Příloha č. 1
SM8/2012-1.2
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN VŠTE
(1) Spisový a skartační plán je schéma pro označení a následné ukládání vyhotovených
a vyřízených dokumentů ve spisovně. Obsahuje soupis skupin dokumentů (podle
věcné příslušnosti) a jim přiřazené spisové a skartační znaky a skartační lhůty.
(2) Pro zařazení dokumentu do určité skupiny (resp. podskupiny) je rozhodující jeho obsah
(věc). Tyto skupiny a podskupiny jsou uvedeny v levém sloupci spisového a skartačního
plánu, tzv. spisový znak. Vedle spisového znaku se uvádí ještě místo uložení dokumentu
před jeho předáním do centrální spisovny, tzv. ukládací znak.
(3) Skartační znaky a lhůty jsou uvedeny v pravém sloupci. Jsou-li v rámci jednoho spisu
přikládány dokumenty s různými skartačními znaky a lhůtami, pak se spis označí skartačním
znakem v pořadí „A“, „V“ a „S“ a nejvyšší skartační lhůtou.
(4) Skartační znak „A“ – do této skupiny se zařazují dokumenty trvalé hodnoty, které budou
po uplynutí skartační lhůty vybrány ve skartačním řízení jako archiválie k trvalému uložení
do Státního oblastního archivu v Třeboni.
(5) Skartační znak „V“ – do této skupiny se zařazují písemnosti, u nichž skartační komise
po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení posoudí, které z nich převezme Státní
oblastní archiv v Třeboni a které mohou být skartovány.
(6) Skartační znak „S“ – do této skupiny se zařazují dokumenty bez trvalé hodnoty, které
budou po uplynutí skartační lhůty navrženy ve skartačním řízení ke zničení.
(7) Skartační znaky a lhůty jsou závazné jen pro to pracoviště, kde dokumenty vznikly nebo
byly vyřizovány. Na ostatních pracovištích jsou tyto dokumenty považovány za multiplicitní
a posuzují se tak, jak je uvedeno dále.
(8) Skartační znaky a lhůty uvedené ve spisovém a skartačním plánu jsou závazné pro jedno
vyhotovení dokumentu. Všechna ostatní vyhotovení, tzv. duplikáty nebo multiplikáty (tj.
kopie, druhopisy, průklepy, rozmnoženiny pořízené všemi druhy reprografických technik)
se všeobecně považují za dokumenty typu „S“, které mohou být navrženy k vyřazení
a zničení ihned, jakmile již nejsou potřebné pro další činnost pracoviště, pokud se nestanou
součástí vyřizovaného spisu, se kterým pak sdílí skartační znak a lhůtu. Výjimku
tvoří dokumenty závažného charakteru, které se ponechávají pro archivní účely ve dvou
vyhotoveních.
(9) V případě, že se dokument označený skartačním znakem „A“ nedochoval, je nutno jej
nahradit pro archivní účely dokumenty zpravidla označeným skartačním znakem „S“,
např.: dokumenty s roční periodicitou mohou být nahrazeny dílčími doklady za období
kratší než rok, souhrnné dokumenty mohou být nahrazeny podkladovými doklady, originály
dokumentů mohou být nahrazeny kopiemi, opisy, snímky, koncepty apod., neúplné
studijní spisy musí být nahrazeny operativní evidencí tak, aby obsahovaly informace obsažené
ve studijním spisu úplném.
(10) Dokumenty, které jsou označeny skartačním znakem „A“, se předávají do Státního oblastního
archivu v Třeboni v písemném vyhotovení.
(11) Skartační znaky pro jednotlivé typy jsou uvedeny ve spisovém a skartačním plánu ke dni
podpisu. Pokud se vyskytnou dokumenty, které spisový a skartační plán neuvádí, posuzují
se při skartačním řízení jako analogické a věcně nejblíže příbuzné dokumenty
k dokumentům v tomto plánu uvedeným.
