Směrnice č.8/2012 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
Datum vydání: 14. 3. 2012 Účinnost od: 14. 3. 2012 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE002857/2012 Počet stran: 10 Počet příloh: 4
Informace
o změnách
Ruší předpis Spisový a skartační řád ze dne 1. 4. 2010 (č.j. 1531/2010)
Návaznost
Zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
Nadřízený předpis
Podřízený předpis Opatření rektora č. 3/2012
Platné pro Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Bc. Eva Jozová, v.r. Garant: Bc. Eva Jozová, v.r.
Podpis: Podpis:
Formálně ověřil: Bc. Eva Pšikalová, v.r. Schválil:
Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D.,
v.r.
Podpis: Podpis:
1
ČÁST PRVNÍ
ÚVODNÍ USTANOVENÍ
Článek 1
Účel spisového a skartačního řádu
(1) Spisový a skartační řád (dále jen „řád“) stanoví jednotný a závazný postup při zajištění
odborné správy dokumentů došlých a vzniklých při činnosti Vysoké školy technické a
ekonomické v Českých Budějovicích (dále jen „VŠTE“) zahrnující jejich řádný příjem,
evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání,
ukládání a vyřazování ve skartačním řízení včetně kontroly těchto činností.
(2) Řád vychází ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně
některých zákonů a (ve znění pozdějších předpisů) z vyhlášky č. 191/2009 Sb.,
o podrobnostech výkonu spisové služby, a dalších předpisů.
(3) Povinnosti stanovené tímto řádem se vztahují na všechny zaměstnance VŠTE.
Článek 2
Vymezení základních pojmů
(1) Dokument představuje každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný
záznam, ať již v podobě analogové či digitální. Úřední dokument je dokument mající
důležitou správní, informační, vědeckou a kulturní hodnotu a je označen číslem
jednacím. Dokumentem soukromého charakteru je dokument, který má na obálce
dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby (popř. do vlastních
rukou).
(2) Spis je uspořádaný soubor dokumentů týkající se záležitostí v téže věci.
(3) Podání je dokument došlý nebo vzniklý z činnosti VŠTE, který se stává předmětem
úředního jednání.
(4) Podatelna je pracoviště VŠTE určené k centrálnímu přijímání dokumentů a místo, kde se
odesílaný dokument vybavuje náležitostmi k jeho odeslání. Podatelna též třídí a
přerozděluje dokumenty jak v rámci externího poštovního styku, tak i v rámci interního
oběhu dokumentů. Podatelna plní též funkci centrální spisovny.
(5) Podací deník je základní evidenční pomůcka spisové služby, do níž jsou zapisovány
v číselné a časové řadě podání. Slouží pro řádnou evidenci dokumentů. Je veden
centrálně v elektronické podobě (ve Finančním informačním systému, dále jen „systém
IFIS“).
(6) PID dokumentu je jedinečné identifikační číslo, které je přiřazeno každému dokumentu
v podacím deníku. Toto identifikační číslo je generováno systémem IFIS.
(7) Číslo jednací je základním identifikačním znakem každého dokumentu zaevidovaného
v podacím deníku. Obsahuje vždy zkratku pracoviště VŠTE, pořadové číslo dokumentu
v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je podání evidováno. Tvar čísla
jednacího je tedy následující: „VŠTE 123456/2010“. Číslo jednací je generováno
systémem IFIS.
2
(8) Spisový znak označuje jednotlivé skupiny dokumentů příbuzné povahy podle jejich
obsahu.
(9) Skartační znak vyjadřuje dokumentární hodnotu dokumentu nebo spisu a označuje
způsob nakládání s dokumenty po uplynutí skartační lhůty.
(10) Skartační lhůta je doba, po kterou má být vyřízený dokument či spis uložen ve spisovně
VŠTE. Vyjadřuje se počtem let počítaných od 1. ledna roku následujícího po vyřízení
nebo uzavření dokumentu či spisu. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním
znakem.
(11) Spisovna je místo vyhrazené k uložení vyřízených dokumentů a spisů, které již
pracoviště VŠTE nepotřebují bezprostředně pro svoji činnost, do uplynutí jejich
skartačních lhůt.
(12) Příruční registratura je místo zřízené na vybraných pracovištích. Zde se ukládají
dokumenty (spisy), které jsou pro práci na daném pracovišti provozně potřebné.
(13) Skartace je specifická likvidace dokumentů označených skartačním znakem „S“.
(14) Skartační řízení je postup, při němž se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro
činnost VŠTE a kterým uplynula skartační lhůta. Příslušný archiv při něm provádí výběr
archiválií, a to na základě skartačního návrhu předloženého VŠTE.
(15) Archiv je odborné zařízení, které slouží k ukládání archiválií a k všestranné péči o ně.
Funkci archivu pro VŠTE plní Státní oblastí archiv v Třeboni.
(16) Spisová rozluka je postup, který by se provedl v případě zrušení nebo reorganizace
VŠTE. Její součástí je vždy skartační řízení.
(17) Vedení spisové služby v mimořádných situacích je vedení spisové služby v případě
živelní pohromy, ekologické průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné
mimořádné situace, v jejichž důsledku je znemožněno vedení spisové služby obvyklým
způsobem. V tomto případě se vede spisová služba náhradním způsobem v listinné
podobě v podacím deníku. V podacím deníku v listinné podobě se eviduje pořadové
číslo, odesílatel, adresát, obsah podání, číslo jednací, kdo dokument vyřizuje a způsob
vyřízení.
Článek 3
Odpovědnost a povinnosti v oblasti spisové služby
(1) Za řádné a včasné provádění spisové služby a manipulaci s dokumenty na jednotlivých
pracovištích odpovídají vedoucí pracovníci včetně kontroly vyřizování dokumentů.
