Příloha č. 1
SM8/2012-2
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN VŠTE
(1) Spisový a skartační plán je schéma pro označení a následné ukládání vyhotovených
a vyřízených dokumentů ve spisovně. Obsahuje soupis skupin dokumentů (podle
věcné příslušnosti) a jim přiřazené spisové a skartační znaky a skartační lhůty.
(2) Pro zařazení dokumentu do určité skupiny (resp. podskupiny) je rozhodující jeho obsah
(věc). Tyto skupiny a podskupiny jsou uvedeny v levém sloupci spisového a skartačního
plánu, tzv. spisový znak. Vedle spisového znaku se uvádí ještě místo uložení dokumentu
před jeho předáním do centrální spisovny, tzv. ukládací znak.
(3) Skartační znaky a lhůty jsou uvedeny v pravém sloupci. Jsou-li v rámci jednoho spisu
přikládány dokumenty s různými skartačními znaky a lhůtami, pak se spis označí skartačním
znakem v pořadí „A“, „V“ a „S“ a nejvyšší skartační lhůtou.
(4) Skartační znak „A“ – do této skupiny se zařazují dokumenty trvalé hodnoty, které budou
po uplynutí skartační lhůty vybrány ve skartačním řízení jako archiválie k trvalému uložení
do Státního oblastního archivu v Třeboni.
(5) Skartační znak „V“ – do této skupiny se zařazují písemnosti, u nichž skartační komise
po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení posoudí, které z nich převezme Státní
oblastní archiv v Třeboni a které mohou být skartovány.
(6) Skartační znak „S“ – do této skupiny se zařazují dokumenty bez trvalé hodnoty, které
budou po uplynutí skartační lhůty navrženy ve skartačním řízení ke zničení.
(7) Skartační znaky a lhůty jsou závazné jen pro to pracoviště, kde dokumenty vznikly nebo
byly vyřizovány. Na ostatních pracovištích jsou tyto dokumenty považovány za multiplicitní
a posuzují se tak, jak je uvedeno dále.
(8) Skartační znaky a lhůty uvedené ve spisovém a skartačním plánu jsou závazné pro jedno
vyhotovení dokumentu. Všechna ostatní vyhotovení, tzv. duplikáty nebo multiplikáty (tj.
kopie, druhopisy, průklepy, rozmnoženiny pořízené všemi druhy reprografických technik)
se všeobecně považují za dokumenty typu „S“, které mohou být navrženy k vyřazení
a zničení ihned, jakmile již nejsou potřebné pro další činnost pracoviště, pokud se nestanou
součástí vyřizovaného spisu, se kterým pak sdílí skartační znak a lhůtu. Výjimku
tvoří dokumenty závažného charakteru, které se ponechávají pro archivní účely ve dvou
vyhotoveních.
(9) V případě, že se dokument označený skartačním znakem „A“ nedochoval, je nutno jej
nahradit pro archivní účely dokumenty zpravidla označeným skartačním znakem „S“,
např.: dokumenty s roční periodicitou mohou být nahrazeny dílčími doklady za období
kratší než rok, souhrnné dokumenty mohou být nahrazeny podkladovými doklady, originály
dokumentů mohou být nahrazeny kopiemi, opisy, snímky, koncepty apod., neúplné
studijní spisy musí být nahrazeny operativní evidencí tak, aby obsahovaly informace obsažené
ve studijním spisu úplném.
(10) Dokumenty, které jsou označeny skartačním znakem „A“, se předávají do Státního oblastního
archivu v Třeboni v písemném vyhotovení.
(11) Skartační znaky pro jednotlivé typy jsou uvedeny ve spisovém a skartačním plánu ke dni
podpisu. Pokud se vyskytnou dokumenty, které spisový a skartační plán neuvádí, posuzují
se při skartačním řízení jako analogické a věcně nejblíže příbuzné dokumenty
k dokumentům v tomto plánu uvedeným.