Příloha č. 1
SM8/2012-1.2
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN VŠTE – TABULKA
A. ORGÁNY VŠTE
A. I. Orgány VŠTE
A. I.1 VŠTE Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. I.2 VŠTE Podklady pro jednání V 5
A. I.3 VŠTE Organizační a provozní písemnosti S 5
B. ORGANIZACE A ŘÍZENÍ
B. I. Předpisy a normy
B. I.1 KR Obecně závazné normy týkající se vysokých škol (zákony, S 5
B. I.2 OSIK Vnitřní předpisy, vnitřní normy (řády, směrnice, opatření, A 5
B. I.3 OSIK Tvorba norem a předpisů - žádosti o registraci apod. S 5
B. III. Agenda vedoucích VŠTE
B. III.1 KR Agenda rektora (s výjimkou běžné korespondence) V 5
B. III.2 KV Agenda kvestora (s výjimkou běžné korespondence) V 5
B. III.3 PRO* Agenda prorektorů (s výjimkou běžné korespondence) V 5
B. III.4 VP* Agenda vedoucích pracovníků V 5
B. IV. Volby, jmenování, odvolání
B. IV.1 KR Protokoly o volbách, zápisy A 5
B. IV.2 KR Volební lístky S 5
B. IV.3 KR, PM Ustavení, jmenování, odvolání, delegování, zplnomocnění A 5
B. V. Kontrolní činnost VŠTE
B. V.1 IA Audity A 5
B. V.2 IA Vnitřní kontrola činnosti VŠTE - zprávy S 5
B. V.3 KR Stížnosti, žádosti, jejich vyřízení a zprávy o vyřízení V 5
B. VI. Zprávy VŠTE směřující k veřejnosti
B. VI.1 SZK
Výroční zprávy, zprávy o činnosti, dlouhodobé záměry, rozvojové
plány A 5
C. PERSONÁLNÍ A MZDOVÉ ZÁLEŽITOSTI
C. I. Personální agenda
C. I.1 PM Výběrová řízení - vyhlášení, přihlášky, zápisy, rozhodnutí S 10
C. I.2 PM Žádosti o zaměstnání S 5
C. I.3 PM
Osobní spisy zaměstnanců v pracovním poměru /pracovní
smlouvy, jmenování, mzdové výměry, funkční zařazení,
pracovní náplně, osobní data, doklady o dosaženém vzdělání,
úpravy pracovní doby, výpisy z Rejstříku trestů V 45
C. I.4 PM Dohody o provedení práce, S 10
C. I.5 PM Dohody o pracovní činnosti S 45
C. I.6 PM
Agenda zahraničních zaměstnanců, povolení k zaměstnání
zaměstnance, Agenda osob se zdravotním postižením S 10
C. I.8 PM Agenda závodní zdravotní péče S 10
C. I.11 PM Agenda pracovně-právní ostatní S 5
C. I.12 PM Příspěvky zaměstnancům, sociální potřeby zaměstnanců S 5
C. I.14 PM Vzdělávání zaměstnanců S 5
C. I.15 PM Personální rozbory, evidence ostatní A 10
C. II. Mzdová agenda
Příloha č. 1
SM8/2012-1.2
C. II.1 PM
Podklady pro zpracování mezd /výkazy práce, dovolenky,
atd./ S 3
C. II.2 PM Evidence ZP /přihlášky, odhlášky, přehledy o platbách/ S 10
C. II.3 PM
Evidence OSSZ /přihlášky, odhlášky, přehledy o platbách,
přehledy nemocenských dávek/ S 10
C. II.4 PM Evidenční listy důchodového pojištění S 45
C. II.5 PM
Mzdová agenda /přehledy a sestavy mezd, výplatní listiny,
refundace, srážek atd./ S 5
C. II.6 PM Mzdové listy S 45
C. II.7 PM
Daně /daňová přiznání, doklady k DP, potvrzení, zúčtování,
atd./ S 10
C. III. Bezpečnost práce a ochrana zdraví
C. III.2 OPTECH Požární ochrana, požární kniha, školení, protokoly atd. S 5
C. III.3 OPTECH BOZP, školení, testy, prověrky, protokoly S 5
C. III.4 OPTECH Pracovní úrazy /lehké S 10
C. III.5 OPTECH Smrtelné pracovní úrazy, úrazy těžké A 10
C. III.8 OPTECH Ostatní agenda bezpečnosti a ochrany zdraví S 5
D. STUDIJNÍ ZÁLEŽITOSTI
D. I. Organizace studia
D. I.1 PRO-SPČ
Akreditační materiály, rozhodnutí o akreditaci studijních
programů/oborů, hodnocení akreditační komise MŠMT A 10
D. I.3 SO Studijní plány, anotace předmětů A 10
D. I.4 CŽV
Celoživotní vzdělávání – programy, kurzy, vzdělávání, akreditace
A 10
D. I.5 CŽV Dohody, smlouvy o studiu, apod. S 10
D. I.6 SO Informace o studiu, informační brožury V 5
D. I.7 SO
Přijímací řízení /vyhlášení podmínek přijímacího řízení,
vyhodnocení výsledků přijímacího řízení/ A 10
D. II. Studijní agen-
da
D. II.1 SO Bezpečnost a ochrana zdraví, studentů, školení S 5
D. II.2 SO Úrazy studentů /lehké S 10
D. II.3 SO Úmrtí studentů následkem úrazu, těžké úrazy A 10
D. II.4 SO
Studijní spisy studentů/absolventů /přijetí, průběh studia,
rozhodnutí ve věcech studijních, ukončení studia, aj./ S 45
D. II.6 SO
Stipendia /žádosti, rozhodnutí o přiznání, aj./, poplatky za
studium S 10
