Směrnice č. 18/2012 Vnitřní norma Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích
INVENTARIZACE A JEJÍ PROVEDENÍ
Datum vydání: 23. 5. 2012 Účinnost od: 2. 6. 2012 Účinnost do: odvolání
Číslo jednací: VŠTE004180/2012 Počet stran: 7 Počet příloh: 3
Informace
o změnách
Ruší předpis Směrnice č. 10/2009 o inventarizaci a její účtování
Nadřízené předpisy Zákon o účetnictví, Vyhláška 504/2002, České účetní standardy
Související předpisy
Směrnice č. 1/2012 Pravidla účtování na VŠTE, Směrnice č. 19/2012 Majetek a zásoby –
způsob účtování a evidence
Podřízený předpis
Rozdělovník Zaměstnanci VŠTE
Vypracoval: Ing. Zdeňka Keistová, Ph.D., v.r. Garant: Ing. Marie Padrtová, v.r.
Podpis: Podpis:
Formálně
ověřil:
Bc. Šárka Exnerová, v.r. Schválil:
Ing. Marek Vochozka, MBA, Ph.D.,
v.r.
Podpis: Podpis:
1
Článek 1
Obecná ustanovení
(1) Inventarizace majetku a závazků se provádí v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb.,
o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškou č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí
některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.
(2) Inventarizací se zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřuje se, zda
zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví.
(3) Inventarizace se provádí jako:
a) Periodická – v souvislosti s řádnou, popř. mimořádnou účetní závěrkou
k okamžiku sestavení příslušné účetní závěrky.
b) Průběžná – v průběhu účetního období pouze u zásob, u nichž se účtuje podle
druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, a
u dlouhodobého hmotného movitého majetku, který vzhledem k funkci, jakou
plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží.
c) Řádná - se provádí 1x ročně ke dni řádné účetní závěrky. V případě fyzické
inventury hmotného majetku lze řádnou inventarizaci provést i v průběhu
posledních čtyř měsíců účetního období, popř. v prvním měsíci následujícího
účetního období. Musí se však změna stavu majetku za dobu od ukončení
fyzické inventury do konce účetního období prokázat.
d) Mimořádná - ta se provádí vždy ke dni vzniku, sloučení, rozdělení nebo
zrušení organizace, dále při uzavření dohody o hmotné odpovědnosti, při jejím
zániku či při převedení pracovníka na jiné pracoviště, při jeho přeložení nebo
ukončení pracovního poměru. Dále se mimořádná inventarizace musí provést,
nařídí-li ji rektor VŠTE.
(4) Skutečné stavy majetku a závazků se při inventarizaci zjišťují:
a) Fyzickou inventurou u hmotného, popř. nehmotného majetku,
b) Dokladovou inventurou u závazků a pohledávek, popř. u ostatních složek
majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru.
Článek 2
Řádná inventarizace
(1) Příkaz k provedení inventarizace:
K provedení řádné inventarizace veškerého majetku a zásob schvaluje rektor VŠTE
příkaz, kterým se zřizuje Ústřední inventarizační komise a dílčí inventarizační komise.
Příkaz k provedení inventury připravuje vedoucí ekonomického oddělení. Inventura se
provádí k 31. 12. každého roku. Příkaz k provedení inventury je Přílohou č. 1 této
směrnice.
2
(2) Příprava inventarizace:
a) Zaměstnanci jmenovaní v ústřední inventarizační komisi, v dílčích
inventarizačních komisích a ostatní zaměstnanci, v jejichž přímé odpovědnosti
se inventarizovaný majetek nachází, jsou povinni zúčastnit se prací
souvisejících s přípravou inventarizace.
b) Součástí přípravy inventarizace je výčet účtů k inventarizaci. Účty se rozdělí
na dvě skupiny, podle toho, zda se jejich zůstatek bude ověřovat fyzicky či
dokladově.
c) Skutečný stav majetku se zjišťuje na základě fyzické inventury u hmotného a
nehmotného dlouhodobého majetku, zásob, pokladní hotovosti a cenin.
