomto případě se vede spisová služba náhradním způsobem
v listinné podobě a eviduje dokumenty ve zvláštní evidenční pomůcce v listinné
podobě, kterou je náhradní evidence dokumentů. VŠTE stanoví podrobnosti
výkonu spisové služby v mimořádné situaci, zejména označování a evidenci dokumentů,
způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání ve spisovém řádu. V podacím
deníku v listinné podobě se eviduje pořadové číslo, odesílatel, adresát, obsah podání,
číslo jednací, kdo dokument vyřizuje a způsob vyřízení.
Článek 3
Odpovědnost a povinnosti v oblasti spisové služby
(1) Za řádné a včasné provádění spisové služby a manipulaci s dokumenty na jednotlivých
pracovištích odpovídají vedoucí pracovníci včetně kontroly vyřizování doku-
mentů.
(2) Za řádný výkon spisové služby a manipulaci s dokumenty v podatelně a spisovně
VŠTE odpovídá vedoucí ekonomického oddělení, včetně proškolování pracovníků o
spisové službě.
(3) Při zabezpečování spisové služby je nutno zachovávat listovní a služební tajemství.
Článek 4
Organizační zajištění spisové služby
(1) Práci v rámci zajištění provozu spisové služby budou zajišťovat:
Pracoviště pro zajištění
spisové služby
Zařazení v rámci organizační
struktury VŠTE
Druh činnosti pro zajištění provozu
spisové služby
Podatelna (výpravna) Ekonomické oddělení Příjem, evidence, oběh a třídění, vypravování
dokumentů, vedení podacího deníku,
ESSS, centrální evidence.
Spisové uzle Předmětem Přílohy č. 2 Vyřízení, předání dokumentů k vyřízení,
zpracování dokumentů, zapsání spisového
znaku.
Spisovna Ekonomické oddělení Řízení chodu spisovny, vedení evidence,
zabezpečení skartačního řízení.
Článek 5
Podací deník a tvorba spisu
(1) Na VŠTE se dokumenty evidují pomocí evidenční pomůcky, a tou je ESSS v systému
IFIS v modulu Spisová služba. Výjimku tvoří čl. 6, odst. 5.
(2) Do ESSS jsou dokumenty zapisovány v pořadí, v němž byly VŠTE doručeny nebo
vznikly z její činnosti.
4
(3) Dokumenty jsou v ESSS evidovány v číselné a časové řadě. V systému IFIS jsou používány
dvě číselné řady, které označujeme jako PID. Jednu řadu tvoří generovaný
PID, který je ve formátu RRRRCCCCCC. Druhou řadu tvoří PID s čárovým kódem
(jednotný identifikátor) ve formátu "VSTE"-RR-CCCCC. ESSS je veden na celý kalendářní
rok, tzn. od 1. ledna do 31. prosince. Dokumenty, které mají PID s čárovým
kódem, jsou evidovány podatelnou.
(4) ESSS obsahuje závazné rubriky, kam se zapisuje:
Pořadové číslo dokumentu
– PID
Číselné označení dokumentu, pod
nímž je v ESSS evidován, označuje
jednoznačné odlišení od ostatních
dokumentů.
Např. 2010000001 nebo
VSTE-10-00002
(od 1. 1. do 31. 12)
Datum doručení dokumentu,
popř. datum
vzniku dokumentu
Datum doručení dokumentu v souladu
s podacím razítkem, popř.
jedná-li se o dokument vzniklý
z vlastní činnosti VŠTE datem jeho
vzniku.
např. 01. 04. 2019
Identifikace odesílatele
Adresa odesílatele; jedná-li se o dokument
vzniklý z činnosti VŠTE, zapíše
se do poznámky „Vlastní“.
Např. Jan Novák, Praha 5
Např. Vlastní
Obsah dokumentu
Popis dokumentu, číslo jednací odesílatele,
počet listů došlého nebo dokumentu
vzniklého z činnosti VŠTE,
počet listů příloh, počet příloh v nelistinné
podobě a označení druhu.
Např.:
Přihláška do výběrového řízení,
Č.j.: VŠTE001234/2010, 1+2
(5+CD), /1 list dokumentu, 2 přílohy,
jedna listinná, která má 5 listů
a 1 CD/
Vyřizuje
Jméno pracovníka, kterému byl dokument
přidělen, předán k vyřízení,
popř., z jehož činnosti dokument
vzešel
Např. J. Marek / MO
Způsob vyřízení
Jakým způsobem byl došlý dokument
vyřízen. Osoba, která dokument
vyřizuje, souhlasí se všemi náležitostmi,
např.: počet příloh, obsah
dokumentu atd.
