1
Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické
v Českých Budějovicích
Směrnice č. 10/2009
Č. j. VŠTE 2081 /2009
INVENTARIZACE A JEJÍ PROVEDENÍ
Článek I.
Obecná ustanovení
1. Inventarizace majetku a závazků se provádí v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o
účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškou č. 504/2002 Sb.,kterou se
provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví,(dále jen zákona o
účetnictví) ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním
předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví, a
v souladu s opatřeními MF, kterými se stanoví účtová osnova a postupy účtování,
uspořádání položek účetní závěrky a obsahové vymezení těchto položek pro
nevýdělečné organizace.
2. Inventarizací se zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřuje se, zda
zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku závazků v účetnictví a zda nejsou dány
důvody pro účtování o položkách podle § 25 odst. 2. zákona o účetnictví.
3. Inventarizace se provádí jako:
* Periodická ­ v souvislosti s řádnou, popř. mimořádnou účetní závěrkou
k okamžiku sestavení příslušné účetní závěrky
* Průběžná ­ v průběhu účetního období pouze u zásob, u nichž se účtuje podle
druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, a u
dlouhodobého hmotného movitého majetku, který vzhledem k funkci, jakou
plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží.
* Řádná - se provádí 1x ročně ke dni řádné účetní závěrky. V případě fyzické
inventury lze řádnou inventarizaci provést i v průběhu posledních tří měsíců
účetního období. Musí se však změna stavu majetku za dobu od ukončení
fyzické inventury do konce účetního období prokázat.Inventarizace peněžních
prostředků v hotovosti a cenin se provádí 1x ročně.
* Mimořádná - ta se provádí vždy ke dni vzniku, sloučení, rozdělení nebo
zrušení organizace, dále při uzavření dohody o hmotné odpovědnosti, při jejím
zániku či při převedení pracovníka na jiné pracoviště, při jeho přeložení nebo
ukončení pracovního poměru. Dále se mimořádná inventarizace musí provést
nařídí-li ji rektor VŠTE.
4. Skutečné stavy majetku a závazků se při inventarizaci zjišťují:
* Fyzickou inventurou u hmotného, popř. nehmotného majetku,
* Dokladovou inventurou u závazků a pohledávek, popř. u ostatních složek
majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru.
V souladu se zákonem o účetnictví fyzickou inventuru hmotného majetku, kterou nelze
provést ke konci rozvahového dne, lze provést v průběhu posledních čtyř měsíců účetního
období, popř. v prvním měsíci následujícího účetního období. Přitom účetní jednotka musí
prokázat stav hmotného majetku ke konci rozvahového dne stavy fyzické inventury
opravenými o přírůstky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončení fyzické
2
inventury do konce účetního období, popř. za dobu od začátku následujícího účetního
období do okamžiku ukončení fyzické inventury v prvním měsíci tohoto účetního období.
Článek II.
Příkaz k provedení inventarizace
K provedení inventarizace veškerého majetku a zásob vydává rektor VŠTE příkaz,
kterým:
I. zřizuje Ústřední inventarizační komisi a dílčí inventarizační komise
II. stanovuje Plán inventarizací
Článek III.
Příprava inventarizace
1. Zaměstnanci jmenovaní v ústřední inventarizační komisi, v dílčích inventarizačních
komisích a ostatní zaměstnanci, v jejichž přímé odpovědnosti se inventarizovaný
majetek nachází, jsou povinni zúčastnit se prací souvisejících s přípravou
inventarizace.
2. Součástí přípravy inventarizace je výčet účtů k inventarizaci. Účty se rozdělí na dvě
skupiny, podle toho, zda se jejich zůstatek bude ověřovat fyzicky či dokladově.
3. Zaměstnanci odpovědní za inventarizovaný majetek připraví svěřený majetek
k provedení fyzické inventury. Tito zaměstnanci se fyzické inventury zúčastní a
podepíší písemné prohlášení, že inventarizace proběhla za jejich přítomnosti, veškeré
doklady byly předány k zaúčtování před zahájením inventury a žádné doklady ani
informace nezatajili.
Článek IV.
Plán inventarizací
1. Fyzická i dokladová inventarizace veškerého majetku a závazků se provádí v souladu
se zákonem o účetnictví pravidelně k okamžiku sestavení řádné účetní závěrky ­ tj.
k 31.12. příslušného roku
2. Účetní stav majetku a závazků se zjišťuje k 31.12. příslušného roku.
3. Skutečný stav majetku na základě fyzické inventury se zjišťuje u:
- hmotného a nehmotného dlouhodobého majetku,
- zásob,
- peněžních prostředků v hotovosti a cenin.