Příloha č. 1
SM8/2012-2
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN VŠTE – TABULKA
A. ORGÁNY VŠTE
A. I. Agenda Akademického senátu VŠTE
A. I.1 AS Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. I.2 AS Podklady pro jednání V 5
A. I.3 AS Organizační a provozní písemnosti S 5
A. II. Agenda Akademické rady VŠTE
A. II.1 KR Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. II.2 KR Podklady pro jednání V 5
A. II.3 KR Organizační a provozní písemnosti S 5
A. III. Agenda Správní rady VŠTE
A. III.1 KR Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. III.2 KR Podklady pro jednání V 5
A. III.3 KR Organizační a provozní písemnosti S 5
A. IV. Disciplinární komise VŠTE
A. IV.1 KR Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. IV.2 KR Podklady pro jednání V 5
A. IV.3 KR Organizační a provozní písemnosti S 5
B. ORGANIZACE A ŘÍZENÍ
B. I. Předpisy a normy
B. I.1 KR Obecně závazné normy týkající se vysokých škol (zákony, S 5
nařízení vlády, vyhlášky MŠMT, směrnice MŠMT atd.)
B. I.2 OSIK Vnitřní předpisy, vnitřní normy (řády, směrnice, opatření, A 5
rozhodnutí, atd.)
B. I.3
OSIK
Tvorba norem a předpisů - žádosti o registraci apod. S 5
B. II. Agenda vedení VŠTE
B. II.1 KR
Zápisy ze zasedání vedení, vedoucích kateder, prorektorů
atd. A 5
B. II.2 KR Zápis z jednání ostatní S 5
B. III. Agenda vedoucích VŠTE
B. III.1 KR Agenda rektora (s výjimkou běžné korespondence) V 5
B. III.2 KV Agenda kvestora (s výjimkou běžné korespondence) V 5
B. III.3 PRO* Agenda prorektorů (s výjimkou běžné korespondence) V 5
B. III.4 VP* Agenda vedoucích pracovníků V 5
B. III.5 POD Běžná korespondence S 5
B. IV. Volby, jmenování, odvolání
B. IV.1 KR Protokoly o volbách, zápisy A 5
B. IV.2 KR Volební lístky (s výjimkou AS) S 5
B. IV.3 KR, PM Ustavení, jmenování, odvolání, delegování, zplnomocnění A 5
Příloha č. 1
SM8/2012-2
B. V. Kontrolní činnost VŠTE
B. V.1 IA Audity A 5
B. V.2 IA Vnitřní kontrola činnosti VŠTE - zprávy S 5
B. V.3 KR Stížnosti, žádosti, jejich vyřízení a zprávy o vyřízení V 5
B. VI. Zprávy VŠTE směřující k veřejnosti
B. VI.1 KR Výroční zprávy, zprávy o činnosti A 5
B. VI.2 KR Dlouhodobé záměry a jejich aktualizace A 5
B. VI.3 KR Rozvojové plány, koncepce včetně hodnocení jejich naplnění A 5
C. PERSONÁLNÍ A MZDOVÉ ZÁLEŽITOSTI
C. I. Personální agenda
C. I.1 PM Výběrová řízení - vyhlášení, přihlášky, zápisy, rozhodnutí S 10
C. I.2 PM Žádosti o zaměstnání S 5
C. I.3 PM
Osobní spisy zaměstnanců v pracovním poměru /pracovní
smlouvy, jmenování, mzdové výměry, funkční zařazení,
pracovní náplně, osobní data, doklady o dosaženém vzdělání,
úpravy pracovní doby, výpisy z Rejstříku trestů V 45
C. I.4 PM
Dohody o provedení práce, evidence odpracované doby,
smlouvy na základě občanského zákoníku, licenční a autorské
smlouvy S 10
C. I.5 PM Dohody o pracovní činnosti S 45
C. I.6 PM
Agenda zahraničních zaměstnanců, povolení k zaměstnání
zaměstnance S 10
C. I.7 PM
Agenda osob se zdravotním postižením, dokumenty týkající
se plnění povinného podílu OZP S 10
C. I.8 PM Agenda závodní zdravotní péče S 10
C. I.9 PM Statistické přehledy krátkodobé /čtvrtletní, pololetní aj./ S 5
C. I.10 PM Statistické přehledy dlouhodobé /roční/ A 5
C. I.11 PM Agenda pracovně-právní ostatní S 5
C. I.12 PM Příspěvky zaměstnancům (příspěvky na stravování atd.) S 5
