Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické
v Českých Budějovicích
Směrnice č. 8 / 2007
SPISOVÝ A ŠKARTAČNÍ ŘÁD
ČÁST PRVNÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ
Článek 1
Účel spisového a skartačniho řádu
(1) Spisový a škartační řád (dále jen „řád") stanovi jednotný a závazný postup při zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti Vysoké školy technické a ekonomické v českých Budějovicích (dále jen „VŠTE") zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělováni, oběh, vyřizováni, vyhotovováni, podepisování, odesíláni, ukládáni a vyřazování ve skartačnlm řízení včetně kontroly těchto činností
(2) Rád vychází ze zákona č 499/2004 Sb.. o archivnictví a spisové službě a o zrněné některých zákonů a z vyhlášky č. 646/2004 Sb.. o podrobnostech výkonu spisové služby, a dalších předpisů.
(3) Povinnosti stanovené timto řádem se vztahuji na všechny zaměstnance VŠTE.
Článek 2 Vymezeni základních pojmů
(1) Dokument představuje každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální Úřední dokument je dokument mající důležitou správní, informační, vědeckou a kulturní hodnotu a je označen číslem jednacím. Dokumentem soukromého charakteru je dokument, který má na obálce dokumentu uvedeno na prvnim místě jméno a přijmeni fyzické osoby (popř do vlastních rukou).
(2) Spis je uspořádaný soubor dokumentů týkající se záležitostí v téže věci.
(3) Podáni je dokument došlý nebo vzniklý z činnosti VŠTE, který se stává předmětem úředního jednání
(4) Podatelna (výpravna) je pracoviště VŠTE určené k centrálnímu přijímání dokumentů a místo, kde se odesílaný dokument vybavuje náležitostmi k jeho odeslání. Podatelna (výpravna) též třldl a přerozděluje dokumenty jak v rámci externího poštovního styku, tak i v rámci interního oběhu dokumentů. Podatelna plni též funkci centrální spisovny.
(5) Podací deník je základní evidenční pomůcka spisové služby do niž jsou zapisovány v číselné a časové řadě podání. Slouží pro řádnou evidenci dokumentů. Je veden centrálně v listinné podobě.
(6) Pořadové číslo dokumentu je jedinečné identifikační čislo dokumentu v podacím deníku.
(7) Číslo jednací je základním identifikačním znakem každého dokumentu zaevidovaného v podacím deníku Obsahuje vždy zkratku pracovišté VŠTE. pořadové číslo dokumentu v podacím deníku a označeni kalendářního roku, v némž je podáni evidováno. Tvar čísla jednacího je tedy následující: č.j. VŠTE /121/2007. Čislo jednací je přidělováno v podatelně.
(8) Spisový znak označuje jednotlivé skupiny dokumentu příbuzné povahy podle jejich obsahu.
(9) Škartační znak vyjadřuje dokumentárni hodnotu dokumentu nebo spisu a označuje způsob nakládáni s dokumenty po uplynuti škartační lhůty.
(10) Škartační lhůta je doba, po kterou má být vyřízený dokument či spis uložen ve spisovné VŠTE Vyjadřuje se počtem let počítaných od 1 ledna roku následujícího po vyřízeni nebo uzavřeni dokumentu či spisu. Škartační lhůta se označuje číslici za skartačním znakem.
(11) Spisovna je místo vyhrazené k uloženi vyřízených dokumentů a spisů, které již pracoviště VŠTE nepotřebuji bezprostředné pro svoji činnost, do uplynuti jejich skartačnlch lhůt.
(12) Příruční registratura je místo zřízené na jednotlivých pracovištích, kam se ukládají dokumenty (spisy), které jsou pro prácí na daném pracovišti provozně potřebné.
(13) Skartace je specifická likvidace dokumentů označených skartačnlm znakem „S".
(14) Skartačni řízení je postup, při němž se vyřazuji dokumenty nadále nepotřebné pro činnost VŠTE Příslušný archiv při něm provádí výběr archiválií, a to na základě skartačniho předloženého VŠTE
(15) Archiv je odborné zařízeni, které slouží k ukládání archiválii a k všestranné péči o né. Funkci archivu pro VŠTE plní Státní oblasti archiv v Třeboni.
Článek 3
Odpovědnost a povinnosti v oblasti spisové služby
(1) Za řádné a včasné provádění spisové služby a manipulaci s dokumenty na jednotlivých pracovištích odpovídají vedoucí pracovníci včetně kontroly vyřizováni dokumentů.
(2) Za řádný výkon spisové služby a manipulaci s dokumenty v podatelně a spisovné VŠTE odpovídá kancelář rektora, včetně proškolováni pracovníků o spisové službě.
(3) Při zabezpečováni spisové služby je nutno zachovávat listovní a služební tajemství.
Článek 4
Organizační zajištěni spisové služby
Práci v rámci zajištěni provozu spisové služby budou zajišťovat:
zajištěni spisové	organizační struktury	spisové služby
Podatelna (výpravna) -sekretariát VŠTE	Kancelář rektora	příjem, evidence, oběh a tříděni, vypravování dokumentů, vedení podacího deníku, centrální evidence
Spisovna	Kancelář rektora	řízeni chodu spisovny, vedení evidence, zabezpečeni skartačniho řizenf
ČÁST DRUHÁ PRÁCE S DOKUMENTY
Článek 5 Příjem a tříděni dokumentů
(1) Doručené dokumenty určené pro VŠTE jsou přijímány podatelnou (Sekretariát VŠTE). Podatelna dokumenty třídí, podle jejich charakteru eviduje a předává je dále pověřeným pracovníkům příslušných pracovišť (útvarů). Nelze-li z obsahu písemnosti určit, kterému pracovišti (útvaru) má být písemnost přidělena, rozhodne o příslušnosti vedoucí kanceláře rektora
(2) Za doručené dokumenty podle odstavce 1 se považuji také dokumenty přijaté mimo podatelnu Příjemce dokumentu zabezpečí jeho bezodkladné předáni a zaevidovaní v podatelně.
(3) Úřední dokument doručený v digitální podobě přímo do e-mailové schránky zaměstnance musí příjemce neprodlené zaevidovať Takto doručený dokument je potřeba zajistit pro trvalé uchováni.