(2) Za řádný výkon spisové služby a manipulaci s dokumenty v podatelně a spisovně VŠTE
odpovídá vedoucí ekonomického oddělení, včetně proškolování pracovníků o spisové
službě.
(3) Při zabezpečování spisové služby je nutno zachovávat listovní a služební tajemství.
3
Článek 4
Organizační zajištění spisové služby
(1) Práci v rámci zajištění provozu spisové služby budou zajišťovat:
Pracoviště pro zajištění
spisové služby
Zařazení v rámci
organizační struktury
VŠTE
Druh činnosti pro zajištění
provozu spisové služby
Podatelna (výpravna) Ekonomické oddělení Příjem, evidence, oběh a
třídění, vypravování
dokumentů, vedení podacího
deníku, centrální evidence.
Spisové uzle Předmětem Přílohy č. 2 Vyřízení, předání dokumentů
k vyřízení, zpracování
dokumentů, zapsání
spisového znaku.
Spisovna Ekonomické oddělení Řízení chodu spisovny,
vedení evidence, zabezpečení
skartačního řízení.
Článek 5
Podací deník a tvorba spisu
(1) Na VŠTE se vede pouze jeden podací deník v systému IFIS v modulu Spisová služba.
Výjimku tvoří čl. 6, odst. 5.
(2) Do podacího deníku jsou dokumenty zapisovány v pořadí, v němž byly VŠTE doručeny
nebo vznikly z její činnosti.
(3) Dokumenty jsou v podacím deníku evidovány v číselné a časové řadě. V systému IFIS
jsou používány dvě číselné řady, které označujeme jako PID. Jednu řadu tvoří
generovaný PID, který je ve formátu RRRRCCCCCC. Druhou řadu tvoří PID s čárovým
kódem (jednotný identifikátor) ve formátu "VSTE"-RR-CCCCC. Podací deník je veden
na celý kalendářní rok, tzn. od 1. ledna do 31. prosince. Dokumenty, které mají PID
s čárovým kódem, jsou evidovány podatelnou.
(4) Podací deník obsahuje závazné rubriky, kam se zapisuje:
Pořadové číslo
dokumentu – PID
Číselné označení dokumentu,
pod nímž je v podacím deníku
evidován, označuje jednoznačné
odlišení od ostatních
dokumentů.
Např. 2010000001 nebo
VSTE-10-00002
(od 1. 1. do 31. 12)
Datum doručení
dokumentu, popř.
datum vzniku
dokumentu
Datum doručení dokumentu
v souladu s podacím razítkem,
popř. jedná-li se o dokument
vzniklý z vlastní činnosti VŠTE
datem jeho vzniku.
např. 01. 04. 2010
4
Identifikace odesílatele
Adresa odesílatele; jedná-li se o
dokument vzniklý z činnosti
VŠTE, zapíše se do poznámky
„Vlastní“.
Např. Jan Novák, Praha 5
Např. Vlastní
Obsah podání
Popis dokumentu, číslo jednací
odesílatele, počet listů došlého
nebo dokumentu vzniklého
z činnosti VŠTE, počet listů
příloh, počet příloh v nelistinné
podobě a označení druhu.
Např.:
Přihláška do výběrového řízení,
Č.j.: VŠTE001234/2010, 1+2
(5+CD), /1 list dokumentu, 2
přílohy, jedna listinná, která má
5 listů a 1 CD/
Vyřizuje
Jméno pracovníka, kterému byl
dokument přidělen, předán
k vyřízení, popř., z jehož
činnosti dokument vzešel
Např. J. Marek / MO
Způsob vyřízení
Jakým způsobem byl došlý
dokument vyřízen. Osoba, která
dokument vyřizuje, souhlasí se
všemi náležitostmi, např.: počet
příloh, obsah dokumentu atd.
Např. vzato na vědomí,
vyřízení prvopisem,
postoupení…
Odesláno
Adresa příjemce a datum
odeslání.
Např. Jan Novák, Praha 5
10. 04. 2010
Spisový a skartační
znak, skartační lhůta
Spisový a skartační znak,
skartační lhůta v souladu se
spisovým a skartačním plánem.
Např.:
D/II/3
S45
(5) Na VŠTE je spis vytvářen spojováním dokumentů v elektronickém systému spisové
služby. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku VŠTE, že v téže
záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, osoba, která dokument vyřizuje, vytvoří
spis, do kterého vloží oba tyto dokumenty. Kromě podacího razítka se na novém
dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu.
ČÁST DRUHÁ
PRÁCE S DORUČENÝMI DOKUMENTY
Článek 6
Příjem a třídění dokumentů
(1) Doručené dokumenty určené pro VŠTE jsou přijímány podatelnou. Podatelna
dokumenty třídí na:
a) noviny, časopisy, knihy, úřední tiskoviny (sbírky zákonů, věstníky apod.), brožury,
katalogy, tiskopisy, letáky, programy, propagační a informační materiály, ceníky,
novoročenky, pozvánky (s výjimkou pozvánek k přijímacímu řízení), vstupenky,
cestovní příkazy, žádanky a jiné dokumenty obdobného charakteru, které
nepodléhají evidenci v podacím deníku,
b) dokumenty, které se předávají adresátům neotevřené (čl. 6, odst. 8),
c) ostatní dokumenty podléhající evidenci v podacím deníku,
d) dokumenty podléhající zvláštní evidenci v souladu s čl. 6, odst. 5.
5
(2) Za doručené dokumenty podle odstavce 1 se považují také dokumenty přijaté mimo
podatelnu. Příjemce dokumentu zabezpečí jeho bezodkladné předání a zaevidování
v podatelně.
(3) Úřední dokument je také dokument doručený přes datovou schránku, která je zřízena
v Kanceláři rektora. Z datové schránky se dokumenty přenášejí automaticky do podacího
deníku v programu IFIS. O přijetí datové zprávy je vedoucí kanceláře rektora
informován formou e-mailu.