4. U peněžních prostředků a cenin se kromě výše uvedených pravidelných inventur
provádějí další dvě inventury namátkově, bez ohlášení termínu.
5. U hmotného majetku, podléhajícího fyzické inventuře, u něhož nelze provést fyzickou
inventuru ke konci rozvahového dne, který je z toho důvodu inventarizován v průběhu
posledních čtyř měsíců účetního období, popř. v prvním měsíci následujícího účetního
období, musí účetní jednotka prokázat stav hmotného majetku ke konci rozvahového
dne stavy fyzické inventury opravenými o přírůstky úbytky uvedeného majetku za
dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období, popř. za dobu od
začátku následujícího účetního období do okamžiku ukončení fyzické inventury
v prvním měsíci tohoto účetního období.
6. Dokladová inventura u ostatního majetku a závazků se provádí k 31.12. Stavy majetku
a závazků zjištěné na základě dokladové inventury se doloží kontrolními sestavami
dokladů.
3
Článek V.
Inventarizační komise
1. Za organizaci, řízení a provedení inventarizace majetku a závazků odpovídá ústřední
inventarizační komise (dále jen ÚIK) v následujícím složení:
Předseda ÚIK, členové ÚIK: viz. Příkaz rektora k provedení inventarizace
ÚIK ve spolupráci s dílčími inventarizačními komisemi zajišťuje provedení
inventarizace a předkládá do 31.1. závěrečnou zprávu o periodické inventarizaci
majetku a závazků VŠTE za příslušný rok.
2. Dílčí inventarizační komise č. 1 (dále jen DIK č. 1), jež provede inventarizaci
dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku, drobného nehmotného a hmotného
majetku, materiálu na skladě, je složena:
Předseda DIK č.1, členové DIK č.1: viz. Příkaz rektora k provedení inventarizace.
DIK č.1 provede inventarizaci majetku zúčtovaného na účtech:
013- Software
022- Samostatné movité věci a soubory movitých věcí
042- Nedokončený dlouhodobý hmotný majetek
112 ­ Materiál na skladě
971 ­ Drobný dlouhodobý hmotný, nehmotný majetek, učební pomůcky
3. Dílčí inventarizační komise č. 2 (dále jen DIK č. 2), která provede inventarizaci
pokladní hotovosti, poštovních známek, stravenek, poukázek a ostatních cenin, je
složena:
Předseda DIK č. 2, členové DIK č. 2: viz. Příkaz rektora k provedení inventarizace
DIK č. 2 provede inventarizaci majetku zaúčtovaného na účtech:
221 ­ Pokladna
213 ­ Ceniny
4. Dílčí inventarizační komise č. 3 (dále jen DIK č. 3), která provede inventarizaci
odborné literatury v knihovně (IC) je složena:
Předseda DIK č.3, členové DIK č. 3: viz. Příkaz rektora k provedení inventarizace
5. Dílčí inventarizační komise č. 4 (dále jen DIK č. 4), která provede inventarizaci
pohledávek, závazků, časového rozlišení a bankovních účtů je složena:
Předseda DIK č. 4, členové DIK č. 4: viz. Příkaz rektora k provedení inventarizace.
DIK č. 4 provede inventarizaci majetku a závazků na těchto účtech:
311 ­ Odběratelé
314 ­ Poskytnuté provozní zálohy
315 ­ Ostatní pohledávky
321 ­ Dodavatelé
324 ­ Přijaté zálohy
325 ­ Ostatní závazky
331 ­ Zaměstnanci
333 ­ Ostatní závazky vůči zaměstnancům
335 ­ Pohledávky za zaměstnanci
336 ­ Zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění
342 ­ Ostatní přímé daně
379 ­ Jiné závazky
381 ­ Náklady příštích období
384 ­ Výnosy příštích období
4
385 ­ Příjmy příštích období
388 ­ Dohadné položky aktivní
389 ­ Dohadné položky pasivní
221 ­ Účty v bankách
6. Likvidační komise (dále LIK) soustřeďuje návrhy od jednotlivých předsedů DIK na
vyřazení majetku, která po prověření a odsouhlasení předá k provedení vyřazení nebo
případné likvidaci. Dále přikládá zápis o vyřazení k závěrečné zprávě o inventarizaci.
Likvidační komisi jmenuje a svolává rektor dle aktuální potřeby.
Článek VI.
Postup inventarizací a odpovědnost
1. Zaměstnanci, kteří se budou podílet na přímém provedení inventarizace musí být
proškoleni vedoucím Ústřední inventarizační komise o způsobu a cílech prováděných
inventarizací, dále o kompetencích a odpovědnostech pracovníků dílčích
inventarizačních komisích.
2. ÚIK svolá předsedy DIK a seznámí je s postupem inventarizací, provede jejich
metodickou instruktáž a poskytuje metodickou pomoc při provádění dílčích inventur.
3. Předsedové DIK odpovídají za správné a včasné provedení inventarizací (tj. zjištění
fyzického stavu, jeho porovnání s evidencí, vyčíslení inventarizačních rozdílů, úplné a
správné zpracování písemných materiálů o inventarizaci a dodržení všech stanovených
lhůt) na jednotlivých úsecích za svěřenou oblast majetku a závazků.
4. Vedoucí pracovišť jsou povinni uvolnit zaměstnance k provádění inventarizace
v případě, že jsou tito zaměstnanci pověřeni funkcí vedoucích nebo členů
inventarizačních komisí nebo jsou odpovědni za inventarizovaný majetek.
5. Pokud před zahájením nebo v průběhu inventarizace nastane mimořádná okolnost,
která znemožní účast vedoucího nebo člena IK na inventarizaci, je povinností
zbývajícího člena IK oznámit neprodleně tuto skutečnost předsedovi DIK, případně
ÚIK, aby bylo možno operativně zajistit náhradní řešení.
6. Zaměstnanci jmenovaní v ÚIK nebo DIK jsou povinni při provádění inventarizací
ohlásit každou odchylku od žádoucího stavu, a to neprodleně v průběhu probíhající
inventarizace, předsedovi Ústřední inventarizační komise.
7. Zaměstnanci, kteří jsou odpovědni za provedení inventur a inventarizace předloží
nejpozději do 31.1.příslušného roku podepsané inventurní soupisy a zápis o provedení
inventarizace.
Článek VII.
Inventurní soupis
1. Zjištěný stav majetku se zaznamenává v inventurních soupisech, které slouží jako
doklady o provedené inventuře. Jednotlivé strany inventurních soupisů musí být
označeny pořadovými čísly stránek. Na každé straně soupisu se uvede kontrolní součet
peněžních hodnot a na poslední straně rekapitulace součtů jednotlivých stran a celkový
součet.
2. Inventurní soupis musí obsahovat:
* Skutečné stavy majetku a závazků účetní jednotky zjišťované fyzickou nebo
dokladovou inventurou tak, by bylo možno zjištěný majetek a závazky
jednoznačně určit
5
* Podpisový záznam osoby, které byl majetek svěřen do užívání
* Podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventur a inventarizace
* Způsob zjišťování skutečných stavů
* Ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury
* Okamžik zahájení a ukončení inventury
3. V případě provádění průběžné inventarizace mohou být inventurní soupisy nahrazeny
průkazným účetním záznamem o provedení fyzické inventury a o vyúčtování
inventarizačních rozdílů
Článek VIII.
Inventarizační zápisy a souhrnná zpráva o provedení inventarizace
1. Inventarizační zápis se vyhotovuje na závěr každé inventury. Dílčí inventarizační
komise vypracují zápisy o výsledku inventarizace, které musí obsahovat:
* Předmět inventarizace
* Den, k němuž byla inventura provedena
* Den zahájení a ukončení inventury
* Způsob provedení inventury (fyzicky, dokladově)
* Celkovou hodnotu inventarizovaného majetku
* Počet stran přiložených inventurních soupisů
* Závady, které se v průběhu inventury vyskytly
* Rekapitulaci zjištěných stavů v porovnání s účetními stavy,
* Zjištěné inventarizační rozdíly včetně zdůvodnění jejich vzniku
* Návrh na řešení inventarizačních rozdílů,
* Návrh na preventivní opatření, jak předcházet vzniku inventarizačních rozdílů
* Jména a příjmení členů příslušné dílčí inventarizační komise, kteří podepíší
inventarizační zápis a přiložené inventarizační soupisy,
* Návrh na efektivní způsob likvidace zjištěných nepotřebných a nepoužitelných
zásob či majetku
2. V případě, že inventarizační rozdíly vznikly neúmyslnou záměnou nebo chybným
zaúčtováním, budou tyto případy ještě před vyčíslením konečných inventarizačních
rozdílů napraveny. Příslušné doklady o nápravě takto vzniklých inventarizačních
rozdílů budou přiloženy.
3. Pokud nebyly zjištěny žádné inventarizační rozdíly ani jiné další závady, bude toto
zjištění výslovně uvedeno v zápise.
4. Zaměstnanec odpovědný za inventované prostředky potvrdí svým podpisem, že
fyzická inventura byla provedena za jeho účasti. Náhrady a postihy za manka a škody
budou uplatněny u pracovníků, kteří odpovídají za svěřený úsek hospodaření podle
ustanovení Zákoníku práce.
5. U pozemků, u nichž se provádí dokladová inventura, musí být přílohou
inventarizačního zápisu výpis z Katastru nemovitostí.