2
(4) Pokud se na pfijem a na manipulaci s dokumenty vztahují zvláštni právni předpisy, přijímají se oddelené a vede se pro né samostatná evidence1.
(5) U došlých zásilek podatelna zkontroluje adresy a neporušenost obalu Omylem doručené zásilky vrátí doručovateli a zjišténé závady ihned reklamuje. Tyto povinnosti se vztahuji i na zaměstnance, kteří dokument převzali.
(6) Podatelna doručené dokumenty třídí na:
• noviny, časopisy, knihy, úřední tiskoviny (sbírky zákonů, věstníky apod.), brožury, katalogy, tiskopisy, letáky, programy, propagační a informační materiály, ceníky, novoročenky, pozvánky (s výjimkou pozvánek k přijímacímu řízeni), vstupenky, cestovní příkazy, žádanky a jiné dokumenty obdobného charakteru, které nepodléhají evidenci v podacím deníku,
• dokumenty, které se předávají adresátům neotevřené (viz. odstavec 7),
• ostatní dokumenty podléhající evidenci v podacím deníku,
• dokumenty podléhající' zvláštni evidenci v souladu s čl. 6 odst. 2.
(7) Dokumenty, které se předávají adresátům neotevřené, jsou.
• dokumenty adresované přimo jednotlivým zaměstnancům, pokud je jméno adresáta uvedeno na prvnim místě před názvem organizace,
• dokumenty adresované „do vlastních rukou",
• dokumenty označené jako veřejná zakázka,
• dokumenty označené textem „neotevirat".
(8) Doručené dokumenty podle odstavce 6 bodu 2 a 3 opatři podatelna otiskem podacího razítka. Pokud nelze označit dokument přimo, označí se zvláštní papír, který se k dokumentu připojí. Při otevíráni zásilek kontroluje podatelna počet příloh došlého dokumentu. Zjisti-li nesrovnalosti v počtu příloh, poznačí to vedle podacího razítka.
(9) Na požádáni podatelna potvrdí příjem dokumentů otiskem podacího razítka na opise podáni.
(10) Podaci razítko obsahuje vždy:
a) text s názvem VŠTE.
b) datum doručení,
c) čislo jednací.
d) počet listů,
e) počet listů přiloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh.
(11) Obálka dokumentu se ponechá jako jeho součást je-li
a) zásilka doručována do vlastních rukou.
b) to nezbytné pro určeni, kdy byla zásilka podána či doručena.
c) to rozhodné pro zjištěni adresy odesilatele
ČÁST TŘETÍ EVIDENCE DOKUMENTŮ
Článek 6 Podaci deník
' Napi: zákon č. 563/1991 Sb.. o účetnicn-i ve zněnípozdějších predpisu, zákon á 101/2000 Sb.. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve zněni pozdějších předpisů.
3
(1) Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé zvláštni činnosti VŠTE se eviduji v podacím deníku vedeném podatelnou (sekretariát VŠTE).
(2) Do podacího deníku se nemusí zapisovat dokumenty, které jsou zpracovávány a evidovány v jiných informačních systémech (napf. studijní agenda - přihlášky ke studiu, přihlášky a odhlášky na OSSZ a ZP, žádosti ve věcech studijních záležitostí, atd.; mzdová agenda - přehledy o platbách pojistného, přihlášky a odhlášky na OSSZ a ZP, výplatní lístky, atd.; cestovní doklady, faktury; atd).
(3) Na VŠTE se vede pouze jeden podací deník v listinné podobě
(4) Do podaciho denníku jsou dokumenty zapisovány v pořadí, v němž byly VŠTE doručeny nebo vznikly z její činnosti.
(5) Dokumenty jsou v podacím deníku evidovány v čiselné a časové řadě. Podací deník tedy začíná číslem 1 a je veden na kalendářní rok, tzn. od 1 ledna do 31. prosince
(6) Podaci deník obsahuje závazné rubriky, kam se zapisuje:
Pořadové číslo dokumentu Datum doručeni dokumentu, popř. datum vzniku dokumentu	čiselné označení dokumentu, pod nimž je v podacím deníku evidován, označuje jednoznačné odlišení od ostatních dokumentů	1.2,3.4, (od 1.1. do 31.12.)
	datum doručení dokumentu v souladu s podacím razítkem, popř. jedná-li se o dokument vzniklý z vlastni činnosti VŠTE datem jeho vzniku	např. 10. 12. 2007
Identifikace odesilatele	adresa odesílatele, jedná-li se o dokument vzniklý z činnosti VŠTE, zapíše se „Vlastní''	Např Jan Novák. Praha 5 Např Vlastní
	popis dokumentu, číslo jednací odesilatele, počet listů došlého nebo dokumentu vzniklého z činnosti VŠTE, počet příloh, počet listů příloh, počet příloh v nelistinné podobě a označeni druhu	Např. Přihláška do výběrového řízeni č j C01785-2007/31 1+2(5+disketa) /1 list dokumentu, 2 přílohy, jedna listinná, která má 5 listů a 1 disketa)
vyifllíli!IHIH	jméno pracovníka, kterému byl dokument přidělen, předán k vyřízeni, popř. z jehož činnosti dokument vzešel / pracoviště (útvar)	Např. J. Marek / IC
Způsob vyřízeni	jak byl došlý dokument vyřízen	Např. vzato na vědomi, schváleno, pozitivně vyřízeno,..