(4) Úřední dokument doručený v digitální podobě přímo do e-mailové schránky
zaměstnance musí příjemce neprodleně zaevidovat. Takto doručený dokument je potřeba
zajistit pro trvalé uchování tím způsobem, že příjemce přepošle dokument na podatelnu
k trvalému uložení.
(5) Pokud se na příjem a na manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní právní předpisy,
přijímají se odděleně a evidují se za zvláštních podmínek. Výčet užívaných
samostatných evidencí dokumentů VŠTE:
a) Studijní agenda – je evidována v elektronické a listinné podobě,
i. V elektronické podobě jsou evidovány veškeré žádosti týkající se studia a
jsou evidovány v informačním systému v sekci úřadovna
ii. V listinné podobě jsou evidovány podklady k přijímacímu řízení a jsou
evidovány v listinném podacím deníku
b) Studijní agenda CCV – je evidována v elektronické podobě.
(6) U došlých zásilek podatelna zkontroluje adresy a neporušenost obalu. Omylem doručené
zásilky vrátí doručovateli a zjištěné závady ihned reklamuje. Tyto povinnosti se vztahují
i na zaměstnance, kteří dokument převzali.
(7) U dokumentů s dodejkou na jméno, které podatelna není oprávněna převzít, převezme
výzvu k vyzvednutí a předá ji adresátovi.
(8) Dokumenty, které se předávají adresátům neotevřené, jsou-li:
a) adresované přímo jednotlivým zaměstnancům, pokud je jméno adresáta uvedeno
na prvním místě před názvem organizace,
b) adresované „do vlastních rukou“,
c) označené jako veřejná zakázka,
d) označené textem „neotevírat“.
V případě, že se jedná o úřední dokument, je příjemce povinen dokument zaevidovat
prostřednictvím podatelny.
(9) Doručené dokumenty opatří podatelna otiskem podacího razítka. Pokud nelze označit
dokument přímo, označí se zvláštní papír, který se k dokumentu připojí. Při otevírání
zásilek kontroluje podatelna počet příloh došlého dokumentu. Zjistí-li nesrovnalosti
v počtu příloh, vyznačí to vedle podacího razítka. Dokument poté naskenuje a zadá do
systému IFIS.
(10) Podací razítko obsahuje vždy:
a) text s názvem VŠTE,
b) datum doručení,
c) číslo jednací,
6
d) počet listů,
e) počet listů příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh.
(11) Obálka dokumentu se ponechá jako jeho součást, je-li:
a) zásilka doručována do vlastních rukou,
b) to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána či doručena,
c) to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele.
Článek 7
Evidence dokumentů
(1) Doručené dokumenty kromě čl. 6 odst. 5 se evidují v podacím deníku vedeném
podatelnou v systému IFIS v modulu Spisová služba. Podatelna zároveň pořizuje jejich
elektronickou podobu a originály dokumentů uchovává v listinné podobě. Výjimku tvoří
dokumenty, které se na podatelně neuchovávají v originální listinné podobě:
a) Účetní agenda
b) Agenda akademického senátu
c) Smlouvy
d) Dokumenty přijaté z Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy (dále jen
„MŠMT“)
e) Agenda zahraničního oddělení
f) Mzdová a personální agenda
(2) Mzdové a personální dokumenty jsou evidovány v ekonomickém systému IFIS
v modulu Spisová služba oprávněnou osobou. U těchto dokumentů se nepořizují skeny.
(3) Dokumenty z MŠMT jsou evidovány podatelnou v elektronické spisové službě. Po
zaevidování pracovníci podatelny předají dokumenty v originální podobě na Úsek
rektora, který se ve spisové službě značí jako Spisový uzel 1000. Pracovníci rektorátu
tento dokument přijmou jak v listinné, tak v elektronické podobě. Pokud je dokument
určen dalším osobám, správce uzlu 1000 udělá kopii dokumentu, s kterou bude dále
nakládáno jako s kopií, tudíž bude mít spisový znak H.I. Prostřednictvím elektronické
pošty v systému IFIS se tato kopie odešle.
(4) Nelze-li z obsahu písemnosti určit, kterému pracovišti (útvaru) má být písemnost
přidělena, rozhodne o příslušnosti vedoucí ekonomického oddělení.
Článek 8
Oběh dokumentů
(1) Veškeré dokumenty, které podléhají evidenci v podacím deníku (výjimku tvoří čl. 7
odst. 2), se předávají v elektronické podobě (naskenované) k vyřízení určeným
pracovníkům (spisovým uzlům).
(2) Rozdělování doručených dokumentů provádí a oběh zabezpečuje podatelna.
7
Článek 9
Vyřizování dokumentů
(1) Dokumenty se zásadně vyřizují včas, řádně a hospodárně. Lhůty k vyřízení dokumentů
vyplývají z obecně platných právních předpisů, vnitřních předpisů a norem VŠTE,
požadavků odesílatele nebo rozhodnutí vedoucího zaměstnance.
(2) Za včasné a správné vyřízení odpovídá zaměstnanec, jemuž je dokument přidělen
k vyřízení.
(3) Dokument vyřizuje určený zaměstnanec. Pokud je dokument vyřízen v jiné než listinné
podobě (telefonicky, osobně), učiní se o tomto záznam do podacího deníku/modul
systému IFIS. Též se učiní záznam o vyřízení písemně na určený dokument. Osoba,
která má na starost vyřízení dokumentu, vyznačí v systému IFIS způsob vyřízení a
datum vyřízení.
(4) Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis obsahuje soupis všech
čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů
se vyznačí v podacím deníku v systému IFIS. Spis je vyřízen tehdy, pokud jsou vyřízeny
všechny jeho dokumenty. Součástí vyřízeného spisu jsou obvykle písemná vyhotovení
vyřízení dokumentu označených datem předání k odeslání.
