Příloha č. 2
SM8/2012-2
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN VŠTE – TABULKA
A. ORGÁNY VŠTE
A. I. Agenda Akademického senátu VŠTE
A. I.1 AS Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. I.2 AS Podklady pro jednání V 5
A. I.3 AS Organizační a provozní písemnosti S 5
A. II. Agenda Akademické rady VŠTE
A. II.1 KR Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. II.2 KR Podklady pro jednání V 5
A. II.3 KR Organizační a provozní písemnosti S 5
A. III. Agenda Správní rady VŠTE
A. III.1 KR Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. III.2 KR Podklady pro jednání V 5
A. III.3 KR Organizační a provozní písemnosti S 5
A. IV. Disciplinární komise VŠTE
A. IV.1 KR Zápisy ze zasedání, závěry, stanoviska, zprávy o činnosti A 5
A. IV.2 KR Podklady pro jednání V 5
A. IV.3 KR Organizační a provozní písemnosti S 5
B. ORGANIZACE A ŘÍZENÍ
B. I. Předpisy a normy
B. I.1 KR Obecně závazné normy týkající se vysokých škol (zákony, S 5
nařízení vlády, vyhlášky MŠMT, směrnice MŠMT atd.)
B. I.2 OSIK Vnitřní předpisy, vnitřní normy (řády, směrnice, opatření, A 5
rozhodnutí, atd.)
B. I.3
OSIK
Tvorba norem a předpisů - žádosti o registraci apod. S 5
B. II. Agenda vedení VŠTE
B. II.1 KR
Zápisy ze zasedání vedení, vedoucích kateder, prorektorů
atd. A 5
B. II.2 KR Zápis z jednání ostatní S 5
B. III. Agenda vedoucích VŠTE
B. III.1 KR Agenda rektora (s výjimkou běžné korespondence) V 5
B. III.2 KV Agenda kvestora (s výjimkou běžné korespondence) V 5
B. III.3 PRO* Agenda prorektorů (s výjimkou běžné korespondence) V 5
B. III.4 VP* Agenda vedoucích pracovníků V 5
B. III.5 POD Běžná korespondence S 5
B. IV. Volby, jmenování, odvolání
B. IV.1 KR Protokoly o volbách, zápisy A 5
B. IV.2 KR Volební lístky (s výjimkou AS) S 5
B. IV.3 KR, PM Ustavení, jmenování, odvolání, delegování, zplnomocnění A 5
Příloha č. 2
SM8/2012-2
B. V. Kontrolní činnost VŠTE
B. V.1 IA Audity A 5
B. V.2 IA Vnitřní kontrola činnosti VŠTE - zprávy S 5
B. V.3 KR Stížnosti, žádosti, jejich vyřízení a zprávy o vyřízení V 5
B. VI. Zprávy VŠTE směřující k veřejnosti
B. VI.1 KR Výroční zprávy, zprávy o činnosti A 5
B. VI.2 KR Dlouhodobé záměry a jejich aktualizace A 5
B. VI.3 KR Rozvojové plány, koncepce včetně hodnocení jejich naplnění A 5
C. PERSONÁLNÍ A MZDOVÉ ZÁLEŽITOSTI
C. I. Personální agenda
C. I.1 PM Výběrová řízení - vyhlášení, přihlášky, zápisy, rozhodnutí S 10
C. I.2 PM Žádosti o zaměstnání S 5
C. I.3 PM
Osobní spisy zaměstnanců v pracovním poměru /pracovní
smlouvy, jmenování, mzdové výměry, funkční zařazení,
pracovní náplně, osobní data, doklady o dosaženém vzdělání,
úpravy pracovní doby, výpisy z Rejstříku trestů V 45
C. I.4 PM
Dohody o provedení práce, evidence odpracované doby,
smlouvy na základě občanského zákoníku, licenční a autorské
smlouvy S 10
C. I.5 PM Dohody o pracovní činnosti S 45
C. I.6 PM
Agenda zahraničních zaměstnanců, povolení k zaměstnání
zaměstnance S 10
C. I.7 PM
Agenda osob se zdravotním postižením, dokumenty týkající
se plnění povinného podílu OZP S 10
C. I.8 PM Agenda závodní zdravotní péče S 10
C. I.9 PM Statistické přehledy krátkodobé /čtvrtletní, pololetní aj./ S 5
C. I.10 PM Statistické přehledy dlouhodobé /roční/ A 5
C. I.11 PM Agenda pracovně-právní ostatní S 5
C. I.12 PM Příspěvky zaměstnancům (příspěvky na stravování atd.) S 5