Odesláno	adresa příjemce, a datum odesláni	Např Jan Novák, Praha 5 5.10.2007
Uloženo	pracoviště (útvar), na kterém je dokument uložen před předán im do spisovny včetně popisu obsahu	Např.   KR - listů 5, 2 přílohy
Spisový a skartačni znak, škartační lhůta	Spisový a skartačni znak, škartační lhůta v souladu se spisovým a skartačnim plánem	Např. D/ll/3 S 45
(7) Zjisti-li se při zápisu nového dokumentu do podaciho deníku VŠTE, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podaciho razitka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu V podacím
4
deniku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce „Uloženo" čislo jednací nového dokumentu, k némuž se předchozí dokument připojuje
Článek 7 Evidence dokumentů
(1) Evidence dokumentů doručených nebo vzniklých z činnosti VŠTE se provede do podacího deniku bezodkladné po jejich doručeni, popř. vzniku
(2) Zjistí-li příjemce došlého dokumentu podle čl. 5 odst. 7, že se jedná o dokument úředního charakteru, zajisti bez zbytečného odkladu jeho označení podacím razítkem a dodatečné zaevidovaní v podacím deníku
ČÁST ČTVRTÁ OBĚH, VYŘIZOVÁNÍ A VÝPRAVA DOKUMENTU
Článek 8 Oběh dokumentů
(1) Veškeré dokumenty, které podléhají evidenci, se předávají k vyřízeni vedoucím jednotlivých pracovišť (útvarů), případné určeným pracovníků.
(2) Rozdělování doručených dokumentů provádí a oběh zabezpečuje podatelna (sekretariát VŠTE).
(3) Při oběhu dokumentů musí být zabezpečeno sledováni jejich předáváni a přebíráni a zaručena průkaznost předáváni, přebírání a veškeré manipulace s dokumenty. Průkaznost předávání a manipulace s dokumenty se zaznamenává ve zvláštni evidenci přejimky dokumentů vedenou podatelnou mimo podací deník.
Článek 9 Vyřizování dokumentů
(1) Dokumenty se zásadné vyřizuji včas, řádné a hospodárné Lhůty k vyřízeni dokumentů vyplývají z obecné platných právních předpisů, vnitřních předpisů a norem VŠTE, požadavků odesílatele nebo rozhodnuti vedoucího zaměstnance
(2) Za včasné a správné vyřízeni odpovídá zaměstnanec, jemuž je dokument přidělen k vyřízeni.
(3) Dokument vyřizuje určený zaměstnanec. Pokud je dokument vyřízen v jiné než listinné podobě (telefonicky, osobně), učiní se o tom na dokumentu záznam. Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založeni, datum a podpis zaměstnance, který dokument vyřídil. Bere-li se dokument na vědomi, uvede se pod podacím razitkem záznam
(4) Způsob, jakým byl dokument vyřízen (písemné, telefonicky, atd ). kdy a kdo jej vyřídil, kdy a komu bylo odesláno vyřízeni dokumentu, kde byl dokument založen, případně bere-li se na vědomi, se zaznamenává do podacího deníku
(5) Všechny dokumenty týkajíc! se téže véci se spojuji ve spis. Spis obsahuje soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součásti Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku Spis je vyřízen tehdy, pokud jsou vyřízeny všechny jeho dokumenty. Součástí vyřízeného spisu jsou písemné vyhotoveni vyřízení dokumentu označený datem předáni k odesláni.
(6) Zaměstnanec, který dokument vyřídil, nebo vzal na vědomi, jej označí spisovým a skartačnim znakem, škartační lhůtou a místem uloženi dokumentu.
Článek 10 Úprava dokumentů
(1) Dokumenty vzniklé z úředni činnosti VŠTE se označuji záhlavim, které obsahuje:
• název, tj. „Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích".
• sídlo, tj. „Okružní 10, 370 01 České Budějovice",
• logo
(2) Každý odesílaný dokument by měl podle povahy obsahovat tyto formální náležitosti:
5
• označení adresáta včetně adresy,
• datum podpisu dokumentu,
• číslo jednací,
• počet listú dokumentu,
• počet příloh
• počet listů či svazku příloh, případné jejich označení
• číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje,
• jméno zaměstnance, který véc vyřizuje,
• kontaktní údaje na osobu, která dokument vyřizuje,
• podpis, vytištěné jméno a funkce podepisujícího zaměstnance.
• případné i identifikační číslo, daňové identifikační číslo, bankovní spojeni a kontaktní údaje VŠTE
(3) Veškeré dokumenty vzniklé z činnosti VŠTE nebo vyřízeni došlých dokumentů by neměly být psány písmem menším než 10 bodů, písmo by mělo být stojaté V korespondenci se používá jednoduché řádkováni.
(4) Pro dokumenty odesílané mimo VŠTE se používá jednotný hlavičkový papír.
Článek 11
Podepisování dokumentů a užívání razítek
(1) Dokumenty podepisuje statutární orgán VŠTE nebo zamestnanec k tomu pověřený v souladu se Statutem VŠTE, vnitřními předpisy, vnitřními normami či zvláštním pověřením.
(2) Pokud to povaha věci vyžaduje, či stanovuje zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka
(3) VŠTE používá dva typy razítek: hranatá a kulatá Kulaté razítko se státním znakem se používá výhradně tam. kde byl VŠTE svěřen výkon státní moci (jmenováni, zplnomocnění, znalecké posudky, studijní doklady a dokumenty, rozhodnuti, opatřeni) Na ostatní agendu se používají hranatá razítka
(4) Evidenci razítek vede sekretariát VŠTE Příslušní vedoucí zaměstnanci jsou odpovědni za správné užíváni a ochranu razítek před zneužitím nebo ztrátou Ztrátu razítka je příslušný vedoucí pracovník povinen ohlásit na sekretariát VšTE. Sekretariát VŠTE ohlásí ztrátu razítka bezodkladné nadřízenému orgánu, tj. Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy.
(5) Podpis se umisťuje pod razítkem tak, aby se vzájemně podpis a razítko nepřekrývaly. Pod podpisem odpovědného zaměstnance je vytištěn jeho titul, jméno, příjmení a funkce
(6) Podepisuje-li dokument za odpovědného zaměstnance jeho zástupce, připojí před svůj vlastnoruční podpis zkratku „v.z.". Jeho podpis se nachází nad vytištěným jménem zodpovědného zaměstnance
(7) Jsou-li nutné dva podpisy, je podpis nadřízeného vedoucího zaměstnance vpravo pod razítkem a podřízeného zaměstnance vlevo
(8) Jestliže ve výjimečných případech není třeba vlastnoručního podpisu na každém vyhotoveni dokumentu, uvede se celé jméno a funkce zaměstnance, který dokument schválil, se zkratkou „v r" za jménem.