(5) Zaměstnanec, který dokument vyřídil nebo vzal na vědomí, přiřadí mu v systému IFIS
spisový a skartační znak a skartační lhůtu dokumentu.
ČÁST TŘETÍ
EVIDENCE A VÝPRAVA DOKUMENTŮ
Článek 10
Úprava dokumentů
(1) Dokumenty vzniklé z úřední činnosti VŠTE se označují záhlavím, které obsahuje:
a) název, tj. „Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích“,
b) sídlo, tj. „Okružní 10, 370 01 České Budějovice“,
c) logo,
d) číslo jednací.
(2) Každý odesílaný dokument by měl podle povahy obsahovat tyto formální náležitosti:
a) označení adresáta včetně adresy,
b) datum podpisu dokumentu,
c) číslo jednací,
d) počet listů dokumentu,
e) počet příloh,
f) počet listů či svazků příloh, případně jejich označení,
g) číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje,
h) jméno zaměstnance, který věc vyřizuje,
i) kontaktní údaje na osobu, která dokument vyřizuje,
j) podpis, vytištěné jméno a funkce podepisujícího zaměstnance,
k) případně i identifikační číslo, daňové identifikační číslo, bankovní spojení a
kontaktní údaje VŠTE.
8
(3) Veškeré dokumenty vzniklé z činnosti VŠTE nebo vyřízení došlých dokumentů se řídí
ČSN 01 6910 (Úprava písemností zpracovaných textovými editory). Pro dokumenty
odesílané mimo VŠTE se používá jednotný hlavičkový papír.
(4) Používání razítek a podpisové vzory jsou blíže popsány v Opatření rektora č. 3/2012.
Článek 11
Evidence vzniklých dokumentů
(1) Dokumenty vzniklé z vlastní činnosti VŠTE se evidují v podacím deníku vedeném
podatelnou v systému IFIS v modulu Spisová služba. Vzniklé dokumenty si eviduje
každý uzel sám a zároveň pořizuje jejich elektronickou podobu, která je přílohou
záznamu v podacím deníku. Tyto dokumenty se k vyřízení zašlou na uzel Podatelna.
Článek 12
Odesílání dokumentů
(1) VŠTE odesílá dokumenty prostřednictvím podatelny. Odesílání dokumentů v digitální
podobě prostřednictvím e-mailu si zabezpečí jednotlivá pracoviště samostatně. Zároveň
zajistí evidenci dokumentu v digitální podobě ve spisové službě. Odesílání dokumentů
prostřednictvím datové schránky provádí Kancelář rektora.
(2) Dokumenty odesílané externím adresátům jsou podatelně předány v předtištěných
obálkách s uvedením názvu a adresy VŠTE v levém horním rohu. U dokumentů
odesílaných doporučeně se uvádí na obálce poznámka „doporučeně“ vlevo pod názvem
a adresou VŠTE.
(3) Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo
doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad
stvrzující, že dokument byl doručen, se po vrácení připojí k příslušnému dokumentu
(spisu).
(4) Podatelna u odesílaného dokumentu přezkoumá, byla-li vyhotovena všechna předepsaná
nebo požadovaná vyřízení a jsou-li připojeny všechny přílohy. Zjistí-li závady, zajistí
jejich odstranění.
(5) V podacím deníku se zaznamenává datum odeslání dokumentu.
ČÁST ČTVRTÁ
UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ
Článek 13
Ukládání dokumentů
(1) S dokumenty je nutno zacházet při všech úkonech opatrně.
(2) Dokumenty (spisy) jsou ukládány na podatelně po dobu běžného roku. Výjimku tvoří
dokumenty, které se předávají v listinné podobě k vyřízení (čl. 7, odst. 1). Tyto
dokumenty jsou ukládány v příručních registraturách na příslušných odděleních.
9
(3) Příruční registratury jsou zřízeny na ekonomickém oddělení (účetní agenda) a
v kanceláři rektora (smlouvy, agenda akademického senátu a dokumenty přijaté
z MŠMT) a na studijním oddělení (zahraniční agenda).
(4) Po uplynutí doby běžného roku jsou uzavřené dokumenty (spisy) řádně označeny podle
věcné příslušnosti v souladu se spisovým a skartačním plánem a zařazeny podle časové
příslušnosti do příslušných pořadačů do spisovny. Pokud je dokument využíván i po
uplynutí doby běžného roku, může být z příruční spisovny zařazen do centrální spisovny
po uplynutí doby 2 let. Výjimku tvoří testy (a seminární práce), které se ukládají ve lhůtě
nejdéle 30 dní po uplynutí zkouškového období. Dokumenty odevzdané do spisovny
jsou uloženy v pořadačích. Nedílnou součástí tohoto pořadače musí být vyplněný
seznam, který je přílohou č. 3 a 4 tohoto dokumentu. Tento seznam může být doplněn o
výpis studentů z informačního systému VŠTE. Ovšem vždy musí souhlasit
s odevzdanými dokumenty. Odpovědnost za řádné uložení dokumentů do spisovny mají
vedoucí pracovníci oddělení, kde dokument vznikl. Odpovědnost za uložení testů
(seminárních prací) mají pedagogičtí a akademičtí pracovníci VŠTE, všech jejich
předmětů, které vyučují v daném semestru.
(5) Pracovníci podatelny odpovídají za stav a správné uložení dokumentů a spisů ve
spisovně podle spisového plánu. Do spisovny mají přístup pouze zaměstnanci podatelny.
Listinné dokumenty uložené ve spisovně nejsou zapůjčovány ani poskytovány
k nahlížení. S výjimkou oprávněných důvodů. V případě potřeby je umožněn přístup
k elektronické verzi uložených dokumentů, avšak pouze zaměstnanci pracovišť (útvarů),
v nichž dokument vznikl nebo byl vyřízen, nebo zaměstnanci jiného pracoviště (útvaru)
VŠTE se souhlasem vedoucího pracovníka, na jehož pracovišti (útvaru) dokument (spis)
vznikl nebo byl vyřízen.