C. I.13 PM Sociální potřeby zaměstnanců, čerpání sociálního fondu S 5
C. I.14 PM
Vzdělávání zaměstnanců /krátkodobé plány, organizační
zajištění, provozní evidence atd./ S 5
C. I.15 PM Personální rozbory, evidence ostatní A 10
C. II. Mzdová agenda
C. II.1 PM
Podklady pro zpracování mezd /výkazy práce, dovolenky,
atd./ S 3
C. II.2 PM Evidence ZP /přihlášky, odhlášky, přehledy o platbách/ S 10
C. II.3 PM
Evidence OSSZ /přihlášky, odhlášky, přehledy o platbách,
přehledy nemocenských dávek/ S 10
C. II.4 PM Evidenční listy důchodového pojištění S 45
C. II.5 PM
Mzdová agenda /přehledy a sestavy mezd, výplatní listiny,
refundace, srážek atd./ S 5
C. II.6 PM Mzdové listy S 45
C. II.7 PM
Daně /daňová přiznání, doklady k DP, potvrzení, zúčtování,
atd./ S 10
C. II.8 PM Záznamy o kontrolách S 10
C. III. Bezpečnost práce a ochrana zdraví
C. III.1 OPTECH Rizika, školení, protokoly, atd. S 5
Příloha č. 2
SM8/2012-2
C. III.2 OPTECH Požární ochrana, požární kniha, školení, protokoly atd. S 5
C. III.3 OPTECH BOZP, školení, testy, prověrky, protokoly S 5
C. III.4 OPTECH Pracovní úrazy /lehké S 10
C. III.5 OPTECH Smrtelné pracovní úrazy, úrazy těžké A 10
C. III.7 OPTECH Záznamy o kontrolách a dodržování přepisů S 5
C. III.8 OPTECH Ostatní agenda bezpečnosti a ochrany zdraví S 5
D. STUDIJNÍ ZÁLEŽITOSTI
D. I. Organizace studia
D. I.1 PRO-SPČ
Akreditační materiály, rozhodnutí o akreditaci studijních
programů/oborů, hodnocení akreditační komise MŠMT A 10
D. I.2 PRO-SPČ
Hodnocení pedagogické činnosti, kvality ve studijních programech
V 5
D. I.3 SO Studijní plány, anotace předmětů A 10
D. I.4 CŽV
Celoživotní vzdělávání – programy, kurzy, vzdělávání, akreditace
A 10
D. I.5 CŽV Dohody, smlouvy o studiu, apod. S 10
D. I.6 SO Informace o studiu, informační brožury V 5
D. I.7 SO
Přijímací řízení /vyhlášení podmínek přijímacího řízení,
vyhodnocení výsledků přijímacího řízení/ A 10
D. II. Studijní agen-
da
D. II.1 SO Bezpečnost a ochrana zdraví, studentů, školení S 5
D. II.2 SO Úrazy studentů /lehké S 10
D. II.3 SO Úmrtí studentů následkem úrazu, těžké úrazy A 10
D. II.4 SO
Studijní spisy studentů/absolventů /přijetí, průběh studia,
rozhodnutí ve věcech studijních, ukončení studia, aj./ S 45
D. II.5 SO Studijní spisy studentů, kteří nedokončili studium S 45
D. II.6 SO
Stipendia /žádosti, rozhodnutí o přiznání, aj./, poplatky za
studium S 10
D. II.7 SO Matriky, UIV, statistiky, přehledy A 10
D. II.8 SO
Evidence výsledků, ukončení studijních předmětů, zkoušek,
uznávání studia a zahraničního vzdělání V 10
D. II.9 KT Seminární a ostatní práce studentů S 5
D. II.10 SO Závěrečné práce V 45
D. II.11 SO Protokoly o závěrečných zkouškách A 45
D. II.12 SO
Evidence vydaných diplomů, certifikátů, osvědčení, nostrifikace
A 10
D. II.13 EO Agenda ubytování na kolejích S 5
D. II.14 SO Ostatní studijní agenda S 5
E. VNĚJŠÍ VZTAHY, VÝZKUM, VÝVOJ A DALŠÍ TVŮRČÍ ČINNOSTI
E. I. Výzkum, vývoj a další tvůrčí činnost
E. I.1 OVV Projekty výzkumu a vývoje, granty apod. A 10
E. I.2 OVV Patenty, licence, užitné vzory A 10
E. I.3 OVV Konference, kongresy, přednášky V 10
E. I.4 OVV
Evidence, seznamy, přehledy výzkumných, vývojových a
dalších tvůrčích aktivit VŠTE A 5
Příloha č. 2
SM8/2012-2
E. I.5 OVV Smlouvy, dohody v oblasti výzkumu, vývoje V 10
E. I.6 OVV Styk s MŠMT V 10