Článek 12 Odesílání dokumentů
(1) VŠTE odesílá dokumenty prostřednictvím výpravny (sekretariát VŠTE). Odesíláni dokumentů v digitální podobě prostřednictvím e-mailu si zabezpečí jednotlivá pracoviště samostatně.
(2) Dokumenty odesílané externím adresátům jsou podatelně předány v předtištěných obálkách s uvedením názvu a adresy VŠTE v levém horním rohu U dokumentů odesílaných doporučené se uvádí poznámka „doporučené" vlevo pod názvem a adresou VŠTE
6
(3) Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručeni bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen se po vráceni připojí k příslušnému dokumentu (spisu).
(4) Výpravna u odesílaného dokumentu přezkoumá, byla-li vyhotovena všechna předepsaná nebo požadovaná vyřízení a jsou-li připojeny všechny přílohy. Zjistl-li závady a zajisti jejich odstraněni.
ČÁST PÁTÁ UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ
Článek 13 Ukládáni dokumentů
(1) S dokumenty je nutno zacházet při všech úkonech opatrné, aby se netrhaly, nemačkaly, nepřehazovaly.
(2) Dokumenty (spisy) jsou ukládány po dobu bežného roku u daného zpracovatele.
(3) Po uplynutí doby běžného roku jsou uzavřené dokumenty (spisy) řádně označeny podle věcné příslušnosti v souladu se spisovým a skartačnlm plánem a zařazeny podle časové příslušnosti do příslušných pořadačů
(4) Pracovnici jednotlivých pracovišť zajistí uložení pořadačů s uzavřenými dokumenty (spisy) do příslušných příručních spisoven jednotlivých pracovišť, kde jsou uloženy nejdéle po dobu dvou let. Po této době vedoucí pracovišť zajisti protokolární předání spisových pořadačů z příslušných příručnich spisoven jednotlivých pracovišť do centrálni spisovny.
(5) Vstup do centrálni spisovny a nahliženi do dokumentů je dovoleno jen za přítomnosti pracovníka pověřeného vedením spisovny Pracovník centrální spisovny odpovídá za stav a správné uložení dokumentů a spisů ve spisovně podle spisového plánu a za vedeni evidenčních pomůcek (např. knih zápůjček, evidenci spisovny).
(6) Pracovník spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument (spis) je úplný, uloži ho a vede o ném evidenci Ve spisovně se dokument ukládá podle spisového plánu VŠTE. Dokumenty musí být ve spisovné uloženy v ukládacich obalech, které se opatřují štítky ukládacího obalu.
(7) O každé zápůjčce dokumentů (spisů) z centrální spisovny se vedou záznamy v knize zápůjček. Dokumenty (spisy) si mohou vypůjčit ze spisovny zaměstnanci pracovišť (útvarů), v nichž dokument vznikl nebo byl vyřízen, nebo zaměstnanci jiného pracoviště (útvaru) VšTE se souhlasem vedoucího pracovníka, na jehož pracovišti (útvaru) dokument (spis) vznikl nebo byl vyřízen.
ČÁST ŠESTÁ ŠKARTAČNÍ ŘÍZENÍ A VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTU
Článek 14
Škartační řízeni a vyřazováni dokumentů
(l) Skartačnlm řízením se rozumí vyřazováni dokumentů již nepotřebných pro činnost VŠTE a výběr dokumentů s trvalou dokumentární hodnotou prováděnou Státním oblastním archivem v Třeboni Bez škartační ho řízení nelze žádné dokumenty vyřadit
<2) Přípravu skartačniho řízení zabezpečuje pracovník pověřený vedením spisovny ve spolupráci s vedoucím pracoviště, z jehož činnosti dokument (spis) vznikl. Škartační řízeni je prováděno komplexně za celou organizaci vždy jedenkrát ročně Jeho předmětem jsou veškeré dokumenty, kterým uplynula škartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence.
(3) K provedení skartačniho řízení se zřizuje škartační komise, jejimž členem je vždy pracovník centrálni spisovny, vedoucí pracoviště, z jehož činnosti dokument (spis) vznikl a vedoucí kanceláře rektora.
(4) Pracovník pověřený vedením spisovny v rámci skartačniho řízeni označí v předávajících protokolech dokumenty s prošlou škartační lhůtou, na jejich základě vyhotoví seznam dokumentů
7
navržených ke skartačnimu řfzení členěný podle jednotlivých pracovišť VSTE a předloží vedoucímu pracovníkovi pracoviště k odsouhlaseni. Pracovník pověřený vedenim spisovny v rámci skartačniho řízení vypracuje škartační návrh, k němuž připojí seznamy dokumentů (spisů) a razítek určených k vyřazeni.
(51 Škartační návrh podepsaný rektorem a pověřeným pracovníkem spisovny se předkládá spolu s dvojím vyhotovením seznamu dokumentů (zvlášť pro jednotlivé škartační znaky A, S) Státnímu oblastnímu archivu v Třeboni, pracoviště České Budějovice
(<>) Shledá-li Statni oblastní archiv v Třeboni, že všechny náležitosti skartačniho řízeni odpovídají předepsaným požadavkům, vyhotoví protokol o skartačnlm řízeni, v němž vydá rozhodnuti o výběru a uloženi archiválii, jejich zařazeni do příslušné kategorie, a současně vyjádří souhlas se zničením dokumentů označených skartačním znakem S.
(7) Po obdržení protokolu se provede zničeni dokumentů, které nemaji trvalou dokumentární hodnotu a dokumenty určené do archivní péče se do 30 dnů od doručení protokolu odevzdají Státnímu oblastnímu archivu v Třeboni.
(8) O skartačnlm řízeni si vede VŠTE záznamy.
ČÁST SEDMÁ ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15 Závěrečné ustanovení
(l) Spisový a škartační řád nabývá platnosti dne 1. 2. 2008.