(6) Pracovník spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument (spis) je úplný, uloží ho a vede
o něm evidenci. Ve spisovně se dokument ukládá podle spisového plánu VŠTE.
(7) Z důvodu stanovení výjimky k nahlížení do dokumentů se vede evidence nahlížení a
zapůjčení dokumentů v listinné podobě.
(8) Evidence spisovny je vedena v programu IFIS v modulu spisová služba.
ČÁST PÁTÁ
SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ A VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ
Článek 14
Skartační řízení a vyřazování dokumentů
(1) Skartačním řízením se rozumí vyřazování dokumentů již nepotřebných pro činnost
VŠTE a výběr dokumentů s trvalou dokumentární hodnotou prováděnou Státním
oblastním archivem v Třeboni. Bez skartačního řízení nelze žádné dokumenty vyřadit.
(2) Návrh na skartační řízení zabezpečuje pracovník pověřený vedením spisovny, vedoucí
pracoviště, z jehož činnosti dokument (spis) vznikl, jej odsouhlasí. Skartační řízení je
prováděno komplexně za celou organizaci vždy jedenkrát ročně. Jeho předmětem jsou
veškeré dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence.
(3) K provedení skartačního řízení se zřizuje skartační komise, jejímž členem je vždy
pracovník centrální spisovny, vedoucí pracoviště, z jehož činnosti dokument (spis)
vznikl a vedoucí ekonomického oddělení.
10
(4) Pracovník pověřený vedením spisovny v rámci skartačního řízení označí v předávajících
protokolech dokumenty s prošlou skartační lhůtou, na jejich základě vyhotoví seznam
dokumentů navržených ke skartačnímu řízení členěný podle jednotlivých pracovišť
VŠTE a předloží vedoucímu pracovníkovi útvaru k odsouhlasení. Pracovník pověřený
vedením spisovny v rámci skartačního řízení vypracuje skartační návrh, k němuž připojí
seznamy dokumentů (spisů) a razítek určených k vyřazení.
(5) Skartační návrh podepsaný rektorem a pověřeným pracovníkem spisovny se předkládá
spolu s dvojím vyhotovením seznamu dokumentů (zvlášť pro jednotlivé skartační znaky
„A“, „S“) Státnímu oblastnímu archivu v Třeboni, pracoviště České Budějovice.
(6) Shledá-li Státní oblastní archiv v Třeboni, že všechny náležitosti skartačního řízení
odpovídají předepsaným požadavkům, vyhotoví protokol o skartačním řízení, v němž
vydá rozhodnutí o výběru a uložení archiválií, jejich zařazení do příslušné kategorie, a
současně vyjádří souhlas se zničením dokumentů označených skartačním znakem „S“.
(7) Po obdržení protokolu se provede zničení dokumentů, které nemají trvalou
dokumentární hodnotu a dokumenty určené do archivní péče se do 30 dnů od doručení
protokolu odevzdají Státnímu oblastnímu archivu v Třeboni.
(8) O skartačním řízení si vede VŠTE záznamy.
(9) V systému IFIS je nutné skartované dokumenty vyznačit.
ČÁST ŠESTÁ
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 15
Závěrečné ustanovení
(1) Kontrolní činnost v oblasti výkonu spisové služby má odborný referent ekonomického
oddělení působící na podatelně VŠTE.
(2) Za řádný chod spisové služby na jednotlivých pracovištích odpovídá přímý nadřízený
zaměstnanců, kteří obsluhují spisovou službu.
Přílohy:
Příloha č. 1 Spisový a skartační plán
Příloha č. 2 Seznam spisových uzlů
Příloha č. 3 Seznam dokumentů předaných do spisovny – seminární práce
Příloha č. 4 Seznam dokumentů předaných do spisovny – testy
Příloha č. 1
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN VŠTE
(1) Spisový a skartační plán je schéma pro označení a následné ukládání vyhotovených a
vyřízených dokumentů ve spisovně. Obsahuje soupis skupin dokumentů (podle věcné
příslušnosti) a jim přiřazené spisové a skartační znaky a skartační lhůty.
(2) Pro zařazení dokumentu do určité skupiny (resp. podskupiny) je rozhodující jeho obsah
(věc). Tyto skupiny a podskupiny jsou uvedeny v levém sloupci spisového a skartačního
plánu, tzv. spisový znak. Vedle spisového znaku se uvádí ještě místo uložení dokumentu
před jeho předáním do centrální spisovny, tzv. ukládací znak.
(3) Skartační znaky a lhůty jsou uvedeny v pravém sloupci. Jsou-li v rámci jednoho spisu
přikládány dokumenty s různými skartačními znaky a lhůtami, pak se spis označí
skartačním znakem v pořadí „A“, „V“ a „S“ a nejvyšší skartační lhůtou.
(4) Skartační znak „A“ – do této skupiny se zařazují dokumenty trvalé hodnoty, které budou
po uplynutí skartační lhůty vybrány ve skartačním řízení jako archiválie k trvalému
uložení do Státního oblastního archivu v Třeboni.
(5) Skartační znak „V“ – do této skupiny se zařazují písemnosti, u nichž skartační komise
po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení posoudí, které z nich převezme Státní
oblastní archiv v Třeboni a které mohou být skartovány.
(6) Skartační znak „S“ – do této skupiny se zařazují dokumenty bez trvalé hodnoty, které
budou po uplynutí skartační lhůty navrženy ve skartačním řízení ke zničení.
(7) Skartační znaky a lhůty jsou závazné jen pro to pracoviště, kde dokumenty vznikly nebo
byly vyřizovány. Na ostatních pracovištích jsou tyto dokumenty považovány za
multiplicitní a posuzují se tak, jak je uvedeno dále.