E. I.7 OVV Ediční činnost, recenze, korektury V 5
E. I.8 OVV
Ediční činnost /vědecký časopis, studentský časopis, publikace
VŠTE, aj./ A 10
E. I.9 OVV Grantová agentura A 10
E. I.10 OVV Studentské aktivity, SVOČ aj. V 10
E. I.11 OVV Ostatní aktivity OVV S 5
E. II. Vnější vztahy
E. II.1 MARKT Informace o studiu, informační brožury A 5
E. II.2 MARKT Propagační a informační akce A 5
E. II.3 MARKT Ostatní slavnostní akce V 5
E. II.4 MARKT Styk s médii, tiskové zprávy V 10
E. III. Zahraniční vztahy
E. III.1 KR Spolupráce se zahraničními institucemi (smlouvy, dohody) A 10
E. III.2 SO Mobility studentů v rámci programů S 5
E. III.3 SO Mobilita akademických pracovníků v rámci programů S 5
E. III.4 SO Mobilita ostatních pracovníků v rámci programů S 5
E. III.5 SO Mobilita studentů - ostatní S 5
E. III.6 SO
Mobilita akademických pracovníků a ostatních pracovníků ostatní
S 5
E. III.7 SO Ostatní zahraniční aktivity S 5
F. PRÁVO, EKONOMIKA A FINANCE
F. I. Právní agenda
F. I.1 KR Smlouvy, dohody aj. V 10
F. I.2 KR Smlouvy hospodářské S 5
F. I.3 KR Právní výklady, vyjádření, stanoviska V 10
F. II. Ekonomická agenda
F. II.1 EO
Projekčně programová dokumentace k vedení účetnictví,
prostředky výpočetní a jiné techniky /po době jejich ukončení/
S 10
F. II.2 EO Účetní výkazy, závěrky, výroční zprávy /roční/, aj. A 10
F. II.3 EO Rozpočty, dotace, příspěvky, fondy V 10
F. II.4 EO Daňová přiznání S 10
F. II.5 EO Statistické výkazy, hlášení /roční A 5
F. II.6 EO Statistické výkazy, hlášení /pololetní, čtvrtletní, aj. S 5
F. II.7 EO
Ekonomické zprávy, zprávy z kontrol, korespondence s kontrolními
orgány V 10
F. II.8 EO Pokladní doklady příjmové, výdajové S 10
F. II.9 EO Výpisy z bankovních účtů S 10
F. II.10 EO Faktury přijaté S 10
F. II.11 EO Faktury vystavené S 10
F. II.12 EO Služební cesty, cestovní příkazy S 10
F. II.13 EO Ostatní účetní doklady S 10
F. II.14 EO Veřejné zakázky S 10
F. II.15 EO Pojistné události a ostatní S 5
Příloha č. 2
SM8/2012-2
F. II.16 EO Projekty V 10
F.II. 17 EO Upomínky S 10
F.III. Majetek
F. III.1 EO Inventarizace majetku S 5
F. III.2 EO
Majetek – doklady o zařazení, vyřazení, přemístění, odpisový
plán a související dokumentace S 10
F. III.3 EO Objednávky, styk s dodavateli S 10
F. III.4 EO Ostatní agenda S 5
F. IV. Investice
F. IV.1 EO
Plány a studie investiční výstavby, projektové práce, dokumentace,
studie A 10
F. IV. 2 EO Technické zprávy, protokoly S 10
F. IV.3 OPTECH Dokumentace ke spravovaným zařízením a budovám S 10
F. IV.4 EO Koncese, živnostenské listy, licence apod. A 10
G. PROVOZNÍ ZÁLEŽITOSTI
G. I. KV Dokumentace informačních systémů a zdrojů /hardware S 5
G. II. KV
Dokumentace informačních a komunikačních technologií
/software S 5
G. III. KV Předávací protokoly a listiny S 5
G. IV. KNIH
Knihovna, studovna, informační centrum /přírůstkový seznam,
protokoly o revizi knihovního fondu, seznam úbytků
aj./ V 10
G. V.1 POD Spisovna a podatelna – evidenční pomůcky1
S 10
G.V.2 POD
Skartační návrhy, seznamy dokumentů navržených ke skartačnímu
řízení, protokoly o předávání dokumentů do spisovny
S 10
H. OSTATNÍ KORESPONDENCE
H.I. VŠTE Ostatní korespondence, multiplikáty, duplikáty S 1
1
Skartační lhůta začne plynout v okamžiku, kdy budou ve skartačním řízení vyřazeny všechny dokumenty
v evidencích uvedené