U ostatního majetku a závazků se provádí dokladová inventura.
(3) Inventarizační komise:
a) Za organizaci, řízení a provedení inventarizace majetku a závazků odpovídá
ústřední inventarizační komise (dále jen „ÚIK“) v následujícím složení:
Předseda ÚIK, členové ÚIK. ÚIK ve spolupráci s dílčími inventarizačními
komisemi zajišťuje provedení inventarizace a předkládá zprávu o řádné
inventarizaci majetku a závazků VŠTE za příslušný rok.
b) Dílčí inventarizační komise č. 1 (dále jen „DIK č. 1“), jež provede
inventarizaci dlouhodobého hmotného majetku a drobného hmotného majetku,
je složena z předsedy a členů DIK č. 1 podle Příkazu rektora k provedení
inventarizace. DIK č. 1 provede inventarizaci majetku zúčtovaného na účtech:
021 - Stavby
022 - Samostatné movité věci a soubory movitých věcí
025 - Pěstitelské celky trvalých porostů
029 - Ostatní dlouhodobý hmotný majetek
032 - Umělecká díla, předměty a sbírky
971 - Drobný dlouhodobý hmotný majetek, učební pomůcky
c) Dílčí inventarizační komise č. 2 (dále jen „DIK č. 2“), která provede
inventarizaci pokladní hotovosti, stravenek, poukázek a ostatních cenin, je
složena z předsedy a členů DIK č. 2 podle Příkazu rektora k provedení
inventarizace. DIK č. 2 provede inventarizaci majetku zaúčtovaného na účtech:
221 - Pokladna
213 - Ceniny
d) Dílčí inventarizační komise č. 3 (dále jen „DIK č. 3“), která provede
inventarizaci odborné literatury v knihovně je složena z předsedy a členů DIK
č. 3 podle Příkazu rektora k provedení inventarizace.
3
e) Dílčí inventarizační komise č. 4 (dále jen „DIK č. 4“), která provede
dokladovou inventarizaci dlouhodobého nehmotného majetku, pozemků,
pohledávek, závazků, zúčtování se zaměstnanci, zúčtování daní a dotací,
přechodných účtů aktiv a pasiv, opravných položek, peněz na cestě a
bankovních účtů, přičemž o dokladové inventarizaci pro jednotlivé syntetické
účty vyhotoví soupis, který je Přílohou č. 2 této směrnice. Soupis je doplněn
položkovým rozpisem účtu. Počet listů rozpisu musí být uveden na soupisu.
DIK č. 4 je složena z předsedy a členů komise dle Příkazu rektora k provedení
inventarizace. DIK č. 4 provede inventarizaci majetku a závazků na těchto
účtech:
012 - Nehmotné výsledky výzkumu a vývoje
013 - Software
019 - Ostatní dlouhodobý nehmotný majetek
031 - Pozemky
221 - Účty v bankách
261 - Peníze na cestě
3xx - Všechny účty účtové třídy 3 - podle aktuálního účtového rozvrhu
f) Dílčí inventarizační komise č. 5 (dále jen „DIK č. 5“), která provede inventuru
zásob materiálu a zboží v menze, zásob materiálu v podatelně a zboží
v knihovně zaúčtovaných na účtech:
112 - Materiál na skladě
132 - Zboží
g) Likvidační komise (dále „LIK“) soustřeďuje návrhy od jednotlivých předsedů
DIK na vyřazení majetku, která po prověření a odsouhlasení předá k provedení
vyřazení nebo případné likvidaci. Dále přikládá zápis o vyřazení k závěrečné
zprávě o inventarizaci. Likvidační komisi jmenuje a svolává rektor dle aktuální
potřeby.
(4) Postup inventarizace a odpovědnost:
ÚIK svolá předsedy DIK a seznámí je s postupem inventarizací, provede jejich
metodickou instruktáž a poskytuje metodickou pomoc při provádění dílčích inventur.
