5. ПИСЬМЕННАЯ ТЕХИЧЕСКАЯ КОММУНИКАЦИЯ ПИСЬМЕННАЯ ТЕХИЧЕСКАЯ КОММУНИКАЦИЯ Письменная техническая коммуникация - это возможность передать письменное сообщение при помощи такиx технических средств, как • телеграф - сообщение, посланное по телеграфy называется телеграммой; • телетайп - аппарат телеграфной связи, применяется для сообщений в виде телеграмм - телексoв; • факс - это получаемая на бумажном носителе копия документа , переданного при помощи факсимильной аппаратуры; • компьютерные сети - это совокупность ПК и других устройств (концентраторов, принтеров, модемов и т. д.), объединяемых вместе с помощью сетевых кабелей. телетайп факс компьютерные сети Локальнaя вычислительнaя сеть (ЛВС, LAN). Глобальная вычислительная сеть (ГВС, WAN) • Сеть, которая организует взаимодействие в ограниченной области, называется локальной вычислительной сетью (ЛВС, LAN). • Глобальная вычислительная сеть (ГВС, WAN) - это группа устройств или ЛВС, которые располагаются в разных удаленных друг от друга местах и связываются между собой телефонными каналами, высокоскоростными выделенными линиями, оптоволоконными и спутниковыми каналами. • Самый известный пример ГВС – Internet (Интернет). ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ПЕРЕДАЧИ ПИСЬМЕННОГО ТЕКСТА • Электросвязь - технические средства, обеспечивающие передачу и прием знаков письменного текста, речи и сообщений другого рода по проводным, радиотехническим, оптическим или другим электромагнитным системам посредством электрических сигналов . Телеграфная Радио и телевизионное вещание ФаксимильнаяПередача данныхТелефонная Виды электросвязи ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА • Электронная почта- технология, которая предоставляет услуги по пересылке электронных сообщений (которые часто называют „письмами“) с помощью сети Интернет. Чтобы воспользоваться услугами электронной почты, необходимо знать: • „имя“ адресата - ( jana.novotna) , • его почтовый ящик ( seznam.cz) • Таким образом адрес электронной почты: jana.novotna@seznam.cz, где символ "собачки"- @ разделяет собственно имя и адрес и используется в качестве разделителя между именем пользователя и именем домена в синтаксисе адреса электронной почты. Как правильно писать письма в интернете. E-mail маркетинг. • Тема письма - это то, что вы проставляете в поле Subject („Тема“), должна быть простой, короткой и ясно отображать о чем письмо. 7 правил, что делать в индивидуальных письмах : • Желательно обращаться к адресату по имени. • Обязательно укажите причину обращения. Напишите о том, что интересно именно Вашему получателю. Например: “Я видел Ваше сообщение в форуме, вы ищите новую компанию … ” • Текст письма составляйте в форме предложения, полезного именно этому получателю, а не в форме прямой рекламы. • Используйте короткие и точные фразы. • Пишите грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. • Если вы посылаете архивированный файл ZIP, RAR, желательно предупредить об этом в теле письма. • Обязательно подпишите свое письмо и поместите там свою контактную информацию. СПОСОБЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ПИСЬМЕННОЙ КОММУНИКАЦИИ • Чаты ( беседа через интернет) - интерактивная система коллективной коммуникации, поддерживающая письменные дискуссии в режиме реального времени. • ICQ-сообщение - переводе с английского языка - „Я тебя ищу“. служба, которая позволяет пользователям сети обмениваться сообщениями в реальном масштабе времени, а также организовывать чат, передавать файлы и многое другое. • SMS-переписка - (служба коротких сообщений) - технология, позволяющая осуществлять приѐм и передачу коротких текстовых сообщений сотовым телефоном. К настоящему времени входит в стандарты сотовой связи. ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА • Главным видом письменных и электронных сообщений являются деловые письма. Персональный компьютер (ПК) стал основным и на сегодня незаменимым средством не только для написания писем, но и для составления документов, оперативной работы с ними; компьютерные технологии радикально изменили характер труда в делопроизводстве и управлении. Oсновные возможности компьютерных технологий в письменной коммуникации и делопроизводстве : • помощь в создании документа; • передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем; • регистрация документа; контроль за исполнением;перевод текста документа с одного языка на другой; • защита документов; антивирусная защита . ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ • Коммерческие: оферта (письмо-предложение), письмо-запрос, рекламация (письмо-претензия) • Некоммерческие (собственно деловые письма): благодарственное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо (письмоизвещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) и др. • Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо- рекламация,). • Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмоизвещение, сопроводительное письмо,). • Циркулярные письма - письма, адресованные нескольким получателям одновременно. • Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю. КОМПОЗИЦИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА Любое деловой письмо должно соответствовать определенной шаблонной композиции, которая содержит: • Адрес получателя. • Выходные данные отправителя. • Обращение к получателю и/или приветствие , например, „Уважаемая госпожа Смирнова!“, „Уважаемый Иван Петрович!“, „Уважаемый господин директор!“, „Уважаемые господа!“ • Формулы вежливости, устанавливающие контакт, подготавливающие сообщение или мотивирующие обращение именно к этому адресату. : „Сообщаем/сообщаю, что…“, „Доводим/довожу до Вашего сведения, что…“, „Ставим/ставлю Вас в известность, что…“, • Деловое сообщение с деталями. • Практические выводы или предложения по развитию контактов. „Надеемся/надеюсь…“, „Уверен/уверены…“, • Заключительные формулы вежливости, прощание. • Подпись, контактные данные отправителя. ЭТИКЕТ В ПИСЬМЕННОМ ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации. • При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Следует обратить внимание на то, что на письме обращение „Уважаемый господин Петров“ более применимо, нежели в устной речи, где уместнее обращение по имениотчеству. Наиболее общими формулами обращения в деловых письмах являются следующие: • Уважаемый господин (фамилия)! • Уважаемая госпожа (фамилия)! • Уважаемые господа! • В письмах-приглашениях, извещениях следует обращаться к адресату по имени-отчеству: • Уважаемый Иван Иванович ЭТИКЕТ В ПИСЬМЕННОМ ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ • В отдельных случаях, когда адресат точно не определен (например, это потребители или партнеры), возможны обращения Уважаемые коллеги! Дорогие друзья! • Согласно правилам делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений принята форма выражения от первого лица множественного числа: • Предлагаем Вашему вниманию новый каталог программного обеспечения…(Вместо предлагаю…) • Напоминаем Вам, что срок выполнения договора истекает… • Просим Вас сообщить о необходимости замены оборудования Использование этикетных средств может смягчить отрицательную для адресата информацию: • По нашему мнению, предлагаемые Вами цены слишком высоки, поэтому приобретение Вашей продукции невыгодно для нашего предприятия. Мы надеемся на то, что изменение Вами ценовой политики приведет к успешному сотрудничеству между нашими компаниями. ЭТИКЕТ В ПИСЬМЕННОМ ДЕЛОВО ОБЩЕНИИ • Завершение письма - важная часть эпистолярного этикета. Если письмо начинается с формулы Здравствуйте!, то завершать его надо прощанием: До свидания, Всего доброго! Далее желательны формулы вежливости С надеждой на сотрудничество или более нейтральное: С уважением. • И потом-имя-фамилия, если необходимо - должность и контактные данные отправителя. • Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату Уважаемый Иван Иванович!, то в конце текста можно не прощаться, но перед подписью обязательно необходимо использовать формулу вежливости: „С уважением, Петр Петров“.