(2i Spisový a škartační řád nabývá účinnosti dne 1. 2. 2008
Ing. Bc Miroslav Krejča, CSc pověřený výkonem funkce statutárního orgánu VŠTE
Přílohy:
č. 1 Spisový a škartační plán č. 2 Vzor skartačního návrhu č. 3     Vzor přílohy ke skartačnímu návrhu
č 4 Vzor předávacího protokolu dokumentu „A" do Státního oblastního archivu v Třeboni č. 5     Vzor štítku ukládaciho obalu
9
Příloha č. 1
SPISOVÝ A ŠKARTAČNÍ PLÁN VŠTE
(1) Spisový a skartačni plán je schéma pro označení a následné ukládáni vyhotovených a vyřízených dokumentů ve spisovné Obsahuje soupis skupin dokumentů (podle věcné příslušnosti) a jim přiřazené skartačni znaky a škartační lhůty.
(2) Pro zařazení dokumentu do určité skupiny (resp. podskupiny) je rozhodující jeho obsah (věc). Tyto skupiny a podskupiny jsou uvedeny v levém sloupci spisového a skartačnlho plánu, tzv. spisový znak. Vedle spisového znaku se uvádi ještě místo uloženi dokumentu před jeho předáním do centrální spisovny, tzv. ukládací znak.
(3) Skartačni znaky a lhůty jsou uvedeny v pravém sloupci Jsou-li v rámci jednoho spisu přikládány dokumenty s různými skartačnlmu znaky a lhůtami, pak se spis označí skartačním znakem v pořadí „Au, „V a „S" a nejvyšši skartačni lhůtou.
(4) Škartační znak „A" - do této skupiny se zařazují dokumenty trvalé hodnoty, které budou po uplynutí skartačni lhůty vybrány ve skartačním řízení jako archiválie k trvalému uložení do Státniho oblastního archivu v Třeboni.
(5) Škartační znak „V" - do této skupiny se zařazují písemnosti, u nichž se po uplynutí skartačni lhůty ve skartačním řízeni posoudí, které z nich převezme Státní oblastní archiv v Třeboni a které mohou být skartovány.
(6) Škartační znak „S" - do této skupiny se zařazují dokumenty bez trvalé hodnoty, které budou po uplynuti skartačni lhůty navrženy ve skartačním řízeni ke zničeni.
(7) Skartačni znaky a lhůty jsou závazné jen pro to pracoviště, kde dokumenty vznikly nebo byly vyřizovány Na ostatních pracovištích jsou tyto dokumenty považovány za multiplicitni a posuzuji se tak, jak je uvedeno dále
(8) Skartačni znaky a lhůty uvedené ve spisovém a skartačnim plánu jsou závazné pro jedno vyhotoveni dokumentu Všechna ostatní vyhotoveni, tzv duplikáty nebo multiplikáty (tj. kopie, druhopisy, průklepy, rozmnoženiny pořízené všemi druhy reprografických technik) se všeobecné považují za dokumenty typu „S", které mohou být navrženy k vyřazení a zničení ihned, jakmile již nejsou potřebné pro dalši činnost pracoviště, pokud se nestanou součásti vyřizovaného spisu, se kterým pak sdílí skartačni znak a lhůtu Výjimku tvoři dokumenty závažného charakteru, které se ponechávají pro archívni účely ve dvou vyhotoveních.
(9) V připadé. že se dokument označený skartačním znakem „A" nedochoval, je nutno jej nahradit pro archivní účely dokumenty zpravidla označeným skartačnim znakem „S". např.: dokumenty s roční penodicitou mohou být nahrazeny dílčimi doklady za období kratší než rok, souhrnné dokumenty mohou být nahrazeny podkladovými doklady, originály dokumentů mohou být nahrazeny kopiemi, opisy, snímky, koncepty apod., neúplné studijní spisy musi být nahrazeny operativní evidenci tak, aby obsahovaly informace obsažené ve studijním spisu úplném
(10) Dokumenty, které jsou označeny skartačním znakem „A", se předávají do Státního oblastního archivu v Třeboni v písemném vyhotoveni.
(11) Škartační znaky pro jednotlivé typy jsou uvedeny ve spisovém a skartačnim plánu ke dni podpisu Pokud se vyskytnou dokumenty, které spisový a skartačni plán neuvádí, posuzuji se při skartačnim řízeni jako analogické a věcné nejbliže příbuzné dokumenty k dokumentům v tomto plánu uvedeným.
10
SPISOVÝ A ŠKARTAČNÍ PLÁN
A. ORí.ÁNY VŠTE				
A/l. Agenda Akademického senátu VŠTE				
A/l/l	AS	Zápisy ze zasedáni, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti	A	5
A/1/2	AS	Podklady projednáni	V	5
A/1/3	AS	Organizační a provozní písemnosti	S	5
A/ll. Agenda Akademické radv VŠTE				
A/ll/l	KR	Zápisy ze zasedáni, závéry. stanoviska	A	5
A/II/2	KR	Podklady pro jednání	V	5
A II 3	KR	Organizační a provozní písemnosti	S	5
A/l 11. Agendu Správni rady VŠTE				
A/111/1	ovv	Zápisy ze zasedáni, závéry, stanoviska	A	5
A/ll 1/2	ovv	l\>dkLkl\ pro icdiiam	V	5
A/II1/3	ovv	Organizační a provozní písemnosti	S	5
A/IV.Agenda Disci		plínami komise VŠTE		
A/IV/I	KR	Zápisy ze zasedáni, závéry. stanoviska	A	5
mv/2	KR	Podklady projednáni	V	5
A/IV/3	KR	Organizační a provozní písemnosti	S	5
A/V. Agenda poradních orgánu rektora VŠTE				