(8) Skartační znaky a lhůty uvedené ve spisovém a skartačním plánu jsou závazné pro jedno
vyhotovení dokumentu. Všechna ostatní vyhotovení, tzv. duplikáty nebo multiplikáty (tj.
kopie, druhopisy, průklepy, rozmnoženiny pořízené všemi druhy reprografických
technik) se všeobecně považují za dokumenty typu „S“, které mohou být navrženy k
vyřazení a zničení ihned, jakmile již nejsou potřebné pro další činnost pracoviště, pokud
se nestanou součástí vyřizovaného spisu, se kterým pak sdílí skartační znak a lhůtu.
Výjimku tvoří dokumenty závažného charakteru, které se ponechávají pro archivní účely
ve dvou vyhotoveních.
(9) V případě, že se dokument označený skartačním znakem „A“ nedochoval, je nutno jej
nahradit pro archivní účely dokumenty zpravidla označeným skartačním znakem „S“,
např.: dokumenty s roční periodicitou mohou být nahrazeny dílčími doklady za období
kratší než rok, souhrnné dokumenty mohou být nahrazeny podkladovými doklady,
originály dokumentů mohou být nahrazeny kopiemi, opisy, snímky, koncepty apod.,
neúplné studijní spisy musí být nahrazeny operativní evidencí tak, aby obsahovaly
informace obsažené ve studijním spisu úplném.
(10) Dokumenty, které jsou označeny skartačním znakem „A“, se předávají do Státního
oblastního archivu v Třeboni v písemném vyhotovení.
(11) Skartační znaky pro jednotlivé typy jsou uvedeny ve spisovém a skartačním plánu ke dni
podpisu. Pokud se vyskytnou dokumenty, které spisový a skartační plán neuvádí,
posuzují se při skartačním řízení jako analogické a věcně nejblíže příbuzné dokumenty
k dokumentům v tomto plánu uvedeným.
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN VŠTE – TABULKA
A. ORGÁNY VŠTE
A. I. Agenda Akademického senátu VŠTE
A. I.1 AS Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. I.2 AS Podklady pro jednání V 5
A. I.3 AS Organizační a provozní písemnosti S 5
A. II. Agenda Akademické rady VŠTE
A. II.1 KR Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. II.2 KR Podklady pro jednání V 5
A. II.3 KR Organizační a provozní písemnosti S 5
A. III. Agenda Správní rady VŠTE
A. III.1 KR Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. III.2 KR Podklady pro jednání V 5
A. III.3 KR Organizační a provozní písemnosti S 5
A. IV. Disciplinární komise VŠTE
A. IV.1 KR Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. IV.2 KR Podklady pro jednání V 5
A. IV.3 KR Organizační a provozní písemnosti S 5
A. V. Kolegium rektora VŠTE
A. V.1 KR Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. V.2 KR Podklady pro jednání V 5
A. V.3 KR Organizační a provozní písemnosti S 5
B. ORGANIZACE A ŘÍZENÍ
B. I. Předpisy a normy
B. I.1 KR Obecně závazné normy týkající se vysokých škol (zákony, S 5
nařízení vlády, vyhlášky MŠMT, směrnice MŠMT atd.)
B. I.2 KR Vnitřní předpisy, vnitřní normy (řády, směrnice, opatření, A 5
rozhodnutí, atd.)
B. I.3 KR Tvorba norem a předpisů - žádosti o registraci apod. S 5
B. II. Agenda vedení VŠTE
B. II.1 KR
Zápisy ze zasedání vedení, vedoucích kateder, prorektorů
atd. A 5
B. II.2 KR Zápis z jednání ostatní S 5
B. III. Agenda vedoucích VŠTE
B. III.1 KR Agenda rektora (s výjimkou běžné korespondence) V 5
B. III.2 KV Agenda kvestora (s výjimkou běžné korespondence) V 5
B. III.3 PRO* Agenda prorektorů (s výjimkou běžné korespondence) V 5
B. III.4 VP* Agenda vedoucích pracovníků V 5
B. III.5 POD Běžná korespondence S 5
B. IV. Volby, jmenování, odvolání
B. IV.1 KR Protokoly o volbách, zápisy A 5
B. IV.2 KR Volební lístky (s výjimkou AS) S 5
B. IV.3 KR, PM Ustavení, jmenování, odvolání, delegování, zplnomocnění A 5
B. V. Kontrolní činnost VŠTE
B. V.1 IA Audity A 5
B. V.2 IA Vnitřní kontrola činnosti VŠTE - zprávy S 5
B. V.3 KR Stížnosti, žádosti, jejich vyřízení a zprávy o vyřízení V 5
B. VI. Zprávy VŠTE směřující k veřejnosti
B. VI.1 KR Výroční zprávy, zprávy o činnosti A 5
B. VI.2 KR Dlouhodobé záměry a jejich aktualizace A 5
B. VI.3 KR Rozvojové plány, koncepce včetně hodnocení jejich naplnění A 5
C. PERSONÁLNÍ A MZDOVÉ ZÁLEŽITOSTI
C. I. Personální agenda
C. I.1 KR Výběrová řízení - vyhlášení, přihlášky, zápisy, rozhodnutí S 10
C. I.2 KR Žádosti o zaměstnání S 5
C. I.3 PM
Osobní spisy zaměstnanců v pracovním poměru /pracovní
smlouvy, V 45
jmenování, mzdové výměry, funkční zařazení, pracovní
náplně,
