DoS č. 3 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích DODATEK Č. 3 KE SMĚRNICI Č. 2/2012 Datum vydání: 20. 7. 2020 Účinnost od: 20. 7. 2020 Účinnost do: odvolání Číslo jednací: VŠTE005099/2020 Počet stran: 4 Počet příloh: 0 Periodicita kontroly aktuálnosti normy Roční Ruší předpis Nadřízené předpisy Směrnice č. 2/2012 Organizace pracovních cest a poskytování cestovních náhrad Související předpisy Statut VŠTE Podřízený předpis Rozdělovník Zaměstnanci VŠTE Vypracoval: Ing. Jana Janíková, v. r. Garant: Kvestor Podpis: Podpis: Ing. Jaromír Vrbka, MBA, PhD., v. r. Formálně ověřil: Bc. Eva Plochová, v. r. Schválil: Rektor Podpis: Podpis: prof. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v. r. 1 Článek 1 Obecná ustanovení (1) Tímto dodatkem dochází ke změně směrnice č. 2/2012 Organizace pracovních cest a vyplácení cestovních náhrad ze dne 30. 12. 2011 (č. j. VŠTE005747/2011). (2) Jednotlivé články se mění a doplňují takto: Článek 2 Vymezení pojmů (2) Stejně jako u zaměstnanců se postupuje při poskytování cestovních náhrad u osob, které nejsou zaměstnanci VŠTE, ale konají pro VŠTE práci v případě tzv. jiných úkonů v obecném zájmu. V tom případě jim náleží cestovní náhrady za podmínek a ve výši stanovených v části sedmé zákoníku práce. Jde o např. osoby uvedené v ustanoveních: b) § 15 odst. 9 (členové správní rady VŠ) a § 83 odst. 5 (členové Rady Akreditačního úřadu a členové hodnotících komisí) zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách. (6) Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší náhrada: a) jízdních výdajů, b) jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, c) výdajů za ubytování, d) zvýšených stravovacích výdajů (dále jen „stravné“), e) zvýšených stravovacích výdajů v zahraničí (dále jen „zahraniční stravné“), f) nutných vedlejších výdajů. Článek 3 Nařízení pracovní cesty a podmínky jejího konání (2) Zahraniční pracovní cestu schvaluje vedoucí ÚZV. Článek4 Použití soukromého silničního motorového vozidla na pracovní cestě (1) Použití soukromého vozidla je povoleno pouze v případě, že není v den pracovní cesty k dispozici služební vůz. O použití vozidla, jiného než vozidla zaměstnavatele (dále jen „soukromé vozidlo“) může být rozhodnuto pouze v případě, že budou splněny podmínky uvedené v odstavci 3 tohoto článku. Povinnou přílohou cestovního příkazu je souhlas s použitím soukromého vozidla, který je předmětem přílohy č. 3, a to i v případě dodatečného povolení použití soukromého vozidla. 2 (2) Povolení musí být uděleno před zahájením pracovní cesty. Povolení k použití soukromého silničního motorového vozidla na pracovní cestě schvaluje: a) příkazce rozpočtu, ze kterého je pracovní cesta hrazena, b) v případě zahraniční cesty (Erasmus, Erasmus +) je nutný souhlas vedoucího UZV. (3) Použije-li zaměstnanec na základě dodatečného povolení (povolení musí být uděleno před zahájením pracovní cesty) zaměstnavatele – viz odst. 2 tohoto článku, místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy své soukromé vozidlo, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného určeným hromadným dopravním prostředkem. V tom případě musí být na tiskopisu cestovní příkaz v podmínkách konání pracovní cesty v kolonce dopravní prostředek uveden určený dopravní prostředek a poznámka o dodatečném povolení použití soukromého vozidla (tj. např. Bus, dodatečně povoleno auto vlastní). Pro stanovení ceny jízdného se v takovém případě použije cena uvedená v IDOS. (4) Před povolením použití soukromého vozidla je zaměstnanec povinen předložit na ekonomickém oddělení k nahlédnutí tyto doklady: a) platný řidičský průkaz, b) velký technický průkaz vozidla, c) doklad o sjednání pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla podle zákona č. 168/1999 Sb., v platném znění (zákonné pojištění), tj. platnou zelenou kartu, d) smlouvu o havarijním pojištění vozidla, včetně pojištění přepravovaných osob. Článek 5 Náhrada jízdních výdajů (1) Zaměstnanci náleží prokázaná náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku nebo taxislužby v prokázané výši. (5) Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele na pracovní cestě soukromé vozidlo, přísluší mu náhrada výdajů ve výši základní náhrady určené platnou vyhláškou MPSV a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty buď prokáže zaměstnanec dokladem o jejím nákupu u čerpací stanice, a to dokladem o zakoupení pohonné hmoty v době 2 dny před pracovní cestou a 2 dny po pracovní cestě, nebo se pro výpočet výše cestovních náhrad použije cena uvedená v platné vyhlášce MPSV. (6) Trvá-li pracovní cesta déle než 7 kalendářních dnů, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět ve výši a za shodných podmínek jako v § 157 až 160 s tím, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu jízdních výdajů nejvýše v částce odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště na území České republiky. Za limitující se přitom považuje částka, která je pro zaměstnance nejvýhodnější. 