6. DIK předají zápisy ÚIK k projednání. ÚIK odpovídá za provedení rekapitulace všech
výsledků inventarizačních prací a za podání písemné souhrnné zprávy rektorovi včetně
návrhu na vypořádání inventarizačních rozdílů (mank a přebytků) v termínu do 20.1.
po odevzdání zápisů DIK.
Odpovídá: předseda ÚIK
6
Článek IX.
Inventarizační rozdíly ­ vypořádání a nápravná opatření
1. Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem
v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanoveným zákonem o účetnictví kdy:
* Skutečný stav je nižší než stav v účetnictví ­ rozdíl se označuje jako manko,
popř. schodek u peněžní hotovosti a cenin,
* Skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví ­ rozdíl se označuje jako přebytek.
2. Inventarizační rozdíly se vyúčtují do účetního období, za které se inventarizací ověřuje
stav majetku a závazků. Inventarizační rozdíly musí být zaúčtovány v termínu do 31.1.
Odpovídá: předseda ÚIK
Vedoucí účtárny
3. Provedení oprav zjištěných inventarizačních rozdílů (mank a přebytků) a ostatních
administrativních nedostatků musí být řádně zdokumentováno a přehled inventurních
rozdílů dodatečně doplněn o čísla dokladů, kterými bylo provedeno jejich zaúčtování,
a o předkontaci (účetní předpis).
Odpovídá: předseda ÚIK
Vedoucí účtárny
4. K inventarizační dokumentaci budou dodatečně přiloženy zprávy příslušných
pracovníků o tom, jak bylo naloženo s podněty odpovědných zaměstnanců a
inventarizačních komisí směřujících k zlepšení péče o majetek.
Odpovídá: předseda ÚIK
Vedoucí účtárny
5. Návrhy na vyřazení včetně návrhů na likvidaci inventarizovaného majetku předloží
spolu s inventurními soupisy předsedové DIK do31.1. likvidační komisi, která je po
prověření a odsouhlasení předá k provedení vyřazení nebo případné likvidaci.
Článek X.
Společná ustanovení
1. Přílohami této směrnice jsou vzory inventarizačního zápisu a inventurních soupisů.
2. Kontrolu dodržování této směrnice vykonává kvestor nebo jím pověření pracovníci.
Článek XI.
Účinnost
Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1.10.2009.
V Českých Budějovicích dne 24.9.2009.
Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D., v. r.
pověřený výkonem funkce rektora
Přílohy
7
Příloha č. 1
Inventarizační zápis dílčí inventarizační komise
o provedení ...... inventarizace majetku a závazků
1. Označení inventarizovaného
majetku či závazků:
2. Umístění inventarizovaného
majetku či závazků:
3. Jména pracovníků odpovědných
za majetek či závazky:
4. Inventarizace provedena ke dni:
5. Den zahájení inventarizace:
6. Den ukončení inventarizace:
7. Způsob zjišťování skutečných stavů majetku či závazků:
8. Přehled vyhotovených inventurních soupisů
Označení majetku či závazků Číslo synt. a analyt. účtu Počet stran soupisů
9. Zjištěné inventarizační rozdíly v Kč, popř. v jednotkách množství.
8
PŔEHLED MAJETKU A ZÁVAZKU PODLÉHAJÍCÍ INVENTARIZACI
Předmět inventarizace Účet Inventura Zkratky
Software 013 FI, DI FI-fyzická inv.
Drobný dlouhodobý nehmotný majetek 971 FI,DI DI-doklad.inv.
Samostatné movité věci a soubory mov.věcí 022 FI,DI
Nedokončený dlouhodobý hmotný majetek 042 FI,DI
Drobný dlouhodobý hmotný majetek 971 FI,DI
Učební pomůcky 971 FI,DI
Odběratelé 311 DI
Poskytnuté provoz.zálohy 314 DI
Ostatní pohledávky 315 DI
Dodavatelé 321 DI
Přijaté zálohy 324 DI
Ostatní závazky 325 DI
Zaměstnanci 331 DI
Ostatní závazky vůči zaměstnancům 333 DI
Pohledávky za zaměstnanci 335 DI
Zúčt.s inst..soc.zab. a zdrav.poj. 336 DI
Ostatní přímé daně 342 DI
Jiné závazky 379 DI
Náklady příštích období 381 DI
Výnosy příštích období 384 DI
Příjmy příštích období 385 DI
Dohadné položky aktivní 388 DI
Dohadné položky pasivní 389 DI
Účty v bankách 221 DI
Pokladna 211 DI
Ceniny 213 DI
Nároky na dotace a ost.zúčt.se SR 346 DI
Výdaje příštích období 383 DI