Předsedové DIK odpovídají za správné a včasné provedení inventarizací (tj. zjištění
fyzického stavu, jeho porovnání s evidencí, vyčíslení inventarizačních rozdílů, úplné a
správné zpracování písemných materiálů o inventarizaci a dodržení všech stanovených
lhůt) na jednotlivých úsecích za svěřenou oblast majetku a závazků.
Vedoucí pracovišť jsou povinni uvolnit zaměstnance k provádění inventarizace v případě,
že jsou tito zaměstnanci pověřeni funkcí vedoucích nebo členů inventarizačních komisí
nebo jsou odpovědni za inventarizovaný majetek.
4
Pokud před zahájením nebo v průběhu inventarizace nastane mimořádná okolnost, která
znemožní účast vedoucího nebo člena DIK na inventarizaci, je povinností zbývajícího
člena DIK oznámit neprodleně tuto skutečnost předsedovi DIK, případně ÚIK, aby bylo
možno operativně zajistit náhradní řešení.
Zaměstnanci, kteří jsou odpovědni za provedení inventarizace, předloží nejpozději do
31. 1. následujícího roku podepsané inventurní soupisy a zápis o provedení inventarizace.
Při řádné inventarizaci DIK předají zápisy ÚIK k projednání. ÚIK odpovídá za provedení
rekapitulace všech výsledků inventarizačních prací a za podání písemné souhrnné zprávy
rektorovi včetně návrhu na vypořádání inventarizačních rozdílů (mank a přebytků)
v termínu do 20. 2. po odevzdání zápisů DIK.
Článek 3
Periodická inventarizace
(1) Zásoby zboží a materiálu – menza
Inventura se provádí každý měsíc s výjimkou července. V tomto období je z důvodů
prázdnin omezen v menze provoz.
Měsíční inventuru provádí zaměstnanci menzy, pod vedením vedoucí menzy.
Doklady o provedení inventury jsou předávány na ekonomické oddělení k zaúčtování.
(2) Zásoby materiálu – kancelářské potřeby, zásoby zboží – knihovna
Periodická inventura se provádí v pololetí bez předchozího vyhlášení rektorem. Za
provedení periodické inventury odpovídá vedoucí daného pracoviště.
(3) Pokladní hotovost a ceniny
Inventura se provádí k poslednímu dni každého čtvrtletí.
Inventuru provádí pracovníci ekonomického oddělení bez předchozího vyhlášení
rektorem. Za provedení periodické inventury odpovídá vedoucí daného pracoviště.
V průběhu roku je možno provést jednu namátkovou inventuru bez předchozího vyhlášení
na základě rozhodnutí vedoucí EO.
Článek 4
Inventurní soupis
(1) Zjištěný stav majetku se zaznamenává v inventurních soupisech, které slouží jako doklady
o provedené inventuře. Jednotlivé strany inventurních soupisů musí být označeny
pořadovými čísly stránek. Na každé straně soupisu se uvede kontrolní součet peněžních
hodnot a na poslední straně rekapitulace součtů jednotlivých stran a celkový součet.
(2) Inventurní soupis musí obsahovat:
5
a) Skutečné stavy majetku a závazků účetní jednotky zjišťované fyzickou nebo
dokladovou inventurou tak, aby bylo možno zjištěný majetek a závazky
jednoznačně určit.
b) Podpisové záznamy osob odpovědných za provedení inventarizace (na každé
straně inventurního soupisu).
c) Ocenění majetku a závazků k okamžiku inventury.
d) Okamžik zahájení a ukončení inventury.
(3) V případě provádění dokladové inventarizace mohou být inventurní soupisy nahrazeny
průkazným účetním záznamem o provedení inventury a o vyúčtování inventarizačních
rozdílů.
Článek 5
Inventarizační zápisy a souhrnná zpráva o provedení inventarizace
(1) Inventarizační zápis, který je předmětem Přílohy č. 3 se vyhotovuje na závěr každé
inventury. Dílčí inventarizační komise při řádné inventuře a Inventarizační komise při
periodické inventuře vypracují zápisy o výsledku inventarizace, které by měly obsahovat:
a) předmět inventarizace,
b) den, k němuž byla inventura provedena,
c) den zahájení a ukončení inventury,
d) způsob provedení inventury (fyzicky, dokladově),
e) celkovou hodnotu inventarizovaného majetku,
f) počet stran přiložených inventurních soupisů,
g) závady, které se v průběhu inventury vyskytly,
h) rekapitulaci zjištěných stavů v porovnání s účetními stavy,
i) zjištěné inventarizační rozdíly včetně zdůvodnění jejich vzniku,
j) návrh na řešení inventarizačních rozdílů,
k) návrh na preventivní opatření, jak předcházet vzniku inventarizačních rozdílů,
l) jména a příjmení členů příslušné dílčí inventarizační komise, kteří podepíší
inventarizační zápis a přiložené inventarizační soupisy,
m) návrh na vyřazení nepoužitelného majetku a nepotřebných zásob, popřípadě
návrh na jejich likvidaci.
(2) V případě, že inventarizační rozdíly vznikly neúmyslnou záměnou nebo chybným
zaúčtováním, budou tyto případy ještě před vyčíslením konečných inventarizačních
6
rozdílů napraveny. Příslušné doklady o nápravě takto vzniklých inventarizačních rozdílů
budou přiloženy.
(3) Pokud nebyly zjištěny žádné inventarizační rozdíly ani jiné další závady, bude toto zjištění
výslovně uvedeno v zápise.
Článek 5
Inventarizační rozdíly – vypořádání a nápravná opatření
(1) Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví,
které nelze prokázat způsobem stanoveným zákonem o účetnictví kdy:
a) Skutečný stav je nižší než stav v účetnictví – rozdíl se označuje jako manko,
popř. schodek u peněžní hotovosti a cenin.
b) Skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví – rozdíl se označuje jako přebytek.
(2) V případě řádné inventury se inventarizační rozdíly se vyúčtují do následujícího účetního
období, než za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. Inventarizační
rozdíly musí být zaúčtovány v termínu do 31. 1.
(3) V případě periodické inventury se rozdíly zúčtují do období, za které se stav majetku a
závazků ověřuje.
(4) Provedení oprav zjištěných inventarizačních rozdílů (mank a přebytků) a ostatních
administrativních nedostatků musí být řádně zdokumentováno a přehled inventurních
rozdílů dodatečně doplněn o čísla dokladů, kterými bylo provedeno jejich zaúčtování, a
o předkontaci (účetní předpis).
(5) K inventarizační dokumentaci budou dodatečně přiloženy zprávy příslušných pracovníků
o tom, jak bylo naloženo s podněty odpovědných zaměstnanců a inventarizačních komisí
směřujících k zlepšení péče o majetek.
(6) Návrhy na vyřazení včetně návrhů na likvidaci inventarizovaného majetku předloží spolu
s inventurními soupisy předsedové DIK do 31. 1. likvidační komisi, která je po prověření
a odsouhlasení předá k provedení vyřazení nebo případné likvidaci. Zjištěná manka
u zásob kancelářských potřeb, zásob zboží v knihovně, zásob zboží v menze a manka nad
normu spotřeby u materiálu menzy jsou účtována jako pohledávka za zaměstnanci (dle
uzavřené dohody o hmotné odpovědnosti) a přepsána odpovědným pracovníkům
k náhradě.
(7) Norma spotřeby u materiálu menzy je stanovena jako 0,4% měsíční spotřeby materiálu a
je považována za běžnou spotřebu.
(8) Schodek pokladní hotovosti a cenin je účtován jako pohledávka za odpovědnými
pracovníky a je jim předepsán k náhradě.
7
(9) Manko na majetku svěřeném do užívání konkrétnímu zaměstnanci je účtováno jako
pohledávka za tímto zaměstnancem a je mu předepsán k náhradě.
Přílohy:
Příloha č. 1 Příkaz k provedení inventury majetku a závazků VŠTE
Příloha č. 2 Soupis dokladové inventury
Příloha č. 3 Zápis o provedení inventury