DoS č. 1 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
Datum vydání: 12. 5. 2014 Účinnost od: 12. 5. 2014 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE004428/2014 Počet stran: 2 Počet příloh: 1
Informace
o změnách
Ruší
předpis Nadřízené
předpisy Statut VŠTE (článek 23 a 24)
Související předpisy Směrnice č. 28/2012 Pravidla účtování na VŠTE
Podřízený předpis Rozdělovník
Ekonomické oddělení
Vypracoval: Bc. Eva Slabší, v.r. Garant: Kvestor
Podpis: Podpis:
Ing. Jaromír Vrbka, v.r.
Formálně ověřil: Bc. Tomáš Bílek, v.r. Schválil: Rektor
Podpis: Podpis:
doc. Ing. Marek Vochozka, MBA,
Ph.D., v.r.
1
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Tímto dodatkem dochází ke změně směrnice č. 8/2012 Pravidla účtování na VŠTE
ze dne 14. 3. 2012 (č. j. VŠTE002857/2012).
(2) Dochází ke změně přílohy č. 2.
(3) Jednotlivé články se mění a doplňují takto:
Článek 6, odst. 3, 10
(3) Úřední dokument je také dokument doručený přes datovou schránku, která je zřízena
v Podatelně. Z datové schránky se dokumenty přenášejí automaticky do podacího
deníku v programu IFIS. O přijetí datové zprávy jsou zaměstnanci Podatelny informováni
formou e-mailu.
(10)Podací razítko obsahuje vždy:
a) text s názvem VŠTE,
b) datum doručení,
c) číslo jednací,
d) počet listů,
Článek 7
Článek 7
Evidence dokumentů
(1) Doručené dokumenty kromě čl. 6 odst. 5 se evidují v podacím deníku vedeném podatelnou
v systému IFIS v modulu Spisová služba. Podatelna zároveň pořizuje jejich elektronickou
podobu a originály dokumentů uchovává v listinné podobě. Výjimku tvoří
dokumenty, které se na podatelně neuchovávají v originální listinné podobě:
a) Účetní agenda
b) Agenda akademického senátu
c) Smlouvy
d) Dokumenty přijaté z Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy (dále jen
„MŠMT“)
e) Agenda zahraničního oddělení
f) Mzdová a personální agenda
g) Veřejné zakázky
(2) Mzdové a personální dokumenty jsou evidovány v ekonomickém systému IFIS
v modulu Spisová služba oprávněnou osobou. U těchto dokumentů se nepořizují skeny.
(3) Skeny se nepořizují u přijatých nabídek, veřejných zakázek, neboť se na ně vztahuje
obchodní tajemství.
2
(4) Dokumenty z MŠMT jsou evidovány podatelnou v elektronické spisové službě. Po
zaevidování pracovníci podatelny předají dokumenty v originální podobě na Úsek rektora,
který se ve spisové službě značí jako Spisový uzel 1000. Pracovníci rektorátu tento
dokument přijmou jak v listinné, tak v elektronické podobě. Pokud je dokument určen
dalším osobám, správce uzlu 1000 udělá kopii dokumentu, s kterou bude dále nakládáno
jako s kopií, tudíž bude mít spisový znak H.I. Prostřednictvím elektronické
pošty v systému IFIS se tato kopie odešle.
(5) Nelze-li z obsahu písemnosti určit, kterému pracovišti (útvaru) má být písemnost přidělena,
rozhodne o příslušnosti vedoucí ekonomického oddělení.
Článek 12, odst. 1
(1) VŠTE odesílá dokumenty prostřednictvím podatelny. Odesílání dokumentů
v digitální podobě prostřednictvím e-mailu si zabezpečí jednotlivá pracoviště samostatně.
Zároveň zajistí evidenci dokumentu v digitální podobě ve spisové službě.
Odesílání dokumentů prostřednictvím datové schránky provádí Podatelna.