C. I.13 PM Sociální potřeby zaměstnanců, čerpání sociálního fondu S 5
C. I.14 PM
Vzdělávání zaměstnanců /krátkodobé plány, organizační
zajištění, provozní evidence atd./ S 5
C. I.15 PM Personální rozbory, evidence ostatní A 10
C. II. Mzdová agenda
C. II.1 PM
Podklady pro zpracování mezd /výkazy práce, dovolenky,
atd./ S 3
C. II.2 PM Evidence ZP /přihlášky, odhlášky, přehledy o platbách/ S 10
C. II.3 PM
Evidence OSSZ /přihlášky, odhlášky, přehledy o platbách,
přehledy nemocenských dávek/ S 10
C. II.4 PM Evidenční listy důchodového pojištění S 45
C. II.5 PM
Mzdová agenda /přehledy a sestavy mezd, výplatní listiny,
refundace, srážek atd./ S 5
C. II.6 PM Mzdové listy S 45
C. II.7 PM
Daně /daňová přiznání, doklady k DP, potvrzení, zúčtování,
atd./ S 10
C. II.8 PM Záznamy o kontrolách S 10
C. III. Bezpečnost práce a ochrana zdraví
C. III.1 OPTECH Rizika, školení, protokoly, atd. S 5
Příloha č. 1
SM8/2012-2
C. III.2 OPTECH Požární ochrana, požární kniha, školení, protokoly atd. S 5
C. III.3 OPTECH BOZP, školení, testy, prověrky, protokoly S 5
C. III.4 OPTECH Pracovní úrazy /lehké S 10
C. III.5 OPTECH Smrtelné pracovní úrazy, úrazy těžké A 10
C. III.7 OPTECH Záznamy o kontrolách a dodržování přepisů S 5
C. III.8 OPTECH Ostatní agenda bezpečnosti a ochrany zdraví S 5
D. STUDIJNÍ ZÁLEŽITOSTI
D. I. Organizace studia
D. I.1 PRO-SPČ
Akreditační materiály, rozhodnutí o akreditaci studijních
programů/oborů, hodnocení akreditační komise MŠMT A 10
D. I.2 PRO-SPČ
Hodnocení pedagogické činnosti, kvality ve studijních programech
V 5
D. I.3 SO Studijní plány, anotace předmětů A 10
D. I.4 CŽV
Celoživotní vzdělávání – programy, kurzy, vzdělávání, akreditace
A 10
D. I.5 CŽV Dohody, smlouvy o studiu, apod. S 10
D. I.6 SO Informace o studiu, informační brožury V 5
D. I.7 SO
Přijímací řízení /vyhlášení podmínek přijímacího řízení,
vyhodnocení výsledků přijímacího řízení/ A 10
D. II. Studijní agen-
da
D. II.1 SO Bezpečnost a ochrana zdraví, studentů, školení S 5
D. II.2 SO Úrazy studentů /lehké S 10
D. II.3 SO Úmrtí studentů následkem úrazu, těžké úrazy A 10
D. II.4 SO
Studijní spisy studentů/absolventů /přijetí, průběh studia,
rozhodnutí ve věcech studijních, ukončení studia, aj./ S 45
D. II.5 SO Studijní spisy studentů, kteří nedokončili studium S 45
D. II.6 SO
Stipendia /žádosti, rozhodnutí o přiznání, aj./, poplatky za
studium S 10
D. II.7 SO Matriky, UIV, statistiky, přehledy A 10
D. II.8 SO
Evidence výsledků, ukončení studijních předmětů, zkoušek,
uznávání studia a zahraničního vzdělání V 10
D. II.9 KT Seminární a ostatní práce studentů S 5
D. II.10 SO Závěrečné práce V 45
D. II.11 SO Protokoly o závěrečných zkouškách A 45
D. II.12 SO
Evidence vydaných diplomů, certifikátů, osvědčení, nostrifikace
A 10
D. II.13 EO Agenda ubytování na kolejích S 5
D. II.14 SO Ostatní studijní agenda S 5
E. VNĚJŠÍ VZTAHY, VÝZKUM, VÝVOJ A DALŠÍ TVŮRČÍ ČINNOSTI
E. I. Výzkum, vývoj a další tvůrčí činnost
E. I.1 OVV Projekty výzkumu a vývoje, granty apod. A 10
E. I.2 OVV Patenty, licence, užitné vzory A 10
E. I.3 OVV Konference, kongresy, přednášky V 10
E. I.4 OVV
Evidence, seznamy, přehledy výzkumných, vývojových a
dalších tvůrčích aktivit VŠTE A 5
Příloha č. 1
SM8/2012-2
E. I.5 OVV Smlouvy, dohody v oblasti výzkumu, vývoje V 10
E. I.6 OVV Styk s MŠMT V 10
E. I.7 OVV Ediční činnost, recenze, korektury V 5