osobní data, doklady o dosaženém vzdělání, úpravy pracovní
doby,
výpisy z Rejstříku trestů atd./
C. I.4 PM
Dohody o provedení práce, evidence odpracované doby,
smlouvy S 10
na základě občanského zákoníku, licenční a autorské
smlouvy
C. I.5 PM Dohody o pracovní činnosti S 45
C. I.6 PM
Agenda zahraničních zaměstnanců, povolení k zaměstnání
zaměstnance S 10
C. I.7 PM
Agenda osob se zdravotním postižením, dokumenty týkající
se plnění S 10
povinného podílu OZP
C. I.8 PM Agenda závodní zdravotní péče S 10
C. I.9 PM Statistické přehledy krátkodobé /čtvrtletní, pololetní aj./ S 5
C. I.10 PM Statistické přehledy dlouhodobé /roční/ A 5
C. I.11 PM Agenda pracovně-právní ostatní S 5
C. I.12 PM Příspěvky zaměstnancům (příspěvky na stravování atd.) S 5
C. I.13 PM Sociální potřeby zaměstnanců, čerpání sociálního fondu S 5
C. I.14 PM
Vzdělávání zaměstnanců /krátkodobé plány, organizační
zajištění, S 5
provozní evidence atd./
C. I.15 PM Personální rozbory, evidence ostatní A 10
C. II. Mzdová agenda
C. II.1 PM
Podklady pro zpracování mezd /výkazy práce, dovolenky,
atd./ S 3
C. II.2 PM Evidence ZP /přihlášky, odhlášky, přehledy o platbách/ S 10
C. II.3 PM
Evidence OSSZ /přihlášky, odhlášky, přehledy o platbách,
přehledy S 10
nemocenských dávek/
C. II.4 PM Evidenční listy důchodového pojištění S 45
C. II.5 PM
Mzdová agenda /přehledy a sestavy mezd, výplatní listiny,
refundace, S 5
srážek atd./
C. II.6 PM Mzdové listy S 45
C. II.7 PM
Daně /daňová přiznání, doklady k DP, potvrzení, zúčtování,
atd./ S 10
C. II.8 PM Záznamy o kontrolách S 10
C. III. Bezpečnost práce a ochrana zdraví
C. III.1 OPTECH Rizika, školení, protokoly, atd. S 5
C. III.2 OPTECH Požární ochrana, požární kniha, školení, protokoly atd. S 5
C. III.3 OPTECH BOZP, školení, testy, prověrky, protokoly S 5
C. III.4 OPTECH Pracovní úrazy /lehké S 10
C. III.5 OPTECH Smrtelné pracovní úrazy, úrazy těžké A 10
C. III.6 OPTECH Rizika S 10
C. III.7 OPTECH Záznamy o kontrolách a dodržování přepisů S 5
C. III.8 OPTECH Ostatní agenda bezpečnosti a ochrany zdraví S 5
D. STUDIJNÍ ZÁLEŽITOSTI
D. I. Organizace studia
D. I.1 PRO-SPČ
Akreditační materiály, rozhodnutí o akreditaci studijních
programů/oborů, A 10
hodnocení akreditační komise MŠMT
D. I.2 PRO-SPČ
Hodnocení pedagogické činnosti, kvality ve studijních
programech V 5
D. I.3 SO Studijní plány, anotace předmětů A 10
D. I.4 CŽV
Celoživotní vzdělávání – programy, kurzy, vzdělávání,
akreditace A 10
D. I.5 CŽV Dohody, smlouvy o studiu, apod. S 10
D. I.6 SO Informace o studiu, informační brožury V 5
D. I.7 SO
Přijímací řízení /vyhlášení podmínek přijímacího řízení,
vyhodnocení výsledků přijímacího řízení/ A 10
D. II. Studijní
agenda
D. II.1 SO Bezpečnost a ochrana zdraví, studentů, školení S 5
D. II.2 SO Úrazy studentů /lehké S 10
D. II.3 SO Úmrtí studentů následkem úrazu, těžké úrazy A 10
D. II.4 SO
Studijní spisy studentů/absolventů /přijetí, průběh studia,
rozhodnutí ve věcech studijních, ukončení studia, aj./ S 45
D. II.5 SO Studijní spisy studentů, kteří nedokončili studium S 45
D. II.6 SO
Stipendia /žádosti, rozhodnutí o přiznání, aj./, poplatky za
studium S 10
D. II.7 SO Matriky, UIV, statistiky, přehledy A 10
D. II.8 SO
Evidence výsledků, ukončení studijních předmětů, zkoušek,
uznávání V 10
studia a zahraničního vzdělání
D. II.9 KT Seminární a ostatní práce studentů S 5
D. II.10 KNIH Závěrečné práce, bakalářské práce
(součást
knihovního
fondu)
D. II.11 SO Protokoly o závěrečných zkouškách A 45
D. II.12 SO
Evidence vydaných diplomů, certifikátů, osvědčení,
nostrifikace A 10
D. II.13 POD Agenda ubytování na kolejích S 5
D. II.14 SO Ostatní studijní agenda S 5
E. VNĚJŠÍ VZTAHY, VÝZKUM, VÝVOJ A DALŠÍ TVŮRČÍ ČINNOSTI
E. I. Výzkum, vývoj a další tvůrčí činnost
E. I.1 OVV Projekty výzkumu a vývoje, granty apod. A 10
E. I.2 OVV Patenty, licence, užitné vzory A 10
E. I.3 OVV Konference, kongresy, přednášky V 10
E. I.4 OVV
Evidence, seznamy, přehledy výzkumných, vývojových a
dalších tvůrčích A 5
aktivit VŠTE
E. I.5 OVV Smlouvy, dohody v oblasti výzkumu, vývoje V 10
E. I.6 OVV Styk s MŠMT V 10
E. I.7 OVV Ediční činnost, recenze, korektury V 5
E. I.8 OVV
Ediční činnost /vědecký časopis, studentský časopis,
publikace VŠTE, aj./ A 10
E. I.9 OVV Grantová agentura A 10