A/V/l	KR	Zápisy ze zasedáni grémia a kolégia, závéry. stanoviska	A	5
A/V/2	KR	IVdkl.ich pru icdnani	V	5
A/V/3	KR	Organizační a provozní písemnosti	S	5
1». ORCAMZ \ť K A RI/.ľ.M				
B/l. ľŕedpisv a norím				
B/l/l	R	Obecné závazné normy týkající se vysokých škol (zákony, nařizem vlády, vyhlášky MŠMT, smernice MŠMT apod.)	S	5
B/I/2	KR	Vnitřní předpisy a předpisy registrované MŠMT. vnitřní normy (řády, smernice, opatřeni, rozhodnutí, atd.)	A	5
B/1/3	KR	Tvorba norem a předpisů - podklady, připomínky, žádosti o registraci, vyřízení registrace, apod.	S	5
B/11. Agenda vedení VŠTE				
B/lI/1	KR	Zápisy ze zasedání vedeni, vedoucích kateder, prorektorů včetné seznamu podkladů	A	5
B/11/2	KR	Zápisv zjednáni ostatní	S	5
B III. \-_	enda vedoucích VŠTE			
B/1II/1	R	Agenda rektora (s výjimkou běžné korespondence)	V	5
B/111/2	KV	Agenda kvestora (s výjimkou béžné korespondence)	V	5
B/111/3	PRO*	Agenda prorektorů (s výjimkou béžné korespondence)	V	5
B/lll/4	VP*	Agenda ředitelů ústavů a ostatních vedoucích pracovišť VŠTE (s výjimkou béžné korespondence)	v	5
B/111/5		Béžná korespondence	s	5
B/IV. Volbv, jmenováni, odvoláni				
B/IV/I	KR	Protokoly o volbách, zápisy	A	5
B/IV/2	KR	Volební lístky	S	5
B/IV/3	KR	Ustavení, jmenováni, odvoláni, delegování, zplnomocněni	A	5
B/V. kontrolní činnost VŠTE				
B/VI	OKA	Audity	A	5
b/v a	OKA	Vnitřní kontrola činností VŠTE - zprávy	S	5
B/V/3	OKA	Stížnosti, žádosti, jejich vyřízeni a zprávy o jejich vyřízení	V	5
B/VI. Veřejné zprávv VŠTE				
B/VI/I	R	Výroční zprávy, zprávy o činnosti	A	5
B/V 1/2	R	Dlouhodobé záměry a jejich aktualizace	A	5
B/VI/3	R	Rozvojové plány, koncepce včetně hodnoceni jejich naplněni	A	5
11
C. PERSONÁLNÍ		A MZDOVÉ ZÁLEŽITOSTI		
C/l. Personálni agenda				
C/l/l	PA	Výberová řízení - vyhlášeni, přihlášky, zápisy, rozhodnuti	S	10
C/I/2	PA	Žádosti o zaměstnáni	S	5
C/1/3	PA	Osobní spisy zaměstnanců v pracovním pomeru (pracovni smlouvy, jmenováni, mzdové výměry, funkčnf zařazeni, pracovní náplně, osobní data. doklady o dosaženém vzděláni, úpravy pracovní doby. výpisy z RT. atd.)	V	45
C/I/4	PA	Dohody o provedení práce, evidence odpracované doby, smlouvy na základě oběanského zákoníku, licenční a autorské smlouvy	s	10
C/1/5	PA	Dohodv o pracovní Činnosti	s	45
C/1/6	PA	Agenda zahraničních zaměstnanců, povoleni k zaměstnáni zaměstnance	s	10
C/I/7	PA	Agenda osob se zdravotním postižením, dokumenty týkající se plnění povinného podílu OZP	s	10
C/1/8	PA	Agenda závodní zdravotní peče	s	10
C/1/9	PA	Statistické přehledy krátkodobé (čtvrtletní, pololetní, aj.)	s	5
C/I/10	PA	Statistické přehledy dlouhodobé (roční)	A	5
C/1/11	PA	Agenda pracovnč-právni ostatni	s	5
C/1/12	PA	Příspěvky zaměstnancům (příspěvky na stravování, atd.)	s	5
C/1/13	PA	Sociálni potřeby zaměstnanců, čerpám sociálního fondu	S	5
C/I/14	PA	Vzdělávání zaměstnanců (krátkodobé plány, organizační zajištěni, provozní evidence atd.)	S	5
C/I/15	PA	Zprávy z pracovních cest	s	5
C/1/16	PA	Personální rozbory, evidence	A 10	
C II. Mzdová agenda				
C/ll/l	\l<>	Podklady pro zpracováni mezd (výkazy práce, dovolenky, atd.)	s	3
C/11/2	MO	Evidence ZP (přihlášky, odhlášky, přehledy o platbách)	s	10
C/II/3	MO	Evidence OSSZ (přihlášky, odhlášky, přehledy o platbách, přehledy nemocenských dávek)	s	10
C/11/4	MO	I:\idencnl list\ důchodovéhopojištěni	S	45
C/11/5	MO	Mzdová agenda (přehledy a sestavy mezd, výplatní lístky, výplatní listiny, refundace. srážkv. atd.)	S	5
C/U/6	MO	Mzdové listv	S	45
C/II/7	MO	Daně (daňové přiznání, doklady k DP, potvrzeni, zúčtování, atd.)	S	10
C/11/8	MO	Záznamy o kontrolách	S	10
( III. Be/pccnost práce a ochrana /.draví				
C/III/1	PA	Rizika. Skoleni, testy, prověrky, protokoly	s	5
C/111/2	PA	Požární ochrana, požárni kniha, školení, testy, prověrky, protokoly	s	5
C/III/3	PA	BOZP. školeni, testy, prověrky, protokoly	s	5
C/l 11/4	PA	Pracovni úrazy (lehké)	s	10
C/l 11/5		Smrtelné pracovní úrazy, úrazy těžké	A	10
C/l 11/6	PA	Smlouvy, objednávky BOZP. rizika, požárni ochrana	s	10
C/III/7	PA	Záznamy o kontrolách a dodržováni předpisů	s	5
C/111/8	PA	Ostatní agenda bezpečnosti a ochrany zdraví	s	5
I). STUDIJNÍ ZÁLEŽITOSTI				
li 1 Organizace sludia				
D/l/l	KR	Akreditační materiály, rozhodnuti o akreditaci studijních programů/oborů, hodnoceni akreditační komise MŠMT	A	10
D/I/2	KR	Hodnoceni pedagogické činnosti, kvality ve studijních programech	V	5
D/1/3	so	Studijní plány, anotace předmětů	A	10
D/I/4	CŽV	Celoživotní vzdělávání - programy, kurzy, vzdělávání, akreditace	A	10