Např. vzato na vědomí, vyřízení prvopisem,
postoupení…
Odesláno
Adresa příjemce a datum odeslání. Např. Jan Novák, Praha 5
10. 04. 2010
Spisový a skartační znak,
skartační lhůta
Spisový a skartační znak, skartační
lhůta v souladu se spisovým a skartačním
plánem.
Např.:
D/II/3
S45
(5) Na VŠTE je spis vytvářen spojováním dokumentů v ESSS. Zjistí-li se při zápisu nového
dokumentu do ESSS, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument,
osoba, která dokument vyřizuje, vytvoří spis, do kterého vloží oba tyto dokumenty.
Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího
dokumentu.
5
ČÁST DRUHÁ
PRÁCE S DORUČENÝMI DOKUMENTY
Článek 6
Příjem a třídění dokumentů
(1) Doručené dokumenty určené pro VŠTE jsou přijímány podatelnou. Podatelna dokumenty
třídí na:
noviny, časopisy, knihy, úřední tiskoviny (sbírky zákonů, věstníky apod.), brožury,
katalogy, tiskopisy, letáky, programy, propagační a informační materiály,
ceníky, novoročenky, pozvánky (s výjimkou pozvánek k přijímacímu řízení), vstupenky,
cestovní příkazy, žádanky a jiné dokumenty obdobného charakteru, které
nepodléhají evidenci v ESSS,
dokumenty, které se předávají adresátům neotevřené (čl. 6, odst. 8),
ostatní dokumenty podléhající evidenci v ESSS,
dokumenty podléhající zvláštní evidenci v souladu s čl. 6, odst. 5.
(2) Za doručené dokumenty podle odstavce 1 se považují také dokumenty přijaté mimo
podatelnu. Příjemce dokumentu zabezpečí jeho bezodkladné předání a zaevidování
v podatelně.
(3) Úřední dokument je také dokument doručený přes datovou schránku, která je zřízena
v Podatelně. Z datové schránky se dokumenty přenášejí automaticky do ESSS
v programu IFIS. O přijetí datové zprávy jsou zaměstnanci Podatelny informováni
formou e-mailu.
(4) Úřední dokument doručený v digitální podobě přímo do e-mailové schránky zaměstnance
musí příjemce neprodleně zaevidovat. Takto doručený dokument je potřeba
zajistit pro trvalé uchování tím způsobem, že příjemce přepošle dokument na
podatelnu k trvalému uložení.
(5) Pokud se na příjem a na manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní právní předpisy,
přijímají se odděleně a evidují se za zvláštních podmínek. Výčet užívaných samostatných
evidencí dokumentů VŠTE:
Studijní agenda – je evidována v elektronické a listinné podobě,
I. v elektronické podobě jsou evidovány veškeré žádosti týkající se studia a jsou
evidovány v informačním systému v sekci úřadovna.
II. V listinné podobě jsou evidovány podklady k přijímacímu řízení a jsou evidovány
v listinném podacím deníku.
Agenda účastníků CŽV – je evidována v elektronické podobě.
(6) U došlých zásilek podatelna zkontroluje adresy a neporušenost obalu. Omylem doručené
zásilky vrátí doručovateli a zjištěné závady ihned reklamuje. Tyto povinnosti
se vztahují i na zaměstnance, kteří dokument převzali.
(7) U dokumentů s dodejkou na jméno, které podatelna není oprávněna převzít, převezme
výzvu k vyzvednutí a předá ji adresátovi.
(8) Dokumenty, které se předávají adresátům neotevřené jsou:
6
adresované přímo jednotlivým zaměstnancům, pokud je jméno adresáta uvedeno
na prvním místě před názvem organizace,
adresované „do vlastních rukou“,
označené jako veřejná zakázka,
označené textem „neotevírat“.
V případě, že se jedná o úřední dokument, je příjemce povinen dokument zaevidovat
prostřednictvím podatelny.
(9) Doručené dokumenty opatří podatelna otiskem podacího razítka. Pokud nelze označit
dokument přímo, označí se zvláštní papír, který se k dokumentu připojí. Při otevírání
zásilek kontroluje podatelna počet příloh došlého dokumentu. Zjistí-li nesrovnalosti
v počtu příloh, vyznačí to vedle podacího razítka. Dokument poté naskenuje
a zadá do ESSS v systému IFIS.
(10)Podací razítko obsahuje vždy:
text s názvem VŠTE,
datum doručení,
číslo jednací,
počet listů.
(11)Obálka dokumentu se ponechá jako jeho součást, je-li:
zásilka doručována do vlastních rukou,
to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána či doručena,
to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele.
Článek 7
Evidence dokumentů
(1) Doručené dokumenty kromě dokumentů dle čl. 6 odst. 5 se evidují v ESSS vedeném
podatelnou v systému IFIS v modulu Spisová služba. Podatelna zároveň pořizuje jejich
elektronickou podobu a originály dokumentů uchovává v listinné podobě. Výjimku
tvoří dokumenty, které se na podatelně neuchovávají v originální listinné po-
době.
(2) Vybrané agendy jsou evidovány ve zvláštním režimu. Zvláštní režim znamená, že se
evidence dokumentu liší místem uložení originálních dokumentů, nepořízením
elektronické podoby z důvodu ochrany osobních údajů, či odložením pořízení elektronické
podoby z důvodu ochrany hospodářské soutěže. Zvláštní režim evidence je
aplikován pro následující dokumenty:
Účetní agenda - je ukládána v příruční spisovně EO, podatelna eviduje v ESSS přijaté
faktury a dobropisy a pořizuje jejich elektronickou podobu. Originál dokumentu
následně předává na EO ke zpracování. Dokumenty účetní agendy jsou v
příruční spisovně uloženy po dobu 2. let od vyřízení dokumentu, následně jsou
předány do centrální spisovny.
7
Agenda akademického senátu - je ukládána v příruční spisovně rektorátu. Podatelna
eviduje dokumenty v ESSS a pořizuje elektronickou podobu dokumentu.
Originály dokumentů předává podatelna na rektorát VŠTE. Toto neplatí pro Poster
kandidáta, kde je po evidenci podatelnou s pořízením elektronické podoby
dokumentu, rektorátu předána pouze barevná kopie dokumentu, zatímco originál
zůstává v centrální spisovně. Oprávnění pracovníci rektorátu mohou evidovat
dokumenty a pořizovat elektronickou podobu dokumentů. Originály předané do
příruční spisovny rektorátu jsou zde uloženy po dobu 2. let a následně předány
do centrální spisovny.
Smlouvy a dokumenty přijaté z Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy
(dále jen „MŠMT“) jsou ukládány do příruční spisovny rektorátu. Podatelna eviduje
dokumenty v ESSS a pořizuje elektronickou podobu dokumentu. Originál dokumentu
předává podatelna na rektorát VŠTE. Pracovníci rektorátu tento dokument
přijmou jak v listinné, tak v elektronické podobě. Pokud je dokument určen
dalším osobám, správce uzlu 1000 udělá kopii dokumentu, s kterou bude dále
nakládáno jako s kopií, tudíž bude mít spisový znak H.I. Prostřednictvím elektronické
pošty v systému IFIS se tato kopie odešle. Oprávnění pracovníci rektorátu
jsou oprávněni evidovat dokumenty a pořídit elektronickou podobu dokumentu
v případě potřeby. Dokumenty jsou v příruční spisovně uloženy po dobu 2. let od
vyřízení spisu, následně jsou předány do centrální spisovny.
Smlouvy a objednávky s hodnotou vyšší než 50 000 Kč jsou zveřejněny v registru
smluv. Do registru jsou smlouvy vkládány pověřeným pracovníkem rektorátu.
Zahraniční agenda – dokumenty jsou ukládány do příruční spisovny úseku zahraničních
vztahů. Podatelna eviduje dokumenty v ESSS a pořizuje elektronickou podobu
dokumentu. Originál dokumentu předává podatelna oprávněnému pracovníkovi
úseku zahraničních vztahů. Dokumenty jsou v příruční spisovně uloženy
po dobu 1 rok od vyřízení dokumentu, následně jsou předány do centrální spi-
sovny.
Mzdová a personální agenda - u těchto dokumentů není pořizována elektronická
podoba dokumentu z důvodu ochrany citlivých údajů. Uchovávají se pouze v listinné
podobě v příruční spisovně. Dokumenty jsou v příruční spisovně uloženy
po dobu 2. let od vyřízení spisu, následně jsou předány do centrální spisovny.
Veřejné zakázky - dokumenty vztahující se k veřejným zakázkám jsou evidovány
ve spisu v ESSS založeném podatelnou, a to pod názvem veřejné zakázky. Dokumenty
jsou předávány oddělení nákupu. V případě, že se jedná o nabídku doručenou
v obálce označené neotvírat, pracovníci recepce pořídí záznam v ESSS a připojí
sken obálky. Neotevřené obálky následně předají oddělení nákupu. Záznamy
ani skeny přijatých nabídek se nepořizují, neboť se na ně vztahuje obchodní tajemství.,
Po otevření obálek je oddělením nákupu pořízen protokol o otevírání
obálek, který pracovník oddělení nákupu eviduje do spisu ESSS a pořizuje elektronickou
podobu dokumentu. Pokud je k veřejné zakázce pořizováno více protokolů,
jsou všechny tyto protokoly součástí spisu, tedy je pořízen záznam v ESSS
a zároveň je pořízena elektronická podoba dokumentu. Dokumenty jsou v příruční
spisovně uloženy po dobu 1. roku od vyřízení spisu, následně jsou předány
do centrální spisovny.
8
(3) Nelze-li z obsahu dokumentu určit, kterému pracovišti (útvaru) má být dokument
přidělena, rozhodne o příslušnosti vedoucí ekonomického oddělení.
Článek 8
Oběh dokumentů
(1) Veškeré dokumenty, které podléhají evidenci v podacím deníku (výjimku tvoří
čl. 7 odst. 2), se předávají v elektronické podobě (naskenované) k vyřízení určeným
pracovníkům (spisovým uzlům).
(2) Rozdělování doručených dokumentů provádí a oběh zabezpečuje podatelna.
Článek 9
Vyřizování dokumentů
(1) Dokumenty se zásadně vyřizují včas, řádně a hospodárně. Lhůty k vyřízení dokumentů
vyplývají z obecně platných právních předpisů, vnitřních předpisů a norem
VŠTE, požadavků odesílatele nebo rozhodnutí vedoucího zaměstnance.
(2) Za včasné a správné vyřízení odpovídá zaměstnanec, jemuž je dokument přidělen k
vyřízení.
(3) Dokument vyřizuje určený zaměstnanec. Pokud je dokument vyřízen v jiné než listinné
podobě (telefonicky, osobně), učiní se o tomto záznam do ESSS. Též se učiní
záznam o vyřízení písemně na určený dokument. Osoba, která je za vyřízení dokumentu
odpovědná, vyznačí v systému IFIS způsob vyřízení a datum vyřízení.
(4) Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis obsahuje soupis
všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných
dokumentů se vyznačí v ESSS. Spis je vyřízen tehdy, pokud jsou vyřízeny všechny
jeho dokumenty. Součástí vyřízeného spisu jsou obvykle písemná vyhotovení vyřízení
dokumentu označených datem předání k odeslání.
(5) Zaměstnanec, který dokument vyřídil, je povinen přiřadit v ESSS spisový a skartační
znak a skartační lhůtu dokumentu.
ČÁST TŘETÍ
EVIDENCE A VÝPRAVA DOKUMENTŮ
Článek 10
Úprava dokumentů
(1) Dokumenty pocházející z úřední činnosti VŠTE se označují záhlavím, které obsa-
huje:
název, tj. „Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích“,
sídlo, tj. „Okružní 10, 370 01 České Budějovice“,
logo,
9
číslo jednací.
(2) Každý odesílaný úřední dokument by měl podle povahy obsahovat tyto formální ná-
ležitosti:
označení adresáta včetně adresy,
datum podpisu dokumentu,
číslo jednací,
počet listů dokumentu,
počet příloh,
počet listů či svazků příloh, případně jejich označení,
číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje,
jméno zaměstnance, který věc vyřizuje,
kontaktní údaje zaměstnance, která dokument vyřizuje,
podpis, vytištěné jméno a funkce podepisujícího zaměstnance,
případně i identifikační číslo, daňové identifikační číslo, bankovní spojení a kontaktní
údaje VŠTE.
(3) Veškeré dokumenty vzniklé z činnosti VŠTE nebo vyřízení došlých dokumentů se
řídí ČSN 01 6910 (Úprava písemností zpracovaných textovými editory). Pro dokumenty
odesílané mimo VŠTE se používá jednotný hlavičkový papír.
(4) Používání razítek a podpisové vzory jsou blíže popsány v Opatření rektora
č. 6/2017.
Článek 11
Evidence vzniklých dokumentů
(1) Dokumenty pocházející z vlastní činnosti VŠTE jsou dokumenty, které jsou majetkem
VŠTE a dělí se do čtyř skupin:
Dokumenty, které vznikly činností VŠTE a nejsou adresované třetím osobám.
Jedná se o dokumenty vedené ve zvláštním režimu (k dispozici v dokumentovém
serveru informačního systému (dále jen ,,DSIS“). Dle jejich charakteru jsou rozděleny
na následující typy:
I. vnitřní předpisy VŠTE, tj. soubor pravidel a opatření vydávaných rektorem (
patří sem opatření, směrnice, metodické pokyny, atd.),
II. zápisy z porad vedení a další zápisy (zápisy z porad kateder, jednání pracovních
skupin, atd.),
III. prezentace o škole a další propagační materiály,
IV. dokumenty související s výukou (patří sem studijní opory, akreditační žádosti,
podklady vyučujících a studijní plány). Odpovědnost za tyto dokumenty
je v kompetenci Zástupce ředitele pro pedagogickou činnost jednotlivých ústavů
VŠTE, u podkladů vyučujících je odpovědný Vedoucí příslušné katedry.
Detailní popis dokumentů související s výukou je zobrazen v Příloze č. 5.
10
Dokumenty, které vznikly činností VŠTE a jsou adresované třetím osobám - tyto
dokumenty vznikly činností VŠTE, ale jsou odeslány nebo předány třetím osobám.
V případě, že je nutné odeslání či předání originálu dokumentu, je pořízen
duplikát dokumentu, který je podatelnou evidován v ESSS (patří sem smlouvy,
zadávací dokumentace veřejných zakázek, objednávky, atd.). Dokumenty vzniklé
na úrovni VŠTE určené zejména pro externí subjekty jsou evidovány prostřednictvím
ESSS v IFIS.
Ostatní dokumenty, které vznikly činností VŠTE a jsou ukládány pouze v digitální
podobě. Více o těchto dokumentech v článku 12 této směrnice.
Článek 12
Dokumenty v digitální podobě
(1) Evidence dokumentů pocházejících z činnosti VŠTE v digitální podobě. Dokumentem
pocházejícím z činnosti VŠTE, se rozumí dokument, kde je původcem zaměstnanec
VŠTE. Uložení těchto dokumentů musí zajistit neměnnost a trvalost jejich informačního
obsahu. Digitální dokument z pohledu legislativy v oblasti spisové
služby může vzniknout několika možnými způsoby. Nejběžnější variantou je použití
textového editoru (např. Word) a následný převod textu do příslušného výstupního
formátu (např. PDF/A) a jeho následné podepsání uznávaným elektronickým podpisem
a označení kvalifikovaným razítkem. Druhou možností je tisk příslušného
souboru pomocí tiskárny, jeho fyzické podepsání a jeho následné převedení do digitální
podoby. K převodu do digitální podoby je však nutné použít prostředky autorizované
konverze. Pouhé oskenování analogového dokumentu a následné podepsání
uznávaným elektronickým podpisem je dle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických
úkonech a autorizované konverzi dokumentů považováno za nesprávný
úřední postup.
(2) Uložení dokumentů v digitální podobě. Uložení vzniklých dokumentů v digitální podobě
zajišťuje DSIS VŠTE. Digitální spisovna provádí kontrolu ukládaných metadat
a úplnost jejich vyplnění, validaci formátů uložených komponent, možnost předkládat
dokumenty k zapůjčení/nahlédnutí i s případnou anonymizací osobních/citlivých
údajů a vytvářet SIP balíčky pro potřebu skartačního řízení a vlastní skartační
řízení. Výše uvedené kontroly probíhají automatizovaně. Veškerou manipulaci s
takto uloženými dokumenty zajišťují pověření pracovníci v rámci organizační
struktury VŠTE.
(3) Vyřazování dokumentů vzniklých v digitální podobě. Vyřazování probíhá ve skartačním
řízení. Dokumenty nesmějí být zničeny bez řádného skartačního řízení. U
dokumentů vyřazovaných v digitální podobě je nutné, aby pracovník pověřený vedením
digitální spisovny sestavil seznam z příslušné evidence vedené v elektronické
podobě. Na základě předloženého skartačního návrhu vyhotoví archivář protokol
o provedeném skartačním řízení. V případě, že jsou z navrhovaných dokumentů
v digitální podobě vybrány archiválie, předá pověřený pracovník příslušnému
digitálnímu archivu jejich repliky a k nim náležející metadata. V opačném případě
je vystaveno povolení ke zničení dokumentů skartačního znaku„S“ a odpovědný
pracovník zajistí jejich zničení. V případě dokumentů v digitální podobě se
provede jejich zničení smazáním. Smazání zajišťují pověření pracovníci VŠTE.