E. I.10 OVV Studentské aktivity, SVOČ aj. V 10
E. I.11 OVV Ostatní aktivity OVV S 5
E. II. Vnější vztahy
E. II.1 MARKT Informace o studiu, informační brožury A 5
E. II.2 MARKT Propagační a informační akce A 5
E. II.3 MARKT Ostatní slavnostní akce V 5
E. II.4 MARKT Styk s médii, tiskové zprávy V 10
E. III. Zahraniční vztahy
E. III.1 KR Spolupráce se zahraničními institucemi (smlouvy, dohody) A 10
E. III.2 SO Mobility studentů v rámci programů S 5
E. III.3 SO Mobilita akademických pracovníků v rámci programů S 5
E. III.4 SO Mobilita ostatních pracovníků v rámci programů S 5
E. III.5 SO Mobilita studentů - ostatní S 5
E. III.6 SO
Mobilita akademických pracovníků a ostatních pracovníků ostatní
S 5
E. III.7 SO Ostatní zahraniční aktivity S 5
F. PRÁVO, EKONOMIKA A FINANCE
F. I. Právní agenda
F. I.1 KR Smlouvy, dohody aj. V 10
F. I.2 KR Smlouvy hospodářské S 5
F. I.3 KR Právní výklady, vyjádření, stanoviska V 10
F. II. Ekonomická agenda
F. II.1 EO
Projekčně programová dokumentace k vedení účetnictví,
prostředky výpočetní a jiné techniky /po době jejich
ukončení/ S 10
F. II.2 EO Účetní výkazy, závěrky, výroční zprávy /roční/, aj. A 10
F. II.3 EO Rozpočty, dotace, příspěvky, fondy V 10
F. II.4 EO Daňová přiznání S 10
F. II.5 EO Statistické výkazy, hlášení /roční A 5
F. II.6 EO Statistické výkazy, hlášení /pololetní, čtvrtletní, aj. S 5
F. II.7 EO
Ekonomické zprávy, zprávy z kontrol, korespondence s
kontrolními orgány V 10
F. II.8 EO Pokladní doklady příjmové, výdajové S 10
F. II.9 EO Výpisy z bankovních účtů S 10
F. II.10 EO Faktury přijaté S 10
F. II.11 EO Faktury vystavené S 10
F. II.12 EO Služební cesty, cestovní příkazy S 10
F. II.13 EO Ostatní účetní doklady S 10
F. II.14 EO Veřejné zakázky S 10
F. II.15 EO Pojistné události a ostatní S 5
F. II.16 EO Projekty V 10
F.III. Majetek
F. III.1 EO Inventarizace majetku S 5
F. III.2 EO
Majetek – doklady o zařazení, vyřazení, přemístění, odpisový
plán a související dokumentace S 10
F. III.3 EO Objednávky, styk s dodavateli S 10
F. III.4 EO Ostatní agenda OMS S 5
F. IV. Investice
F. IV.1 EO
Plány a studie investiční výstavby, projektové práce,
dokumentace, studie A 10
F. IV. 2 EO Technické zprávy, protokoly S 10
F. IV.3 OPTECH Dokumentace ke spravovaným zařízením a budovám S 10
F. IV.4 EO Koncese, živnostenské listy, licence apod. A 10
G. PROVOZNÍ ZÁLEŽITOSTI
G. I. IT Dokumentace informačních systémů a zdrojů /hardware S 5
G. II. IT
Dokumentace informačních a komunikačních technologií
/software S 5
G. III. IT Předávací protokoly a listiny S 5
G. IV. KNIH
Knihovna, studovna, informační centrum /přírůstkový
seznam, protokoly o revizi knihovního fondu, seznam úbytků
aj./ V 10
G. V.1 POD Spisovna a podatelna – evidenční pomůcky1
S 10
G.V.2 POD
Skartační návrhy, seznamy dokumentů navržených ke
skartačnímu řízení, protokoly o předávání dokumentů do
spisovny S 10
H. OSTATNÍ KORESPONDENCE
H.I. VŠTE Ostatní korespondence, multiplikáty, duplikáty S 1
1
Skartační lhůta začne plynout v okamžiku, kdy budou ve skartačním řízení vyřazeny všechny dokumenty
v evidencích uvedené
Použité zkratky
KR Kancelář rektora/rektorát
PRO prorektoři
PRO-SPČ prorektor pro studium a pedagogickou činnost
KV kvestor
EO ekonomické oddělení
OPTECH oddělení provozně-technické
VP vedoucí pracovníci
IA interní audit
POD podatelna
PM personální a mzdové oddělení
SO studijní oddělení
CŽV centrum celoživotního vzdělávání
IT IT oddělení
AS Akademický senát
KT katedry
OVV oddělení výzkumu, vývoje a tvůrčí činnosti
KNIH knihovna a informační středisko
MARKT marketingové oddělení
VŠTE Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích
Příloha č. 2
Seznam spisových uzlů
Číslo spisového uzlu Název spisového uzlu
1000 Rektorát
2000 Kancelář kvestora
3000 Úsek prorektora pro VV a TČ
4000 Úsek prorektora pro studium a PČ
5101 Úsek prorektora pro praxi a vnější vztahy
6000 Katedry
7000 Centrum celoživotního vzdělávání
Příloha č. 3
SEZNAM DOKUMENTŮ PŘEDANÝCH DO SPISOVNY
Typ dokumentů:
Vyučující:
Předmět:
Akademický rok:
Semestr:
Seznam studentů: Název seminární práce:
PODPIS PŘEDÁVAJÍCÍHO:
PODPIS PŘEBÍRAJÍCÍHO:
Datum:
Příloha č. 4
SEZNAM DOKUMENTŮ PŘEDANÝCH DO SPISOVNY
Typ dokumentů:
Vyučující:
Předmět:
Akademický rok:
Semestr:
Seznam studentů:
PODPIS PŘEDÁVAJÍCÍHO:
PODPIS PŘEBÍRAJÍCÍHO:
Datum: