1 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích Směrnice č. 6/2010 Č.j. VŠTE: 305/2010 ORGANIZACE PRACOVNÍCH CEST A VÝPLATA CESTOVNÍCH NÁHRAD ČÁST PRVNÍ OBECNÁ USTANOVENÍ Článek 1 Úvod (1) Tato směrnice je vydána za účelem upřesnění podmínek pro organizaci pracovních cest nebo jiných skutečností zakládajících právo na cestovní náhradu a výplatu cestovních náhrad zaměstnanců Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích (dále jen „zaměstnavatel“). U zaměstnanců, kteří konají pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, se podmínky případných cestovních náhrad určí individuálně přímo v dohodě. (2) Směrnice vychází ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. (3) Podle následujících ustanovení se postupuje v případě pracovní cesty, cesty mimo pravidelné pracoviště, cesty v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelné pracoviště (dále jen „pracovní cesta“), při přeložení, přijetí do zaměstnání v pracovním poměru a při výkonu práce v zahraničí. ČÁST DRUHÁ TUZEMSKÁ PRACOVNÍ CESTA Článek 2 Vysílání na pracovní cestu (1) Zaměstnanec vyslaný na tuzemskou pracovní cestu zaznamená předpokládaný průběh pracovní cesty na formulář „Cestovní příkaz“ (viz Příloha č. 1a). Účel pracovní cesty musí být přesně a konkrétně vyspecifikován. (2) Podmínky tuzemské pracovní cesty, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, určuje vedoucí pracoviště, které zaměstnance vysílá na pracovní cestu. Podmínkami se rozumí zejména místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování. (3) Souhlas s vysláním zaměstnance na tuzemskou pracovní cestu za daných podmínek zaznamená přímý nadřízený zaměstnance svým podpisem na formulář „Cestovní příkaz“ a vyznačí středisko pro vyúčtování nákladů. 2 (4) Záloha na tuzemskou pracovní cestu se neposkytuje. Pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne jinak. Článek 3 Vyúčtování pracovní cesty (1) Po návratu z tuzemské pracovní cesty doplní zaměstnanec formulář „Cestovní příkaz“ o vyúčtování pracovní cesty, přiloží zprávu z pracovní cesty, příp. podá zprávu ústně přímému nadřízenému a předá cestovní příkaz nadřízenému ke schválení. (2) Schválený formulář předá mzdové účetní včetně všech dokladů potřebných k vyúčtování pracovní cesty do 10 pracovních dnů po skončení pracovní cesty. V případě předložení neúplných dokladů neprovede mzdová účetní vyúčtování a vrátí bez zbytečného odkladu doklady zaměstnanci k doplnění. (3) Výplatu cestovních náhrad zajišťuje pokladna zaměstnavatele. Cestovní náhrady se vyplácí v hotovosti, pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodnou jinak. (4) Pracovní cesty uskutečněné v měsíci prosinci se vyúčtují do 31. 12. téhož kalendářního roku. ČÁST TŘETÍ ZAHRANIČNÍ PRACOVNÍ CESTA Článek 4 Vysílání na pracovní cestu (1) Zaměstnanec vyslaný na zahraniční pracovní cestu zaznamená předpokládaný průběh zahraniční pracovní cesty na formulář „Cestovní příkaz“. Účel pracovní cesty musí být přesně a konkrétně specifikován. (2) Podmínky zahraniční pracovní cesty, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad určuje výlučně rektor (v případě jeho nepřítomnosti statutární zástupce). (3) Spolu se schváleným „Cestovním příkazem“ (viz Příloha č. 1b) předloží zaměstnanec na ekonomickém oddělení požadavek na výplatu zálohy (viz Příloha č. 1c) s vyčíslením jemu známých předpokládaných nákladů. Mzdová účetní stanoví na základě uvedených podkladů výši zálohy na pracovní cestu a předá žádost o vyplacení zálohy do pokladny VŠTE. Nepožaduje-li zaměstnanec zálohu, zaznamená tuto skutečnost na „Cestovní příkaz“. (4) Tato ustanovení se netýkají zahraničních pracovních cest v rámci LLP-Programů. Článek 5 Vyúčtování pracovní cesty (1) Po návratu ze zahraniční pracovní cesty doplní zaměstnanec formulář „Cestovní příkaz“ o vyúčtování pracovní cesty, přiloží zprávu z pracovní cesty a předá jej rektorovi ke schválení. 