D. II.7 SO Matriky, UIV, statistiky, přehledy A 10
D. II.8 SO
Evidence výsledků, ukončení studijních předmětů, zkoušek,
uznávání studia a zahraničního vzdělání S 10
D. II.9 KT Seminární a ostatní práce studentů S 5
D. II.10 SO Závěrečné práce V 45
D. II.11 SO Protokoly o závěrečných zkouškách A 45
D. II.12 SO Diplomy, certifikáty, osvědčení, nostrifikace A 10
D. II.13 EO Agenda ubytování na kolejích S 5
D. II.14 SO Ostatní studijní agenda S 5
Příloha č. 1
SM8/2012-1.2
E. VNĚJŠÍ VZTAHY, VÝZKUM, VÝVOJ A DALŠÍ TVŮRČÍ ČINNOSTI
E. I. Výzkum, vývoj a další tvůrčí činnost
E. I.1 OVV Projekty výzkumu a vývoje, granty apod. A 10
E. I.2 OVV Patenty, licence, užitné vzory A 10
E. I.4 OVV
Evidence, seznamy, přehledy výzkumných, vývojových a
dalších tvůrčích aktivit VŠTE A 5
E. I.5 OVV Smlouvy, dohody v oblasti výzkumu, vývoje S 10
E. I.7 OVV Ediční činnost, recenze, korektury V 5
E. I.8 OVV Ediční A 10
E. I.9 OVV Grantová agentura A 10
E. I.10 OVV Studentské aktivity, SVOČ aj. V 10
E. I.11 OVV Ostatní aktivity OVV S 5
E. II. Vnější vztahy
E. II.2 MARKT Propagační a informační akce A 5
E. II.4 MARKT Styk s médii, tiskové zprávy V 10
E. III. Zahraniční vztahy
E. III.1 KR Spolupráce se zahraničními institucemi (smlouvy, dohody) A 10
E. III.2 SO Mobility studentů S 5
E. III.3 SO Mobilita zaměstnnaců S 5
E. IV. Projektová činnost
E. IV.1 PO Projektová dokumentace V 15
F. PRÁVO, EKONOMIKA A FINANCE
F. I. Právní agenda
F. I.1 KR Smlouvy, dohody V 10
F. I.3 KR Právní výklady, vyjádření, stanoviska V 10
F. II. Ekonomická agenda
F. II.2 EO Účetní výkazy, závěrky, výroční zprávy /roční/, aj. A 10
F. II.3 EO Rozpočty, dotace, příspěvky, fondy V 10
F. II.4 EO Daňová přiznání S 10
F. II.5 EO Statistické výkazy, hlášení /roční A 5
F. II.6 EO Statistické výkazy, hlášení /pololetní, čtvrtletní, aj. S 5
F. II.8 EO Pokladní doklady příjmové, výdajové, výpisy z BÚ S 10
F. II.10 EO Faktury přijaté S 10
F. II.11 EO Faktury vystavené S 10
F. II.12 EO Služební cesty, cestovní příkazy S 10
F. II.13 EO Ostatní účetní doklady S 10
F. II.14 EO Veřejné zakázky S 10
F. II.15 EO Pojistné události a ostatní S 5
F.II. 17 EO Upomínky S 10
F.III. Majetek
F. III.1 EO Inventarizace majetku S 5
F. III.2 EO
Majetek – doklady o zařazení, vyřazení, přemístění, odpisový
plán a související dokumentace S 10
F. III.4 EO Ostatní agenda S 5
Příloha č. 1
SM8/2012-1.2
F. IV. Investice
F. IV.1 EO
Plány a studie investiční výstavby, projektové práce, dokumentace,
studie A 10
F. IV. 2 EO Technické zprávy, protokoly S 10
F. IV.4 EO Koncese, živnostenské listy, licence apod. A 10
G. PROVOZNÍ ZÁLEŽITOSTI
G. I. KV
Dokumentace informačních systémů a zdrojů , komunikačních
technologií S 5
G. III. KV Předávací protokoly a listiny S 5
G. IV. KNIH
Knihovna, studovna, informační centrum /přírůstkový seznam,
protokoly o revizi knihovního fondu, seznam úbytků
aj./ V 10
G. V.1 POD Spisovna a podatelna – evidenční pomůcky1
S 10
G.V.2 POD
Skartační návrhy, seznamy dokumentů navržených ke skartačnímu
řízení, protokoly o předávání dokumentů do spisovny
S 10
G.VI.1 VŠTE Záznamy o kontrolách, komunikace s kontrolními orgány S 10
G.VI.2 VŠTE Styky s MŠMT S 10
G.VI.3 VŠTE Běžná korespondence S 10
H. OSTATNÍ KORESPONDENCE
H.I. VŠTE Ostatní korespondence, multiplikáty, duplikáty S 1
1
Skartační lhůta začne plynout v okamžiku, kdy budou ve skartačním řízení vyřazeny všechny dokumenty
v evidencích uvedené
Příloha č. 1
SM8/2012-1.2
Použité zkratky
KR Kancelář rektora/rektorát
PRO prorektoři
PRO-SPČ prorektor pro studium a pedagogickou činnost
KV kvestor
EO ekonomické oddělení
OPTECH oddělení provozně-technické
VP vedoucí pracovníci
IA interní audit
POD podatelna
PM personální a mzdové oddělení
SO studijní oddělení
CŽV centrum celoživotního vzdělávání
KT katedry
OVV oddělení výzkumu, vývoje a tvůrčí činnosti
KNIH knihovna a studovna VŠTE
VŠTE Vysoká škola technická a ekonomická v Českých Budějovicích
OSIK Oddělní strategie, inovací a kvality
PO Oddělení projektových prací
SZK Statutární zástupce rektora