E. I.8 OVV
Ediční činnost /vědecký časopis, studentský časopis, publikace
VŠTE, aj./ A 10
E. I.9 OVV Grantová agentura A 10
E. I.10 OVV Studentské aktivity, SVOČ aj. V 10
E. I.11 OVV Ostatní aktivity OVV S 5
E. II. Vnější vztahy
E. II.1 MARKT Informace o studiu, informační brožury A 5
E. II.2 MARKT Propagační a informační akce A 5
E. II.3 MARKT Ostatní slavnostní akce V 5
E. II.4 MARKT Styk s médii, tiskové zprávy V 10
E. III. Zahraniční vztahy
E. III.1 KR Spolupráce se zahraničními institucemi (smlouvy, dohody) A 10
E. III.2 SO Mobility studentů v rámci programů S 5
E. III.3 SO Mobilita akademických pracovníků v rámci programů S 5
E. III.4 SO Mobilita ostatních pracovníků v rámci programů S 5
E. III.5 SO Mobilita studentů - ostatní S 5
E. III.6 SO
Mobilita akademických pracovníků a ostatních pracovníků ostatní
S 5
E. III.7 SO Ostatní zahraniční aktivity S 5
E. IV. Projektová činnost
E. IV.1 PO Projektová dokumentace V 15
F. PRÁVO, EKONOMIKA A FINANCE
F. I. Právní agenda
F. I.1 KR Smlouvy, dohody aj. V 10
F. I.2 KR Smlouvy hospodářské S 5
F. I.3 KR Právní výklady, vyjádření, stanoviska V 10
F. II. Ekonomická agenda
F. II.1 EO
Projekčně programová dokumentace k vedení účetnictví,
prostředky výpočetní a jiné techniky /po době jejich ukončení/
S 10
F. II.2 EO Účetní výkazy, závěrky, výroční zprávy /roční/, aj. A 10
F. II.3 EO Rozpočty, dotace, příspěvky, fondy V 10
F. II.4 EO Daňová přiznání S 10
F. II.5 EO Statistické výkazy, hlášení /roční A 5
F. II.6 EO Statistické výkazy, hlášení /pololetní, čtvrtletní, aj. S 5
F. II.7 EO
Ekonomické zprávy, zprávy z kontrol, korespondence s kontrolními
orgány V 10
F. II.8 EO Pokladní doklady příjmové, výdajové S 10
F. II.9 EO Výpisy z bankovních účtů S 10
F. II.10 EO Faktury přijaté S 10
F. II.11 EO Faktury vystavené S 10
F. II.12 EO Služební cesty, cestovní příkazy S 10
F. II.13 EO Ostatní účetní doklady S 10
Příloha č. 1
SM8/2012-2
F. II.14 EO Veřejné zakázky S 10
F. II.15 EO Pojistné události a ostatní S 5
F. II.16 EO Projekty V 10
F.II. 17 EO Upomínky S 10
F.III. Majetek
F. III.1 EO Inventarizace majetku S 5
F. III.2 EO
Majetek – doklady o zařazení, vyřazení, přemístění, odpisový
plán a související dokumentace S 10
F. III.3 EO Objednávky, styk s dodavateli S 10
F. III.4 EO Ostatní agenda S 5
F. IV. Investice
F. IV.1 EO
Plány a studie investiční výstavby, projektové práce, dokumentace,
studie A 10
F. IV. 2 EO Technické zprávy, protokoly S 10
F. IV.3 OPTECH Dokumentace ke spravovaným zařízením a budovám S 10
F. IV.4 EO Koncese, živnostenské listy, licence apod. A 10
G. PROVOZNÍ ZÁLEŽITOSTI
G. I. KV Dokumentace informačních systémů a zdrojů /hardware S 5
G. II. KV
Dokumentace informačních a komunikačních technologií
/software S 5
G. III. KV Předávací protokoly a listiny S 5
G. IV. KNIH
Knihovna, studovna, informační centrum /přírůstkový seznam,
protokoly o revizi knihovního fondu, seznam úbytků
aj./ V 10
G. V.1 POD Spisovna a podatelna – evidenční pomůcky1
S 10
G.V.2 POD
Skartační návrhy, seznamy dokumentů navržených ke skartačnímu
řízení, protokoly o předávání dokumentů do spisovny
S 10
H. OSTATNÍ KORESPONDENCE
H.I. VŠTE Ostatní korespondence, multiplikáty, duplikáty S 1
1
Skartační lhůta začne plynout v okamžiku, kdy budou ve skartačním řízení vyřazeny všechny dokumenty
v evidencích uvedené