D/1/5	CŽV	Dohody, smlouvy o studiu, atd.	s	10
D/I/6	SO	Informace o studiu, informační brožury	V	5
D/1/7	SO	Přijímači řízeni (vyhlášeni podmínek přijímacího řízeni, vyhodnocení výsledků přijímacího řízeni)	A	10
HU. Studijní agenda				
l> II 1	SO	Bezpečnost a ochrana zdraví studentů, školení	S	5
i:
D/II/2	SO	Urazv studentů (lehké)	S	10
D/l 1/3	SO	Úmrtí studentů následkem úrazu, těžké úrazy	A	10
D/l 1/4	SO	Studijní spisy studentu'absolventu (přijeti, průběh studia, rozhodnutí ve vécech studijních, ukončeni studia, aj.)	S	45
D/11/5	SO	Studijní spisy studentů, kteři nedokončili studium (přijeti, průbčh studia, rozhodnuti ve věcech studijních, ukončeni studia, aj.)	S	45
D/11/6	SO	Stipendia (žádosti, rozhodnuti o přiznáni, aj.). poplatky za studium	S	10
D/II/7	SO	Matriky. UIV. statistiky. přehlcd\	A	10
D/II/8	SO	Evidence výsledků, ukončeni studijních předmětů, zkoušek, uznáváni studia a zahraničního vzděláni	V	10
D/II/9	KT	Seminárni a ostatní práce studentů	S	5
D/II/IO	IFK	Závěrečné práce, bakalářské prace                              jsou součásti knihovního fondu		
D/II/11	SO	Protokoly o závěrečných zkouškách	A	45
D/11/12	SO	Evidence vydaných diplomů, certifikátů, osvědčeni, nostrifikace	A	10
D/11/13	SO	Agenda ubytováni na kolejích	S	5
	SO	Ostatní studijní agenda	S	5
ľ. VNĚJŠÍ VZTAH N a \ S V.KľM. VS \().l A DALŠÍ TVŮRČÍ ČINNOST				
E/l. Vvzkum. vvvo		a další tvůrčí činnost		
1 1 1	OVV	Projekty výzkumu a vývoje, granty, atd.	A	10
E/1/2	OVV	Patentv. licence, užitné vzory	A	10
M/3	OVV	Konference, kongresy, přednáškv	V	10
E/1/4	OVV	Evidence, seznamy, přehledy výzkumných, vývojových a dalšich tvůrčích aktivit VŠTE	A	5
E/I/5	OVV	Smlouvy, dohody v oblasti výzkumu, vývoje	V	10
i; 1 (.	OVV	Styk s MŠMT	V	10
E/I/7	OVV	ediční činnost, recenze, korekturv	V	5
E/1/8	OVV	Ediční činnost (vědecký časopis, studentský časopis, publikace VŠTE, aj.)	A	10
E/1/9	OVV	Grantová agentura	A	10
E/I/10	OVV	Studentské aktivity. SVOČ. aj.	V	10
E/1/11	OVV	Ostatní aktivity OVV	S	5
1 II. Vnější vztaln				
E/IM	OVV	Propagační materiály	A	5
E/11/2		Propagační a informační akce	A	5
E/II/3		Ostatní slavnostní akce. kulturní a umělecké aktivity	V	5
E/l 1/4		Stj k s médii, tiskové zprávy	V	10
i 111. /;1111 .Mínili vztah v				
E'lll/1	OZV	Spolupráce s zahraničními institucemi (smlouvy, dohody)	A	10
E/III/2	OZV	Mobility studentů v rámci programů	S	5
E/l 11/3	OZV	Mobilita akadc-miekveh pracovníku \ rámci programu	S	5
E/III/4	OZV	Mobilita ostatních pracovníků v rámci programů	S	5
E/II1/5	OZV	Mobilita studentů - ostatní	s	5
E/111/6	OZV	Mobilita akademických pracovníků a ostatních pracovníků - ostatní	s	5
E'UI/7	( i/V	Ostatní zahraniční aktivity	s	5
F. PRAVO. EKONOMIKA A FINAM 1				
F/l. Právni agenda				
F/l/l	KR	Smlouvy (o spolupráci, aj.)	V	10
F/1/2	KR	Smlouvy hospodářské	s	5
F/1/3	KR	Právni výkladv. vyjádřeni, stanoviska	V	10
ľ II. Ekonomická agenda				
F/11/1	EO	Projekčně programová dokumentace k vedeni účetnictví, prostředky výpočetní a jiné techniky (po době jejich ukončeni)	s	10
F/11/2	EO	Účetní výkazy, závěrky, výroční zprávy, (roční) aj.	A	10
F/11/3	EO	Rozpočty, dotace, příspěvky, fondy	V	10
1 II 4	EO	Daňová přiznáni	s	10
F/l 1/5	EO	Statistické výkazy, hlášeni (ročni)	A	5
F/I 1/6	EO	Statistické výkazy, hlášeni (pololetní, čtvrtletní, aj.)	S	5
13
F/II/7	EO	Ekonomické zprávy, zprávv z kontrol, korespondence s kontrolními orgány	V	10
F11/8	EO	Pokladní doklady příjmové, výdajové	S	10
F'Il/9	EO	Výpisy z bankovních účtů	S	10
F/11/10	EO	FaktuQ přijaté	S	10
F/U/l 1	EO	Faktury vystavené	S	10
F/II/12	EO	Služební cesty, cestovní příkazy	S	10
F/Il/13	EO	Ostatní účetní doklady	S	10
F/FI/14	EO	Veřejné zakázky	S	10
F/II/15	EO	Pojistné události a ostatní	S	5
F/Il/16	EO	Projekty	V	10
F/lll. Majetek				
F/I1I/1	OMS	Inventarizace majetku	S	5
F/II1/2	OMS	Majetek - doklady o zařazeni, vyřazeni, přemisténi. odpisový plán a související dokumentace	S	10
F/II1/3	OMS	Objednávky a styk s dodavateli	S	10
F/III/4	OMS	Ostatní agenda OMS	S	5
F/IV. Investice				
F/1V/1	R	Plány a studie investiční výstavby, projektové práce, dokumentace, studie	A	10
F/IV/2	R	Technické zprávy, protokoly	S	10
F/IV/3	KK	Dokumentace ke spravovaným zařízením a budovám	S	10
F/IV/4	KK	Koncese-, živnostenské listy, licence < vlastni)	A	10
(.. PROVOZNÍ ZÁLEŽITOSTI				
G/l	Cil	Dokumentace informačních systémů a zdrojů (hardware)	S	5
G/II	CIT	Dokumentace informačních a komunikačních technologii (software)	S	5
G/III		Předávací protokoly a listiny (zápisy o předáni pracovních agend, předávací protokol o majetku, atd.)	S	5
G/IV	1FK	Knihovna, studovna, informační centrum (přírůstkový' seznam, protokoly o revizi knihovního fondu, seznam úbytků, aj.)	V	10
G/V	KR	Spisovna a podatelna - podací deník protokoly o předáváni dokladů do spisovny, archivní knihy, škartační návrhy, aj.	A	10
		Protokoly o předáváni dokladů, předáváni dokumentů do spisovny, archivní knihy, škartační návrhy, aj.	S	5
Seznam použitých zkratek:
R	rektorát	
KR	kancelár rektora	
KK	kancelář kvestora	
PRO*	prorektoři (* = 1 - prorektor pro výzkum, vývoj a další tvůrčí činnost. 2 -zahraniční vztahy. 3 - prorektor pro studijní a pedagogické záležitosti)	- prorektor pro
VP*	vedoucí pracovníci (• = 1 - ředitel ústavu CŽV, 2 - vedoucí laboratoří. 3 rektora. 4 - ostatní vedouci pracovníci)	- vedouci kanceláře
OKA	oddčleni vnitfni kontroly a auditu	
PA	personálni agenda	
MO	mzdové oddčleni	
SO	studijní oddelení	
CŽV	celoživotní vzdělávání	
KT	katedry	
IFK	knihovna a informační středisko	
OVV	oddčleni výzkumu, vývoje a tvůrci činnosti	
OZV	odděleni zahraničních vztahů	
EO	ekonomické odděleni	
OMS	odděleni majetkové správy	
CIT	centrum informačních technologii	
AS	akademický senát	
14
VZOR SKARTAČNJHO NÁVRHU
Příloha č. 2
VYSOKÁ ŠKOLA TECHNICKÁ A EKONOMICKÁ V ČESKÝCH BUDĚJOVICÍCH
Okružní 10, 370 01 České Budějovice
Ministerstvo vnitra ČR Státní oblastní archiv v Třeboni pracoviště České Budějovice Rudolfovská 40, PP 141 370 21 České Budějovice
V Českých Budějovicích dne
Č.j.:..................
Dvojmo Počet listů: Počet listů příloh:
Návrh na vyřazení dokumentu
Podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a na základě prováděcí vyhlášky MV ČR č. 646/2004 Sb.. navrhujeme vyřadit dokumenty z let......................
Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty s uplynulou škartační lhůtou, které nejsou dále správně či provozně potřebné pro další činnost VŠTE. Škartační řízení na VŠTE bylo provedeno podle Spisového a skartačního řádu VSTE. Navrhované dokumenty, rozdělené do skupin ..A" a „S", jsou uvedeny v příloze. Žádáme o odborné posouzení dokumentů, o povolení skartace dokumentů skupiny „S" a uložení dokumentů trvalé hodnoty do archivu.
Razítko a podpis rektora VŠTE
15
Příloha č. 3
vzor přílohy ke skartačnímu návrhu
Seznam dokumentů ke skartacnímu řízení
Dokumentv skartačniho znaku „A "
ľonitlovc	Spisový	Druh dokumentu	Časový	Škartační	Počet balíků
Číslo	znak		rozsah	znak a lhůta	pořadačů
Dne: Dne: Vypracoval: Rektor VŠTE:
Dokumenty skartačniho znaku „S"
Pořadové	Spisový	Druh dokumentu	Časový	Skanačni	Počet balíků
číslo	znak		rozsah	znak a lhůta	pořadačů
Dne: Dne: Vypracoval: Rektor VŠTE:
16
Příloha č. 4
vzor předávacího protokolu dokumentů ..a" do státního
oblastního archivu v třeboni
VYSOKÁ ŠKOLA TECHNICKÁ A EKONOMICKÁ V ČESKÝCH BUDĚJOVICÍCH
Okružni 10. 370 01 České Budějovice
CESKE BUDtJOVlCE
Ministerstvo vnitra ČR Státní oblastní archiv v Třeboni pracoviště České Budějovice Rudolfovská 40. PP 141 370 21 České Budějovice
V Českvch Budějovicích dne
Cj.:..................
Dvojmo Počet listů: Počet listů příloh:
Návrh na předáni archiválii
Podle zákona ě. 499/2004 Sb.. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, na základě vyhlášky MV ČR č. 646/2004 Sb.. o podrobnostech spisové služby, a podle Spisového a skartačního řádu VŠTE navrhujeme k předání do SOA v Třeboni, pracoviště
České Budějovice archiválie vzniklé z činnosti VŠTE z let...............a vybrané skartaěním
protokolem č.j............ ze dne ............ sepsané v příloze. Žádáme o sdělení termínu
předání.
Razítko a podpis rektora VŠTE
Příloha k návrhu na předání archiválií
Pořadové číslo	Spis. značka	Druh	Časový	Číslo balíku.	Poznámka
		písemnosti	rozsah	pořadače	
17
Příloha č. 5
vzor štítku ukládacího obalu
Pořadové čislo dokumentu: ...................
Organizace: Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích
Okružní 10, 370 01 České Budějovice
Přiděleni dokumentu	praco viště( útvar):
	určený pracovník:
	datum:
	podpis vedoucího:
Obsah dokumentu	věc:
	č.j.
	lhůta k vyřízeni:
Vyřizováni	
dokumentu	připojené dokumenty / čísla jednací:
Obéh dokumentu	datum         předal/podpis převzal/podpis
Způsob vyřízení	počet listů:
	počet příloh:
	počet listů příloh:
	druh příloh:
Uloženi	
dokumentu	spisový znak:
	název písemností:
	škartační znak:
	škartační lhůta:
	rok zařazeni dokumentu (spisu) do skartačniho řízeni:
Datum:	Podpis určeného zaměstnance:
18