11
Článek 13
Zásady řízení vnitřních dokumentů
(1) Řízení vnitřních dokumentů zahrnuje všechny činnosti při zpracování, uplatňování
a přezkoumávání vnitřního dokumentu do doby jeho vyřazení ve skartačním řízení,
které jsou upraveny právními předpisy, vnitřními předpisy VŠTE a rozhodnutími
přijatými v působnosti vedoucích zaměstnanců.
(2) Vnitřní dokument musí být ve shodě s právními předpisy, se závaznými rozhodnutími
vnějších orgánů a jinými vnějšími závaznými dokumenty, s rozhodnutími přijatými
v působnosti statutárních orgánů a vedoucích zaměstnanců a ve vzájemné
shodě s ostatními vnitřními dokumenty. Za tuto shodu odpovídá vedoucí pracovník.
(3) Vnitřní dokumenty musí být vytvářeny a uchovávány tak, aby zůstaly čitelné,
snadno identifikovatelné a vyhledatelné.
(4) Na neshodu vnitřního dokumentu s požadavky vyplývajícími z tohoto opatření je
každý zaměstnanec povinen neprodleně vedoucího pracovníka upozornit.
(5) Garanti i vedoucí zaměstnanci jsou povinni vzhledem k postavení VŠTE a jeho úkolům
vyplývajícím z rozhodnutí statutárního orgánu VŠTE soustavně sledovat průběh
veškerých procesů týkajících se činnosti VŠTE ke zjišťování potřeb, které jsou
důvodem pro zpracování odpovídajících vnitřních dokumentů a k předcházení neshodám
vnitřních dokumentů s požadavky této směrnice.
(6) Při připomínkování vnitřního dokumentu je povinností připomínkujícího uplatňovat
veškeré odborné znalosti v zájmu předejití neshodě vnitřního dokumentu s požadavky
právních předpisů, závazných rozhodnutí vnějších orgánů, jiných vnějších
závazných dokumentů, vnitřních předpisů, se zájmy VŠTE, s rozhodnutími přijatými
statutárním orgánem VŠTE a jinými rozhodnutími vedoucích zaměstnanců v jejich
působnosti.
(7) Při ověření dokumentu ověřovatel kontroluje dodržení stanoveného postupu pro
zpracování vnitřního dokumentu a dodržení tohoto postupu potvrdí svým podpisem
nebo jinou vhodnou formou (např. na poradě, e-mailem).
(8) Ověřený návrh vnitřního dokumentu předkládá garant ke schválení. Pokud nedošlo
v rámci vypořádání připomínek ke shodě o obsahu vnitřního dokumentu mezi garantem
a připomínkujícím/i v otázkách, které mohou mít vliv na rozhodnutí
o schválení nebo uplatnění vnitřního dokumentu, je garant povinen při předložení
vnitřního dokumentu ke schválení schvalujícího o tom uvědomit. Oprávnění ke
schválení vnitřního dokumentu se řídí vnitřními předpisy. Schválená verze dokumentu
je distribuována na všechna místa, na která byla zaslána i verze předchozí.
Schvalující subjekt odpovídá za zaslání nových verzí dokumentů a informování dotčených
osob o neplatnosti předcházejících verzí dokumentu. Rozhodnutí o schválení
vnitřního dokumentu vyznačí schvalující svým podpisem.
12
Článek 14
Odesílání dokumentů
(1) VŠTE odesílá dokumenty prostřednictvím podatelny. Odesílání dokumentů v digitální
podobě prostřednictvím e-mailu si zabezpečí jednotlivá pracoviště samostatně.
Zároveň zajistí evidenci dokumentu v digitální podobě v ESSS. Odesílání dokumentů
prostřednictvím datové schránky provádí Podatelna.
(2) Dokumenty odesílané externím adresátům jsou podatelně předány v předtištěných
obálkách s uvedením názvu a adresy VŠTE v levém horním rohu. U dokumentů odesílaných
doporučeně se uvádí na obálce poznámka „doporučeně“ vlevo pod názvem
a adresou VŠTE.
(3) Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení
bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad
stvrzující, že dokument byl doručen, se po vrácení připojí k příslušnému dokumentu
(spisu).
(4) Podatelna u odesílaného dokumentu přezkoumá, byla-li vyhotovena všechna předepsaná
nebo požadovaná vyřízení a jsou-li připojeny všechny přílohy. Zjistí-li závady,
zajistí jejich odstranění.
(5) V ESSS se zaznamenává datum odeslání dokumentu.
ČÁST ČTVRTÁ
UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ
Článek 15
Ukládání dokumentů
(1) S dokumenty je nutno zacházet při všech úkonech opatrně.
(2) Dokumenty (spisy) jsou ukládány na podatelně po dobu běžného roku. Výjimku
tvoří dokumenty, které se předávají v listinné podobě k vyřízení (čl. 7, odst. 1), studijní
agenda a agenda účastníků CŽV, které jsou dle čl. 6, odst. 5 předmětem samostatné
evidence. Tyto dokumenty jsou ukládány v příručních registraturách na příslušných
odděleních.
(3) Příruční registratury jsou zřízeny na ekonomickém oddělení (účetní agenda) a v
kanceláři rektora (smlouvy, agenda akademického senátu, akademické rady a
správní rady a dokumenty přijaté z MŠMT), na úseku zahraničních vztahů (zahraniční
agenda), na studijním oddělení a na CCV (agenda účastníků CCV).
13
(4) Po uplynutí doby běžného roku jsou uzavřené dokumenty (spisy) řádně označeny
podle věcné příslušnosti v souladu se spisovým a skartačním plánem a zařazeny
podle časové příslušnosti do příslušných pořadačů do spisovny. Pokud je dokument
využíván i po uplynutí doby běžného roku, může být z příruční spisovny zařazen do
centrální spisovny po uplynutí doby 2 let. Výjimku tvoří testy (a seminární práce),
které se ukládají ve lhůtě nejdéle 30 dní po uplynutí zkouškového období. Dokumenty
odevzdané do spisovny jsou uloženy v pořadačích. Nedílnou součástí tohoto
pořadače musí být vyplněný seznam, který je přílohou č. 3 a 4 tohoto dokumentu.
Tento seznam může být doplněn o výpis studentů z informačního systému VŠTE.
Ovšem vždy musí souhlasit s odevzdanými dokumenty. Odpovědnost za řádné uložení
dokumentů do spisovny mají vedoucí pracovníci oddělení, kde dokument
vznikl. Odpovědnost za uložení testů (seminárních prací) mají pedagogičtí a akademičtí
pracovníci VŠTE, v rámci všech jejich předmětů, které vyučují v daném se-
mestru.
(5) Pracovníci podatelny odpovídají za stav a správné uložení dokumentů a spisů ve
spisovně podle spisového plánu. Do spisovny mají přístup pouze zaměstnanci podatelny.
Listinné dokumenty uložené ve spisovně nejsou zapůjčovány ani poskytovány
k nahlížení. S výjimkou oprávněných důvodů. V případě potřeby je umožněn
přístup k elektronické verzi uložených dokumentů, avšak pouze zaměstnanci pracovišť
(útvarů), v nichž dokument vznikl nebo byl vyřízen, nebo zaměstnanci jiného
pracoviště (útvaru) VŠTE se souhlasem vedoucího pracovníka, na jehož pracovišti
(útvaru) dokument (spis) vznikl nebo byl vyřízen.
(6) Pracovník spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument (spis) je úplný, uloží ho a
vede o něm evidenci. Ve spisovně se dokument ukládá podle spisového plánu VŠTE.
(7) Z důvodu stanovení výjimky k nahlížení do dokumentů se vede evidence nahlížení
a zapůjčení dokumentů v listinné podobě.
(8) Evidence spisovny je vedena v programu IFIS.
Článek 16
Datové schránky
(1) Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra České republiky.
(2) Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k:
doručování orgány veřejné moci,
provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci,
odesílání dokumentů fyzickým osobám, podnikajícím fyzickýcm osobám a právnickým
osobám.
(3) K přístupu do datové schránky VŠTE je oprávněn rektor a dále administrátor a pověřené
osoby. Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky jsou povinny:
využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního
systému datových schránek,
uvědomit neprodleně Ministerstvo vnitra ČRo tom, že hrozí nebezpečí zneužití
datové schránky; pověřená osoba uvědomí rovněž toho, kdo ji pověřil.