3 (2) Schválený formulář předá mzdové účetní včetně všech dokladů potřebných k vyúčtování pracovní cesty do 10 pracovních dnů po skončení pracovní cesty. V případě předložení neúplných dokladů neprovede mzdová účetní vyúčtování a vrátí bez zbytečného odkladu doklady zaměstnanci k doplnění. (3) Výplatu cestovních náhrad zajišťuje pokladna zaměstnavatele. Cestovní náhrady se vyplácí v hotovosti, pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodnou jinak. ČÁST ČTVRTÁ SPOLEČNÁ USTANOVENÍ Článek 6 Používané formuláře Základním dokladem tuzemské pracovní cesty a zahraniční pracovní cesty je formulář „Cestovní příkaz“, který je uveden v Příloze č. 1a. Článek 7 Použití soukromého vozidla (1) Použití soukromého vozidla je možné pouze pokud o to zaměstnavatel zaměstnance požádá (viz Příloha č. 3 „Souhlas s použitím soukromého vozidla ke služebním účelům“). (2) Podmínkou užití soukromého vozidla ke služebním účelům je uzavřené havarijní pojištění soukromého vozidla zahrnující i pojištění přepravovaných osob, dále potvrzení o absolvovaném školení odborné způsobilosti řidičů zaměstnancem. Zaměstnanec je povinen před zahájením pracovní cesty předložit mzdové účetní smlouvu o havarijním pojištění, velký technický průkaz a potvrzení o absolvování školení odborné způsobilosti řidičů k ověření potřebných údajů. V případě souhlasu zaměstnance si mzdové oddělení zhotoví kopii těchto dokladů. Jakoukoliv změnu v poskytnutých údajích je zaměstnanec povinen bezodkladně oznámit mzdové účetní. (3) Použití soukromého silničního vozidla pro potřeby tuzemských pracovních cest bez „Souhlasu s použitím soukromého vozidla ke služebním účelům“ (Příloha č. 3) je povoleno rektorovi, prorektorům a kvestorovi. Článek 8 Zaokrouhlování při vyúčtování (1) Součet základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu se zaokrouhlují v souladu s obecnými pravidly na celé koruny směrem nahoru. (2) Celková částka za náhrady za pracovní cestu, poskytnutá v české měně, se zaokrouhluje na celé koruny směrem nahoru. 4 Článek 9 Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování (1) Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohy v cizí měně. (2) Pro stanovení zálohy je zapotřebí, aby zaměstnanec před zahájením pracovní cesty předal schválený „Cestovní příkaz“ a „Požadavek na výplatu zálohy“ (viz Příloha č. 1c) v souladu s čl. 4 odst. 3 mzdové účetní. Mzdová účetní stanoví na základě uvedených podkladů výši zálohy na pracovní cestu a předá žádost o vyplacení zálohy do pokladny VŠTE. Pokladna VŠTE vyplatí zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu stanovenou zálohu nejpozději 1 pracovní den před začátkem pracovní cesty. (3) Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí nároky zaměstnance, vrací zaměstnanec: a) v cizí měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo v měně, na kterou tuto měnu v zahraničí směnil, v rozsahu finančních možností komerční banky (banka nepřevezme mince, příp. některé bankovky nízké hodnoty), zbývající částku v české měně nebo b) v české měně. (4) Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí nároky zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně. Článek 10 Závěrečná ustanovení (1) Tato směrnice nabývá platnosti a účinnosti dnem 2. 1. 2010. (2) Dnem účinnosti této směrnice se ruší směrnice č. 1/2009 ze dne 1. 1. 2009. Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D. pověřený výkonem funkce rektora Přílohy: Příloha č. 1a – Cestovní příkaz na tuzemskou pracovní cestu Příloha č. 1b – Cestovní příkaz na zahraniční pracovní cestu Příloha č. 1c – Požadavek na výplatu zálohy Příloha č. 2 – Podrobnosti k vyúčtování pracovních cest Příloha č. 3 – Souhlas s použitím soukromého vozidla ke služebním účelům Příloha č. 1a Cestovní příkaz na tuzemskou pracovní cestu Příloha č. 1b Cestovní příkaz na zahraniční pracovní cestu VYSOKÁ ŠKOLA TECHNICKÁ A EKONOMICKÁ V ČESKÝCH BUDĚJOVICÍCH Příloha č. 1c Požadavek na výplatu zálohy Vyčíslení předpokládaných výdajů/nákladů na služební cestu konanou ve dnech: XX. XX. 2010 Stravné: Jízdné: Nocležné: Nutné další/vedlejší výdaje: Celková požadovaná výše zálohy: Podpis zaměstnance: Schválil: Dne: Okružní 10, 370 01 České Budějovice | Tel.: +420 387 842 144 | Fax: +420 387 842 145 www.vstecb.cz | vstecb@vstecb.cz Příloha č. 2 Podrobnosti k vyúčtování pracovních cest I. TUZEMSKÁ PRACOVNÍ CESTA I.1 Náhrada jízdních výdajů při použití určeného hromadného dopravního prostředku nebo taxislužby (1) Náhradu jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy nebo taxislužby poskytne zaměstnavatel v prokázané výši. Předložení elektronické jízdenky se též považuje za prokázaný jízdní výdaj. (2) Náhradu jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty poskytuje zaměstnavatel v prokázané výši. I.2 Náhrada jízdních výdajů při použití soukromého vozidla (1) Při použití soukromého vozidla přísluší zaměstnanci základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Sazbu základní náhrady a průměrnou cenu pohonných hmot stanovuje prováděcí předpis pro daný rok. (2) Výpočet základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty provede mzdová účetní na základě těchto podkladů: a) cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou a na kterém lze cenu ověřit; termín nákupu pohonných hmot uvedený na dokladu může být v období 10 kalendářních dnů před a 1 den po vykonání pracovní cesty; jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty neprokáže, použije se pro určení výše náhrady průměrná cena příslušné pohonné hmoty stanovená prováděcím předpisem, b) podkladem pro stanovení spotřeby pohonné hmoty soukromého vozidla jsou údaje uvedené ve velkém technickém průkazu vozidla; zaměstnanec je povinen před zahájením pracovní cesty předložit mzdové účetní technický průkaz obsahující údaje o spotřebě k ověření potřebných údajů; v případě souhlasu zaměstnance si mzdová účetní zhotoví kopii. I.3 Náhrada jízdních výdajů při použití jiného dopravního prostředku místo určeného dopravního prostředku (1) Použije-li zaměstnanec mimořádně se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku jiný hromadný dopravní prostředek, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený dopravní prostředek. (2) Použije-li zaměstnanec mimořádně se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku soukromé vozidlo, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený dopravní prostředek. I v tomto případě platí povinnost uzavřít dohodu, jinak je souhlas neplatný. (3) Pro stanovení ceny jízdného podle odstavce 1 a 2 se použije cena uvedená v informačním systému IDOS v čase nejbližším k času vykonané pracovní cesty. I.4 Náhrada výdajů za ubytování Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to do výše, kterou zaměstnavateli prokáže. I.5 Stravné (1) Podle délky pracovní cesty, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty stravné ve výši: a) 5 až 12 hodin 61 Kč. b) déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin 93 Kč. c) déle než 18 hodin 146 Kč. (2) Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty, je-li to pro zaměstnance výhodnější. (3) V případě tuzemské pracovní cesty stravné zaměstnavatel zaměstnanci nekrátí. I.6 Náhrada nutných vedlejších výdajů (1) Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. (2) Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. I.7 