3 (7) Náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny poskytne zaměstnavatel nejdéle v průběhu čtvrtého týdne od počátku pracovní cesty nebo od minulé návštěvy člena rodiny, pokud se se zaměstnancem nedohodne na době kratší. Článek 7 Náhrada nutných vedlejších výdajů (2) Nutné vedlejší výdaje jsou výdaje, které zaměstnanec musel vynaložit v souvislosti s pracovní cestou a plněním pracovních úkolů na této pracovní cestě, např. výdaje za služební telefonní hovory, parkování vozidla (použitého s vědomím zaměstnavatele), úschovu zavazadel, vstupné, úhradu dálničního poplatku, příp. poplatky za použití silnic a tunelů v zahraničí, připojištění léčebných výhod zaměstnance při zahraniční pracovní cestě, poplatek za směnu měny, ve které byla zaměstnanci poskytnuta záloha, poplatek za nadváhu zavazadla, apod., a to podle posouzení předložených dokladů. Článek 8 Tuzemské stravné (5) Po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty, tento dokument je předmětem přílohy č. 4, z důvodů na straně zaměstnance stravné zaměstnanci nepřísluší. Doba rozhodná pro právo na stravné před návštěvou člena rodiny nebo dohodnutým přerušením pracovní cesty končí ukončením výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem. Po návštěvě člena rodiny nebo po přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance začíná současně se začátkem výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem. Článek 9 Zahraniční stravné (6) Po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení zahraniční pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší. Doba rozhodná pro právo na zahraniční stravné před návštěvou člena rodiny nebo dohodnutým přerušením zahraniční pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance končí ukončením výkonu práce, nebo jiným, předem dohodnutým způsobem. Po návštěvě člena rodiny nebo po přerušení zahraniční pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance začíná současně se začátkem výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem. 4 Článek 10 Záloha na pracovní cestu a její vyúčtování (1) Záloha na pracovní cestu se zaměstnanci poskytuje do předpokládané výše cestovních náhrad. Spolu se schváleným cestovním příkazem předloží zaměstnanec na ekonomickém oddělení nejpozději 4 pracovní dny před zahájením pracovní cesty vyplněnou žádost na výplatu zálohy, tento dokument je předmětem přílohy č. 5. Ekonomickým oddělením je následně prostřednictvím e-mailu informován, že je záloha připravena k vyzvednutí na pokladně zaměstnavatele. Článek 11 B. Vyúčtování pracovní cesty – zahraniční (1) Zaměstnanec po ukončení pracovní cesty, bez zbytečného odkladu, vyplní zadní stranu papírového cestovního příkazu a přiloží všechny doklady rozhodné pro vyúčtování cestovních náhrad. Svým podpisem na tomto vyúčtování potvrdí, že údaje k vyúčtování jsou úplné a pravdivé. Poté cestovní příkaz předá k potvrzení o provedení pracovní cesty a o vyúčtování pracovní cesty svému nadřízenému a vedoucímu ÚZV. Takto vyplněný cestovní příkaz a všechny doklady předá zaměstnanec nejpozději do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty na ekonomické oddělení. (4) Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí nároky zaměstnance, vrací zaměstnanec: a) v cizí měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl nebo v měně, na kterou tuto měnu v zahraničí směnil, v rozsahu finančních možností banky využívané VŠTE (banka nepřevezme mince nízké hodnoty) a zbývající částku v české měně nebo b) v české měně. (5) Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí nároky zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, popř. eurové. Článek 12 Finanční podpora v rámci projektů (1) Finanční podpora se přiděluje zvlášť na pobytové náklady a na cestovné, a to paušální částkou. Výše grantu vychází z kilometrové vzdálenosti, vypočtené Distance Calculatorem. Změny jsou označeny kurzívou.