14
(4) K identifikaci datové schránky slouží identifikátor, který stanoví Ministerstvo vnitra
ČR vyhláškou. Identifikátor VŠTE je 72pj9jc. Typem schránky VŠTE je právnická
osoba v roli OVM (orgán veřejné moci).
(5) Datová schránka umožňuje konverzi dokumentů. Konverzí se rozumí:
úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové
zprávě nebo datovém souboru (dále jen „dokument obsažený v datové
zprávě“) způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky
o provedení konverze (dále jen „doložka“),
úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné
podobě způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení
doložky:
I. dokument, který provedením konverze vznikl (dále jen „výstup“), má stejné
právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl (dále jen
„vstup“),
II. má-li být podle jiného právního předpisu předložen dokument v listinné podobě
správnímu orgánu, nebo soudu anebo jinému státnímu orgánu, zejména
aby byl užit jako podklad pro vydání rozhodnutí, je tato povinnost splněna
předložením jeho výstupu.
ČÁST PÁTÁ
SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ A VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ
Článek 17
Skartační řízení a vyřazování dokumentů
(1) Skartačním řízením se rozumí vyřazování dokumentů již nepotřebných pro činnost
VŠTE a výběr dokumentů s trvalou dokumentární hodnotou prováděnou Státním
oblastním archivem v Třeboni. Bez skartačního řízení nelze žádné dokumenty vyřa-
dit.
(2) Návrh na skartační řízení zabezpečuje pracovník pověřený vedením spisovny, vedoucí
pracoviště, z jehož činnosti dokument (spis) vznikl, jej odsouhlasí. Skartační
řízení je prováděno komplexně za celou organizaci vždy jedenkrát ročně. Jeho předmětem
jsou veškeré dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená
z evidence.
(3) K provedení skartačního řízení se zřizuje skartační komise, jejímž členem je vždy
pracovník centrální spisovny, vedoucí pracoviště, z jehož činnosti dokument (spis)
vznikl a vedoucí ekonomického oddělení.
(4) Pracovník pověřený vedením spisovny v rámci skartačního řízení označí v předávajících
protokolech dokumenty s prošlou skartační lhůtou, na jejich základě vyhotoví
seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení členěný podle jednotlivých
pracovišť VŠTE a předloží vedoucímu pracovníkovi útvaru k odsouhlasení. Pracovník
pověřený vedením spisovny v rámci skartačního řízení vypracuje skartační návrh,
k němuž připojí seznamy dokumentů (spisů) a razítek určených k vyřazení.
15
(5) Skartační návrh podepsaný rektorem a pověřeným pracovníkem spisovny se předkládá
spolu s dvojím vyhotovením seznamu dokumentů (zvlášť pro jednotlivé skartační
znaky „A“, „S“) Státnímu oblastnímu archivu v Třeboni, pracoviště České Bu-
dějovice.
(6) Shledá-li Státní oblastní archiv v Třeboni, že všechny náležitosti skartačního řízení
odpovídají předepsaným požadavkům, vyhotoví protokol o skartačním řízení, v
němž vydá rozhodnutí o výběru a uložení archiválií, jejich zařazení do příslušné kategorie,
a současně vyjádří souhlas se zničením dokumentů označených skartačním
znakem „S“.
(7) Po obdržení protokolu se provede zničení dokumentů, které nemají trvalou dokumentární
hodnotu a dokumenty určené do archivní péče se do 30 dnů od doručení
protokolu odevzdají Státnímu oblastnímu archivu v Třeboni.
(8) O skartačním řízení si vede VŠTE záznamy.
(9) V systému IFIS je nutné skartované dokumenty vyznačit.
ČÁST ŠESTÁ
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 18
Závěrečné ustanovení
(1) Kontrolní činnost v oblasti výkonu spisové služby má odborný referent ekonomického
oddělení působící na podatelně VŠTE.
(2) Za řádný chod spisové služby na jednotlivých pracovištích odpovídá přímý nadřízený
zaměstnanců, kteří obsluhují spisovou službu.
Přílohy:
Příloha č. 1 Spisový a skartační plán
Příloha č. 2 Seznam spisových uzlů
Příloha č. 3 Seznam dokumentů předaných do spisovny – seminární práce
Příloha č. 4 Seznam dokumentů předaných do spisovny – testy
Příloha č. 5 Seznam dokumentů, které jsou v rámci IS evidovány (ústavy)