Náhrada výdajů při přerušení pracovní cesty (1) Přerušit pracovní cestu z důvodů na straně zaměstnance před nebo po ukončení pracovní cesty může zaměstnanec pouze po předchozím souhlasu zaměstnavatele. O přerušení pracovní cesty musí být uzavřena písemná dohoda. (2) Při přerušení pracovní cesty podle odstavce 1 se postupuje tak, že veškeré náhrady se poskytnou ve výši, která by zaměstnanci náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. II. ZAHRANIČNÍ PRACOVNÍ CESTA II.1 Podmínky zahraniční pracovní cesty Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je čas přechodu státních hranic mezi jednotlivými státy, kterými pracovní cesta vede, u letecké dopravy se za přechod hranic považuje doba odletu, resp. příletu, a u lodní dopravy čas odplutí, resp. připlutí. Čas přechodu státních hranic je zaměstnavatel povinen zaznamenat do vyúčtování cestovního příkazu. II.2 Náhrada jízdních výdajů při použití určeného hromadného dopravního prostředku nebo taxislužby (1) Náhradu jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku nebo taxislužby poskytne zaměstnavatel v prokázané výši. (2) V případě, že dojde ke ztrátě jízdenky nebo dokladu od taxislužby, přihlédne zaměstnavatel k písemnému prohlášení zaměstnance, ve kterém bude uveden důvod nedoložení dokladu a délku pracovní cesty v km. Zaměstnavatel proplatí jízdní výdaje ve výši odpovídající ceně jízdenky určeného hromadného dopravního prostředku stejného druhu (u taxislužby autobus) v tuzemsku. Pro stanovení ceny jízdenky se použije cena uvedená v informačním systému IDOS v čase nejbližším k času vykonané pracovní cesty pro uvedenou vzdálenost. II.3 Náhrada jízdních výdajů při použití soukromého vozidla (1) Obecné podmínky při použití soukromého vozidla jsou stejné jako při použití soukromého vozidla při tuzemské pracovní cestě, pokud není dále uvedeno jinak. (2) Při použití soukromého vozidla přísluší zaměstnanci základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. V cizí měně lze náhradu výdajů poskytnout pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky a při prokázání pokladním dokladem. Nemá-li zaměstnanec doklad o nákupu pohonných hmot, provede se náhrada za celou ujetou vzdálenost podle sazeb pro tuzemskou pracovní cestu. II.4 Náhrada jízdních výdajů při použití jiného dopravního prostředku místo určeného dopravního prostředku (1) Použije-li zaměstnanec mimořádně se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku jiný hromadný dopravní prostředek, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený dopravní prostředek. (2) Použije-li zaměstnanec mimořádně se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku soukromé vozidlo nebo vozidlo taxislužby, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený dopravní prostředek. I v tomto případě platí povinnost uzavřít dohodu, jinak je souhlas neplatný. (3) Pro stanovení ceny jízdného podle odstavce 1 a 2 se použije cena uvedená v informačním systému IDOS v čase nejbližším k času vykonané pracovní cesty. II.5 Náhrada výdajů za ubytování Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. II.6 Zahraniční stravné (1) Základní sazba zahraničního stravného určená zaměstnavatelem činí 75 % základní sazby zahraničního stravného stanovené prováděcím předpisem vydaným podle § 189 zákoníku práce. (2) Trvá-li zahraniční pracovní cesta déle než 12 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty zahraniční stravné ve výši: a) 100 % základní sazby určené zaměstnavatelem, nebylo-li poskytnuto zaměstnanci žádné jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá; b) 75 % základní sazby určené zaměstnavatelem, bylo-li zaměstnanci poskytnuto jedno jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá; c) 50 % základní sazby určené zaměstnavatelem, byla-li zaměstnanci poskytnuta dvě jídla, která mají charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá; d) 25 % základní sazby určené zaměstnavatelem, byla-li zaměstnanci poskytnuta tři jídla, která mají charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá. Byla-li během zahraniční pracovní cesty poskytnuta zaměstnanci čtyři a více jídel, které mají charakter snídaně, oběda nebo večeře, a na které zaměstnanec finančně nepřispívá, zahraniční stravné se neposkytuje. (3) Trvá-li zahraniční pracovní cesta déle než 6 hodin, nejdéle však 12 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty zahraniční stravné výši: e) 50 % základní sazby určené zaměstnavatelem, nebylo-li poskytnuto zaměstnanci žádné jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá. f) 25 % základní sazby určené zaměstnavatelem, bylo-li zaměstnanci poskytnuto jedno jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá. g) 15 % základní sazby určené zaměstnavatelem, byla-li zaměstnanci poskytnuta dvě jídla, která mají charakter snídaně, oběda nebo večeře, na která zaměstnanec finančně nepřispívá. Byla-li během zahraniční pracovní cesty poskytnuta zaměstnanci tři a více jídel, které mají charakter snídaně oběda, nebo večeře, a na které zaměstnanec finančně nepřispívá, zahraniční stravné se neposkytuje. (4) Trvá-li zahraniční pracovní cesta déle než 1 hodinu, nejdéle však 6 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty zahraniční stravné ve výši: h) 25 % základní sazby určené zaměstnavatelem, nebylo-li poskytnuto zaměstnanci žádné jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá. i) 10 % základní sazby určené zaměstnavatelem, bylo-li zaměstnanci poskytnuto jedno jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá. Byla-li během zahraniční pracovní cesty poskytnuta zaměstnanci dvě a více jídel, které mají charakter snídaně, oběda nebo večeře, a na které zaměstnanec finančně nepřispívá, zahraniční stravné se neposkytuje. (5) Trvá-li zahraniční pracovní cesta méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. (6) Zahraniční stravné stanovené podle odstavců 3 až 5 pro celou pracovní dobu se zaokrouhlí nahoru na celou měnovou jednotku, ve které se zahraniční stravné poskytuje. (7) Kapesné se neposkytuje; pokud rektor nerozhodne jinak. II.7 Náhrada nutných vedlejších výdajů (1) Za nutný vedlejší výdaj při zahraniční pracovní cestě se uznávají náklady spojené s pojištěním léčebných výloh zaměstnanců při zahraničních pracovních cestách. Zaměstnanec je povinen toto pojištění uzavřít. (2) Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu ostatních nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. II.8 Náhrada výdajů při přerušení zahraniční pracovní cesty (1) Přerušit pracovní cestu z důvodů na straně zaměstnance před nebo po ukončení pracovní cesty může zaměstnanec pouze po předchozím souhlasu zaměstnavatele. O přerušení pracovní cesty musí být uzavřena písemná dohoda. (2) Při přerušení pracovní cesty podle odstavce 1 se postupuje tak, že veškeré náhrady se poskytnou ve výši, která by zaměstnanci náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. VYSOKÁ ŠKOLA TECHNICKÁ A EKONOMICKÁ V ČESKÝCH BUDĚJOVICÍCH Příloha č. 3 Souhlas s použitím soukromého vozidla ke služebním účelům (dle § 157 odst. 3) zákoníku práce) Zaměstnavatel žádá zaměstnance (jméno a příjmení): o použití soukromého vozidla pro služební účely dne: Dne: Podpis zaměstnavatele: S použitím soukromého vozidla pro služební účely souhlasím Jméno zaměstnance: Dne: Podpis zaměstnance: Okružní 10, 370 01 České Budějovice | Tel.: +420 387 842 144 | Fax: +420 387 842 145 www.vstecb.cz | vstecb@vstecb.cz